Digitale Personalakte 2027: Diese Unterlagen musst du digital führen

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen ausschließlich elektronisch geführt werden. Die elektronische Führung ist schon seit 2022 die Regel, bis zum 31. Dezember 2026 konnten Arbeitgeber sich aber auf Antrag davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet jetzt. Wer noch mit Papierakten arbeitet, sollte die Umstellung in den nächsten Wochen angehen: Altakten sichten und scannen, Abläufe festlegen, Rollen und Rechte vergeben, Mitarbeitende einweisen.

Was ändert sich ab 2027?

Ab dem 1. Januar 2027 gibt es keine Befreiung mehr: Entgeltunterlagen müssen ausschließlich elektronisch geführt werden. Eine weitere Übergangsfrist ist nicht vorgesehen.

Rechtliche Grundlage: Die Pflicht steht in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Zu den Entgeltunterlagen gehören vor allem die Angaben, die für die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge nötig sind, etwa Arbeitsentgelt und Beitragsgruppe, und Nachweise wie Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse, A1-Bescheinigungen oder der Antrag eines Minijobbers auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Wie lange sie aufzubewahren sind, regelt § 28f SGB IV.

Wichtige Unterscheidung: Die digitale Personalakte als Gesamtsystem ist formell nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aber wer die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen erfüllen will, braucht in der Praxis eine strukturierte digitale Lösung. Ohne sie ist der Nachweis bei Prüfungen kaum leistbar.

Diese Unterlagen müssen ab 2027 digital vorliegen

Weitere Unterlagen: sinnvoll, aber nicht verpflichtend

Diese Dokumente musst du nicht elektronisch führen, sie gehören aber aus Prüfungs- und Effizienzgründen in die digitale Personalakte:

• Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen

• Onboarding-Dokumente und Einarbeitungspläne

• eAU-Nachweise (werden bereits seit 2023 digital übermittelt)

• Qualifikationsnachweise (HACCP, LG1/LG2, Brandschutz, Datenschutz)

• Urlaubs- und Abwesenheitsanträge

• Arbeitszeitmodelle und tarifvertragliche Regelungen

• Gefährdungsbeurteilungen

Mit Shiftbase HR Pro landen Verträge und Dokumente deiner Mitarbeitenden schon bei der Einstellung in einem Profil pro Person: Neue Mitarbeitende tragen ihre Daten selbst ein, der Vertrag entsteht aus einer Vorlage und wird digital unterschrieben. Die Entgeltunterlagen im Sinne der BVV führt weiterhin dein Lohnprogramm.

Warum 2027 näher ist als es klingt

Viele Betriebe haben die Umstellung vor sich hergeschoben. Bis Januar bleiben nur noch wenige Wochen, und der Aufwand ist größer, als er aussieht:

• Die Umstellung dauert länger als erwartet: Altakten müssen gesichtet, sortiert und digitalisiert werden. Je nach Betriebsgröße und Aktenvolumen sind das Wochen, nicht Tage. Prozesse müssen neu definiert, Rollen und Zugriffsrechte vergeben, Mitarbeitende geschult werden.

• Keine Übergangsfrist: Die Unterlagen müssen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch vorliegen, nicht irgendwann im Laufe des Jahres. Bei einer Betriebsprüfung im Februar 2027 zählt, was dann elektronisch abrufbar ist.

• Branchenspezifische Komplexität braucht Vorlauf: Gastronomie, Pflege und Einzelhandel haben komplexe Zuschlagsmodelle, Minijob-Strukturen und Schichtarbeit. Das korrekte Einrichten von Zeitarten, Zuschlagsregeln und Exporten zum Lohnprogramm braucht Zeit.

Fazit: Wer jetzt startet, schafft die Umstellung bis Januar noch geordnet. Wer bis Dezember wartet, gerät unter Druck.

Risiken ohne digitale Personalakte

Schritt für Schritt: Digitalisierung der Personalakte

Schritt 1: Bestandsaufnahme

Erstelle eine vollständige Liste aller vorhandenen Dokumente:

• Was liegt bereits digital vor?

• Was liegt nur auf Papier vor?

• Was fehlt ganz?

Starte mit den Pflichtdokumenten (Entgeltunterlagen, Arbeitszeitnachweise), sie haben die höchste Priorität für Januar 2027.

Schritt 2: Struktur und Kategorien definieren

Eine bewährte Ordnerstruktur für die digitale Personalakte:

Schritt 3: Rollen und Zugriffsrechte vergeben

Klare Rechtevergabe schützt vor DSGVO-Verstößen:

Schritt 4: Software auswählen

Anforderungen an eine DSGVO-konforme digitale Personalakte:

• Unveränderbare Ablage mit Protokoll, für steuerlich relevante Unterlagen nach GoBD

• Rollenbasierte Zugriffsrechte

• Automatische Löschfristen nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

• Verschlüsselte Speicherung

• Audit-Log (wer hat wann was gesehen oder geändert)

• Export für das Lohnprogramm, zum Beispiel im DATEV-kompatiblen Format

• Verknüpfung mit Zeiterfassung und Schichtplanung

Shiftbase verbindet Zeiterfassung, Dienstplanung und den Export für die Lohnabrechnung in einem System. Mit dem Add-on HR Pro kommen Verträge, digitale Unterschrift und die Dokumente pro Person dazu. Das ist besonders relevant für Betriebe mit Schichtarbeit, Minijobs und variablen Zuschlägen.

Schritt 5: Altakten digitalisieren

Prioritätenreihenfolge für die Digitalisierung von Papierakten:

1. Aktuelle Mitarbeitende: Entgeltunterlagen, die noch aufbewahrt werden müssen

2. Aktuelle Mitarbeitende: Arbeitsverträge und Zeitnachweise

3. Ausgeschiedene Mitarbeitende, sofern die Aufbewahrungsfrist noch läuft

4. Alle anderen Dokumente

Tipp: Für große Aktenvolumen lohnt sich ein spezialisierter Scan-Dienstleister. Das spart interne Kapazität und stellt Lesbarkeit und OCR-Qualität sicher.

Schritt 6: Mitarbeitende einbinden und schulen

Kurze, praxisnahe Schulung für alle Mitarbeitenden:

• Wo finde ich meine Dokumente?

• Wie lade ich Nachweise hoch (z. B. Krankmeldung, Qualifikationsnachweis)?

• Wo sehe ich meine Überstunden und meinen Urlaubssaldo?

Self-Service-Zugang spart HR viele Rückfragen.

Schritt 7: Automatisierungen einrichten

Sobald das System läuft, lassen sich viele Prozesse automatisieren:

• eAU automatisch aus der Krankenkassen-Schnittstelle übernehmen

• Arbeitszeiten automatisch aus der Zeiterfassung in die Personalakte übertragen

• Lohnabrechnungen automatisch nach Erstellung archivieren

• Löschfristen automatisch überwachen

Fazit

Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 ist kein optionales Digitalisierungsprojekt, sondern eine gesetzliche Anforderung mit Bußgeldrisiko. Gleichzeitig ist sie eine Chance: Wer jetzt digitalisiert, spart langfristig erheblich Zeit in HR und Lohnbuchhaltung, reduziert Fehler und schafft Transparenz für das Team. 

Warum du jetzt starten solltest

Ab 2027 geht es ohne elektronische Entgeltunterlagen nicht mehr. Wer jetzt beginnt, reduziert Risiken, spart Zeit und schafft eine transparente HR-Struktur, egal ob mit 5 oder 500 Mitarbeitenden.

Starte jetzt, damit 2027 kein Risiko wird. Mit Shiftbase hast du Arbeitszeiten, Dienstplan und Lohnexport in einem System. Teste Shiftbase 14 Tage kostenlos.