Vom Büro zum Home-Office: Eine neue Ära der Telearbeit

Was ist Home-Office?

Von Home-Office spricht man, wenn man von zu Hause oder einem entfernten Standort aus arbeitet, anstatt in einem physischen Büro zu sein. Es wird auch als Fernarbeit oder Telearbeit bezeichnet. Technologien wie Computer, Telefone und das Internet ermöglichen es Menschen, von weit entfernten Orten aus zu arbeiten und zu kommunizieren. Diese Art des Arbeitens wird als Fernarbeit bezeichnet. Diese Definition umfasst verschiedene spezifische Optionen für das Home-Office:

• Teilweise Arbeit von zu Hause aus und teilweise im Büro

• Vollständige Arbeit von zu Hause aus ohne Bürobesuche

• Flexibles Arbeitsmodell, das je nach Bedarf zwischen Homeoffice und Büro wechselt

• Rotationsmodell, bei dem verschiedene Mitarbeiter an verschiedenen Tagen im Homeoffice arbeiten

• Kombination aus Homeoffice und Coworking-Spaces zur Abwechslung und für die Zusammenarbeit mit anderen

In diesem Zusammenhang stellt das Home-Office einen Organisationsansatz zur Verbesserung der Arbeitsflexibilität dar. Es ist wichtig, diese Definition von der Idee des häuslichen Arbeitszimmers zu trennen, das für Steuerabzüge genutzt wird. Mit dieser Art von Büro können Arbeitnehmer bestimmte Ausgaben geltend machen. Dank besserer Kommunikations- und Teamwork-Tools können heutzutage viele Aufgaben von zu Hause aus erledigt werden.

Homeoffice bietet sowohl den Arbeitnehmern als auch den Arbeitgebern mehrere Vorteile. Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeiten flexibler gestalten, sich den Stress des Pendelns ersparen und Arbeit und Leben besser miteinander vereinbaren. Arbeitgeber können Geld sparen, wenn sie Telearbeiter einstellen, die von zu Hause aus arbeiten. Fernarbeitskräfte sind möglicherweise produktiver und zufriedener mit ihrer Arbeit. Außerdem haben Arbeitgeber so Zugang zu einem größeren Pool an talentierten Arbeitskräften.

Tipp: Ist Homeoffice die neue Norm? Erfahren Sie hier mehr dazu.

Für wen ist das Homeoffice geeignet?

Einige Berufe wie Handwerker, Pflegekräfte, Köche und Hotelangestellte können nicht von zu Hause aus arbeiten, auch wenn diese Möglichkeit diskutiert wird. Sie müssen bei der Arbeit physisch anwesend sein, da ihr Beruf dies erfordert, auch wenn digitale Hilfsmittel vorhanden sind.

Die meisten Büroarbeiten können von zu Hause aus erledigt werden. Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass persönliche Gespräche mit Kunden und Kollegen unerlässlich sind. Videokonferenzen sind nützlich, aber auch persönliche Treffen sind wichtig. In vielen Unternehmen gibt es eine Mischung aus Homeoffice und Arbeit im Büro oder mit Kunden.

Regeln und Richtlinien für das Home-Office

Eindeutige Regeln sind für erfolgreiche Home-Office-Regelungen unerlässlich. Die Personalabteilung und andere Abteilungen sollten klare Regeln für die Arbeit von zu Hause aus aufstellen und alle Mitarbeiter in einer Richtlinie klar und deutlich darüber informieren.

• Pauschale Gebühr: Arbeitgeber haben einen Pauschalbetrag für Home-Office-Kosten festgelegt. Es ist wichtig zu wissen, wie hoch der Höchstbetrag ist, der gezahlt wird. Ohne klare Regeln müsste der Arbeitgeber möglicherweise für alle Kosten im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes aufkommen.

• Technische Ausstattung: Der Arbeitgeber muss Ihnen gemäß den Vorschriften die richtige Ausrüstung für Ihr Home-Office zur Verfügung stellen. Das Gesetz über Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz gilt auch für Heimarbeitsplätze.

• Zusätzliche Vereinbarung über die Arbeitszeit: Das Arbeitszeitgesetz gilt auch für Heimarbeitsplätze. Wenn Sie eine neue Stelle antreten, sollten Sie Ihre Arbeitszeiten besprechen und Ihre Vereinbarung schriftlich festhalten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, was zu erwarten ist. Das Ziel ist es, Arbeitszeiten festzulegen, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen von Vorteil sind.

• Datenschutz und Cybersicherheit: Für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sollten klare Richtlinien zum Datenschutz und zur Cybersicherheit festgelegt werden. In der Regel gelten im Büro dieselben Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften.

• Verfügbarkeit: Es müssen Kernarbeitszeiten festgelegt werden, zu denen alle Mitarbeiter verfügbar sein müssen.

• Ausstattung mit Arbeitsmitteln: Der Arbeitgeber sollte festlegen, welche Arbeitsmittel für das Home Office zur Verfügung gestellt werden und Richtlinien für deren ordnungsgemäße Verwendung aufstellen. Es ist wichtig zu klären, ob die Verwendung persönlicher Arbeitsmittel erlaubt ist.

• Recht auf Zugang: Der Arbeitgeber behält sich das Recht vor, den Arbeitsplatz des Arbeitnehmers im Home Office zu betreten, falls dies erforderlich ist.

Was sind die vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten im häuslichen Arbeitszimmer?

Für die Pausen und Ruhezeiten im Home-Office gelten die gleichen Regeln wie in einem normalen Büro. Die Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine 30-minütige Pause nach einer Arbeitszeit von sechs Stunden und eine 45-minütige Pause, wenn sie mehr als neun Stunden arbeiten.

Der Arbeitgeber ist für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich, aber die Überprüfung kann schwierig sein. Der Arbeitgeber sollte in der Home-Office-Vereinbarung einen Teil der Verantwortung an die Mitarbeiter delegieren.

Müssen die Mitarbeiter im Homeoffice jederzeit erreichbar sein?

Die Arbeitnehmer sollten während der im Arbeitsvertrag festgelegten Arbeitszeiten erreichbar sein. Außerhalb dieser Zeiten müssen die Mitarbeiter nicht zur Verfügung stehen, es sei denn, es ist etwas anderes vereinbart.

Wie funktioniert die Home Office Pauschale?

Die Home Office Pauschale ist eine steuerliche Entlastung, die es Arbeitnehmern ermöglicht, bestimmte Kosten, die durch die Arbeit von zu Hause aus entstehen, von der Steuer abzusetzen. In Deutschland wurde diese Pauschale als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie eingeführt, um Arbeitnehmer zu unterstützen, die ihr Zuhause in ein Büro umwandeln mussten.

Für jeden Tag, an dem Sie ausschließlich im Home Office arbeiten, können Sie 5 Euro, bis zu einem Höchstbetrag von 600 Euro jährlich, in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Pauschale nur für Tage gilt, an denen Sie vollständig von zu Hause aus arbeiten. Tage, an denen Sie teilweise im Büro und teilweise zu Hause arbeiten, können nicht berücksichtigt werden.

Voraussetzungen für die Inanspruchnahme

Um die Home Office Pauschale in Anspruch nehmen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Nachweis der Home Office Tage: Sie müssen belegen können, an welchen Tagen Sie ausschließlich von zu Hause aus gearbeitet haben.

• Anerkennung des Arbeitszimmers: Obwohl für die Pauschale kein separates Arbeitszimmer erforderlich ist, sollte Ihr Arbeitsbereich zu Hause eindeutig definiert sein.

• Arbeitgeberbescheinigung: In einigen Fällen kann eine Bestätigung Ihres Arbeitgebers erforderlich sein, die belegt, dass Home Office Tage notwendig waren.

Wie man die Home Office Pauschale geltend macht

Um die Home Office Pauschale in Ihrer Steuererklärung geltend zu machen, sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Führen Sie ein genaues Tagebuch, in dem Sie Ihre Home Office Tage dokumentieren.

• Bewahren Sie alle Belege und Nachweise auf, die Ihre Arbeit von zu Hause aus bestätigen.

• Tragen Sie die Summe der Home Office Tage und die entsprechende Pauschale in Ihrer Steuererklärung ein.

Die Home Office Pauschale bietet eine hervorragende Möglichkeit, die Kosten für die Arbeit von zu Hause aus steuerlich geltend zu machen. Indem Sie die oben genannten Schritte befolgen und sicherstellen, dass Sie die Voraussetzungen erfüllen, können Sie von dieser steuerlichen Entlastung profitieren. Es ist immer empfehlenswert, bei Unsicherheiten professionelle steuerliche Beratung einzuholen, um die bestmöglichen Vorteile aus Ihrer Situation zu ziehen.

Indem Arbeitnehmer und Arbeitgeber sich mit den Details der Home Office Pauschale auseinandersetzen, kann nicht nur die Zufriedenheit und Produktivität im Home Office gesteigert, sondern auch die steuerliche Last gemindert werden.

Home-Office: Vor- und Nachteile

Das Home-Office hat in den letzten Jahren erheblich an Beliebtheit gewonnen, vor allem als Reaktion auf globale Ereignisse wie die COVID-19-Pandemie. Diese Arbeitsform bringt sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich, die es zu beachten gilt. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Vor- und Nachteile des Home-Offices erörtert.

✅Vorteile des Home-Office

• Flexibilität: Einer der größten Vorteile des Home-Offices ist die Flexibilität bei der Gestaltung des Arbeitstages. Mitarbeiter können oft ihre Arbeitszeiten an ihre individuellen Bedürfnisse und Vorlieben anpassen, was die Work-Life-Balance verbessern kann.

• Weniger Pendelstress: Die Arbeit von zu Hause aus eliminiert die Notwendigkeit, täglich zur Arbeit zu pendeln. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert auch den Stress, der mit dem Berufsverkehr verbunden ist.

• Individuelle Arbeitsumgebung: Im Home-Office haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ihren Arbeitsplatz nach eigenen Vorstellungen zu gestalten. Dies kann die Produktivität und Zufriedenheit erhöhen.

• Höhere Produktivität: Viele Menschen berichten von einer gesteigerten Produktivität im Home-Office, da Ablenkungen durch Kollegen entfallen und sie sich besser auf ihre Aufgaben konzentrieren können.

❌Nachteile des Home-Office

• Isolation: Einer der größten Nachteile des Home-Offices ist das Gefühl der Isolation. Das Fehlen von sozialen Interaktionen mit Kollegen kann zu Einsamkeit und einem Gefühl der Entfremdung führen.

• Schwierigkeiten bei der Trennung von Beruf und Privatleben: Wenn das Zuhause auch der Arbeitsplatz ist, kann es schwierig sein, zwischen Berufs- und Privatleben zu unterscheiden. Dies kann zu Überarbeitung und Burnout führen.

• Kommunikationsprobleme: Obwohl Technologien wie Videokonferenzen die Kommunikation erleichtern, können Missverständnisse und Informationslücken entstehen, wenn man nicht persönlich zusammenarbeitet.

• Selbstdisziplin erforderlich: Im Home-Office erfolgreich zu sein, erfordert ein hohes Maß an Selbstdisziplin und Selbstmotivation. Ohne die direkte Überwachung durch Vorgesetzte kann es für einige schwer sein, motiviert zu bleiben.

4 Tipps für das Home-Office

Die Auswirkungen der Arbeit von zu Hause aus auf die Produktivität können unterschiedlich sein, und es gibt verschiedene Meinungen dazu. Laut einer Studie der DAK aus dem Jahr 2020 gaben 56 % der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, an, dass sie produktiver sind. Während der COVID-19-Pandemie konnten jedoch die meisten Unternehmen keine signifikante Produktivitätssteigerung feststellen. Nur ein kleiner Prozentsatz (5,7 %) meldete eine Produktivitätssteigerung, während viele (30,4 %) keine Veränderung bemerkten.

Hier sind einige Tipps, um die Produktivität bei der Arbeit im Homeoffice zu steigern.

1) Schaffen Sie einen idealen Arbeitsplatz

Die Arbeitsstättenverordnung gilt auch für Homeoffice-Arbeitsplätze und zielt darauf ab, die Gesundheit der Beschäftigten zu schützen. Fernarbeitende benötigen einen gut ausgestatteten Arbeitsbereich, der auf Komfort ausgerichtet ist.

Ein guter Homeoffice-Arbeitsplatz erfordert fünf Dinge: Licht, Luft, Temperatur, Platz und Ruhe. Es ist wichtig, dass der Schreibtisch gut organisiert ist, da er eine wichtige Rolle für Ihre Produktivität spielt. Das Vorhandensein von Pflanzen am Arbeitsplatz kann die Produktivität um bis zu 15% steigern.

2) Erstellen Sie eine Routine

Eine feste Routine ist wichtig, um effektiv und effizient zu arbeiten, insbesondere wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Indem Sie sich an feste Abläufe halten, können Sie Ihre Arbeitsrolle besser entwickeln. Um eine Arbeitsroutine zu etablieren, ist es hilfreich, zu einer festen Zeit aufzustehen, mit der Arbeit zu beginnen, Pausen einzulegen und die Arbeit zu einer bestimmten Zeit zu beenden. Es kann auch vorteilhaft sein, Hindernisse oder Herausforderungen in Ihren Zeitplan einzutragen. Eine Möglichkeit, effizienter zu arbeiten, besteht darin, nur die ersten 15 Minuten des Tages für E-Mails zu verwenden.

3) Nehmen Sie regelmäßige Pausen

Pausen sind wichtig, um die Leistungsfähigkeit zu steigern. Es ist wichtig, die Pausen sorgfältig zu planen. Jeder sollte verschiedene Pausenintervalle ausprobieren und herausfinden, was für ihn am besten funktioniert. Zum Beispiel kann es hilfreich sein, alle 30 Minuten eine 5-minütige Pause oder jede Stunde eine 10-minütige Pause einzulegen. Allerdings sollten die Pausen nicht zu kurz sein, da sie die Konzentration stören können. Wenn Sie nicht ausreichend Pausen machen, wird Ihre Produktivität leiden. Aber auch zu viele Pausen sind nicht hilfreich. Es ist besser, für eine kürzere Zeit konzentriert zu arbeiten und dann eine Pause einzulegen.

4) Planen Sie Konzentrationsphasen ein

Ablenkungen können ein Problem sein, mit dem viele zu kämpfen haben. Zum Glück kann Ihnen die "Pomodoro-Technik" helfen, sich für kurze Zeiträume zu konzentrieren. So funktioniert es: Arbeiten Sie konzentriert für 25 Minuten und machen Sie dann eine 5-minütige Pause. Nach vier Intervallen gönnen Sie sich eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten. Diese Technik hilft Ihnen, effektiver zu arbeiten, indem Sie einen Zeitplan mit konzentrierten Arbeits- und Ruhephasen erstellen.

Rolle der Personalabteilung

Die Personalabteilung spielt eine wichtige Rolle bei der Einführung und Umsetzung von Homeoffice-Regelungen. Sie stellt klare Regeln und Richtlinien für die Arbeit von zu Hause aus auf und agiert als Mentor, Freund und Helfer, um sicherzustellen, dass der Arbeitsplan reibungslos funktioniert.

Aufbau einer Telearbeitskultur

Das HR-Team sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter sicher und effektiv von zu Hause aus arbeiten können. Die Mehrheit der Mitarbeiter wird wahrscheinlich positiv auf die Idee des Homeoffice reagieren. Laut dem Deutschen Institut für Wirtschaft können 40 % der Arbeitsplätze von zu Hause aus erledigt werden.

Unternehmen, die bereits eine starke Digitalisierung vorweisen, haben weniger Probleme, da sie bereits Computerprogramme und -tools nutzen.

Den Überblick behalten

Die Personalabteilung muss ihre Arbeitsweise anpassen, wenn die Mitarbeiter nicht im Büro sind. Der Einsatz digitaler Tools wie einem Employee Self-Service-Portal (ESS) oder einer digitalen Personalakte kann dabei helfen. Hier sind Beispiele für Digitalisierung in der Personalabteilung:

• Krankmeldungen: Mitarbeiter können sich über das ESS selbst krankmelden.

• Zeugnisse: Mitarbeiter können Zeugnisse über das ESS hochladen.

• Anwesenheit und Abwesenheiten: Mitarbeiter können Messenger-Dienste nutzen, um ihre Arbeitszeiten und Abwesenheiten zu erfassen und so ihre Anwesenheit leicht überwachen.

• Anträge für Dienstreisen: Mitarbeiter können über das ESS Anträge für Geschäftsreisen stellen, und Vorgesetzte können diese auf derselben Plattform genehmigen.

Förderung von Zusammenarbeit und effektiver Kommunikation

Bei der Telearbeit ist offene Kommunikation und einfacher Ideenaustausch zwischen Mitarbeitern wichtig. Die Personalabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung der Nutzung digitaler Tools am Arbeitsplatz. Sie sollte klare Anweisungen geben, welche Informationen weitergegeben werden sollten und wie sie kommuniziert werden sollen. Verschiedene Dienste wie Teams oder Slack können genutzt werden, um mit dem Team zu kommunizieren. Videochats mit Zoom, Skype oder FaceTime sind ebenfalls möglich. Für Datensicherung und Dateiaustausch können Cloud-Speicherdienste wie WeTransfer genutzt werden.

Es sollten klare Regeln und Richtlinien für digitale Meetings festgelegt werden, um Zeitverschwendung und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Die folgenden Tipps können bei Meetings hilfreich sein:

• Begrenzung der Teilnehmerzahl

• Erstellung und rechtzeitige Verteilung einer Tagesordnung

• Festlegung eines genauen Zeitplans für das Meeting

• Dokumentation der wichtigsten besprochenen Punkte und Maßnahmen

• Festlegung, ob das Meeting per Video- oder Telefonkonferenz stattfinden soll

Wie kann die Personalabteilung den Übergang zum Homeoffice erleichtern?

Die Personalabteilung spielt eine zentrale Rolle bei der Einführung und Umsetzung des Home Office. Sie können Grundsätze und Richtlinien festlegen, Schulungen und Unterstützung anbieten, eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sicherstellen und digitale Tools und Technologien nutzen, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren.