Effektive Entgeltabrechnung: Eine Leitfaden für HR-Abteilungen

Was ist Entgeltabrechnung?

Die Lohn- und Entgeltabrechnung ist ein finanzieller Prozess, bei dem ein Unternehmen die Vergütungen und Leistungen berechnet und verwaltet, die es seinen Mitarbeitern für ihre Arbeit zahlt. Hierbei werden die Löhne oder Gehälter der Mitarbeiter basierend auf ihren Arbeitszeiten oder den vereinbarten Sätzen ermittelt und die notwendigen Abzüge für Steuern, Sozialleistungen und weitere Einbehaltungen durchgeführt.

Die Lohn- und Entgeltabrechnung beinhaltet in der Regel Aufgaben wie die Erfassung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Berechnung des Bruttoverdienstes, die Berücksichtigung verschiedener Abzüge (z.B. Einkommenssteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Krankenversicherungsprämien und Rentenbeiträge) und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen. In diesen Abrechnungen werden die Einkünfte und Abzüge der einzelnen Mitarbeiter detailliert aufgeführt.

Nachdem die notwendigen Berechnungen für Sozialabgaben und Abzüge durchgeführt wurden, zahlt die Organisation das Nettogehalt an die Mitarbeiter aus. Dies kann durch verschiedene Zahlungsmethoden erfolgen, z.B. durch Direktüberweisung auf das Bankkonto der Mitarbeiter oder durch physische Gehaltsschecks.

Wer führt die Entgeltabrechnung durch?

Die Verantwortung für die Lohn- und Entgeltabrechnung liegt beim Arbeitgeber und ist von entscheidender Bedeutung für die Unternehmensführung. Gemäß § 108 der Gewerbeordnung (GewO) ist jeder gewerbliche Arbeitgeber verpflichtet, die Lohn- und Entgeltabrechnung durchzuführen. In der Regel erhalten die Arbeitnehmer monatlich ihre Gehaltsabrechnung. Diese wird gleichzeitig auch an das zuständige Finanzamt gesendet, da sie als Steuerbeleg dient.

Die Personalabteilung ist verantwortlich für die Durchführung der vier wesentlichen Schritte der Lohn- und Entgeltabrechnung, ohne Fehler:

• Bruttoberechnung - In diesem Schritt wird die Höhe des Gehalts berechnet.
• Nettoberechnung - Hier werden die Steuer- und Sozialversicherungsabzüge berechnet.
• Zahlungsnachweis - Die Lohnabrechnung des Mitarbeiters, der Steuerausweis und der Sozialversicherungsnachweis werden erstellt.
• Auswertungsrechnung - Die Summen werden in die Konten der Finanzbuchhaltung gebucht, die Personalkosten werden auf Kostenstellen verteilt und zusätzliche Auswertungen für die weitere Personalkostenplanung erstellt.

Die Lohn- und Entgeltabrechnung ist sowohl für das Unternehmen als auch für die Arbeitnehmer von großer Bedeutung, da sie eine transparente Aufschlüsselung des Entgelts mit allen Bestandteilen und Abzügen liefert. Diese Transparenz ist unabdingbar, um die tatsächliche Bezahlung für den jeweiligen Dienstzeitraum nachvollziehen und überprüfen zu können.

Ist ein "Lohnzettel" dasselbe wie eine "Lohnabrechnung"?

Das Konzept des Lohns oder der Vergütung bezieht sich auf den finanziellen Ausgleich, den ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern gemäß den im Arbeitsvertrag festgelegten Bedingungen zahlen muss.

Die Begriffe "Lohn- und Gehaltsabrechnung" und "Lohnzettel" können im Wesentlichen als Synonyme betrachtet werden, die den Prozess der Berechnung und Auszahlung der Arbeitnehmerentgelte bezeichnen. Dieser Vorgang wird auch als "Lohnabrechnung" oder "Gehaltsabrechnung" bezeichnet. Das Gehalt, das in der Regel monatlich gezahlt wird, kann je nach tatsächlich geleisteter Arbeitszeit oder spezifischer Arbeitsleistung variieren, wie beispielsweise der Anzahl der produzierten Einheiten.

Was muss auf der Entgeltabrechnung angegeben werden?

Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, auf den Lohnabrechnungen umfassende und leicht verständliche Angaben zu machen, damit die Arbeitnehmer die Richtigkeit ihres Entgelts überprüfen können. Gemäß § 108 Abs. 3 GewO muss die Lohn- und Gehaltsabrechnung folgende Angaben enthalten, die alle in Euro anzugeben sind:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers.
• Vorname, Nachname, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers.
• Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, Steuerklasse und Religionszugehörigkeit des Arbeitnehmers, sofern diese für die Lohnsteuer relevant ist.
• Schlüssel der Lohngruppe (falls zutreffend).
• Datum des Beginns und gegebenenfalls des Endes des Arbeitsverhältnisses.
• Lohnabrechnungszeitraum und die Anzahl der Steuer- und Sozialversicherungstage innerhalb dieses Zeitraums.
• Entgeltbestandteile, einschließlich Bruttolohn, Sachbezüge, monatliche und jährliche Steuerfreibeträge (optional), vermögenswirksame Leistungen (VL), Kirchensteuerabzug (optional), Sozialversicherungsbeiträge (Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung), Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung, persönliche Abzüge, Kindergeld (optional), Aufwandsentschädigungen, Überstunden (bei Stundenlohn) und den Endbetrag der Zahlung.

Alle Angaben auf der Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen korrekt und in Textform dargestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Dies gewährleistet Transparenz und ermöglicht es den Arbeitnehmern, die Korrektheit ihres Lohns zu überprüfen.

Entgeltabrechnung: Die wichtigsten Details für die Personalabteilung

Die Entgeltabrechnung fungiert als umfassende Aufschlüsselung des Arbeitnehmerverdienstes, die den Weg vom Bruttolohn bis zur endgültigen Nettozahlung auf dem Konto des Arbeitnehmers aufzeigt. Im Falle fehlerhafter Gehaltsabrechnungen haben Arbeitgeber eine rückwirkende Korrekturfrist von bis zu drei Monaten. Dies ermöglicht die Korrektur von Problemen wie unzureichenden Sozialversicherungsbeiträgen, die innerhalb der festgelegten Frist von künftigen Gehaltszahlungen abgezogen werden können.

Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge von den Gehältern ihrer Arbeitnehmer einzubehalten. Diese einbehaltenen Beträge müssen anschließend an das zuständige Finanzamt und die Krankenkassen überwiesen werden. Folglich müssen Arbeitgeber die Lohnunterlagen, die für die Besteuerung und Sozialversicherung entscheidend sind, über die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses hinaus aufbewahren. Konkrete Aufbewahrungsfristen sind in den jeweiligen Verordnungen festgelegt.

Die Steuerklasse eines Arbeitnehmers spielt eine wichtige Rolle bei der Bestimmung des Steuerabzugs vom Arbeitsentgelt. Eine detaillierte Aufschlüsselung der Steuerklassen unterstützt bei diesen Berechnungen.

Ab dem Jahr 2023 können steuerfreie Zahlungen in Höhe von 50 EUR pro Arbeitnehmer und Monat berücksichtigt werden. Dabei handelt es sich um den Nettowert von Sachleistungen wie Gutscheinen oder Debitkarten, die Arbeitnehmer zum Erwerb von Waren oder Dienstleistungen nutzen können. Es ist zu beachten, dass die Kirchensteuer in den einzelnen Bundesländern unterschiedlich ist. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt sie 8 Prozent, in allen anderen Bundesländern 9 Prozent.

Gründe, warum Sie Ihre Entgeltabrechnung erstellen sollten

Die Erstellung der Lohn- und Entgeltabrechnung kann eine komplexe Aufgabe sein, die umfangreiches Fachwissen von den Personalverantwortlichen erfordert. Trotz dieser Herausforderung existieren vor allem für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) überzeugende Gründe, die Lohn- und Entgeltabrechnung intern mithilfe geeigneter Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware zu realisieren.

Die Entscheidung für eine firmeninterne Lohn- und Entgeltabrechnung mithilfe der richtigen HR-Software bietet diverse Vorteile:

Kosteneffizienz

Der Einsatz einer Lohnbuchhaltungssoftware ist in der Regel kostengünstiger als die Beauftragung externer Lohnbüros oder Berater. Die anfängliche Investition in die Software amortisiert sich langfristig durch die Einsparung fortlaufender Servicegebühren.

Rechtskonformität

Seriöse Anbieter von Gehaltsabrechnungssoftware aktualisieren ihre Systeme regelmäßig, um sie an veränderte Gesetze und Vorschriften anzupassen. Dadurch bleibt Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ohne zusätzliche Kosten stets rechtskonform.

Erhöhte Datensicherheit

Durch die interne Aufbewahrung sensibler Gehaltsabrechnungsdaten wird die Datensicherheit erhöht. Da diese wichtigen Informationen nicht extern übertragen werden, wird das Risiko von Datenschutzverletzungen oder Datenlecks minimiert.

Erhöhte Unabhängigkeit

Ein firmeninternes Lohnbuchhaltungssystem verleiht Ihnen Kontrolle und Autonomie. Bei Mitarbeiteranfragen zur Gehaltsabrechnung können Sie schnell und unmittelbar reagieren, ohne von der Verfügbarkeit eines externen Lohnbüros abhängig zu sein.

Durch die interne Kontrolle wird eine höhere Unabhängigkeit ermöglicht. Interne HR-Teams können alle mit der Entgeltabrechnung zusammenhängenden Mitarbeiteranfragen umgehend bearbeiten. Diese Flexibilität und Reaktionsschnelligkeit setzen sie von externen Lohnbüros ab, die oftmals eigenen Zeitplänen folgen.

Entgeltabrechnung - Beispiel

Beurteilungen zur Mitarbeiterentwicklung sind essentiell für die Besetzung offener Stellen, die Planung des Nachwuchses für Fach- und Führungskräfte, die individuelle Karriereplanung sowie die Ermittlung des Schulungsbedarfs.

Im Folgenden gebe ich Ihnen einen exemplarischen Überblick über den Prozess der Entgeltabrechnung:

Schritt 1: Ermittlung des Gesamtbruttolohns

In der ersten Phase wird das Gesamtbrutto ermittelt. Dieses setzt sich aus dem Bruttogrundgehalt sowie mehreren zusätzlichen Komponenten zusammen:

• Bruttogehalt: Dies entspricht dem Grundgehalt des Mitarbeiters.

• Sachbezüge: Hierunter fallen Leistungen wie Firmenhandy, Auto oder Fahrrad, die dem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.

• Zulagen: Zusätzliche Vergütungen für Überstunden oder Nachtarbeit, falls zutreffend.

• Betriebliche Altersversorgung: Arbeitgeberseitige Beiträge zur Altersversorgung des Arbeitnehmers.

• Vermögenswirksame Leistungen: Vom Arbeitgeber angebotene Spar- oder Anlageleistungen.

• Pauschal besteuerte Gehaltsbestandteile: Gehaltsanteile, die mit einem festen Steuersatz versteuert werden.

• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall: Vergütungen an Arbeitnehmer während krankheitsbedingter Abwesenheit.

Die Summe all dieser Komponenten ergibt das Gesamtbrutto:

Gesamtbrutto = Bruttogehalt + Sachbezüge + Zulagen + betriebliche Altersversorgung + vermögenswirksame Leistungen + pauschal besteuerte Gehaltsbestandteile + Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Schritt 2: Abzüge vom Gesamtbrutto

Vom Gesamtbrutto werden verschiedene Abzüge vorgenommen, dazu gehören:

• Sozialversicherungsbeiträge: Dies sind die Beiträge zu den Sozialversicherungen wie Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.

• Einkommensteuer: Dies ist die auf das Einkommen des Arbeitnehmers anfallende Steuer.

• Kirchensteuer: Falls zutreffend, abhängig von der Religionszugehörigkeit des Arbeitnehmers.

• Solidaritätszuschlag: Ein zusätzlicher Steuerzuschlag, der je nach Einkommenshöhe anfällt.

Die Summe dieser Abzüge wird dann vom Gesamtbrutto subtrahiert, um das Nettoentgelt zu berechnen:

Nettoentgelt = Gesamtbrutto - Sozialversicherungsbeiträge - Einkommensteuer - Kirchensteuer (falls zutreffend) - Solidaritätszuschlag (falls zutreffend)

Schritt 3: Endgültige Bestimmung des Auszahlungsbetrags

Das Nettoentgelt stellt noch nicht den endgültigen Betrag dar, der dem Arbeitnehmer ausgezahlt wird, da noch weitere Abzüge oder Zusatzleistungen berücksichtigt werden müssen:

• Vermögenswirksame Leistungen: Diese Abzüge sind für Spar- oder Investitionspläne bestimmt, die der Arbeitnehmer gewählt hat.

• Vorschüsse: Falls der Arbeitnehmer Vorschüsse oder frühere Zahlungen erhalten hat, müssen diese berücksichtigt werden.

• Sachleistungen: Bereits berücksichtigte Sachleistungen können erneut abgezogen werden.

• Reisekosten oder Ähnliches: Rückerstattungen für Reisekosten oder andere erstattungsfähige Ausgaben können hinzuaddiert werden.

• Zuschüsse zur Sozialversicherung: Beiträge, die der Arbeitgeber zur Sozialversicherung des Arbeitnehmers leistet, können ebenfalls hinzugerechnet werden.

Der Auszahlungsbetrag ergibt sich dann aus folgender Formel:

Auszahlungsbetrag = Nettoentgelt - vermögenswirksame Leistungen - Vorschüsse + Reisekosten (oder ähnliches) + Zuschüsse zur Sozialversicherung

Durch die strikte Einhaltung dieses Abrechnungsprozesses gewährleistet das Unternehmen eine transparente und korrekte Gehaltsabrechnung für seine Mitarbeiter. Umfassende Beurteilungen tragen darüber hinaus dazu bei, die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern, indem sie eine effektive Nachfolgeplanung und individuelle Karrierewege ermöglichen.