Die GKV-Monatsmeldung ist insbesondere für Unternehmen mit variablen Arbeitszeiten, Schichtbetrieb oder häufigen Krankmeldungen relevant. Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel, Pflege, Produktion und Logistik sind besonders betroffen, da hier Entgelt, Arbeitszeiten und Fehlzeiten regelmäßig schwanken.
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Arbeitgeber müssen monatlich Entgelt- und Krankheitsdaten zur Prüfung des Krankengeldanspruchs melden.
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Die GKV-Monatsmeldung betrifft vor allem gesetzlich Versicherte und bestimmte PKV-Beschäftigte über der JAEG.
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Frist: spätestens bis zur nächsten Lohnabrechnung, meist bis zum 5. Arbeitstag des Folgemonats.
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Häufige Fehler entstehen durch unvollständige Zeiterfassung, fehlende Krankmeldungen oder falsche Entgeltzeiträume.
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Klare HR-Workflows (Krankheitsdokumentation, Zeitdaten, Lohnvorbereitung) sichern korrekte Meldungen.
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Digitale Tools wie Shiftbase erleichtern die Erfassung, Dokumentation und Datenübergabe erheblich.
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Bei Fehlern ist eine Storno- und Neumeldung erforderlich; verspätete Meldungen können zu Leistungsverzögerungen führen.
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Was ist eine GKV-Monatsmeldung?
Die GKV-Monatsmeldung ist eine gesetzlich vorgeschriebene Meldung nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Arbeitgeber übermitteln dabei monatlich Entgelt- und Arbeitsunfähigkeitsdaten an die zuständige gesetzliche Krankenkasse.
Ziel der GKV-Monatsmeldung ist es, den Anspruch auf Krankengeld korrekt zu prüfen und zu berechnen, sobald die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber endet.
Die Meldung ergänzt andere Sozialversicherungsmeldungen und wird elektronisch an die Krankenkasse übermittelt.
Abgrenzung: GKV-Monatsmeldung, Sofortmeldung und Jahresmeldung
| Kriterium | GKV-Monatsmeldung | Sofortmeldung | Jahresmeldung |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | DEÜV | § 28a SGB IV | DEÜV |
| Pflicht für | Sozialversicherungspflichtige Beschäftigte mit Krankengeldrelevanz | Bestimmte Branchen (z. B. Bau, Gastronomie, Reinigung) | Alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten |
| Zeitpunkt | Monatlich, spätestens 6 Wochen nach Monatsende | Vor Arbeitsaufnahme | Bis spätestens 15. Februar des Folgejahres |
| Zweck | Berechnung des Krankengeldanspruchs | Bekämpfung von Schwarzarbeit | Abgleich von Entgelt- und Versicherungszeiten |
Wann ist eine GKV-Monatsmeldung erforderlich?
Eine GKV-Monatsmeldung ist erforderlich, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen zutrifft:
- Eine Arbeitsunfähigkeit dauert länger als sechs Wochen (Ende der Entgeltfortzahlung).
- Ein Mitarbeitender hat Anspruch auf Krankengeld.
- Ein Mitarbeitender ist privat krankenversichert und verdient oberhalb der Jahresarbeitsentgeltgrenze (JAEG).
- Entgelt oder relevante Fehlzeiten müssen für die Krankenkasse nachvollziehbar dokumentiert werden.
Typische Herausforderungen im HR-Alltag
- unterschiedliche Krankenkassen mit variierenden Rückfrageprozessen
- fehlende oder verspätete Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU)
- manuelle oder fehleranfällige Zeiterfassung
- unvollständige Übergaben zwischen HR, Teamleitung und Lohnabrechnung
- zeitlicher Druck rund um die monatliche Lohnabrechnung
Welche Daten enthält die GKV-Monatsmeldung?
Die Krankenkasse benötigt vollständige und konsistente Daten. Eine korrekte GKV-Monatsmeldung enthält:
- Entgeltzeitraum (Beginn und Ende)
- tatsächlich gezahltes beitragspflichtiges Entgelt
- Zeiten der Arbeitsunfähigkeit (Beginn und Ende)
- Angaben zur Entgeltfortzahlung nach EFZG
- Status zum Krankengeldanspruch
- Versicherungsnummer der beschäftigten Person
- Arbeitgeberdaten
Fristen: Bis wann muss die GKV-Monatsmeldung übermittelt werden?
Die GKV-Monatsmeldung muss monatlich übermittelt werden, in der Regel:
- bis zur nächsten Lohnabrechnung oder
- spätestens bis zum 5. Arbeitstag des Folgemonats.
Bei längeren Krankheitszeiträumen ist die Meldung jeden Monat erneut erforderlich, solange relevante Entgelt- oder Fehlzeitdaten vorliegen.
--> Praxisbeispiel
Eine Mitarbeiterin erkrankt am 12. eines Monats.
- Der Arbeitgeber zahlt zunächst Entgeltfortzahlung.
- Nach sechs Wochen endet die Entgeltfortzahlung.
- Die Krankenkasse benötigt nun Entgelt- und Fehlzeitdaten.
- Die GKV-Monatsmeldung stellt diese Daten bereit.
Ohne fristgerechte Meldung kann sich die Krankengeldzahlung erheblich verzögern.
HR-Workflows für eine fehlerfreie GKV-Monatsmeldung
💢 Workflow 1: Krankheit korrekt erfassen
- Krankmeldung durch Mitarbeitende (telefonisch oder digital).
- Prüfung der eAU oder AU-Bescheinigung durch HR.
- Dokumentation von Beginn, Ende und Status der Arbeitsunfähigkeit.
- Festlegung, ob Entgeltfortzahlung oder Krankengeld greift.
💢 Workflow 2: Arbeitszeit- und Entgeltdaten konsolidieren
- Arbeitszeiten und Schichten
- Zuschläge (Nacht-, Sonn-, Feiertagsarbeit)
- Kranktage und Fehlzeiten
- Überstunden und Zeitkonten
Digitale Zeiterfassungssysteme reduzieren manuelle Fehler und sorgen für konsistente Daten.
💢 Workflow 3: Übergabe an die Lohnabrechnung
| Information | Datenquelle |
|---|---|
| Entgeltzeitraum | Zeiterfassung |
| Krankheitstage | HR-Dokumentation |
| Zuschläge | Schichtplanung |
| Krankengeldstatus | HR / Personalakte |
💢 Workflow 4: Meldung prüfen und übermitteln
- Vollständigkeit der Kranktage prüfen
- Entgelt korrekt berechnen
- Zuschläge berücksichtigen
- Elektronische Übermittlung via DEÜV
Wie Shiftbase HR-Teams bei der GKV-Monatsmeldung unterstützt
- Automatisierte Zeiterfassung und Schichtplanung: Arbeitszeiten, Zuschläge und Fehlzeiten stehen strukturiert für die Lohnabrechnung bereit.
- Zentrale Krankheitsdokumentation: Krankmeldungen, AU-Zeiten und Entgeltfortzahlung sind jederzeit nachvollziehbar.
- Exports für Lohnabrechnung und Steuerberatung: Nahtlose Übergabe an DATEV, Steuerbüros oder externe Lohnsoftware.
- Reduzierte Rückfragen der Krankenkassen: Saubere Daten sorgen für schnellere Bearbeitung und weniger Korrekturen.
Häufig gestellte Fragen
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Verspätete Meldungen können zu verzögerter Krankengeldzahlung führen. Krankenkassen fordern häufig Nachmeldungen an. Bei wiederholten Verstößen können Bußgelder drohen.
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Nein. Minijobber haben keinen Anspruch auf Krankengeld und unterliegen nicht der GKV-Monatsmeldung.
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Fehler werden durch eine Stornomeldung und anschließende Neumeldung korrigiert. Die Reihenfolge ist zwingend einzuhalten.
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Ja. Solange relevante Entgelt- oder Fehlzeitdaten vorliegen, ist die GKV-Monatsmeldung monatlich zu übermitteln.
