Lohnsteuer

Was ist die Lohnsteuer?

Die Lohnsteuer ist die Einkommensteuer auf Arbeitslohn, die der Arbeitgeber gleich bei der Lohnzahlung einbehält. Sie ist keine eigene Steuer. Der Arbeitgeber zieht sie Monat für Monat vom Bruttolohn ab, meldet sie dem Finanzamt und führt sie ab. Schuldner bleibt der Arbeitnehmer (§ 38 Abs. 2 EStG). Im Jahr darauf wird die einbehaltene Lohnsteuer auf die Einkommensteuer angerechnet, entweder über die Steuererklärung oder über den Lohnsteuer-Jahresausgleich des Arbeitgebers.

Zusammen mit der Lohnsteuer behält der Arbeitgeber den Solidaritätszuschlag und, wenn der Arbeitnehmer einer Kirche angehört, die Kirchensteuer ein. Die Beiträge zur Sozialversicherung gehen ebenfalls vom Brutto ab, sind aber keine Steuer und laufen über die Krankenkasse. Was am Ende ausgezahlt wird, steht unter Nettoeinkommen.

Wie wird die Lohnsteuer berechnet?

Die Lohnsteuer wird so berechnet, als wäre der Monatslohn ein Zwölftel des Jahreseinkommens. Das Lohnprogramm rechnet den laufenden Lohn auf ein Jahr hoch, zieht die Freibeträge ab, wendet den Einkommensteuertarif an und teilt das Ergebnis wieder durch zwölf. Grundlage ist der Programmablaufplan, den das Bundesfinanzministerium jedes Jahr veröffentlicht. Auch die Lohnsteuertabellen werden daraus erstellt.

Vom hochgerechneten Jahresbrutto gehen unter anderem ab:

Die Vorsorgepauschale berücksichtigt die Beiträge zur Sozialversicherung, allen voran zur Rentenversicherung. Deshalb gibt es zwei Lohnsteuertabellen: die allgemeine für rentenversicherungspflichtige Arbeitnehmer und die besondere, etwa für Beamte und Gesellschafter-Geschäftsführer, die nicht rentenversicherungspflichtig sind.

Auf das zu versteuernde Einkommen, das danach übrig bleibt, wird der Tarif aus § 32a EStG angewendet. Er steigt in Stufen:

Die Prozentsätze gelten jeweils für den Euro, der in der Stufe hinzukommt. Bei 30.000 € zu versteuerndem Einkommen ergibt die Formel aus § 32a eine Einkommensteuer von 4.217 € im Jahr, bei 40.000 € sind es 7.209 €. Im Schnitt sind das 14,1 % und 18,0 %, obwohl der letzte Euro schon mit rund 28 % und 32 % besteuert wird.

Wie viel Lohnsteuer bei einem bestimmten Monatslohn anfällt, rechnet der Lohnsteuerrechner des Bundesfinanzministeriums auf bmf-steuerrechner.de aus. Er arbeitet mit demselben Programmablaufplan wie die Lohnprogramme.

Die sechs Steuerklassen

Die Steuerklasse entscheidet, welche Freibeträge im Monat schon berücksichtigt werden. Auf die Steuer für das ganze Jahr hat sie keinen Einfluss, nur darauf, wie viel davon schon über den Lohn bezahlt wird. Bei Ehepaaren mit III und V führt das oft zu einer Nachzahlung.

In Steuerklasse VI gibt es keinen Grundfreibetrag. Der Arbeitgeber rechnet sie auch dann ab, wenn er die Steuermerkmale nicht abrufen kann, etwa weil die Steuer-ID fehlt (§ 39c EStG). Wer neben dem Hauptjob arbeitet, findet die Regeln unter Mehrfachbeschäftigung.

Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer

Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der Lohnsteuer. Seit 2021 zahlt ihn nur, wessen Lohnsteuer im Jahr über der Freigrenze liegt. 2026 sind das 20.350 € Lohnsteuer, in Steuerklasse III das Doppelte. Darüber steigt der Zuschlag in einer Milderungszone langsam an. Die meisten Arbeitnehmer zahlen deshalb keinen Soli mehr.

Die Kirchensteuer beträgt 8 % der Lohnsteuer in Bayern und Baden-Württemberg und 9 % in den übrigen Bundesländern. Der Arbeitgeber behält sie nur ein, wenn die Religionszugehörigkeit in den elektronischen Steuermerkmalen steht.

Lohnsteuer anmelden und abführen

Der Arbeitgeber übermittelt die Lohnsteuer-Anmeldung elektronisch über ELSTER an das Betriebsstättenfinanzamt und zahlt den Betrag bis zum selben Tag. Frist ist der zehnte Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG). Wie lang dieser Zeitraum ist, hängt von der Lohnsteuer des Vorjahres ab:

Ein neuer Betrieb rechnet die Lohnsteuer seines ersten vollen Monats auf ein Jahr hoch und ordnet sich danach ein. Wer zu spät anmeldet, riskiert einen Verspätungszuschlag. Wer zu spät zahlt, zahlt Säumniszuschläge.

Was der Arbeitgeber sonst noch tun muss

Zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) ab. Dafür braucht er die Steuer-ID und das Geburtsdatum des neuen Mitarbeiters. Darin stehen Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Religionszugehörigkeit und eingetragene Freibeträge. Ändert sich etwas, etwa durch eine Heirat, meldet das Finanzamt die neuen Merkmale von selbst.

Für jeden Arbeitnehmer führt der Arbeitgeber ein Lohnkonto (§ 41 EStG). Nach Ende des Jahres oder beim Austritt übermittelt er die Lohnsteuerbescheinigung an das Finanzamt, spätestens bis Ende Februar des Folgejahres.

Behält der Arbeitgeber zu wenig Lohnsteuer ein, haftet er dafür (§ 42d EStG). Das Finanzamt prüft das bei der Lohnsteuer-Außenprüfung, meist für mehrere Jahre rückwirkend. Typische Funde sind Sachbezüge und Zuschläge, die falsch behandelt wurden, oder ein Minijob, der eigentlich keiner mehr war. Welche Zuschläge steuerfrei bleiben, steht unter Überstunden steuerfrei. Für Einmalzahlungen wie das 13. Monatsgehalt gilt ein eigenes Verfahren, die Besteuerung als sonstiger Bezug.

Lohnsteuer bei Minijob und kurzfristiger Beschäftigung

Im Minijob kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 2 % des Verdienstes zahlen (§ 40a Abs. 2 EStG). Darin sind Soli und Kirchensteuer schon enthalten. Die Pauschsteuer geht zusammen mit den Abgaben an die Minijob-Zentrale. Der Minijobber muss den Verdienst dann nicht in der Steuererklärung angeben. Statt pauschal kann der Arbeitgeber auch nach den individuellen Steuermerkmalen abrechnen. Ist der Minijob dann ein zweites Arbeitsverhältnis, gilt Steuerklasse VI.

Für eine kurzfristige Beschäftigung gibt es eine Pauschale von 25 %, wenn sie höchstens 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert und der Lohn im Schnitt nicht über 150 € pro Arbeitstag liegt (§ 40a Abs. 1 EStG). Soli und Kirchensteuer kommen hier dazu.

Lohnsteuer-Jahresausgleich und Steuererklärung

Weil der Monatslohn auf ein Jahr hochgerechnet wird, stimmt die einbehaltene Lohnsteuer am Jahresende nicht immer. Wer nur einen Teil des Jahres gearbeitet hat oder dessen Lohn stark geschwankt hat, hat meist zu viel bezahlt.

Arbeitgeber mit mindestens zehn Arbeitnehmern am 31. Dezember müssen für Mitarbeiter, die das ganze Jahr bei ihnen beschäftigt waren, einen Lohnsteuer-Jahresausgleich machen (§ 42b EStG). Bei Steuerklasse V oder VI, bei eingetragenen Freibeträgen, beim Faktorverfahren und nach Kurzarbeitergeld ist er ausgeschlossen.

Alle anderen holen zu viel gezahlte Lohnsteuer über die Einkommensteuererklärung zurück. Sie ist freiwillig, solange kein Fall der Pflichtveranlagung vorliegt, und kann bis zu vier Jahre rückwirkend abgegeben werden. Pflicht ist sie nach § 46 EStG zum Beispiel bei Steuerklasse III und V oder IV mit Faktor, bei mehreren Arbeitgebern gleichzeitig und bei Nebeneinkünften oder Lohnersatzleistungen wie Elterngeld von mehr als 410 € im Jahr.

Warum die Stunden stimmen müssen

Die Lohnsteuer ist nur so richtig wie der Bruttolohn, auf den sie berechnet wird. Stimmen die Stunden oder die Zuschläge nicht, stimmt auch die Steuer nicht. Ein Fehler bei steuerfreien Zuschlägen fällt oft erst in der Außenprüfung auf, Jahre nach der Abrechnung.

Shiftbase ist kein Lohnprogramm und berechnet keine Lohnsteuer. Es sorgt dafür, dass Stunden, Zuschläge und Urlaub schon stimmen, wenn sie beim Lohnbüro ankommen. Du prüfst die Zahlen, schließt den Zeitraum ab und exportierst sie DATEV-kompatibel oder an dein Lohnprogramm. Wie das abläuft, steht unter Gehaltsabrechnung vorbereiten.