Frequent verzuimgesprek voeren: zo doe je dat

Een frequent verzuimgesprek plan je als een medewerker zich vaak kort ziek meldt, in de meeste verzuimprotocollen bij de derde ziekmelding in twaalf maanden. Je voert het als de medewerker weer beter is. Je praat over het patroon en het werk, niet over de ziekte zelf. Naar de aard of de oorzaak van de klachten mag je als werkgever niet vragen.

Het doel is erachter komen of er iets in het werk of eromheen speelt dat je samen kunt aanpakken, voordat kort verzuim lang verzuim wordt.

Wanneer voer je een frequent verzuimgesprek?

De wet noemt geen aantal. De grens leg je zelf vast in je verzuimprotocol. De meeste werkgevers kiezen voor drie ziekmeldingen in twaalf maanden. Kijk ook naar het patroon: twee keer ziek op een maandag na een zondagse sluitdienst zegt soms meer dan drie losse griepjes verspreid over het jaar.

Plan het gesprek binnen een of twee weken nadat de medewerker zich beter heeft gemeld. Tijdens de ziekte zelf is het geen goed moment, want dan gaat het over herstel en niet over een patroon. Spreek op een rustig moment af, niet tussen twee drukke diensten door, en zeg vooraf waar het gesprek over gaat.

Wat mag je wel en niet vragen?

Voor een verzuimgesprek gelden dezelfde privacyregels als bij de ziekmelding. Volgens de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens vraag je niet naar de aard of de oorzaak van de ziekte, ook niet als de medewerker zegt dat hij het wel wil vertellen. Vertelt hij het uit zichzelf, dan schrijf je het niet op. Wat je wel mag vragen en vastleggen bij een ziekmelding, staat bij werknemer ziekgemeld.

Je mag in het gesprek wel praten over wat je ziet: de data van de ziekmeldingen, de diensten die openvielen en wat dat voor het team betekende. En je mag vragen hoe de medewerker het werk ervaart, wat er nodig is om minder uit te vallen en welke afspraken kunnen helpen. Gaat het toch over klachten of beperkingen, dan hoort die vraag bij de bedrijfsarts.

Het gesprek voorbereiden

Zet vooraf op een rij wanneer de medewerker zich ziek meldde, hoe lang en welke diensten het waren. Leg die data naast het rooster van de weken ervoor. Zo zie je of de ziekmeldingen samenvallen met bepaalde diensten, met weinig rust tussen twee diensten of met weken waarin iemand veel meer uren draaide dan zijn contract. Met het verzuimpercentage van je team zie je bovendien of het bij één persoon speelt of breder.

Bedenk ook wat je zelf kunt aanbieden. Een andere verdeling van sluit- en openingsdiensten, minder lange weken of een vaste vrije dag zijn in een rooster vaak sneller geregeld dan je denkt.

Zo verloopt een frequent verzuimgesprek

1. Noem de aanleiding met feiten: "Je hebt je dit jaar drie keer ziek gemeld, alle drie op een zondag. Ik wil kijken of we daar samen iets aan kunnen doen."

2. Vraag hoe het gaat en hoe de medewerker het werk en het rooster ervaart. Luister meer dan je praat.

3. Laat de medewerker zelf vertellen wat zou helpen. Leg daarna je eigen voorstel ernaast.

4. Maak afspraken die je allebei kunt nakomen, zoals een andere dienstverdeling, een vervolggesprek of een afspraak bij de bedrijfsarts.

5. Schrijf de afspraken op, zonder medische informatie, en geef de medewerker er een kopie van. Plan het vervolggesprek meteen in, bijvoorbeeld na zes weken.

Vragen die je in het gesprek kunt stellen

• Hoe gaat het nu met je werk?

• Zijn er diensten of taken die je zwaar vallen?

• Past het rooster bij wat je naast je werk moet regelen?

• Heb je genoeg rust tussen je diensten?

• Hoe gaat het in het team en met je leidinggevende?

• Wat zou je helpen om minder vaak uit te vallen?

• Wat kan ik als werkgever anders doen?

Vragen die je niet stelt

"Wat had je precies?", "Ben je bij de huisarts geweest?" en "Gebruik je medicijnen?" gaan over de gezondheid en vallen buiten wat je als werkgever mag vragen. Ook "Was je wel echt ziek?" stel je niet: het gesprek wordt dan een verhoor. De kans dat je hoort wat er werkelijk speelt, wordt daardoor kleiner.

Voorbeeld: drie ziekmeldingen op een zondag

In een restaurant meldt een bedieningsmedewerker zich in vier maanden drie keer ziek, steeds op zondag. Naast het rooster blijkt dat hij alle drie de keren op zaterdag de sluitdienst had tot na middernacht en op zondag om 10:00 de lunch opende. Daartussen zat telkens minder dan negen uur.

In het gesprek noemt de bedrijfsleider die data en vraagt hoe de medewerker de zaterdag-zondag ervaart. Die vertelt dat hij na een sluitdienst slecht slaapt en de zondag daarna als zwaar ervaart. Ze spreken af dat hij de komende twee maanden geen sluitdienst meer heeft vóór een openingsdienst en dat ze na zes weken kijken of het verzuim is gestopt. Over klachten of slaapproblemen wordt verder niets opgeschreven. Wat de Arbeidstijdenwet vraagt aan rust tussen twee diensten, kun je ook voor de rest van het team nalopen.

Rechten van de werknemer in een verzuimgesprek

Een werknemer hoeft in een verzuimgesprek niets te vertellen over zijn ziekte of zijn klachten. Medische informatie deelt hij alleen met de bedrijfsarts. Die geeft jou alleen door wat je moet weten voor het werk: wat iemand kan, wat niet en hoe lang het naar verwachting duurt. De afspraken die je vastlegt, krijgt de medewerker op papier of per mail, zodat jullie allebei weten wat er is afgesproken.

Een frequent verzuimgesprek is geen straf en geen officiële waarschuwing. Het is een gesprek over werk en afspraken. Zo voer je het ook.

Wanneer schakel je de bedrijfsarts in?

Bij frequent kort verzuim vraag je de bedrijfsarts of de arbodienst om een oordeel. Dat staat ook in de beleidsregels van de Autoriteit Persoonsgegevens. De bedrijfsarts kan met de medewerker bespreken wat jij niet mag vragen en adviseert jou over aanpassingen in het werk. Doe dat zeker als het gesprek niets oplevert, als de medewerker zelf aangeeft dat er gezondheidsklachten spelen of als het verzuim langer gaat duren. Duurt een ziekmelding langer, dan gelden de stappen van de Wet verbetering poortwachter.

Is frequent verzuim een reden voor ontslag?

Frequent verzuim is zelden een reden voor ontslag. Zonder dossier lukt het vrijwel nooit. Zolang een medewerker ziek is, mag je hem in de eerste twee jaar niet opzeggen (artikel 7:670 BW). Ontbinding via de kantonrechter kan op grond van regelmatig ziekteverzuim met onaanvaardbare gevolgen voor je bedrijf (artikel 7:669 lid 3 onder c BW). Dat lukt alleen als het verzuim niet komt door onvoldoende zorg van jou voor de arbeidsomstandigheden en als herstel binnen 26 weken niet te verwachten is.

De gesprekken, de afspraken en het advies van de bedrijfsarts zijn dan precies wat de rechter wil zien. Daarom is het verslag van elk verzuimgesprek de moeite waard, ook als het gesprek goed ging.

Verzuim en rooster naast elkaar in Shiftbase

In Shiftbase zet je een ziekmelding in de verlofregistratie zonder einddatum, want hoe lang iemand ziek is, weet je bij de melding nog niet. Alle afwezigheid staat daarna op het profiel van de medewerker, naast de diensten die hij draaide. Voor een verzuimgesprek zie je zo in een paar minuten wanneer iemand ziek was en welke diensten eraan voorafgingen. Shiftbase toetst het rooster aan de Arbeidstijdenwet en waarschuwt als de rust tussen twee diensten te kort is, voordat je publiceert.

Hoe je ziekte, vakantie en ander verlof op één plek bijhoudt, staat bij de verlofregistratie van Shiftbase. Je kunt het 14 dagen gratis testen met je eigen team, zonder betaalgegevens.