GKV Monatsmeldung: Meldepflichten für Arbeitgeber

GKV-Monatsmeldung – Begriffsbestimmung

Seit Januar 2012 besteht gemäß § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG, 10 SGB IV und 11b DEÜV die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe einer GKV-Monatsmeldung. Die GKV-Monatsmeldung ist ein Instrument zur Erfassung von Krankenversicherungsbeiträgen bei mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungssituationen.

Die Monatsmeldung wird im Rahmen der Erstlohnabrechnung oder Lohnabrechnung für die nachfolgende Beschäftigung erstellt und muss innerhalb von sechs Wochen nach der Abrechnung bei der Krankenkasse eingereicht werden. Das Meldeverfahren unterliegt den Bestimmungen der DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Die Frist von sechs Wochen gilt für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse.

Auf Wunsch kann der Arbeitgeber die GKV-Monatsmeldung an die Krankenkasse übermitteln. Arbeitnehmer, die Nebenverdienste erzielen, müssen diese monatlich an ihren Arbeitgeber abgeben. Mit Hilfe dieses Verfahrens prüft der Sozialversicherungsträger, ob eine Person mit mehreren Jobs in Zukunft die festgelegten Beitragsgrenzen überschreiten könnte und somit zu wenig in die Sozialversicherung einzahlt.

Was muss in den GKV-Monatsbericht?

Der GKV-Monatsbericht enthält wichtige Informationen, die von Arbeitgebern bei der monatlichen Meldung an die gesetzliche Krankenversicherung (GKV) zu berücksichtigen sind. Hier sind die wesentlichen Angaben, die im GKV-Monatsbericht enthalten sein sollten:

Versichertenstatus: Es ist erforderlich, den Versichertenstatus jedes Mitarbeiters anzugeben, einschließlich der Angabe, ob er gesetzlich oder privat versichert ist.

Sozialversicherungsnummer: Jeder Mitarbeiter hat eine eindeutige Sozialversicherungsnummer, die im GKV-Monatsbericht angegeben werden muss. Diese Nummer dient zur eindeutigen Identifikation des Versicherten.

Arbeitsentgelt: Das tatsächlich gezahlte Arbeitsentgelt jedes Mitarbeiters für den entsprechenden Monat muss im GKV-Monatsbericht angegeben werden. Dies umfasst sowohl das Brutto- als auch das Nettoentgelt.

Beitragsbemessungsgrenzen: Es ist wichtig anzugeben, ob das Arbeitsentgelt eines Mitarbeiters die geltenden Beitragsbemessungsgrenzen überschreitet. Dies ist relevant, da die Beitragsberechnung von der Höhe des Arbeitsentgelts abhängt.

Abgaben und Umlagen: Der GKV-Monatsbericht sollte auch Informationen über eventuelle Abgaben und Umlagen enthalten, die vom Arbeitgeber zu entrichten sind, wie beispielsweise Zusatzbeiträge oder die Insolvenzgeldumlage.

Abwesenheiten: Falls ein Mitarbeiter im entsprechenden Monat abwesend war, beispielsweise aufgrund von Krankheit, Urlaub oder Mutterschutz, sollten diese Abwesenheitszeiten im GKV-Monatsbericht vermerkt werden.

Highlights des Berichts

Die Highlights des GKV-Monatsberichts umfassen wichtige Informationen, die in dem Bericht hervorgehoben werden sollten. Diese Highlights ermöglichen es Arbeitgebern, schnell einen Überblick über relevante Daten und Entwicklungen zu erhalten. Hier sind einige mögliche Highlights des GKV-Monatsberichts:

Gesamtzahl der versicherten Mitarbeiter

Eine Angabe über die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die in dem Berichtszeitraum versichert waren, bietet einen schnellen Überblick über die Größenordnung der Versichertengemeinschaft.

Anzahl der neuen Mitarbeiter

Die Aufnahme neuer Mitarbeiter in die Versicherung ist ein wichtiger Aspekt. Die Anzahl der neu hinzugekommenen Mitarbeiter gibt Auskunft über das Wachstum oder die Fluktuation in der Belegschaft.

Veränderungen im Versichertenstatus

Wenn sich der Versichertenstatus von Mitarbeitern im Berichtszeitraum geändert hat (z.B. von gesetzlich zu privat versichert oder umgekehrt), ist dies ein wichtiger Faktor, der im Bericht hervorgehoben werden sollte.

Überschreitung der Beitragsbemessungsgrenzen

Falls Mitarbeiter im Berichtszeitraum die Beitragsbemessungsgrenzen überschritten haben, sollte dies als Highlight erwähnt werden. Dies kann auf Änderungen in den Gehaltsstrukturen oder Beschäftigungsverhältnissen hinweisen.

Besondere Abwesenheiten oder Krankheitszeiten

Wenn es im Berichtszeitraum bemerkenswerte Abwesenheiten oder längere Krankheitszeiten gegeben hat, kann dies als Highlight erwähnt werden. Dies ermöglicht es dem Arbeitgeber, die Auswirkungen auf die Mitarbeiter und den Betrieb zu bewerten.

Zusätzliche Informationen oder Anmerkungen

Falls es im Berichtszeitraum relevante Ereignisse oder besondere Umstände gab, die nicht in den anderen Kategorien erfasst wurden, können sie als zusätzliche Informationen oder Anmerkungen hervorgehoben werden.

Gesetzliche Krankenkassen-Monatsmeldung in der Praxis

Die gesetzliche Krankenkassen-Monatsmeldung ist ein wichtiger Bestandteil der administrativen Aufgaben von Arbeitgebern im Zusammenhang mit der Sozialversicherung. In der Praxis gibt es einige Schritte und Anforderungen, die bei der Durchführung der GKV-Monatsmeldung zu beachten sind. Hier sind einige praktische Aspekte, die Arbeitgeber berücksichtigen sollten:

• Erfassung und Aktualisierung der Mitarbeiterdaten: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die relevanten Mitarbeiterdaten wie Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer und Versichertenstatus korrekt erfasst haben. Es ist wichtig, diese Informationen regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren.

• Erstellung des Monatsberichts: Der GKV-Monatsbericht muss in der Regel innerhalb einer bestimmten Frist erstellt und eingereicht werden. Arbeitgeber sollten die entsprechenden Daten aus der Lohnabrechnung extrahieren und den Bericht gemäß den Vorgaben der jeweiligen Krankenkasse ausfüllen.

• Übermittlung an die Krankenkasse: Der ausgefüllte GKV-Monatsbericht muss an die zuständige Krankenkasse übermittelt werden. Dies kann auf elektronischem Weg oder per Post erfolgen, abhängig von den Vorgaben der Krankenkasse. Es ist wichtig, die richtige Adresse und die erforderlichen Übermittlungswege zu verwenden.

• Überprüfung auf Fehler und Plausibilität: Bevor der GKV-Monatsbericht eingereicht wird, sollte er sorgfältig auf Fehler und Plausibilität geprüft werden. Dies umfasst die Überprüfung der Daten auf Richtigkeit, das Abgleichen mit den vorherigen Berichten und das Korrigieren von Unstimmigkeiten.

• Archivierung der Unterlagen: Arbeitgeber müssen die GKV-Monatsmeldungen und alle relevanten Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Dies dient der Dokumentation und ermöglicht es, bei Bedarf auf die Informationen zurückzugreifen.

Ausnahmen von der GKV-Meldepflicht

Obwohl die GKV-Meldepflicht für die meisten Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht, gibt es bestimmte Ausnahmen, bei denen diese Pflicht nicht greift. Hier sind einige Situationen, in denen die Meldepflicht zur gesetzlichen Krankenversicherung (GKV) nicht erforderlich ist:

Privatversicherte Arbeitnehmer

Wenn ein Arbeitnehmer eine private Krankenversicherung hat, entfällt die Verpflichtung zur GKV-Meldung. In diesem Fall ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet, Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung abzuführen.

Geringfügig Beschäftigte

Für geringfügig Beschäftigte, die in einem Mini-Job tätig sind und monatlich ein Einkommen von maximal 450 Euro erzielen, besteht eine Ausnahme von der GKV-Meldepflicht. Diese Arbeitnehmer sind in der Regel über die sogenannte "Minijob-Zentrale" versichert.

Selbstständige und Freiberufler

Selbstständige und Freiberufler unterliegen nicht der GKV-Meldepflicht, da sie ihre Krankenversicherung eigenständig organisieren müssen. Sie haben die Möglichkeit, sich entweder freiwillig gesetzlich zu versichern oder eine private Krankenversicherung abzuschließen.

Beamte und Beamtenanwärter

Beamte und Beamtenanwärter haben einen besonderen Status und sind in der Regel über die Beihilfeversicherung versichert. Daher entfällt für sie die Verpflichtung zur GKV-Meldung.

Mögliche Probleme mit der GKV-Monatsmeldung

Tritt bei der Übermittlung der Monatsmeldung ein Fehler auf, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Zum Beispiel könnte ein Mitarbeiter, der nicht einbezogen werden sollte, möglicherweise nicht die Leistungen erhalten, auf die er Anspruch hat.

Wenn ein Arbeitgeber den monatlichen Bericht nicht rechtzeitig einreicht, muss er möglicherweise eine Geldbuße zahlen. Die Höhe des Bußgeldes richtet sich danach, wie viele Mitarbeiter betroffen sind und wie spät die Einreichung erfolgt.

Daher ist es wichtig, dass die Daten im Monatsbericht korrekt und aktuell sind. Um Probleme zu vermeiden, beauftragen Sie am besten einen Lohnbuchhalter oder einen professionellen Lohnservice. Sie verfügen über das nötige Know-how und die Erfahrung, um den GKV-Monatsbericht korrekt auszufüllen.

Bei Fragen zur GKV-Monatsmeldung oder zur Sozialversicherung im Allgemeinen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns. Wir helfen Ihnen gerne weiter!