GKV Monatsmeldung: Meldepflichten für Arbeitgeber

GKV-Monatsmeldung – Begriffsbestimmung

Seit Januar 2012 besteht die Pflicht zur monatlichen Abgabe einer GKV-Monatsmeldung gemäß § 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 WpHG. 10 SGB IV und 11b DEÜV. Ein Monatsbericht ist ein Testinstrument zur Messung der Krankenversicherungsbeiträge mehrerer versicherungspflichtiger Beschäftigungssituationen. 

Sie wird im Rahmen der Erstlohnabrechnung/Lohnabrechnung für die nachfolgende Beschäftigung ausgefüllt und ist innerhalb von sechs Wochen nach der Abrechnung bei der Krankenkasse einzureichen. Das Meldeverfahren fällt unter die DEÜV (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung). Die sechswöchige Anmeldefrist umfasst alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse.

Auf Wunsch übermittelt der Arbeitgeber den GKV-Monatsbericht an die Krankenkasse. Arbeitnehmer, die Nebenverdienste erzielen, müssen diese monatlich an ihren Arbeitgeber abgeben. Mit dieser Methode prüft der Sozialversicherungsträger, ob jemand mit mehreren Jobs die festgelegten Beitragsgrenzen in Zukunft überschreiten könnte und deshalb zu wenig in die Sozialversicherung einzahlt.

Gesetzliche Krankenkassen-Monatsmeldung in der Praxis

Arbeitgeber müssen die Datenerfassungs- und Datenübermittlungsverordnung (DEÜV) beachten. Sie müssen ihre Mitarbeiter bei den Sozialversicherungsträgern anmelden, ihre Stammdaten aktuell halten und in größeren Abständen Auskunft über gezahlte Gehälter geben. 

Nicht eingereichte GKV-Monatsmeldungen sind schnellstmöglich nachzusenden. Es ist jedoch denkbar, dass einige bereits versendete Berichte nicht benötigt wurden. Diese Benachrichtigungen müssen Sie kündigen, in der Regel wenn sich jemand von einem Nebenjob abmeldet. 

Die Versicherung kann erst reagieren, wenn alle Vorarbeitgeberunterlagen zugänglich sind. Dadurch kann es zu Verzögerungen kommen, die wiederum zu Überschneidungen oder Fehlzeiten führen. Das bedeutet betriebswirtschaftlichen Mehraufwand und im schlimmsten Fall einen Verdienstausfall für die Mitarbeiter.

Als Arbeitnehmer können Sie sich bei Ihrem Arbeitgeber oder der Krankenkasse über den GKV-Monatsbericht und weitere beschäftigungsrelevante Themen informieren.

Ausnahmen von der GKV-Meldepflicht

Nicht immer müssen Sie sich bei einer Krankenkasse anmelden. Wenn Sie Ihren ersten Minijob neben einer versicherungspflichtigen Haupttätigkeit ausüben, brauchen Sie sich für ersteren nicht anzumelden. Dieser Schritt wird notwendig, wenn zum Hauptjob ein zweiter oder dritter Minijob hinzukommt.

Gleiches gilt für Studierende, die neben dem Studium wenige Arbeitsstunden aufnehmen und vorher nicht erwerbstätig waren. Wenn Sie jedoch vor Studienbeginn ein Jahr oder länger erwerbstätig waren, müssen Sie sich ab dem ersten Arbeitstag bei einer Krankenkasse anmelden.

Die GKV-Monatsmeldepflicht gilt auch nicht für Arbeitnehmer, die nur vorübergehend in Deutschland arbeiten und im Heimatland versichert sind. Diese Personen haben in der Regel eine Europäische Krankenversicherungskarte (EHIC). Die EHIC ist bis zu 12 Monate gültig und belegt, dass Sie Anspruch auf notfallmedizinische Behandlung haben.

Als Selbständiger müssen Sie keine GKV-Monatsmeldung abgeben. Stattdessen zahlen Sie freiwillig oder gar nicht in die Sozialversicherung ein. Sie können sich dann auf Wunsch gesetzlich krankenversichern.

Was muss in den GKV-Monatsbericht?

Der DEÜV listet die Daten auf, die in der monatlichen Meldung enthalten sein müssen:-

• Name, Vorname und Geburtsdatum der versicherten Person.
• die der Versicherten von der Krankenkasse zugeordnete Nummer die
• Höhe des ausbezahlten Gehalts die
• Sozialversicherungsbeiträge, die von diesem Gehalt abgezogen und an die Krankenkasse abgeführt werden den
• Kalendermonat, auf den sich die Meldung bezieht
• den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers
• Die von der Krankenkasse dem Arbeitgeber zugeteilte Nummer.

Zur Erfüllung der DEÜV werden alle Krankenkassenmeldungen und -rückmeldungen elektronisch durch Verschlüsselung abgewickelt. Die Formulare für dieses Antragsverfahren ähneln den Steuerformularen. 

Wenn Sie mehrere Jobs haben und Ihr Gesamteinkommen bei allen unter der Beitragsbemessungsgrenze liegt, werden die Sozialversicherungsbeiträge für jeden Arbeitgeber einzeln berechnet und abgezogen. 

Hauptarbeitgeber kann nur ein Arbeitgeber sein. Arbeitnehmer werden der dritten Steuerklasse zugeordnet, wenn diese die beste Steuerklasse (eins bis fünf) erhält, alle anderen Unternehmen werden in Steuerklasse sechs eingestuft.

Highlights des Berichts

Der GKV-Monatsbericht enthält verschiedene Highlights, die für Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkassen interessant sind:

• Gesamtzahl der im Unternehmen Versicherten
• Einzahlungsbetrag in die Sozialversicherung
• Entwicklung dieser Zahl im Zeitverlauf
• Anzahl der Personen, die aus dem Unternehmen ausgetreten sind
• Höhe der ausgezahlten Leistungen
• Entwicklung dieser Zahl im Zeitverlauf

Dies sind nur einige Beispiele. Der GKV-Monatsbericht wird ständig weiterentwickelt und regelmäßig um neue Features ergänzt.

Mögliche Probleme mit der GKV-Monatsmeldung

Tritt bei der Übermittlung der Monatsmeldung ein Fehler auf, kann dies schwerwiegende Folgen haben. Beispielsweise erhält ein Mitarbeiter, der nicht einbezogen werden sollte, möglicherweise nicht die Leistungen, auf die er Anspruch hat.

Wenn ein Arbeitgeber den monatlichen Bericht nicht rechtzeitig einreicht, muss er möglicherweise eine Geldbuße zahlen. Die Bußgeldhöhe richtet sich danach, wie viele Mitarbeiter betroffen sind und wie spät die Einreichung erfolgt.

Daher ist es wichtig, dass die Daten im Monatsbericht korrekt und aktuell sind. Um Probleme zu vermeiden, beauftragen Sie am besten einen Lohnbuchhalter oder professionellen Lohnservice. Sie verfügen über das nötige Know-how und die Erfahrung, um den GKV-Monatsbericht korrekt auszufüllen.

Bei Fragen zur GKV-Monatsmeldung oder zur Sozialversicherung allgemein stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung!