Werkgeversverklaring invullen (2026): Regels, valkuilen & intentieverklaring

Een werkgeversverklaring is een formulier waarop jij als werkgever het inkomen en de contractvorm van een werknemer bevestigt, zodat diegene een hypotheek of huurwoning kan aanvragen. Het klinkt als een eenvoudige formaliteit, maar voor jouw medewerker hangt er veel vanaf. Voor jou als HR-manager of ondernemer komt de vraag vaak onverwacht tussendoor. Toch is precisie hier belangrijker dan snelheid. Banken en kredietverstrekkers zijn streng en keuren formulieren met doorhalingen, correcties of verouderde gegevens direct af. In dit artikel lees je precies wat je moet invullen en hoe je dit proces in 2026 foutloos en efficiënt inricht.

Let op: Een werkgeversverklaring mag nooit handmatige correcties bevatten. Heb je een foutje gemaakt? Streep niets door en gebruik geen correctievloeistof. Je moet dan echt een volledig nieuw formulier invullen.

Welke gegevens moeten er verplicht op staan?

De meeste geldverstrekkers in Nederland accepteren alleen een verklaring die is opgesteld volgens het standaard NHG-model. Banken willen zekerheid. Ze willen precies weten of de aanvrager de maandlasten kan dragen, nu en in de toekomst.

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het correct aanleveren van de volgende vier onderdelen:

Gegevens van werkgever en werknemer: Dit spreekt voor zich, maar controleer de spelling van de naam exact zoals in het paspoort. Bij de bedrijfsgegevens is het belangrijk dat de naam overeenkomt met de inschrijving bij de KvK.
Aard van het dienstverband: Hier geef je aan of het gaat om een vast contract, een tijdelijk contract of een flexibele constructie. Ook de datum van indiensttreding moet kloppen met het arbeidscontract.
Verklaring voortzetting dienstverband: Dit is bij tijdelijke contracten het belangrijkste vinkje. Hiermee geef je aan of je de intentie hebt om de medewerker bij gelijkblijvend functioneren in vaste dienst te nemen.
Inkomen: De kern van het document. Hier vul je het bruto jaarsalaris in. Let op: dit is inclusief vakantiegeld en vaste 13e maand. Zaken als structureel overwerk of onregelmatigheidstoeslag mag je alleen meetellen als ze structureel zijn (vaak over de laatste 12 maanden berekend).

✅ Wel meetellen bij bruto inkomen	🚫 Niet meetellen (of apart vermelden)
💰 Vakantiegeld (meestal 8%)	🎁 Eenmalige bonussen
📅 Vaste 13e maand	🚗 Reiskostenvergoeding
🌙 Structurele onregelmatigheidstoeslag	🧾 Onkostenvergoedingen
⏱️ Vast overwerk (indien structureel)	🚙 Auto van de zaak (fiscale waarde)

Het verschil tussen werkgeversverklaring en intentieverklaring

Deze twee termen worden op de werkvloer vaak door elkaar gebruikt, wat voor onnodige verwarring zorgt. Toch is het onderscheid belangrijk om te begrijpen voordat je je handtekening zet.

Een document versus een onderdeel

Laten we het simpel maken: de werkgeversverklaring is het complete formulier. De intentieverklaring is slechts een specifiek onderdeel daarvan. Het is letterlijk één sectie op het papier die je wel of niet invult, afhankelijk van de situatie van de werknemer.

Wanneer is een intentieverklaring nodig?

Heeft jouw werknemer al een contract voor onbepaalde tijd (een vast contract) dat niet is opgezegd? Dan is een intentieverklaring niet nodig en kun je dit deel overslaan. De zekerheid voor de bank is er immers al.

De intentieverklaring is pas nodig als een werknemer een tijdelijk contract heeft of nog in de proeftijd zit. Voor een hypotheekverstrekker is een tijdelijk contract een risico: het inkomen kan binnenkort wegvallen. Met de intentieverklaring neem jij dat risico op papier weg. Je verklaart: "Bij gelijkblijvend functioneren en ongewijzigde bedrijfsomstandigheden wordt het tijdelijke contract omgezet in een vast contract."

Zit je er juridisch aan vast?

Veel werkgevers zijn huiverig om dit deel te tekenen. Betekent dit dat je verplicht bent iemand in vaste dienst te nemen? In de regel niet. Het is een momentopname van jouw intentie op dat moment. Juridisch gezien is het geen waterdicht arbeidscontract, maar een morele toezegging naar de geldverstrekker.

Wel is het belangrijk om transparant te zijn. Teken geen intentieverklaring als je nu al weet dat je het contract niet gaat verlengen. Dat kan je werknemer later in de problemen brengen als de hypotheeklasten toch niet draagbaar blijken.

Waarom worden verklaringen afgekeurd? (En hoe je dat voorkomt)

Er is niets vervelender dan een medewerker die na een week zenuwachtig aan je bureau staat omdat de bank de werkgeversverklaring heeft afgewezen. Het proces moet opnieuw, de stress bij de werknemer neemt toe en jij bent weer kostbare tijd kwijt.

Banken en de NHG zijn onverbiddelijk. Zelfs een klein foutje zorgt voor afkeuring. Dit zijn de drie grootste boosdoeners:

Handmatige correcties: Heb je een fout gemaakt bij het invullen van het bruto jaarsalaris? Zet er geen streep door en gebruik geen Tipp-Ex. Elke zichtbare correctie maakt het document ongeldig. Je moet opnieuw beginnen.
De data matcht niet: De bank legt de werkgeversverklaring naast de loonstrook. Staat op de strook een datum in dienst van 01-02-2024, maar vul jij op de verklaring 01-01-2024 in? Afkeuring.
Verouderde formulieren: In 2026 werken we niet meer met het formulier uit 2022. Zorg dat je altijd het meest recente NHG-model gebruikt.

Van zoektocht naar één druk op de knop

De oorzaak van deze fouten is vaak rommelige administratie. Als je het contract in een map in de kast moet zoeken, de uren in een Excel-sheet bijhoudt en het salaris in een apart systeem staat, is de kans op een overtypfout groot.

Dit is waar slimme software het verschil maakt. Gebruikers van Shiftbase ervaren deze chaos zelden. Omdat Shiftbase fungeert als de centrale plek voor zowel personeelsgegevens, contractbeheer als urenregistratie, heb je één ‘bron van waarheid’.

Je hoeft niet te graven naar de startdatum van een contract of te twijfelen over het aantal contracturen; die gegevens staan al gevalideerd in je systeem. Het invullen van een werkgeversverklaring verandert daardoor van een tijdrovende zoektocht in een simpele administratieve handeling. De data klopt, dus de verklaring klopt.

❌ Situatie zonder centraal systeem	🚀 Situatie met Shiftbase
1️⃣ Contract zoeken in archiefkast of map	1️⃣ Medewerkerprofiel openen
2️⃣ Uren checken in Excel	2️⃣ Alle contract- en salarisdata direct in beeld
3️⃣ Rekenen en overtypen (foutgevoelig)	3️⃣ Gegevens overnemen op verklaring
4️⃣ Risico op afkeuring door typfout	4️⃣ Foutloos en direct klaar

Veelgestelde vragen

Ja, in 2026 accepteren vrijwel alle geldverstrekkers een digitale handtekening, mits deze gecertificeerd is (bijvoorbeeld via DocuSign of vergelijkbare standaarden). Een ingescand plaatje van een krabbel ("natte handtekening") wordt vaak niet geaccepteerd als geldig. Check dit altijd even bij de geldverstrekker.
De verklaring mag op het moment van het uitbrengen van de hypotheekofferte meestal niet ouder zijn dan drie maanden. Is het traject vertraagd? Dan zul je als werkgever waarschijnlijk een nieuw, actueel formulier moeten invullen.
Er is geen wettelijke verplichting, maar het valt onder goed werkgeverschap. Het weigeren ervan blokkeert je werknemer in zijn of haar privéleven (huis kopen/huren). Wel ben je verplicht om de waarheid in te vullen; je mag niet liegen over het inkomen om iemand te matsen.
Het document moet ondertekend worden door iemand die tekenbevoegd is namens de organisatie. Vaak is dit de HR-manager, de direct leidinggevende of de eigenaar. De naam van de ondertekenaar moet overeenkomen met de bevoegdheden zoals die bekend zijn (of logisch zijn voor de functie).
Vul het bruto jaarsalaris in zoals het nu geldt. Is de verhoging al ingegaan op de datum van ondertekening? Dan mag je dat nieuwe bedrag gebruiken. Toekomstige verhogingen die nog niet zijn ingegaan, tellen meestal niet mee, tenzij ze onvoorwaardelijk zijn vastgelegd.

Maak van de werkgeversverklaring geen hoofdpijndossier

Het invullen van een werkgeversverklaring voelt misschien als ‘weer een klusje erbij’, maar voor je medewerker is het de sleutel tot een nieuwe woning. Door dit proces serieus te nemen en foutloos uit te voeren, toon je goed werkgeverschap. Niemand zit te wachten op vertraging bij de notaris door een administratieve slordigheid.

In 2026 hoeft dit proces je geen kostbare tijd meer te kosten. De dagen van zoeken in stoffige mappen of heen en weer mailen met de boekhouder zijn voorbij. Als je jouw basis op orde hebt, is de output slechts een formaliteit.