Digitale Personalakte 2027: Diese Unterlagen musst du digital führen

Ab dem 1. Januar 2027 schreibt der Gesetzgeber vor, dass Entgeltunterlagen verpflichtend digital geführt werden müssen. Die digitale Personalakte selbst ist zwar nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben, aber ohne sie wird die neue Pflicht in der Praxis kaum zu bewältigen. Gerade in Branchen wie Gastronomie, Pflege, Einzelhandel oder Produktion steigen die Anforderungen an Dokumentation, Arbeitszeitnachweise und Nachweispflichten stetig.

Was ändert sich ab 2027? – Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte Unterlagen ausschließlich digital geführt werden. Dazu gehören unter anderem:

• Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Arbeitszeitnachweise nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• DEÜV-Meldungen und SV-Nachweise
• Beitragsnachweise für Krankenkasse und Rentenversicherung
• Entgeltfortzahlungen (EFZG)
• Überstunden- und Zuschlagsnachweise
• Nachweise zu Minijobs (Minijob-Zentrale)

Offizielle Quelle: Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)

Ist die digitale Personalakte ab 2027 Pflicht?

Kurz gesagt: Formell nein, praktisch ja. Ohne zentrale digitale Ablage wirst du die neuen gesetzlichen Anforderungen nur schwer erfüllen.

• Entgeltunterlagen müssen revisionssicher digital sein
• Behörden prüfen digital (Zoll, Deutsche Rentenversicherung, Finanzamt)
• Klare Rollen- und Rechteverteilung notwendig
• Nachweise müssen jederzeit abrufbar sein
• Papierakten sind kaum kontrollierbar

Diese Unterlagen müssen ab 2027 digital vorliegen

Quelle: Bundesagentur für Arbeit – Entgeltunterlagen

Weitere Unterlagen, die du in der digitalen Personalakte sinnvoll ablegen solltest

• Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
• Onboarding-Dokumente
• eAU-Nachweise
• Qualifikationen (z. B. LG1/LG2, HACCP, UVV)
• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge
• Schulungsnachweise (z. B. Brandschutz, Datenschutz)
• Gefährdungsbeurteilungen
• Arbeitszeitmodelle und tarifvertragliche Regelungen

Risikenanalyse, wenn du nicht digitalisierst

Viele Unternehmen unterschätzen die Folgen der neuen Pflicht:

• Bußgelder bei Prüfungen
  Fehlende digitale Entgeltunterlagen → teure Nachzahlungen & Sanktionen.

• höhere Fehlerquote
  Falsche Zeiten, fehlende Zuschläge, unklare Überstunden.

• Stress in der Lohnabrechnung
  HR hängt jedem Dokument hinterher – jeden Monat.

• Unzufriedenheit im Team
  Unklare Stunden = Konflikte = Fluktuation.

• DSGVO-Verstöße
  Papierakten & ungesicherte Ordner sind ein Sicherheitsrisiko.

Zeitdruck - 2027 klingt weit weg, ist es aber nicht

Viele Unternehmen planen die Digitalisierung „irgendwann 2026“, merken aber zu spät, wie viel Arbeit dahintersteckt.

Warum der Zeitdruck real ist:

--> Die Umstellung dauert länger, als viele denken

• Altakten müssen sortiert, gescannt und strukturiert werden

• Prozesse müssen neu definiert werden

• Rollen & Rechte müssen sauber vergeben werden

• Mitarbeitende brauchen Schulungen

-->   2026 werden viele Tools und Dienstleister ausgebucht sein
Wenn alle gleichzeitig digitalisieren, steigen Wartezeiten und Kosten.

-->  Gesetzliche Pflicht beginnt am 1. Januar 2027 – ohne Übergangsfrist
Die Unterlagen müssen ab Tag 1 digital vorliegen, nicht erst im Laufe des Jahres.

-->  Tarifverträge & Branchenregeln brauchen Vorlauf
Gastro, Pflege und Retail haben oft komplexe Zuschlags- und Arbeitszeitmodelle.

➡️ Wer 2025–2026 startet, hat Luft.
Wer erst 2026/2027 startet, gerät unter massiven Druck.

So stellst du effizient auf die digitale Personalakte um – Schritt für Schritt

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Erstelle eine Liste aller Dokumente:
✓ digital vorhanden?
✓ Papier?
✓ inkonsequent abgelegt?

Schritt 2: Priorisieren

• Entgeltunterlagen
• Arbeitszeitnachweise
• Plusstundenkonten
• Verträge
• Qualifikationen

Schritt 3: Struktur definieren

• Vertrag
• Gehalt
• Abwesenheiten
• Zeiten
• Qualifikationen
• Sonstiges

Schritt 4: Rollen & Rechte

• HR: Vollzugriff
• Teamleitung: Einsehen + Upload
• Mitarbeitende: Self-Service

Schritt 5: Software auswählen z.B. Shiftbase

• Dokumentenmanagement
• Zeiterfassung
• Dienstplanung
• eAU
• Lohnexport
• DSGVO-Audit

Schritt 6: Mitarbeitende einbinden

Kurze Schulung:
Wie lade ich Dokumente hoch?
Wo sehe ich meine Plusstunden?

Schritt 7: Automatisierungen

• eAU automatisch übernehmen
• Zeiten automatisch erfassen
• Workflows für Urlaub & Krankheit

Wie Shiftbase Unternehmen dabei unterstützt

Mit Shiftbase kannst du zentrale Funktionen der digitalen Personalakte abbilden – besonders wichtig, wenn du Zeiterfassung, Dienstplanung und HR-Dokumente sauber verbinden willst.

🔹 Zeiterfassung & Plusstunden: Automatisch nach Arbeitszeitgesetz, ideal für Gastro, Pflege & Retail.

🔹 Digitale Personalakte / Mitarbeiterprofil: Dokumente, Verträge, Nachweise – alles sicher abgelegt.

🔹 Dienstplanung: Gerade in Gastronomie & Retail essenziell: transparente, flexible Dienstpläne.

🔹 Abwesenheiten & eAU: Urlaub, Krankheit, Genehmigungen – komplett digital.

🔹 Lohnexport: Einfacher Export für Steuerberater oder Lohnbüro.