Gratis Planning Software voor Bedrijven

Ben je als leidinggevende of manager constant op zoek naar meer orde, overzicht en efficiëntie bij de werkzaamheden binnen jouw organisatie? Een voor de hand liggende tool voor het opstellen van planningen is kantoorsoftware zoals Excel. Je kunt op eenvoudige wijze een overzicht maken van taken, verantwoordelijkheden, doelstellingen, enz., ... Op zich handig en eenvoudig dat 'Excel'. Maar wat als jouw projecten uitgebreider worden en je bijvoorbeeld werkroosters wilt opstellen? Om dan het overzicht te behouden dien je aan de ene kant goed te zijn met Excel. Aan de andere kant zul je voortdurend alle sheets moeten onderhouden en bijwerken. Zou dit alles niet makkelijker kunnen?

Efficiënt plannen is gedaan in een oogwenk met dedicated planning software. Deze 'SaaS' of Software as a Service oplossingen zijn beschikbaar in de cloud en dus heb je er overal toegang tot. In essentie is Excel niet beter of slechter dan dedicated planning software, omdat beide op andere problemen en behoeftes inspelen. Het is dus van belang om na te gaan welke behoeftes je hebt en dus achterhaald wat voor software oplossing het beste aansluit bij de noden en wensen binnen jouw bedrijf. Om je hierbij te helpen lees je hieronder over de voor- en nadelen van plannen met Excel en met planning software.

Voor- en nadelen van plannen in Excel

Voordelen:

• Je hebt vaak binnen een organisatie al toegang tot Excel waardoor je geen extra kosten hoeft te maken. Daarnaast heb je ook gratis equivalenten zoals Google Sheets waarmee je dus gratis kunt plannen, gelijkwaardig aan Excel.
• Excel is handig in gebruik en beschikt over veel verschillende templates. Zo kun je direct aan de slag, ook zonder veel technische kennis.

Nadelen:

• Als jouw bedrijf groeit zullen ook planningen complexer worden. Op dat moment zal je ook moeilijkere functies in Excel moeten gaan schrijven om de groei bij te kunnen houden.
• Wijzigingen die je aanbrengt in Excel zijn enkel zichtbaar in het document waarin je werkt en dus niet voor anderen.
• Je hebt niet overal toegang tot jouw Excel-bestanden. Niet erg praktisch als je niet op kantoor bent en je bijvoorbeeld alleen je smartphone bij je hebt.

Voor- en nadelen van plannen met planning software

Voordelen:

• Planning software is ontwikkeld om zo efficiënt mogelijk te kunnen plannen. Het biedt dan ook een gebruiksvriendelijk platform waarmee je kunt werken.
• Doordat je in de cloud werkt heb je altijd en overal toegang tot jouw roosters en overige gegevens.
• Er is vaak ook een mobiele app beschikbaar waarin je snel zaken kunt raadplegen of bijsturen. Werknemers kunnen zo hun werkrooster of planning checken vanaf hun mobiele telefoon.
• Zo'n mobiele app laat ook beheerders wijzigingen aanbrengen die automatisch worden gesynchroniseerd. Zo kun je in realtime wijzigingen doorvoeren, waarvan iedereen direct op de hoogte is.
• Tijdswinst! Vergeleken met Excel win je veel tijd omdat planning software speciaal is gemaakt om zo min mogelijk tijd en moeite in roostering en personeelsbeheer te steken.

Nadelen:

• Doorgaans is dedicated planning software duurder dan plannen in Excel. Toch is het de moeite waard om je te oriënteren binnen de mogelijkheden van zulke software.
• Om de voordelen van planning software zelf te ontdekken kun je het product eerst gratis uittesten binnen een gratis proefperiode. Hierna betaal je in de meeste gevallen wel per gebruiker, waardoor de kosten automatisch evolueren volgens de groei/krimp van jouw bedrijf.

Wil je weten wat planning software voor jou en jouw organisatie kan betekenen? Meld je vandaag nog aan voor een gratis proefperiode bij Shiftbase en ontdek hoe handig het plannen met gespecialiseerde software kan zijn.