Verzuim verlagen in de zorg? Deze aanpak werkt wél (en kost je geen vermogen)

Verzuim verlagen in de zorg? Dat lukt wél, als je inzet op duidelijke afspraken, slimme processen en het welzijn van je werknemers. Veel organisaties blijven hangen in eindeloze gesprekken of halve maatregelen, terwijl de kosten blijven oplopen en de werkvloer onder druk staat. Zeker in sectoren als ziekenhuizen, jeugdzorg en kinderopvang is een hoge werkdruk geen uitzondering meer. In dit artikel lees je welke aanpak echt werkt, waarom je daar geen vermogen voor nodig hebt én hoe je als werkgever direct kunt beginnen.

Verzuim verlagen begint met inzicht in de cijfers

Je kunt pas verzuim verlagen als je weet hoe groot het probleem eigenlijk is. Kijk niet alleen naar het verzuimpercentage op jaarbasis, maar vergelijk dit met de cijfers uit jouw branche. In de zorg liggen die percentages vaak hoger dan gemiddeld: denk aan ziekenhuizen met een percentage boven de 8% en kinderopvangorganisaties die kampen met structurele uitval.

Als werkgever helpt het enorm om deze gegevens regelmatig te bekijken. Ze vertellen je niet alleen waar het fout gaat, maar ook wanneer en bij welke teams. Zo kun je eerder bijsturen en voorkom je dat een ziekmelding verandert in een langdurig traject.

Wat vaak vergeten wordt: ook kortdurend verzuim tikt aan. Eén dag per week iemand missen op een volle werkvloer betekent direct meer druk bij collega’s. Dat heeft gevolgen voor het welzijn, de productiviteit en uiteindelijk zelfs de kwaliteit van zorg.

Herken de rode vlaggen: wanneer verzuim een patroon wordt

Eén ziekmelding kan iedereen overkomen. Maar als het verzuim zich herhaalt of telkens rond dezelfde momenten plaatsvindt, is het tijd om alarmbellen te laten rinkelen. Denk aan medewerkers die zich maandagochtend vaker ziekmelden dan gemiddeld, of teams waar de werkdruk structureel hoog is.

Juist bij een herhaald patroon zie je vaak een mix van onderliggende oorzaken: een gebrek aan duidelijke afspraken, onvoldoende begeleiding of simpelweg te veel ballen tegelijk in de lucht. En ja, in sectoren zoals jeugdzorg of huisartsenpraktijken is die hoge werkdruk bijna een vast gegeven. Maar dat maakt ingrijpen juist belangrijker.

Burn-outs, uitval en langdurige re-integratietrajecten komen meestal niet uit de lucht vallen. Ze bouwen zich langzaam op: vaak onzichtbaar. Als werkgever is het daarom verstandig om niet alleen naar verzuimcijfers te kijken, maar ook in gesprek te blijven met je team. Vroege signalen herkennen en bespreekbaar maken, voorkomt veel ellende later.

Signalen van verzuimpatroon herkennen

• 📅 Ziekmeldingen op vaste dagen (bijv. maandagen of vrijdagen)

• 🔁 Korte afwezigheid die regelmatig terugkomt

• 🧑‍🤝‍🧑 Meerdere ziekmeldingen binnen hetzelfde team

• 💬 Vage klachten zonder medische onderbouwing

• ⏰ Ziekmelding vlak voor of na vakantieperiodes

• 📉 Dalende motivatie of verandering in gedrag

• 🛑 Moeite met re-integratie of afwachtende houding

Re-integratie: hoe je grip houdt op het herstelproces

Re-integratie is geen papieren verplichting, het is een kans om iemand écht weer terug te brengen naar werk. Toch wordt dit proces in de praktijk vaak ervaren als rompslomp. Verslagen, contactmomenten, plannen van aanpak… Maar als je het goed aanpakt, biedt re-integratie juist structuur en overzicht voor zowel werkgever als werknemer.

Een goede samenwerking met de bedrijfsarts en de arbodienst is hierbij onmisbaar. Zij begeleiden het medische deel en helpen inschatten wat een werknemer wél kan. Jij als werkgever bent verantwoordelijk voor de randvoorwaarden: een passende werkplek, heldere communicatie en een realistisch schema.

Blijf in gesprek. Vraag regelmatig hoe het gaat, ook als er nog geen sprake is van volledige werkhervatting. Je laat daarmee zien dat je betrokken bent en dat herstel iets gezamenlijks is. Wacht ook niet tot iemand weer volledig inzetbaar is. Iets kunnen doen, is vaak beter dan niets. Zodra het contact stroef loopt of verwachtingen uit elkaar liggen, kan een second opinion via UWV uitkomst bieden. Dat voorkomt frustratie en schept duidelijkheid over de volgende stap.

Re-integratietraject: geen wirwar van regels, maar een duidelijke route

Het re integratietraject kan al snel voelen als een wirwar van verplichtingen, verslagen en deadlines. Maar met een gestructureerde aanpak houd je grip — én voorkom je onnodige fouten die later voor discussies of loonsancties kunnen zorgen.

Na de eerste ziekmelding is het belangrijk dat je samen met de werknemer en de bedrijfsarts een plan van aanpak opstelt. Hierin leg je vast wie wat doet, binnen welk tijdpad en onder welke voorwaarden. Dit document is niet alleen wettelijk verplicht, het helpt ook om verwachtingen duidelijk te maken en misverstanden te voorkomen.

Duurzame inzetbaarheid: investeren zonder miljoenen te spenderen

Duurzame inzetbaarheid klinkt misschien als iets voor grote organisaties met een aparte HR-afdeling, maar niets is minder waar. Ook in kleine zorgteams kun je al grote stappen zetten zonder dat het je een vermogen kost.

Het draait om één simpele vraag: hoe zorg je dat medewerkers gezond, gemotiveerd en capabel aan het werk blijven? Denk aan preventieve gesprekken, trainingen op maat, of simpelweg het herverdelen van taken als de werkdruk oploopt. Een overzichtelijke planning en eerlijke taakverdeling helpen daarbij enorm. Tools zoals Shiftbase geven inzicht in wie wat doet, hoeveel uren iemand draait en waar de knelpunten zitten. Zo werk je niet alleen aan welzijn, maar ook aan het verlagen van het verzuim op de lange termijn.

Slimme hulpmiddelen die verzuim verminderen (zonder hoofdpijn)

Een goed verzuimbeleid hoeft geen stapel spreadsheets en post-its meer te zijn. Er zijn tegenwoordig handige hulpmiddelen die je als werkgever helpen om alles rondom verzuim, planning en communicatie soepel te laten verlopen.

Met software, zoals Shiftbase kun je ziekmeldingen doorgeven, verlof registreren en werkroosters aanpassen zonder dat je handmatig alles hoeft bij te houden. Bovendien zie je in één oogopslag wie er beschikbaar is, welke diensten openstaan en waar de gaten vallen.

Door inzicht te hebben in uren, aanwezigheid en afwezigheid, kun je sneller schakelen — en voorkom je dat je te laat ingrijpt. Zo’n systeem is niet alleen handig op kantoor, maar ook op de werkvloer zelf. Denk aan medewerkers in de zorg die via hun mobiel hun rooster kunnen bekijken of verlof aanvragen.

Maak duidelijke afspraken en voorkom misverstanden

Zodra iemand zich ziekmeldt, is het belangrijk dat er geen twijfel bestaat over wat er van beide kanten wordt verwacht. Duidelijke afspraken zijn de ruggengraat van elk goed verzuimbeleid. Wat moet er worden doorgegeven? Wanneer volgt er contact? En hoe zit het met de inzetbaarheid tijdens het herstel?

Veel van deze afspraken liggen vast in de cao, maar dat betekent niet dat iedereen ze ook kent of begrijpt. Daarom is het verstandig om ze intern helder te communiceren. Zo voorkom je dat werknemers het idee hebben dat ze "maar wat moeten doen", of dat jij als werkgever ineens wordt verrast door afwijkend gedrag.

Wat levert het je op? Minder verzuim = meer rust, meer rendement

Een lager verzuimpercentage is niet alleen prettig voor de sfeer op de werkvloer, het heeft ook direct invloed op je portemonnee. Als werkgever ben je namelijk verplicht om bij ziekte een groot deel van het loon door te betalen. Tel daar de kosten van vervanging, productieverlies en administratieve rompslomp bij op, en je snapt waarom elke ziekmelding meetelt.

Ook de impact van een ziektewetuitkering is niet te onderschatten. Die gaat misschien via het UWV, maar de nasleep, zoals begeleiding, rapportages en terugkeertrajecten ligt vaak gewoon bij jou.

Minder verzuim betekent dus:

• Meer rust op de werkvloer

• Hogere productiviteit

• Minder kosten aan loondoorbetaling, planning en vervanging

• Meer ruimte voor groei binnen je team

En het mooiste? Het vergt geen miljoenen. Alleen een plan, betrokkenheid én de juiste hulpmiddelen, zoals verzuimsoftware die inzicht geeft, processen automatiseert en je ondersteunt bij iedere stap.

Verzuim verlagen begint vandaag

Verzuim verlagen in de zorg hoeft geen hoofdpijndossier te zijn. Door slim te kijken naar cijfers, duidelijke afspraken te maken en de juiste hulpmiddelen in te zetten, kom je als werkgever al een heel eind. Het draait niet om dure consultants of eindeloze vergaderingen, maar om doen wat werkt.

Zorg voor overzicht, wees betrokken en maak verzuim bespreekbaar voordat het uit de hand loopt. En wil je daarbij ondersteuning zonder gedoe? Dan is een systeem zoals Shiftbase een slimme zet — overzichtelijk, betaalbaar en direct inzetbaar.