Pendlerpauschale: So berechnen Sie Ihre Steuererstattung richtig

In diesem Artikel beleuchten wir das Thema Pendlerpauschale, eine essentielle finanzielle Unterstützung für Arbeitnehmer, die für Arbeitgeber von Bedeutung ist. Sie erfahren, wer anspruchsberechtigt ist, wie die Berechnung erfolgt und welche speziellen Fälle zu berücksichtigen sind.

In Kürze zusammengefasst

• Pendlerpauschale = steuerlicher Abzug für den Arbeitsweg.

• Höhe: 0,30 €/km bis 20 km, ab 21. km 0,35 €/km (bzw. 0,38 € ab 2024).

• Höchstbetrag: 4.500 € (Ausnahmen bei Pkw-Nutzung).

• Gilt für einfache Strecke zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

• Relevant für Steuererklärung der Mitarbeitenden, nicht für Lohnabrechnung.

• Arbeitgeber profitieren durch transparente Kommunikation und HR-Tools (z. B. Shiftbase).

Was ist die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale ist eine steuerliche Regelung in Deutschland, die es Arbeitnehmern ermöglicht, ihre Pendelkosten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz steuerlich abzusetzen. Sie richtet sich an Arbeitnehmer, die regelmäßig eine bestimmte Entfernung zu ihrem Arbeitsplatz zurücklegen. Die Höhe der Pendlerpauschale hängt von der Anzahl der Arbeitstage und der Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte ab. Sie wird pro Kilometer berechnet und kann in der Steuererklärung angegeben werden, um die Steuerlast zu verringern. Die Pendlerpauschale ist daher ein bedeutender finanzieller Vorteil für pendelnde Arbeitnehmer.

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Ab wann gilt die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale gilt ab dem ersten Kilometer der einfachen Entfernung zwischen dem Wohnort und der Arbeitsstätte. Dies bedeutet, dass Arbeitnehmer unabhängig von der tatsächlichen Entfernung ihres Arbeitsweges ab dem ersten Kilometer Anspruch auf die Pauschale haben. Früher war es so, dass die Pendlerpauschale erst ab einer bestimmten Mindestentfernung geltend gemacht werden konnte, doch diese Regelung wurde geändert, um eine gerechtere Behandlung aller Pendler zu gewährleisten. Dadurch können jetzt mehr Arbeitnehmer von der Pendlerpauschale profitieren und ihre Pendelkosten steuerlich absetzen.

Wer bekommt die Pendlerpauschale?

Die Pendlerpauschale steht grundsätzlich allen Arbeitnehmern zur Verfügung, die regelmäßig zwischen ihrem Wohnort und ihrem Arbeitsplatz pendeln müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie mit dem Auto, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad unterwegs sind. Entscheidend ist die Entfernung, die zurückgelegt werden muss, um zur Arbeit zu gelangen.

Um die Pendlerpauschale in Anspruch nehmen zu können, müssen folgende Kriterien erfüllt sein:

• Arbeitstage: Die Pauschale kann nur für tatsächlich geleistete Arbeitstage geltend gemacht werden. Urlaubs- oder Krankheitstage werden nicht berücksichtigt.
• Entfernung: Es muss eine regelmäßige und nachweisbare Strecke zwischen dem Wohnort und dem Arbeitsplatz bestehen. Die Entfernung wird in der Regel in Kilometern angegeben.
• Art des Arbeitswegs: Es spielt keine Rolle, welches Verkehrsmittel für den Arbeitsweg genutzt wird. Sowohl Arbeitnehmer, die mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß pendeln, haben Anspruch auf die Pendlerpauschale.
• Steuerliche Veranlagung: Die Pendlerpauschale wird im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht. Daher ist es wichtig, dass Arbeitnehmer eine Steuererklärung abgeben und die Pauschale dort angeben.

Es ist jedoch zu beachten, dass die genauen Regelungen zur Pendlerpauschale in jedem Land unterschiedlich sein können. Es empfiehlt sich daher, die steuerlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes zu prüfen oder einen Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind und die Pauschale korrekt beantragt wird.

Pendlerpauschale: Ab wieviel km?

Ein zentraler Aspekt der Pendlerpauschale ist die Entfernungspauschale, die abhängig von der zurückgelegten Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsstätte berechnet wird. Für die Inanspruchnahme der Pendlerpauschale gilt eine klare Regelung: Die Pauschale kann ab dem ersten vollen Kilometer zwischen der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte geltend gemacht werden. Dies bedeutet, dass bereits ab dem ersten Kilometer der Weg zur Arbeit steuerlich abgesetzt werden kann.

Es ist wichtig für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu verstehen, dass die Pendlerpauschale unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel gilt. Die Pauschale wird somit auch dann gewährt, wenn der Arbeitnehmer mit dem Fahrrad, Motorrad oder öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt. Dies fördert die Flexibilität in der Wahl des Transportmittels und unterstützt umweltfreundlichere Verkehrsoptionen.

Diese Regelung stellt eine erhebliche steuerliche Entlastung dar und sollte bei der Lohnabrechnung nicht außer Acht gelassen werden. Durch die Berücksichtigung dieser Pauschale können sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von niedrigeren Steuerlasten profitieren.

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Wie hoch ist die Pendlerpauschale?

Die Höhe der Pendlerpauschale in Deutschland wurde über die Jahre angepasst, um den veränderten wirtschaftlichen Bedingungen und den steigenden Mobilitätskosten Rechnung zu tragen. Hier geben wir Ihnen einen Überblick über die aktuellen Sätze der Pendlerpauschale für die Jahre 2021 bis 2024.

Die Pendlerpauschale wird pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte berechnet. Ab 2021 wurde der Betrag auf 0,30 € pro Kilometer festgesetzt. Aufgrund steigender Kosten und zur weiteren Unterstützung der Arbeitnehmer in Zeiten hoher Energiepreise wurde die Pauschale für 2022 auf 0,35 € und für 2023 und 2024 auf 0,38 € erhöht.

Diese Anpassungen spiegeln die Bemühungen der Regierung wider, Arbeitnehmern entgegenzukommen, die täglich weite Strecken zurücklegen müssen. Es ist wichtig für Arbeitgeber, diese Änderungen zu beachten, um eine korrekte und gerechte Abrechnung sicherzustellen.

Wie wird die Pendlerpauschale berechnet?

Die Pendlerpauschale wird pro Arbeitstag und pro Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte angesetzt. Maßgeblich ist immer die einfache Strecke (nur Hinweg).

Relevante Faktoren

• Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (kürzeste Straßenverbindung oder nachgewiesene verkehrsgünstigere Strecke).

• Anzahl der Arbeitstage im Jahr (z. B. 220 bei einer 5-Tage-Woche).

• Höhe der Pauschale pro Kilometer:

  • 0,30 € bis 20 km

  • ab dem 21. km 0,35 € (ab 2024: 0,38 €)

• Höchstbetrag: 4.500 € (gilt nicht bei Pkw-Nutzung).

Formel
Entfernungskilometer × Pauschale pro Kilometer × Arbeitstage

Beispielrechnung
Eine Mitarbeitende fährt an 220 Arbeitstagen 25 km zur Arbeit:

• 20 km × 0,30 € = 6,00 € pro Tag

• 5 km × 0,35 € = 1,75 € pro Tag

• Tagespauschale: 7,75 €

• Jahresbetrag: 7,75 € × 220 = 1.705 €

Dieser Betrag wird in der Steuererklärung als Werbungskosten berücksichtigt.

❗Hinweis für Arbeitgeber
Auch wenn Sie die Pendlerpauschale nicht selbst berechnen oder auszahlen müssen, sollten Sie die erste Tätigkeitsstätte klar benennen und Arbeitsorte sauber dokumentieren. HR-Systeme wie Shiftbase helfen, Arbeitstage und Arbeitsorte nachvollziehbar zu erfassen.

Sonderfälle und zusätzliche Überlegungen

Die Pendlerpauschale deckt eine Vielzahl von Situationen ab, einschließlich einiger Sonderfälle, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen sollten. Diese Sonderregelungen können die Berechnung und Anwendung der Pendlerpauschale beeinflussen.

➡️ Pendlerpauschale trotz Fahrtkostenzuschuss

Arbeitgeber bieten oft einen Fahrtkostenzuschuss als Teil des Vergütungspakets an. Dieser Zuschuss kann die Kosten für die Fahrt zur Arbeit teilweise oder vollständig abdecken. Interessanterweise schließt der Erhalt eines solchen Zuschusses die Inanspruchnahme der Pendlerpauschale nicht aus. Arbeitnehmer können weiterhin die Pendlerpauschale in ihrer Steuererklärung geltend machen, müssen jedoch den erhaltenen Zuschuss als steuerpflichtigen Arbeitslohn versteuern. Die steuerliche Behandlung des Zuschusses sollte genau geprüft werden, um Doppelbegünstigungen zu vermeiden.

➡️ Homeoffice-Pauschale oder Pendlerpauschale

Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice-Regelungen entstehen Fragen bezüglich der Abgrenzung zwischen Homeoffice-Pauschale und Pendlerpauschale. Grundsätzlich können Arbeitnehmer, die von zu Hause aus arbeiten, eine Homeoffice-Pauschale für die Tage geltend machen, an denen sie ausschließlich im Homeoffice tätig sind. An Tagen, an denen sie jedoch zur Arbeitsstätte pendeln, ist die Pendlerpauschale anwendbar. Beide Pauschalen sind nicht gleichzeitig für denselben Tag anwendbar, was eine genaue Dokumentation der Arbeitstage erforderlich macht.

➡️ Pendlerpauschale trotz Firmenwagen und Tankkarte

Die Verfügbarkeit eines Firmenwagens samt Tankkarte wirft ebenfalls Fragen hinsichtlich der Pendlerpauschale auf. Generell können Arbeitnehmer, die einen Firmenwagen auch für die Fahrt zur Arbeit nutzen, keine Pendlerpauschale für diese Wege beanspruchen. Der geldwerte Vorteil des Firmenwagens, der versteuert wird, umfasst bereits die Nutzung für die Wege zwischen Wohnung und Arbeit. Nur in speziellen Fällen, wenn z.B. der Firmenwagen nicht für den Arbeitsweg genutzt wird und stattdessen öffentliche Verkehrsmittel verwendet werden, könnte eine Berechtigung zur Geltendmachung der Pendlerpauschale bestehen.

Diese Sonderfälle erfordern eine sorgfältige Überlegung und oft auch eine individuelle steuerliche Beratung, um sicherzustellen, dass alle Regelungen korrekt angewandt werden und sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer die steuerlichen Vorteile optimal nutzen.

Was ist bei der Pendlerpauschale zu beachten?

Bei der Inanspruchnahme der Pendlerpauschale gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. Hier sind die wichtigsten Aspekte:

Nachweis der Entfernung

Um die Pendlerpauschale geltend machen zu können, muss die Entfernung zwischen Wohnort und Arbeitsplatz nachgewiesen werden. Es ist ratsam, entsprechende Belege wie zum Beispiel Fahrtenbücher, Tankquittungen oder öffentliche Verkehrsmittel-Tickets aufzubewahren.

Verkehrsmittelwahl

Die Wahl des Verkehrsmittels für den Arbeitsweg spielt keine Rolle bei der Pendlerpauschale. Ob mit dem Auto, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad oder zu Fuß - der Arbeitnehmer kann die Pauschale unabhängig von der gewählten Transportmethode beanspruchen.

Grenzgänger

Für Arbeitnehmer, die in einem anderen Land wohnen und in Deutschland arbeiten, gelten spezielle Regelungen. Hierbei sind länderübergreifende Aspekte wie Steuerabkommen und Doppelbesteuerungsabkommen zu berücksichtigen. Es empfiehlt sich, sich hierzu mit einem Steuerexperten oder einem Finanzamt in Verbindung zu setzen.

Wechselnder Arbeitsort

Wenn der Arbeitnehmer regelmäßig an unterschiedlichen Arbeitsorten tätig ist, kann dies Auswirkungen auf die Pendlerpauschale haben. In solchen Fällen ist es ratsam, die genauen steuerlichen Regelungen zu prüfen und gegebenenfalls einen Steuerberater zu konsultieren.

Absetzbarkeit anderer Kosten

Die Pendlerpauschale deckt in der Regel nur die Fahrten zwischen Wohnort und Arbeitsplatz ab. Zusätzliche Kosten wie beispielsweise Parkgebühren oder Kosten für öffentliche Verkehrsmittel können unter Umständen separat geltend gemacht werden. Auch hier lohnt es sich, die individuellen steuerlichen Bestimmungen zu prüfen.

Es ist wichtig, alle relevanten Unterlagen und Nachweise sorgfältig aufzubewahren und die steuerlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes zu beachten. Im Zweifelsfall ist es ratsam, einen Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die Pendlerpauschale korrekt beantragt und genutzt wird.

Anwendung in der Praxis

Die Anwendung der Pendlerpauschale in der Praxis erfordert eine genaue Berücksichtigung der Anzahl der Arbeitstage, da diese bestimmt, wie oft ein Arbeitnehmer tatsächlich pendelt. Die jährliche Anzahl der Arbeitstage variiert aufgrund von Feiertagen, Urlaub, Krankheitstagen oder anderen Abwesenheiten. Daher ist es entscheidend, die tatsächliche Anzahl der geleisteten Arbeitstage im Steuerjahr zu ermitteln, denn nur diese zählen für die Berechnung der Pendlerpauschale.

Arbeitnehmer sollten Arbeitszeitpläne und Kalender nutzen, um die exakte Anzahl der Arbeitstage zu bestimmen, da Urlaubs- und Krankheitstage nicht in die Berechnung einfließen. Die genaue Dokumentation und Aufbewahrung aller relevanten Unterlagen ist essentiell, um bei Bedarf die Arbeitstage nachweisen zu können. Bei Unklarheiten lohnt es sich, einen Steuerberater zu konsultieren oder sich beim Finanzamt zu informieren, um eine korrekte und vollständige Berechnung sicherzustellen.

Wie wird die Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend gemacht?

Die Pendlerpauschale wird nicht über den Arbeitgeber, sondern direkt durch die Mitarbeitenden in ihrer Einkommensteuererklärung berücksichtigt. Sie gilt als sogenannte Werbungskosten und reduziert das zu versteuernde Einkommen.

So funktioniert die Angabe in der Steuererklärung:

• Die Pauschale wird in der Anlage N eingetragen – dort unter dem Punkt „Entfernungspauschale bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte“.

• Maßgeblich ist die einfache Entfernung, nicht Hin- und Rückweg.

• Mitarbeitende tragen dort die Anzahl der Arbeitstage, die Entfernungskilometer sowie das genutzte Verkehrsmittel ein.

• Der Finanzrechner zieht automatisch den passenden Kilometersatz (z. B. 0,30 €/km oder 0,38 €/km) heran und ermittelt den Betrag.

• Ein Nachweis vom Arbeitgeber (z. B. über die erste Tätigkeitsstätte) kann hilfreich sein, ist aber in der Regel nur bei Rückfragen erforderlich.

Wichtig für Arbeitgeber:

• Auch wenn Sie die Pendlerpauschale nicht selbst verarbeiten, sollten Sie Ihren Mitarbeitenden relevante Angaben bereitstellen – etwa zur ersten Tätigkeitsstätte, Schichtmodellen oder Homeoffice-Zeiten.

• In digitalen HR-Systemen wie Shiftbase lassen sich Arbeitsorte und Zeiträume dokumentieren – so sind Rückfragen schnell geklärt.

Tipp für die Praxis:
Ein Hinweis auf die Pendlerpauschale und ihre steuerliche Wirkung kann bereits im Onboarding oder im Jahresendgespräch integriert werden. Viele Mitarbeitende schöpfen das Potenzial dieser Regelung nicht aus – transparente Kommunikation stärkt hier Ihre Rolle als moderner Arbeitgeber.

Fazit

Die Pendlerpauschale ist ein wichtiger steuerlicher Vorteil für Arbeitnehmer, um Pendelkosten steuerlich geltend zu machen und die Steuerlast zu reduzieren. Eine genaue Berechnung und Dokumentation der Entfernungskilometer und der Arbeitstage sind dabei essentiell, um von dieser Vergünstigung profitieren zu können.

Es ist ratsam, sich mit den spezifischen steuerlichen Bestimmungen vertraut zu machen und bei Bedarf einen Steuerberater zu konsultieren. Dies stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt sind und die Pendlerpauschale korrekt beantragt wird.

Zusätzlich zur Pendlerpauschale existieren weitere Steuersparmöglichkeiten, wie das Absetzen von berufsbedingten Ausgaben, die Nutzung von Sonderausgaben oder die Optimierung von Freibeträgen und Steuerklassen. Eine professionelle Steuerberatung kann dabei helfen, alle relevanten Steuervorteile zu identifizieren und die persönliche Situation optimal zu nutzen.

Durch die sorgfältige Nutzung dieser Möglichkeiten können Arbeitnehmer ihre Steuerbelastung minimieren und ihr Nettoeinkommen maximieren. Es lohnt sich, alle verfügbaren steuerlichen Vorteile zu nutzen und die Einsparungen zu maximieren.