Was ist ein Arbeitszeitkonto?
Ein Arbeitszeitkonto ist ein Stundenkonto, das vor allem im Personalwesen verwendet wird. Es listet die Stunden auf, die ein Arbeitnehmer als Angestellter gearbeitet hat.
Derzeit können Arbeitszeitkonten sowohl schriftlich als auch elektronisch geführt werden. Neben der geleisteten Arbeit werden darin in der Regel auch alle Urlaubstage, Krankheitsausfälle und Überstunden erfasst.
Darüber hinaus werden Arbeitszeitkonten regelmäßig zur Berechnung des Zeitsaldos herangezogen, indem die vertraglich oder tarifvertraglich vereinbarte Zeit mit der tatsächlichen Arbeitszeit verglichen wird.
Um die entsprechenden Zeitdaten zu ermitteln, wird in der Regel am Zeiterfassungsterminal oder mit einer Stechuhr ein- und ausgestempelt, ein- und ausgetragen. Jedes Mal, wenn sich ein Mitarbeiter in sein Arbeitszeitkonto einträgt, wird ihm die bisher geleistete Zeit gutgeschrieben:
- Plusstunden oder Überstunden: Zusätzliche Zeit, die der Arbeitnehmer über das hinaus arbeitet, was der Arbeitgeber ihm schuldet.
- Minusstunden: Arbeitnehmer, die weniger gearbeitet haben als in ihrem Personaleinsatzplan vorgesehen, haben ein Defizit in ihren Zeitberichten.
Meistens werden Höchstgrenzen durch Dienst- oder Unternehmensverträge festgelegt, in denen steht, wie viel Arbeitszeit gutgeschrieben oder geschuldet werden kann. So wird sichergestellt, dass die Zeit gleichmäßig verteilt wird.
Wen sind arbeitszeitkonten sinnvoll?
Im Jahr 2016 führten 35 Prozent aller Unternehmen Arbeitszeitkonten, so das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung. Bei 56 Prozent der Beschäftigten ist ein solches Zeiterfassungssystem verbreitet. Seit vor 20 Jahren hat sich die Zahl fast verdoppelt.
Allein aufgrund dieser Entwicklung haben sich Arbeitszeitkonten in der modernen Arbeitswelt als nützlich erwiesen. Sie sind insbesondere für Arbeitgeber sinnvoll, die ihren Mitarbeitern folgende Arbeitsmodelle anbieten:
- Gleitzeit (mit Kernarbeitszeit) und Funktionszeit (ohne Kernarbeitszeit)
- Schichtarbeit
- Jahresarbeitszeit
- Homeoffice (zur Kontrolle der Arbeitszeiten)
- Bereitschaftsdienst
- Flexible Teilzeitmodelle
Von einem Arbeitszeitkonto können auch Unternehmen profitieren, deren Auftragsvolumen saisonal schwankt. Zu diesen Unternehmen gehören Landschaftsgärtner, Restaurants mit Biergärten und Skiliftbetreiber.
Oft muss es stärker ausgelastet werden, oder das Personal bleibt in der Nebensaison zu Hause, während in der Hochsaison viel Mehrarbeit anfällt. Im Gegensatz dazu benötigen Arbeitnehmer, die nur in Ausnahmesituationen Überstunden machen und die gleichen festen Arbeitszeiten haben, kein Arbeitszeitkonto.
Welche Arten von Arbeitszeitkonten gibt es?
Es ist Sache des Arbeitgebers, zu bestimmen, wie das Arbeitszeitkonto in seinem Unternehmen eingerichtet wird. In einem ersten Schritt kann man zwischen Kurzzeit- und Langzeitkonten unterscheiden. Nachfolgend sind vier Beispiele für Modelle aufgeführt, die jedoch nicht erschöpfend sind:
Überstundenkonto
Dieses Konto erfasst die Plus- und Minusstunden eines Mitarbeiters für einen kurzen Zeitraum. Es wird in der Regel nur einige Monate geführt oder es wird monatlich gelöscht und neu angelegt.
Ampelkonto
Bei dieser Form des Arbeitszeitkontos wird ein Farbleitsystem verwendet, damit der Arbeitgeber immer weiß, wie lange seine Mitarbeiter gearbeitet haben. Zeitgutschriften für die Farbe Grün sind durch gesetzliche und vertragliche Vorgaben vorgegeben. Gelb ist ein Warnsignal und Vorstufe zu Rot, was bedeutet, dass die Höchstarbeitszeit überschritten wurde.
Jahresarbeitszeitkonto
Wie der Name schon sagt, müssen Arbeitszeitguthaben innerhalb eines Jahres zurückgezahlt werden. In diesem Fall verfällt jeglicher Anspruch.
Lebensarbeitszeitkonto
Langzeitkonten ermöglichen den Arbeitnehmern eine freiere Umsetzung langfristiger Pläne (z. B. verlängerte Elternzeit und Sabbaticals), da sie nicht durch einen expliziten Ausgleichszeitraum eingeschränkt sind. Viele Unternehmen nutzen heute das Arbeitszeitkonto, um unterschiedliche Arbeitszeitmodelle für ihre Mitarbeiter umzusetzen. Damit leisten die Arbeitgeber einen Beitrag zur Modernisierung der Arbeitswelt.
So wird es keine versteckten Überstunden mehr am Arbeitsplatz oder im Handwerk geben. Allerdings bleibt die Beweislast bestehen, was die Vergütung zu einer Streitfrage zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer machen kann. Darüber hinaus kann das Arbeitszeitkonto dafür sorgen, dass Abwesenheiten aufgrund privater Termine für Arbeitnehmer kein Problem mehr darstellen.
Es ermöglicht ihnen auch eine bessere und flexiblere Planung ihrer Freizeit. Neben der Mitarbeiterbindung verschafft diese Freiheit dem Unternehmen einen enormen Vorteil beim Employer Branding, denn junge Berufstätige wünschen sich oft Flexibilität in ihrem Arbeitsumfeld.
Arbeitszeitkonten für die tägliche Arbeit
Ein Arbeitszeitkonto ermöglicht es den Arbeitnehmern, während der saisonalen Auftragssaison nach Bedarf zu arbeiten. Arbeitszeitmodelle erleichtern den Arbeitgebern die Erfassung von Arbeitslosigkeit, z. B. im Winter, wenn nicht so viel Zeit am Arbeitsplatz benötigt wird. Überstunden werden in der Regel über Arbeitszeitkonten abgegolten.
Kumulierung von Überstunden vs. Überstundenfunktion
Außerdem können Arbeitnehmer im Laufe der Zeit Zeit ansammeln, um innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens Freizeit zu nehmen. Dies spiegelt nicht die Bedeutung der verschiedenen Arten von Verträgen wider, die Überstunden verlangen, wenn viel Arbeit zu erledigen ist.
Gleichzeitig müssen die Arbeitnehmer dafür sorgen, dass die Überstunden vergütet werden. Gesetzliche Ansprüche verfallen nach drei Jahren. Wenn das Überstundenkonto des Arbeitnehmers auf diese Weise geregelt ist oder die Betriebsvereinbarung eine solche Überstundenpolitik vorsieht, kann es sein, dass er die Überstunden nur in einem kurzen Zeitraum abbauen kann.
Der Arbeitgeber riskiert bei Minusstunden einen Verlust. Hier muss er rechtzeitig handeln, um die Kosten nicht zu tragen. Der Arbeitnehmer hat jedoch weiterhin Anspruch auf die volle Höhe seines Gehalts.
Deshalb müssen Unternehmen die Bedingungen für Arbeitszeitkonten klar definieren und mit ihren Mitarbeitern branchenüblich besprechen. Auf diese Weise werden Interessenkonflikte und Missverständnisse vermieden, und jeder kann verstehen, worum es geht.
Arbeitszeiterfassung: Die Rechtsgrundlage für ein Arbeitszeitkonto
Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, die von den Unternehmen regelmäßig erfasst und in die tägliche Arbeit einbezogen werden. Daher sollten beide Seiten darauf achten, dass die Zeitkonten korrekt geführt werden. Die am häufigsten gestellten Fragen zum Thema Arbeitszeit und Arbeitsrecht finden Sie im Folgenden:
Wann muss ein Arbeitszeitkonto geführt werden?
Arbeitszeitkonten sind in den meisten Branchen freiwillig. Nur für Minijobber und bestimmte Branchen (z.B. Gastronomie) sind Arbeitszeitkonten nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) vorgeschrieben.
Wann dürfen keine Arbeitszeiten erfasst werden?
Die Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen sind nicht zu erfassen, da es sich in der Regel um arbeitsfreie Tage handelt. (Die Arbeitsstunden müssen an diesen Tagen aber trotzdem bezahlt werden). Arbeitszeitaufzeichnungen sollten immer die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers widerspiegeln und eine Dokumentation der Arbeitszeit liefern.
Ab dem ersten Quartal 2015 müssen Unternehmen mit mehr als zehn Beschäftigten die Hälfte der tatsächlichen Lohnkosten zahlen, wenn ein Arbeitnehmer einen Krankheitstag nimmt. Weder Vollzeit- noch Teilzeitbeschäftigte sind von dieser Regelung ausgenommen. Sie wird vor allem dazu genutzt, um Arbeitszeitkonten zu nutzen.
Sind Arbeitszeitkonten löschbar?
Arbeitszeitkonten können nur dann gelöscht werden, wenn sie versehentlich oder ohne Nachweis angelegt wurden. Sie spiegeln nicht mehr die tatsächliche Arbeitszeit eines Arbeitnehmers wider. Arbeitszeitkonten können auch zu Streitigkeiten zwischen Arbeitnehmern, Arbeitgebern und Gewerkschaften führen.
Wird das Arbeitszeitkonto aufgelöst, wenn ich mein Arbeitsverhältnis beende?
Wenn ein Arbeitsverhältnis endet (z. B. durch Kündigung), müssen beide Parteien das Konto ausgleichen. Wenn auf dem Konto des Arbeitnehmers ein positives Arbeitszeitguthaben vorhanden ist, muss er für diese Zeit entsprechend seinem Stundenlohn freigestellt oder bezahlt werden. Nach den gesetzlichen Regelungen hat Freizeitausgleich immer Vorrang vor vertraglich vereinbarter Freizeit.
Ergibt das Stundenkonto Minusstunden, so muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die nicht geleisteten Stunden finanziell vergüten. Die Arbeitszeitkonten sind in diesem Fall ein eindeutiger Beweis.
Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer Zeitkonten führen.
Die Vor- und Nachteile von Arbeitszeitkonten
Die Vorteile
Die Möglichkeit, Arbeitszeitkonten an saisonale und konjunkturelle Schwankungen anzupassen, ermöglicht es den Arbeitgebern, flexibel auf diese Veränderungen zu reagieren, ohne Mitarbeiter einzustellen oder zu entlassen. Arbeitnehmer, die viel Arbeit haben, bleiben tendenziell länger. Die Maschinen können stillgelegt werden, so dass alle früher nach Hause gehen können. Mit einem konstanten Gehalt ist es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer einfacher, die Gehälter zu planen.
Die Work-Life-Balance der Mitarbeiter kann verbessert werden, indem man ihnen flexible Arbeitszeiten ermöglicht. Die Arbeitnehmer können sich ihre Zeit freier einteilen, was sie motivierter und zufriedener macht. Infolgedessen können sie ihre Arbeitszeiten an die Anforderungen ihrer Aufgaben anpassen und produktiver werden.
Es gibt keine versteckten Überstunden, sondern die Mitarbeiter erhalten einen Überstundenausgleich. Eine faire Behandlung fühlt sich für sie gut an.
Die Nachteile
Ein Arbeitszeitkonto kann dazu führen, dass die Beschäftigten auf Dauer viele Überstunden anhäufen. Lange Arbeitszeiten können die psychische und physische Gesundheit der Beschäftigten belasten. Auch für den Arbeitgeber besteht ein finanzielles Risiko aufgrund der hohen Überstundenzahl. Arbeitnehmer können Überstundenvergütung als Lohnforderung geltend machen.
Arbeitszeitkonten können Arbeitnehmer dazu verleiten, ohne Grund Überstunden anzusammeln, um die Möglichkeit zu haben, bestimmte Tage frei zu nehmen. Überstundenkonflikte treten häufig auf, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterschiedliche Interessen beim Auf- oder Abbau von Überstunden haben.
Ein Arbeitszeitkonto impliziert, dass der Arbeitnehmer verpflichtet ist, Überstunden zu leisten. Die Arbeitnehmer sind bei Arbeitszeitkonten nicht unbedingt flexibler, was zu Unzufriedenheit führen kann. Laut dem BAuA-Arbeitszeitreport 2018 wird die Arbeitszeit von 45 % der Beschäftigten kaum kontrolliert.
Außerdem hat der Arbeitgeber bei Arbeitszeitkonten viel Papierkram zu erledigen. Alle Konten müssen nach einer gesetzlichen Vorgabe lückenlos geführt werden.
Arbeitszeitkonten und das Arbeitszeitgesetz
Arbeitszeitkonten bieten zwar eine gewisse Flexibilität, diese ist aber nicht unbegrenzt. Für flexible Arbeitszeitmodelle gelten die folgenden gesetzlichen Rahmenbedingungen:
- In Ausnahmefällen dürfen Beschäftigte bis zu zehn Stunden täglich arbeiten, einschließlich Überstunden, höchstens jedoch acht Stunden täglich.
- Die Arbeitnehmer müssen die Zeit zwischen zwei Arbeitseinsätzen hinsichtlich Pausen und Ruhezeiten einhalten. Je nach Branche (z. B. LKW-Fahrer, Krankenschwestern, Schwangere usw.) können für Minderjährige, Auszubildende, Schwangere und Mütter besondere Arbeitszeitregelungen gelten.
- Nach dem Gesetz sind die Überstunden eines Mindestlohnempfängers auf die Hälfte seiner regelmäßigen monatlichen Arbeitszeit begrenzt.
Müssen Arbeitgeber Arbeitszeitkonten führen?
Minijobber und einige Branchen sind nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verpflichtet, ihre Arbeitszeiten zu erfassen,
Nach dem Urteil des EuGH und der Entscheidung des BAG (September 2022) müssen auch alle deutschen Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten aufzeichnen.
Richten Sie ein Arbeitszeitkonto vertraglich ein.
Unangekündigte Arbeitszeitkonten sind vom Arbeitgeber nicht erlaubt. Arbeitnehmer sind verpflichtet, Überstunden auf Anweisung durch Arbeitszeitkonten zu leisten. Informationen über Arbeitszeitkonten müssen in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.
Darüber hinaus ist es für beide Seiten von Vorteil, wenn alle Bedingungen des Arbeitszeitkontos, die Rechte und Pflichten klar umrissen und deutlich verständlich sind. Es ist jedoch keine gute Idee, Details in einem Arbeitsvertrag zu regeln! Andernfalls müssen alle Vereinbarungen angepasst werden, sobald eine Änderung eintritt.
Der Arbeitsvertrag bezieht sich auf eine Betriebsvereinbarung, in der die Einzelheiten geregelt sind. Sie sollten sich an die Regeln eines Tarifvertrags halten, wenn dieser existiert.
Es gibt einige Punkte zu Arbeitszeitkonten, die Sie in Ihren Arbeitsvertrag aufnehmen sollten:
- Die maximale Zeit, die ein Arbeitnehmer in Plus und Minus ansammeln kann.
- Die Arbeitszeitkonten müssen innerhalb des festgelegten Zeitraums ausgeglichen werden.
- Freistellungen für Überstunden müssen bezahlt oder kompensiert werden, wobei es Regelungen gibt, wie und wann dies geschehen kann.
- Bei Langzeitkonten sind detaillierte Informationen über die Bedingungen zu geben. Der Gesetzgeber muss die Arbeitnehmer auch über Maßnahmen zur Insolvenzsicherung informieren.
Wie erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten?
Der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie Zeitkonten zu führen sind. Das entscheiden Sie selbst. Es wird lediglich verlangt, dass alle Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeitszeitnachweisen dokumentiert werden und die Dokumentation zwei Jahre lang aufbewahrt wird.
Bei der Entscheidung über die Art der Arbeitszeitkonten und deren Einführung müssen Sie den Betriebsrat Ihres Unternehmens beteiligen. Wenn Sie sich für die Einführung von Arbeitszeitkonten entscheiden, müssen Sie ihn nicht unbedingt anhören.
Zeitwertkonten: Was ist die effektivste Lösung?
Wenn Sie ein Arbeitszeitkonto für Ihre Mitarbeiter einführen, wählen Sie eine Lösung, die das Arbeitszeitmanagement für alle effizient und einfach macht.
Papier oder Excel-Tabelle
Die einfachste technische Lösung ist die Verwendung eines "Stundenzettels", in den die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten eintragen. Sie entspricht aber nicht mehr den heutigen Anforderungen. Es sind mehr als nur einfache Listen erforderlich, um die Genauigkeit der Dokumentation und die Aufbewahrung der Informationen zu gewährleisten. Manchmal kann es schwierig sein, festzustellen, wer welche Informationen geliefert hat und wann sie freigegeben wurden.
Wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter haben, brauchen Sie Hilfe bei der manuellen Zeiterfassung. Sie brauchen einen klaren Überblick über die Zeitguthaben Ihrer Mitarbeiter, oder Sie müssen alle Informationen manuell in Ihre Buchhaltungs- und HR-Systeme eingeben.
Stechuhr
Im gewerblichen Bereich tätige Arbeitnehmer erfassen ihre Arbeitszeiten in der Regel mit einer Stechuhr und einer Chipkarte. Mit der Erfassung der Zeiten in der Software wird das Arbeitszeitkonto des jeweiligen Mitarbeiters aktualisiert. Mit einer Stechuhr kann er seinen aktuellen Zeitsaldo überprüfen. Ihre Mitarbeiter können solche Zeiterfassungssysteme nutzen, wenn sie täglich bei der Arbeit sind und ständig Zugang zu Computern und anderen digitalen Geräten haben müssen.
Mitarbeiter, die von verschiedenen Standorten aus arbeiten oder gelegentlich unterwegs sind, können nicht allein durch Stechuhren erfasst werden. Darüber hinaus gehören Stechuhren für viele junge, digital versierte Arbeitnehmer einer längst vergangenen Ära an.
Softwarelösung: online und mobil
Online-Softwarelösungen für die Zeiterfassung sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen am flexibelsten. Arbeitnehmer können ihre Arbeitszeiten online über einen PC oder ein Smartphone erfassen. Sie können bequem auf ihr Arbeitszeitkonto zugreifen und ihre Arbeitszeiten planen.
Darüber hinaus bietet eine GDPR-konforme Zeiterfassungssoftware die beste Lösung für die Zeiterfassung: Sie ist objektiv, zugänglich und zuverlässig und gewährleistet die Sicherheit, Gesundheit und den Datenschutz der Mitarbeiter.
