Jeder, der schon einmal im Auftrag seiner Firma auf Reisen war, sprich, auf Dienstreise war, kennt das leidige Thema: die Reisekostenabrechnung. Darauf haben nur die wenigsten Mitarbeiter überhaupt Lust, denn es wirkt in der Praxis wie ein undurchschaubares Netz aus Formeln, Anträgen und komplizierten Berechnungen. Das muss nicht sein, wie dieser Beitrag zeigen wird.
Was sind Reisekosten und wer zahlt sie?
Als Reisekosten gelten all die Kosten, die dir im Zusammenhang mit Dienstreisen entstehen. Welches Verkehrsmittel du dazu gewählt hast, ist davon nicht betroffen und es können also auch die Fahrtkosten mit Auto, Bahn, Flugzeug oder anderen Verkehrsmitteln geltend gemacht werden. Sofern du für deine Dienstreise eine Übernachtung hattest, zählen auch die Übernachtungskosten (Hotel oder Ähnliches) dazu. Darüber hinaus geht man davon aus, dass du für deine Verpflegung mehr aufwenden musst, als wenn du zu Hause gegessen hättest. Auch diese Kosten sind über den Verpflegungsmehraufwand einkalkuliert und dann gibt es als letzten größeren Posten noch die sogenannten Reisenebenkosten. Darunter fallen die vielen kleinen Gebühren, die anfallen können, also beispielsweise das Taxi, dass dich vom Hotel zum Kunden oder zum Termin gefahren hat oder auch ein Eintritt, der fällig wurde, weil du mit Kollegen eine kostenpflichtige Veranstaltung besuchen musstest.
Wichtig ist: Es sollten alle Beteiligten fair bleiben. Der Arbeitnehmer sollte keine unnötigen Kosten produzieren. Sofern aber etwas ausgegeben werden muss, was dem Geschäft oder dem Abschluss diente, sollte man auch nicht unnötig geizig werden.
Diese Reisekosten werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen, der diese dann als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen kann. Sollte allerdings der Weg vom Zuhause des Mitarbeiters zum Auswärtstermin kürzer als zum Büro sein, trägt der Arbeitgeber diese Kosten nicht und der Arbeitnehmer kann diese Reisekosten über die Einkommenssteuer als sogenannte Werbungskosten absetzen.
Wie bei den meisten Dingen, die du abrechnen willst, gilt aber auch hier: Keine Buchung ohne Beleg. Du kannst nur solche Kosten angeben, die du auch belegen kannst. Natürlich ist es schön, wenn du in einem vertrauensvollen Miteinander mit deinem Vorgesetzten arbeiten kannst. Allein steuerlich ist es aber unabdingbar, dass du für alle Kosten, die du angibst, auch einen Beleg, eine Quittung oder Ähnliches hast.
Bis wann müssen Reisekosten erstattet werden?
Tatsächlich gibt es eine gesetzliche Frist, die die Verjährungsfrist für nicht eingereichte Reisekostenabrechnungen regelt. Diese sieht bis zu 3 Jahren nach der Geschäftsreise vor. Wurde allerdings vertraglich schriftlich eine andere Regelung getroffen, ist diese bindend. Wenn das nicht der Fall ist, kann der Arbeitgeber die Mitarbeiter lediglich ermutigen, ihre Abrechnungen einzureichen. In der Tat ist es ja im Interesse aller, dass die Abrechnung durchgeführt wird. Auch bei einer schriftlich festgelegten anderen Regelung darf allerdings eine Dauer von drei Monaten nicht unterschritten werden. Das heißt im Klartext, dass du nicht dazu gezwungen werden kannst, deine Reisekostenabrechnung innerhalb von 3 Wochen abzugeben.
Eine gesetzliche Regelung, wie schnell die Reisekosten erstattet werden müssen, gibt es nicht. Hier erscheint es sinnvoll, wenn sich beide Parteien einigen, wie mit den Abrechnungen umgegangen wird. Diese Absprache sollte regeln, bis wann die Abrechnung einzureichen ist und wie schnell sie dann beglichen wird.
Welche Reisen sind überhaupt Dienstreisen?
Nun könnte man ja denken, dass jeder Weg, der nicht zum üblichen Arbeitsplatz geht, gleich eine Dienstreise ist. Das ist aber nicht der Fall.
Als typische Dienstreisen gelten:
- persönliche Kontakte zu Geschäftspartnern außerhalb des eigenen Unternehmens pflegen
- Messen, Schulungen und Tagungen
- Kundentermine, die nicht in den Stadtgrenzen liegen
- Reisen zu unternehmenseigenen Niederlassungen, sofern der Weg weiter als der Weg zur eigenen Niederlassung ist und sofern dort maximal 3 Monate gearbeitet wird. Anderenfalls gilt diese Niederlassung als regelmäßige Arbeitsstätte. Hält sich der Mitarbeiter innerhalb dieser Zeit an unterschiedlichen Punkten auf, greift diese Ausnahme auch wieder nicht.
Wie werden Reisekosten berechnet?
Du hast die Möglichkeit, deine Reisekosten über Pauschalen oder über tatsächliche Kosten abzurechnen. Bei den tatsächlichen Kosten brauchst du wirklich für alles einen Beleg. Wenn du das vermeiden möchtest, entscheide dich für die Pauschalen. Diese Pauschalen variieren aber immer wieder:
- Übernachtungskosten: Hier beträgt die Pauschale 20 Euro pro Übernachtung.
- Fahrtkosten: Diese richten sich nach dem gewählten Verkehrsmittel und sie betragen
30 Cent / km für PKW
20 Cent / km für Motorräder und Mopeds
ab dem 21. Kilometer gelten 35 Cent, wobei für die Jahre 2024 bis 2026 dieser Satz auf 38 Cent
angehoben wird. Für die Fahrtkosten musst du ein Fahrtenbuch führen, wenn du mit dem Auto unterwegs sein willst.
- Verpflegungsmehraufwand: Dieser bemisst sich an der Dauer der Abwesenheit. Ab einer Dauer von 8 Stunden kannst du pauschal 14 Euro ansetzen. Bist du den ganzen Tag abwesend, gilt die Pauschale von 28 Euro pro Tag.
- Reisenebenkosten: Das sind beispielsweise Park- und Mautgebühren, Reisegepäckversicherungen, Trinkgelder, Taxi, Eintritt für Veranstaltungen, Gebühren für Reisepass und Visa – kurz gesagt müssen diese Kosten mit dem dienstlichen Zweck zusammenhängen. Wenn du vor Ort plötzlich Lust auf Kino hast, zählt das nicht dazu. Hier richtet sich die Erstattung nach den eingereichten Belegen.
Die Reisekostenabrechnung ist an keine spezielle Form gebunden. Während manche Unternehmen Formulare zur Verfügung stellen, reicht es anderen schon, wenn du eine Auflistung deiner Kosten abgibst. In diesem Fall solltest du das Ganze tabellarisch aufführen, so dass du auch wirklich nichts vergisst. Falls deine Dienstreise ins Ausland geht, gelten andere Sätze, die sich nach dem bereisten Land richten.
Was gehört zu den Reisekosten?
Zu den Reisekosten zählen alle Kosten, die tatsächlich direkt etwas mit der Dienstreise zu tun hatten, also Übernachtungen, Transport, Eintritt, Verpflegung und dann noch der etwas undefiniertere Teil der Reisenebenkosten.
Was sind Reisekosten für Arbeitnehmer?
Reisekosten unterscheiden sich für Arbeitnehmer und Arbeitgeber nicht wesentlich. Tatsache ist aber, dass der Unternehmer nicht alle Kosten als Betriebsausgaben angeben kann. Hier gelten Pauschalen. Solche festen Sätze gibt es für Arbeitnehmer nur als Obergrenze. Ansonsten zählen die tatsächlichen Kosten.
