Gehalt anteilig berechnen: Einfache Schritte zur korrekten Berechnung

Für Unternehmen ist die korrekte Gehaltsabrechnung – ob bei Mitarbeiteraustritten, Teilzeitarbeit oder anteiliger Auszahlung von Sonderzahlungen – essentiell für Fairness und rechtliche Compliance. Dieser Artikel stellt verschiedene Berechnungsmethoden vor und geht auf besondere Fälle ein.

Was bedeutet anteiliges Gehalt?

Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Person im Laufe des Monats in ein Unternehmen Eintritt, Austritt oder eine längere unbezahlte Abwesenheit hat. Der Lohn wird dann „anteilig“ berechnet – also auf die entsprechenden Kalendertage oder Arbeitstage heruntergebrochen.

Für Sie als Arbeitgeber heißt das: Sie müssen das vereinbarte Monatsgehalt in einen Tageswert umrechnen und diesen mit der Anzahl der relevanten Tage multiplizieren. Dafür gibt es unterschiedliche Berechnungsmethoden (nach Kalendertagen oder nach Arbeitstagen), die jeweils verschiedene Vor- und Nachteile haben.

Unterschiede zwischen Lohn und Gehalt 💶

➡️Lohn

• Lohn ist in der Regel stunden- oder tageweise bemessen.

• Die Vergütung schwankt also je nach Anzahl der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.

• Typisch für Branchen mit wechselnder Einsatzplanung, z. B. Gastronomie, Bau oder Zeitarbeit.

• Bei anteiliger Berechnung ist es relativ einfach: Sie multiplizieren den vereinbarten Stundenlohn mit den geleisteten Stunden.

➡️Gehalt

• Gehalt ist ein fester Monatsbetrag, unabhängig von der Anzahl der Arbeitstage oder Stunden.

• Typisch für Angestelltenverhältnisse im Büro oder in Verwaltung, Marketing, IT etc.

• Bei Teilmonaten muss das Gehalt anteilig auf die Kalendertage oder Arbeitstage heruntergerechnet werden.

Wichtiger Unterschied für die anteilige Berechnung

• Beim Lohn rechnen Sie direkt über den Stunden- oder Tagessatz.

• Beim Gehalt brauchen Sie eine der Methoden (Kalendertage, Arbeitstage, Bruchteil-Methode), um den Monatslohn gerecht aufzuteilen.

Rechtssicherheit: Welche gesetzlichen Grundlagen gelten?

Das Thema Rechtssicherheit ist für Arbeitgeber entscheidend, wenn es um die anteilige Gehaltsabrechnung geht.

Gesetzliche Grundlagen ⚖️

Damit Sie als Arbeitgeber Gehälter rechtssicher anteilig berechnen, sollten Sie die wichtigsten gesetzlichen Vorgaben kennen:

1. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

• Nach § 611a BGB besteht ein Anspruch auf Vergütung für die tatsächlich geleistete Arbeit.

• Bei einem untermonatigen Beginn oder Ende des Arbeitsverhältnisses haben Mitarbeitende daher nur einen Anspruch auf anteiliges Gehalt.

2. Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

• Regelt den Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

• Bei längerer Krankheit oder unbezahltem Urlaub reduziert sich das Gehalt entsprechend.

3. Mutterschutzgesetz (MuSchG) & Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)

• Während der Mutterschutzfristen besteht Anspruch auf Mutterschutzlohn.

• In der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis, der Vergütungsanspruch entfällt in dieser Zeit.

4. Lohnsteuerrecht & Sozialversicherung

• Die anteilige Gehaltsberechnung wirkt sich direkt auf die Lohnsteuer und Sozialabgaben aus.

• Grundlage ist die sogenannte Bruchteil-Methode (1/30-Regelung), die auch von Finanzämtern anerkannt ist.

5. Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG)

• Das BAG hat mehrfach bestätigt, dass die Bruchteil-Methode für Teilmonate zulässig und praktikabel ist.

• Unternehmen sind frei in der Wahl der Berechnungsmethode, solange diese konsistent und transparent angewandt wird.

Praxisempfehlung

• Halten Sie im Arbeitsvertrag keine widersprüchlichen Regelungen zu Lohn und Gehalt fest.

• Dokumentieren Sie in der Gehaltsabrechnung klar die angewandte Berechnungsmethode.

Wie lautet die Formel, um das Gehalt anteilig zu berechnen?

Es gibt in der Praxis zwei gängige Berechnungsmethoden, mit denen Sie als Arbeitgeber das Gehalt anteilig berechnen können. Beide Varianten sind zulässig, solange sie konsequent und nachvollziehbar angewandt werden.

🧮 Berechnung nach Arbeitstagen

Hier wird das Monatsgehalt durch die tatsächlichen Arbeitstage des Monats geteilt.

• Beispiel: Ein Mitarbeitender mit 3.000 € Monatsgehalt verlässt das Unternehmen zum 20. September. Im September gibt es 21 Arbeitstage. Hat er 14 Arbeitstage gearbeitet, ergibt sich: 3.000 € ÷ 21 × 14 = 2.000 €.

Diese Methode stellt stärker auf die tatsächlich geleistete Arbeitszeit ab und ist in manchen Branchen gebräuchlicher.

Wenn ein Arbeitnehmer 1.500€ im Monat verdient und in einem Monat mit 20 Arbeitstagen nur 10 Tage gearbeitet hat: Anteiliges Gehalt = (1.500€/20) × 10 = 750€

🧮 Berechnung nach Kalendertagen

Hier wird das Monatsgehalt durch die Anzahl der Kalendertage im jeweiligen Monat geteilt.

• Beispiel: Eine Mitarbeiterin hat ein Monatsgehalt von 3.000 €. Sie tritt am 16. Mai (31 Kalendertage) ein. Berechnung: 3.000 € ÷ 31 × 16 = 1.548,39 €.

Diese Methode eignet sich, wenn Sie den Vergütungsanspruch sehr exakt an den Kalendermonat anpassen möchten.

Für denselben Arbeitnehmer, der 1.500€ im Monat verdient, in einem Monat mit 30 Tagen, der aber nur 15 Tage gearbeitet hat: Anteiliges Gehalt = (1.500€/30) × 15 = 750€

🧮 Bruchteil-Methode (1/30-Methode)

Bei dieser Methode wird jeder Monat pauschal mit 30 Tagen angesetzt – unabhängig davon, ob der Monat tatsächlich 28, 29, 30 oder 31 Kalendertage hat.

• Beispiel: Ein Mitarbeitender mit 3.000 € Monatsgehalt tritt am 11. August ein. Berechnung: 3.000 € ÷ 30 × 21 = 2.100 €.

Praxis-Tipp für Arbeitgeber

Gerade bei Teilmonaten durch Eintritt, Austritt, unbezahlten Urlaub oder Mutterschutz nutzen viele Unternehmen die Bruchteil-Methode, da sie konsistent und revisionssicher ist.

Lohnprogramme und Zeiterfassungssysteme wie Shiftbase bieten dafür automatisierte Funktionen, sodass Sie als Arbeitgeber kein Risiko eingehen und viel Zeit sparen.

Anwendungsfälle: Welche Situationen treten auf?

Anteilige Gehaltsabrechnungen sind ein wesentlicher Bestandteil der Personalverwaltung in jedem Unternehmen.

Eintritt im laufenden Monat ✍️

Wenn eine neue Arbeitskraft nicht am 1. des Monats startet, zahlen Sie das Gehalt anteilig ab dem Eintrittstag. Beispiel: Eintritt am 15. Mai → Sie berechnen nur die Tage vom 15. bis 31. Mai.

Austritt im laufenden Monat 🚪

Kündigt ein Mitarbeitender oder endet ein befristetes Arbeitsverhältnis mitten im Monat, wird das Gehalt ebenfalls nur bis zum Austrittsdatum gezahlt. Hier ist es wichtig, klar zu dokumentieren, bis zu welchem Tag die Vergütungspflicht besteht.

Unbezahlter Urlaub oder Freistellungen 🌴

Nimmt eine Person unbezahlten Urlaub oder ist länger unentschuldigt abwesend, reduziert sich das Monatsgehalt entsprechend. In diesem Fall müssen Sie den Zeitraum ohne Vergütungsanspruch herausrechnen.

Mutterschutz, Elternzeit oder längere Krankheitszeiten 👶

Bei gesetzlichen Schutzfristen oder Elternzeit bestehen besondere Regelungen. Während Mutterschutzfristen zahlen Sie den Mutterschutzlohn, während in der Elternzeit meist kein Gehalt, sondern ggf. Elterngeld gezahlt wird. Bei längerer Krankheit erfolgt zunächst Entgeltfortzahlung (bis zu 6 Wochen), danach Krankengeld durch die Krankenkasse.

Teilzeitbeginn oder Arbeitszeitänderungen ⏰

Wenn sich die vereinbarte Arbeitszeit mitten im Monat ändert, muss das Monatsgehalt gesplittet werden: bis zum Änderungsdatum nach dem alten Gehalt, danach nach dem neuen Gehalt.

Sonderfälle wie Tod des Arbeitnehmers ⚖️

Auch in solchen Ausnahmesituationen gilt: Das Gehalt wird bis zum Todestag gezahlt. Danach treten Sonderregelungen für die Hinterbliebenen ein (z. B. Sterbegeld, je nach Tarifvertrag).

Fazit

Teilmonate entstehen in vielen Situationen – vom Eintritt oder Austritt über unbezahlten Urlaub bis hin zu Mutterschutz oder Elternzeit. Entscheidend ist, dass Sie eine einheitliche Berechnungsmethode wählen (Kalendertage, Arbeitstage oder Bruchteil-Methode) und diese konsequent anwenden.

Die rechtliche Grundlage liefern BGB, Entgeltfortzahlungsgesetz und steuerrechtliche Vorgaben. Insbesondere die Bruchteil-Methode ist durch Rechtsprechung und Finanzverwaltung anerkannt und sorgt für Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit.

Damit Ihre Gehaltsabrechnung fehlerfrei bleibt, sollten Sie alle Schritte sauber dokumentieren und Mitarbeitenden den Berechnungsweg klar ausweisen. Moderne Softwarelösungen wie Shiftbase erleichtern Ihnen die Arbeit erheblich, da sie Berechnungen automatisieren, rechtssicher gestalten und gleichzeitig Zeit sparen.

Kurz gesagt: Anteiliges Gehalt zu berechnen ist keine komplizierte Wissenschaft – solange Sie eine klare Linie verfolgen, gesetzliche Grundlagen beachten und auf digitale Unterstützung setzen.