Wat doe je als een ziekgemelde werknemer niet bereikbaar is?

Wanneer een ziekgemelde werknemer niet reageert op telefoontjes, mails of berichten, kan dat behoorlijk lastig zijn. Je wilt immers snel kunnen schakelen om te beoordelen hoe het met iemand gaat en wat er nodig is voor het herstel. Bovendien moet je voldoen aan wettelijke verplichtingen rondom verzuimbegeleiding. Daarom is het belangrijk dat je duidelijke afspraken maakt over bereikbaarheid en dat je deze afspraken ook kunt aantonen, bijvoorbeeld met Shiftbase.

Waarom bereikbaarheid tijdens ziekte belangrijk is

Wanneer een werknemer ziek is, verwacht de wet dat hij bereikbaar blijft voor jou als werkgever. Dat betekent niet dat iemand zich continu beschikbaar moet houden, maar wel dat je contact kunt krijgen om te overleggen over het verzuim en het herstel. Ook de bedrijfsarts moet soms kunnen bellen of mailen.

Bereikbaarheid helpt je om sneller beslissingen te nemen, re-integratie soepel te laten verlopen en onnodige misverstanden te voorkomen. Een helder verzuimprotocol zorgt voor duidelijkheid, vooral wanneer het is gekoppeld aan je verzuimregistratie met Shiftbase.

Wat mag je wel en niet vragen tijdens ziekte?

Mogelijke redenen waarom een werknemer onbereikbaar is

Als een werknemer ziek is en niet opneemt of reageert, hoeft dat niet altijd onwil te zijn. Soms speelt er iets simpels, soms is er meer aan de hand. Door eerst te achterhalen wat erachter kan zitten, voorkom je onnodige frustratie en kun je gericht handelen.

1. Onwetendheid over het verzuimprotocol

Niet iedere medewerker weet precies wat er van hem verwacht wordt tijdens ziekte. Misschien stond het protocol alleen ergens in een mapje of is het nooit echt besproken. Daardoor denkt iemand soms dat één melding genoeg is, zonder te beseffen dat jij nog informatie nodig hebt voor de planning en de bedrijfsarts. Wanneer je dit protocol duidelijk vastlegt en zichtbaar houdt, bijvoorbeeld met Shiftbase, verklein je deze kans enorm.

2. Medische of praktische oorzaken

Soms is iemand fysiek of mentaal niet in staat om direct te reageren. Denk aan ziekenhuisopnames, zware medicatie of behandelingen waarbij iemand tijdelijk uit de roulatie is. Ook kan iemand simpelweg geen bereik hebben, een kapotte telefoon hebben of een mailbox die vol zit.

3. Vermijding of spanningen op het werk

Wanneer er recent gedoe was op de werkvloer, kan een werknemer het contact vermijden. Niet omdat hij niets wil laten weten, maar omdat het spannend voelt. Dit vraagt vaak om zorgvuldige communicatie en duidelijke documentatie.

4. Verkeerde of verouderde contactgegevens

Het klinkt bijna te simpel, maar het komt vaker voor dan je denkt: een gewijzigd telefoonnummer of privé e-mailadres dat nooit is doorgegeven. Regelmatig checken of gegevens nog kloppen, voorkomt veel gedoe.

Wat mag je als werkgever doen als je werknemer niet reageert?

Wanneer een werknemer langdurig niet bereikbaar is, wil je zorgvuldig blijven handelen. Je hebt immers een verantwoordelijkheid richting de werknemer, maar ook richting je organisatie en de wetgeving. Met de onderstaande stappen werk je gestructureerd en toetsbaar, vooral wanneer je alles vastlegt met Shiftbase.

1. Herhaaldelijk maar redelijk proberen contact te zoeken

Begin altijd eenvoudig: meerdere pogingen doen om iemand te bereiken. Varieer de contactmomenten en gebruik verschillende kanalen. Noteer elke poging, zodat je precies kunt aantonen wat je hebt gedaan.

Contactpogingen in een overzichtelijke tijdlijn

2. Een schriftelijke bevestiging sturen

Wanneer digitale middelen geen reactie opleveren, kun je een formele brief sturen. Veel werkgevers kiezen voor aangetekend verzenden, zodat duidelijk is dat de boodschap is aangeboden.

3. De arbodienst informeren

Blijft de werknemer onbereikbaar? Dan mag je dit melden bij de arbodienst of bedrijfsarts. Zij kunnen beoordelen of er medische of praktische redenen zijn waardoor iemand tijdelijk niet kan reageren.

Werkgever → Arbodienst → Werknemer

• Werkgever meldt onbereikbaarheid

• Arbodienst beoordeelt mogelijke oorzaken

• Bedrijfsarts bepaalt of verdere actie nodig is

4. Verzuimregistratie en dossieropbouw

Alles wat je doet, leg je zorgvuldig vast. Een goed opgebouwd dossier voorkomt discussie en helpt bij een eventuele loonopschorting of verdere re-integratiestappen. Met Shiftbase kun je elke poging, brief of notitie opslaan per werknemer.

Checklist: wat leg je vast?

• 📅 Datum van elke contactpoging

• 📞 Gebruikt kanaal (telefoon, mail, app)

• 📝 Korte omschrijving van de inhoud

• ✔️ Of er wel of geen reactie kwam

• 📂 Eventuele documenten (bijvoorbeeld brieven)

Mag je loon stopzetten bij onbereikbaarheid?

Wanneer een werknemer langdurig niet reageert, roept dat al snel de vraag op of je het loon mag opschorten. Dat kan, maar alleen wanneer je zorgvuldig hebt gehandeld en aan bepaalde voorwaarden voldoet. Het gaat namelijk om loonopschorting, niet om loonstopzetting. Dat verschil is belangrijk.

Wanneer loonopschorting wél is toegestaan

Je mag het loon tijdelijk opschorten wanneer je werknemer:

• niet bereikbaar is voor redelijk contact,

• zich niet houdt aan de controlevoorschriften,

• of geen medewerking verleent aan noodzakelijke verzuimafspraken.

Loonopschorting betekent dat je het loon pas uitbetaalt zodra de werknemer weer meewerkt. Je houdt het dus tijdelijk vast; je schrapt het niet. Zodra iemand zich meldt, betaal je het achterstallige loon alsnog uit.

Wanneer je het loon níet mag opschorten

Er zijn situaties waarin je echt voorzichtig moet zijn. Loonopschorting is niet toegestaan wanneer:

• er aanwijzingen zijn dat iemand door medische redenen niet kan reageren,

• je de werknemer niet duidelijk hebt geïnformeerd over de controlevoorschriften,

• je onvoldoende kunt aantonen welke pogingen je hebt gedaan.

Daarom is goede vastlegging zo belangrijk. Met Shiftbase kun je al je contactpogingen en documenten in één duidelijk verzuimdossier bewaren, zodat je altijd kunt aantonen dat je zorgvuldig hebt gehandeld.

Hoe je de werknemer correct informeert

Voordat je het loon opschort, moet je de werknemer schriftelijk laten weten:

1. welke regels hij niet heeft nageleefd,

2. wat je precies van hem verwacht,

3. en dat het loon wordt opgeschort totdat hij contact opneemt.

Best practices om dit probleem te voorkomen

Hoewel je nooit helemaal kunt voorkomen dat een werknemer onbereikbaar is tijdens ziekte, kun je de kans wel flink verkleinen. Het draait vooral om duidelijke afspraken, goede registratie en een soepele manier van communiceren. Met de onderstaande best practices bouw je aan een voorspelbaar en transparant verzuimproces.

1. Een duidelijk en begrijpelijk verzuimprotocol opstellen

Een helder verzuimprotocol voorkomt de meeste problemen. Leg vast:

• hoe en wanneer een werknemer zich ziek moet melden,

• welke bereikbaarheid je verwacht,

• wanneer contactmomenten plaatsvinden,

• wat de regels zijn voor verzuimcontrole,

• en wat de gevolgen zijn van onbereikbaarheid.

Voorbeeld van duidelijke afspraken

2. Automatische communicatie en reminders instellen

Een groot deel van de onbereikbaarheid komt door misverstanden of simpelweg vergeten afspraken. Automatische reminders kunnen dit oplossen. Denk aan:

• een melding bij de leidinggevende wanneer iemand een dag ziek is,

• een herinnering aan de werknemer voor een gepland contactmoment,

• notificaties voor de HR-afdeling wanneer acties uitblijven.

3. Contactgegevens regelmatig controleren

Je kunt de beste afspraken ter wereld hebben, maar als je belt naar een nummer dat al twee jaar niet bestaat, kom je nergens. Maak het controleren van contactgegevens daarom onderdeel van je onboarding en jaarlijkse HR-cyclus.

Checklist contactgegevens

• 📱 Mobiel nummer klopt

• 📧 Privé e-mailadres werkt

• 🏠 Adres is up-to-date

• 🧩 Noodcontactpersoon bekend

Samenvatting

Wanneer een ziekgemelde werknemer niet bereikbaar is, kun je als werkgever verschillende stappen zetten. Je begint met meerdere contactpogingen via verschillende kanalen, gevolgd door een schriftelijke herinnering. Blijft reactie uit, dan kun je de arbodienst informeren en, indien nodig, het loon opschorten. Een duidelijk verzuimprotocol, automatische reminders en goede dossieropbouw helpen om problemen te voorkomen. Met Shiftbase houd je overzicht over alle stappen en blijft het verzuimproces helder en goed gedocumenteerd.