Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen in Deutschland verpflichtend digital geführt werden. Das klingt nach ausreichend Vorlauf - ist es aber nicht. Wer die Umstellung erst Ende 2026 angeht, unterschätzt den Aufwand: Altakten scannen, Prozesse neu definieren, Rollen und Rechte vergeben, Mitarbeitende schulen. Betriebe, die 2025 oder früh 2026 starten, haben Zeit für eine saubere Lösung. Alle anderen geraten unter Druck.
Was ändert sich ab 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 schreibt der Gesetzgeber vor, dass Entgeltunterlagen ausschließlich digital geführt werden müssen. Die Pflicht gilt ab Tag 1 - es gibt keine Übergangsfrist.
Rechtliche Grundlage: Die Pflicht ergibt sich aus einer Kombination bestehender Vorschriften, die ab 2027 digital durchgesetzt werden: § 108 GewO (Lohnabrechnungen), SGB IV (Beitragsnachweise), DEÜV (Meldepflichten), ArbZG (Arbeitszeitnachweise) und EFZG (Entgeltfortzahlung).
Wichtige Unterscheidung: Die digitale Personalakte als Gesamtsystem ist formell nicht gesetzlich vorgeschrieben. Aber wer die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen erfüllen will, braucht in der Praxis eine strukturierte digitale Lösung. Ohne sie ist der Nachweis bei Prüfungen kaum leistbar.
Diese Unterlagen müssen ab 2027 digital vorliegen
| Unterlage | Pflicht ab 2027 | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsabrechnungen | Ja | § 108 GewO | 10 Jahre (§ 147 AO) |
| Beitragsnachweise (KV, RV) | Ja | SGB IV | 10 Jahre |
| DEÜV-Meldungen | Ja | DEÜV | 10 Jahre |
| Arbeitszeitnachweise | Ja | § 16 ArbZG + BAG 2022 | 2 Jahre |
| Überstunden- und Zuschlagsnachweise | Ja | ArbZG + Lohnsteuerrecht | 2-10 Jahre |
| Entgeltfortzahlungsnachweise | Ja | EFZG | 10 Jahre |
| Minijob-Unterlagen | Ja | Minijob-Zentrale | 2 Jahre |
Weitere Unterlagen - sinnvoll aber nicht verpflichtend
Diese Dokumente sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber aus Prüfungs- und Effizienzgründen empfehlenswert in der digitalen Personalakte:
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Onboarding-Dokumente und Einarbeitungspläne
- eAU-Nachweise (werden bereits seit 2023 digital übermittelt)
- Qualifikationsnachweise (HACCP, LG1/LG2, Brandschutz, Datenschutz)
- Urlaubs- und Abwesenheitsanträge
- Arbeitszeitmodelle und tarifvertragliche Regelungen
- Gefährdungsbeurteilungen
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Warum 2027 näher ist als es klingt
Viele Betriebe planen "irgendwann 2026" - und unterschätzen dabei konsequent den Umstellungsaufwand. Die Realität:
--> Die Umstellung dauert länger als erwartet: Altakten müssen gesichtet, sortiert und digitalisiert werden. Je nach Betriebsgröße und Aktenvolumen sind das Wochen, nicht Tage. Prozesse müssen neu definiert, Rollen und Zugriffsrechte vergeben, Mitarbeitende geschult werden.
--> Dienstleister und Software werden 2026 ausgebucht sein: Wenn alle gleichzeitig digitalisieren, steigen Wartezeiten und Implementierungskosten. Wer früh anfängt, bekommt die besseren Konditionen.
--> Keine Übergangsfrist: Die Unterlagen müssen ab dem 1. Januar 2027 digital vorliegen - nicht "irgendwann im Laufe des Jahres". Ein Bußgeldbescheid nach einer Prüfung im Februar 2027 lässt sich nicht mit "wir sind gerade dabei" abwenden.
--> Branchenspezifische Komplexität braucht Vorlauf: Gastronomie, Pflege und Einzelhandel haben komplexe Zuschlagsmodelle, Minijob-Strukturen und Schichtarbeit. Das korrekte Einrichten von Zeitarten, Zuschlagsregeln und Exportschnittstellen zu DATEV braucht Zeit.
Fazit: Wer 2025 oder früh 2026 startet, hat Luft für eine saubere Umsetzung. Wer erst Ende 2026 anfängt, gerät unter Druck.
Risiken ohne digitale Personalakte
| Risiko | Konkretes Szenario | Mögliche Konsequenz |
|---|---|---|
| Fehlende Entgeltunterlagen bei Prüfung | Zoll prüft Mindestlohn - Stundenzettel fehlen | Bußgeld bis 500.000 € (§ 17 MiLoG) |
| Fehlende Arbeitszeitnachweise | Rentenversicherung prüft SV-Beiträge | Nachzahlungen + Verzugszinsen |
| Nicht revisionssichere Ablage | Finanzamt findet nicht GoBD-konforme Ablage | Schätzung der Steuerlast |
| DSGVO-Verstoß | Papierakten ungesichert zugänglich | Bußgeld bis 20 Mio. € / 4 % Jahresumsatz |
| Fehlende Löschfristen | Personaldaten nach Ausscheiden nicht gelöscht | DSGVO-Abmahnung |
| Überstunden-Streit | Mitarbeitender klagt auf Überstundenvergütung - keine Nachweise | Beweislastumkehr zu Lasten des Arbeitgebers |
Schritt-für-Schritt: Digitaliserung der Personalakte
Schritt 1 - Bestandsaufnahme
Erstelle eine vollständige Liste aller vorhandenen Dokumente:
- Was liegt bereits digital vor?
- Was liegt nur auf Papier vor?
- Was fehlt ganz?
Starte mit den Pflichtdokumenten (Entgeltunterlagen, Arbeitszeitnachweise) - diese haben die höchste Priorität für Januar 2027.
Schritt 2 - Struktur und Kategorien definieren
Eine bewährte Ordnerstruktur für die digitale Personalakte:
| Kategorie | Enthält |
|---|---|
| Vertrag | Arbeitsvertrag, Änderungsverträge, Zusatzvereinbarungen |
| Gehalt | Lohnabrechnungen, Beitragsnachweise, DEÜV-Meldungen |
| Arbeitszeiten | Zeitnachweise, Überstundenkonten, Schichtpläne |
| Abwesenheiten | Urlaubsanträge, eAU, Elternzeit, Sonderurlaub |
| Qualifikationen | Schulungsnachweise, Zertifikate, Unterweisungen |
| Sonstiges | Abmahnungen, Zeugnisse, Korrespondenz |
Schritt 3 - Rollen und Zugriffsrechte vergeben
Klare Rechtevergabe schützt vor DSGVO-Verstößen:
| Rolle | Berechtigung |
|---|---|
| HR / Personalverwaltung | Vollzugriff auf alle Dokumente |
| Führungskraft | Einsehen + Upload eigene Teamdokumente |
| Mitarbeitender (Self-Service) | Eigene Dokumente einsehen und hochladen |
| Lohnbuchhaltung / Steuerberater | Nur Entgeltunterlagen und Zeitnachweise |
Schritt 4 - Software auswählen
Anforderungen an eine DSGVO-konforme digitale Personalakte:
- Revisionssichere Ablage (keine nachträgliche Änderung ohne Protokoll)
- Rollenbasierte Zugriffsrechte
- Automatische Löschfristen nach gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
- Verschlüsselte Speicherung (mindestens AES-256)
- Audit-Log (wer hat wann was gesehen oder geändert)
- DATEV-Export für Lohnabrechnungen
- Verknüpfung mit Zeiterfassung und Schichtplanung
Shiftbase verbindet digitale Personalakte, Zeiterfassung, Dienstplanung und Lohnexport in einem System - besonders relevant für Betriebe mit Schichtarbeit, Minijobs und variablen Zuschlägen.
Schritt 5 - Altakten digitalisieren
Prioritätenreihenfolge für die Digitalisierung von Papierakten:
- Aktuelle Mitarbeitende - Entgeltunterlagen der letzten 10 Jahre
- Aktuelle Mitarbeitende - Arbeitsverträge und Zeitnachweise
- Ausgeschiedene Mitarbeitende - sofern Aufbewahrungsfrist noch läuft
- Alle anderen Dokumente
Tipp: Für große Aktenvolumen lohnt sich ein spezialisierter Scan-Dienstleister - das spart interne Kapazität und stellt Lesbarkeit und OCR-Qualität sicher.
Schritt 6 - Mitarbeitende einbinden und schulen
Kurze, praxisnahe Schulung für alle Mitarbeitenden:
- Wo finde ich meine Dokumente?
- Wie lade ich Nachweise hoch (z. B. Krankmeldung, Qualifikationsnachweis)?
- Wo sehe ich meine Überstunden und meinen Urlaubssaldo?
Self-Service-Zugang reduziert Rückfragen an HR erheblich.
Schritt 7 - Automatisierungen einrichten
Sobald das System läuft, lassen sich viele Prozesse automatisieren:
- eAU automatisch aus der Krankenkassen-Schnittstelle übernehmen
- Arbeitszeiten automatisch aus der Zeiterfassung in die Personalakte übertragen
- Lohnabrechnungen automatisch nach Erstellung archivieren
- Löschfristen automatisch überwachen
Fazit
Die Pflicht zur digitalen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 ist kein optionales Digitalisierungsprojekt - sie ist eine gesetzliche Anforderung mit Bußgeldrisiko. Gleichzeitig ist sie eine Chance: Wer jetzt digitalisiert, spart langfristig erheblich Zeit in HR und Lohnbuchhaltung, reduziert Fehler und schafft Transparenz für das Team.
Warum du jetzt starten solltest – und nicht erst Ende 2026
Ab 2027 ist klar: Ohne digitale Unterlagen geht es nicht mehr.
Wer früh beginnt, reduziert Risiken, spart Zeit und schafft eine transparente, moderne HR-Struktur.
Die digitale Personalakte wird damit zum entscheidenden Erfolgsfaktor
– egal ob 5 Mitarbeitende oder 500.
Starte jetzt mit der digitalen Personalakte – damit 2027 kein Risiko, sondern ein Vorteil wird. Oder vereinbare ein unverbindliches Gespräch, um die optimale Lösung für deinen Betrieb zu finden.🚀
