Wie hoch dürfen Personalkosten im Verhältnis zum Umsatz sein? | Guide 2026

Wie viel vom Umsatz fließt eigentlich in die Bezahlung des Personals? Diese Frage stellen sich viele Betriebe – besonders dann, wenn Margen unter Druck stehen und die Lohnkosten steigen. Die Personalkostenquote zeigt, wie effizient ein Unternehmen wirtschaftet und ob die Personalplanung im Verhältnis zum Umsatz gesund ist.

Erfahre, wie die Personalkostenquote berechnet wird, welche Richtwerte und Benchmarks in Deutschland gelten und welche rechtlichen Aspekte relevant sind.

Was bedeutet die Personalkostenquote?

Die Personalkostenquote ist eine betriebswirtschaftliche Kennzahl, die das Verhältnis Ihrer gesamten Personalkosten zum Umsatz ausdrückt.

Zu den Personalkosten zählen:

• Löhne und Gehälter
• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag)
• Fortbildungs- und Recruitingkosten
• Zeitarbeit und Aushilfen

Diese Quote hilft Ihnen, Ihre Kostenstruktur zu verstehen und mit Branchenbenchmarks zu vergleichen.

Wie berechne ich die Personalkostenquote?

Nehmen wir ein Beispiel:

• Umsatz: 500.000 €
• Gesamte Personalkosten: 150.000 €

→ 150.000 € ÷ 500.000 € × 100 = 30 %

Ihre Personalkostenquote liegt also bei 30 %. Das bedeutet: Von jedem Euro Umsatz entfallen 30 Cent auf Personalkosten.

Typische Fehler bei der Berechnung:

• Netto- statt Bruttokosten angesetzt
• Arbeitgeberanteile nicht berücksichtigt
• Einmalzahlungen vergessen
• Teilzeitkräfte falsch gewichtet

Wie hoch ist „gut“? – Benchmarks nach Branche

Es gibt keine gesetzlich festgelegte Obergrenze für Personalkosten. Die optimale Quote hängt stark von Ihrer Branche, Betriebsgröße und Automatisierungsgrad ab.

Quelle: Eigene Auswertung basierend auf Daten von Statista, Bundesagentur für Arbeit und Destatis.

Rechtlicher Rahmen in Deutschland

Rein rechtlich ist die Personalkostenquote nicht begrenzt – aber viele Gesetze beeinflussen sie indirekt:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Maximalarbeitszeiten, Pausen und Ruhezeiten wirken sich auf Schichtkosten aus.
• Mindestlohngesetz (MiLoG): seit 2025 mind. 12,82 € pro Stunde – steigende Basiskosten.
• Tarifverträge: branchenspezifische Lohnsteigerungen, Zuschläge und Jahressonderzahlungen.
• Entgelttransparenzgesetz & Nachweisgesetz: erhöhen Dokumentationspflichten.
• HGB (§ 275): korrekte Ausweisung von Personalaufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Welche Kennzahlen ergänzen die Personalkostenquote?

Die Quote allein zeigt nur, wie viel Sie ausgeben – nicht, wie produktiv Ihr Team ist. Relevante Zusatz-KPIs sind:

• Umsatz je Mitarbeiter
• Personalkosten je Stunde oder Produkt
• Produktivität = Umsatz ÷ Arbeitsstunden
• Deckungsbeitrag pro Mitarbeiter

--> Interpretation:

• Eine steigende Quote bei gleichbleibendem Umsatz = sinkende Effizienz.
• Eine sinkende Quote bei wachsendem Umsatz = gutes Kapazitätsmanagement.

📊 Mit Shiftbase-Reports können Sie all diese Kennzahlen live verfolgen – und bei Bedarf gegensteuern, bevor es teuer wird.

Wie kann man die Personalkostenquote aktiv steuern?

1. Dienstplanung optimieren

• Einsatzplanung nach Umsatz-Forecasts, Wochentagen oder Events
• Automatische Schichtvorschläge basierend auf Auslastung
• Vermeidung von Über- oder Unterbesetzung

2. Zeiterfassung & Abwesenheiten managen

• Digitale Zeiterfassung statt Excel-Sheets
• Automatische Zuschlagsberechnung (z. B. Nacht, Feiertag)
• Sofortige Kosteneinsicht je Schicht

3. Überstunden & Plusstunden im Griff behalten

• Klare Regeln zu Ausgleich oder Auszahlung
• Frühwarnsysteme für Überlastung

4. Kommunikation & Transparenz

• Mitarbeitende verstehen besser, wie Schichtplanung und Kosten zusammenhängen – höheres Bewusstsein.

📊 Shiftbase-Tipp: Im Dienstplan-Modul siehst du live die prognostizierten Personalkosten pro Tag und Standort – und können sofort reagieren.

Wie unterscheidet sich die Personalkostenquote je nach Branche?

🍴Gastronomie & Hotellerie🛏️

In der Gastronomie und Hotellerie entfallen große Teile der Kosten auf Service, Küche und Housekeeping. Saisonale Schwankungen und Stoßzeiten machen die Planung komplex. Tools wie Shiftbase helfen, Dienstpläne anhand von Reservierungsdaten oder Eventtagen zu optimieren und damit Personalkosten besser zu steuern.

🏪Einzelhandel

Im Einzelhandel hängen Personalkosten stark von Öffnungszeiten, Kundenfrequenz und Aktionswochen ab. Eine datenbasierte Schichtplanung – etwa zu Black Friday oder verkaufsoffenen Sonntagen – hilft, Kosten an Umsätze anzupassen und die Produktivität zu steigern.

💉Gesundheitswesen

Im Gesundheitswesen sind Mindestbesetzungen und Qualifikationsanforderungen gesetzlich geregelt. Der hohe Personalanteil sorgt für Stabilität, aber auch für Kostendruck. Eine transparente Zeiterfassung und klare Abwesenheitsplanung sichern hier Qualität und Wirtschaftlichkeit zugleich.

Fazit

Die Personalkostenquote ist einer der wichtigsten Gradmesser für Wirtschaftlichkeit. Wer sie regelmäßig misst, versteht, wo Lohnkosten entstehen – und kann sie gezielt steuern, statt nur reagieren.

Mit Shiftbase verbinden Sie Dienstplanung, Zeiterfassung und Kostenkontrolle in einem System und behalten Ihre Personalkostenquote jederzeit im Blick.

Jetzt 14 Tage kostenlos testen oder eine Live-Demo buchen, um Ihre Personalkosten in Echtzeit zu optimieren. 🚀