Personalbedarfsplanung: So planen Sie den Mitarbeiterbedarf Ihres Unternehmens

Definition: Was ist Personalbedarfsplanung?

Bei der Personalbedarfsplanung geht es darum, den künftigen Bedarf an Mitarbeitern zu ermitteln, um die Ziele der Organisation zu erreichen. Ein Personalbedarf kann quantitativer oder qualitativer Natur sein. Der Personalbedarf umfasst in der Regel die Anzahl und Qualifikation der Mitarbeiter, den Zeitraum und ggf. den Standort der Mitarbeiter (quantitative Ermittlung).

Die Ermittlung des Personalbedarfs stellt sicher, dass die Organisation weder kurz-, mittel- noch langfristig unter Personalmangel leidet und immer über die benötigten Mitarbeiter verfügt. Die Wettbewerbsfähigkeit erfordert eine optimale Nutzung und Planung der Ressourcen.

Unterschied zwischen quantitativer und qualitativer Personaleinsatzplanung

Wie bereits erwähnt, kann die Personaleinsatzplanung quantitativ oder qualitativ erfolgen. Der Hauptunterschied zwischen den beiden besteht darin, dass bei der quantitativen Personalplanung die Zahlen im Vordergrund stehen, während bei der qualitativen Personalplanung die Qualität im Vordergrund steht.

Bei der quantitative personalbedarfsplanung wird sichergestellt, dass genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen, um den Bedarf des Unternehmens zu decken. Es gibt mehrere Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen:

• Wie viele Mitarbeiter braucht das Unternehmen?
• Wie ist die ideale Zusammensetzung der Mitarbeiter (z. B. nach Alter, Geschlecht, Qualifikation)?
• Wie hoch sind die Kosten für die Rekrutierung und Schulung neuer Mitarbeiter?
• Welche Risiken bestehen, wenn nicht genügend Mitarbeiter vorhanden sind?

Qualitative personalbedarfsplanung stellt sicher, dass das Unternehmen über die richtigen Mitarbeiter verfügt, um seinen Bedarf zu decken. Dazu müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden:

• Was sind die Ziele des Unternehmens?
• Welche Arbeitskräfte brauchen wir, um diese Ziele zu erreichen?
• Über welche Fähigkeiten und Qualifikationen sollten unsere Mitarbeiter verfügen?
• Wie sieht die ideale Zusammensetzung der Belegschaft aus (z. B. nach Alter, Geschlecht, Qualifikation)?

Bei der Personalplanung handelt es sich um einen Prozess, bei dem proaktiv der künftige Personalbedarf einer Organisation ermittelt wird und Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass dieser Bedarf gedeckt wird.

Auf diese Weise können Unternehmen die negativen Folgen von Personalengpässen wie Produktivitätsverluste, schlechtere Arbeitsmoral und höhere Kosten vermeiden.

Drei wichtige Säulen einer erfolgreichen Belegschaft

Das Fundament einer erfolgreichen Belegschaft besteht aus drei wichtigen Pfeilern:

• Die erste ist die Einschätzung der Führungskraft und des Teams, dass jeder Einzelne über einzigartige Fähigkeiten und Talente verfügt, die durch Schulung, Ausbildung und Erfahrung entwickelt und verbessert werden können.
• Die zweite ist die Fähigkeit, innovativ zu sein und neue Lösungen für geschäftliche Herausforderungen zu schaffen. Dies erfordert eine Kultur, in der die Mitarbeiter ermutigt werden, Risiken einzugehen und neue Dinge auszuprobieren.
• Drittens ist ein Umfeld erforderlich, das es den Mitarbeitern ermöglicht, effektiv im Team zu arbeiten, in dem sie gemeinsam Verantwortung tragen und stolz auf ihre Arbeit sind.
  
  

Was ist Personalplanung, und warum ist sie wichtig?

Der Personalplanungsprozess ist eine Kombination aus geschäftlichen, technischen und personalwirtschaftlichen Aktivitäten zur Ermittlung und zum Verständnis der Bedürfnisse der zukünftigen Belegschaft einer Organisation.

Es handelt sich um eine Methode zum Aufbau, zur Pflege und zur Entwicklung einer Belegschaft, die den aktuellen und künftigen Anforderungen eines Unternehmens am besten gerecht wird.

Ihr Personalplanungsprozess sollte Ihnen in vielerlei Hinsicht helfen, aber er ist auch wichtig, weil er Ihnen dabei hilft, zu entscheiden, wie hoch Ihr Personalbedarf sein wird und wie Sie ihn bewältigen wollen.

Sie haben vielleicht eine gute Vorstellung von Ihrem idealen Team, aber sicherzustellen, dass die richtigen Leute zusammenarbeiten, kann schwierig sein. Wenn Sie die bestmöglichen Ergebnisse mit Ihrem Team erzielen wollen, müssen Sie eine sorgfältige Personalauswahl treffen.

Ihr Personalplanungsprozess sollte Ihnen auch dabei helfen, etwaige Probleme mit Ihrem derzeitigen Personal zu erkennen, um sie zu beheben, bevor sie zu großen Problemen werden.

Schließlich trägt die Personalplanung dazu bei, dass Ihr Unternehmen finanziell stabil und sicher ist - ein wichtiger Aspekt für jeden Unternehmer oder Manager!

Ein moderner Arbeitsplatz und Personalbedarfsplanung.

Es gibt viele Herausforderungen, denen sich Arbeitgeber stellen müssen, wenn es um den Personalbedarf geht. Diese Herausforderungen erschweren die Planung für sich verändernde Umstände.

Herausforderungen bei der Personalbedarfsplanung

Ohne eine agile Organisationsstruktur kann sich die Personalbedarfsplanung als schwierig erweisen. Da starre Hierarchien eine zeitgemäße Personalplanung verhindern und sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit auswirken können, hindern starre Hierarchien Arbeitgeber daran, schnell und flexibel auf Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt und im Personalbereich zu reagieren.

Welche Faktoren sollten bei der Personalplanung berücksichtigt werden?

Altersstruktur: Die Altersstruktur eines Unternehmens hängt davon ab, wie viele Mitarbeiter altersbedingt ausscheiden werden und welche Gruppen unterrepräsentiert sind.

Planungshorizont: Natürlich gibt es verschiedene Planungshorizonte, darunter kurz- und mittelfristige (bis zu drei Jahren) und langfristige Horizonte.

Unternehmensziele: Der Hauptzweck von Unternehmenszielen besteht darin, die Grundsätze und Entscheidungen festzulegen, die das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern bestimmen.

Qualifizierte Bewerber: Damit alle Aufgaben erfüllt werden können, sollten die erforderlichen Qualifikationen mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.

Bruttopersonalbedarf: Zur Ermittlung des Bruttopersonalbedarfs können Sie einige Methoden anwenden. Schätzverfahren, Expertenbefragungen und Kennzahlenanalysen sind Beispiele dafür.

Zugänge und Abgänge: Anhand dieser Daten kann der Arbeitgeber die Entwicklung des Personalbestands im Laufe der Zeit untersuchen und darauf aufbauend entsprechende Maßnahmen ergreifen.

Nettopersonalbedarf: Personalangelegenheiten müssen nach diesem Prinzip abgewickelt werden.

Maßnahmen: Neueinstellungen, Entlassungen und Umschulungen sind einige Beispiele für personalwirtschaftliche Maßnahmen, die je nach Situation des Personalbedarfs variieren.

Personaleinsatzplanung vereinfacht

Durch die fortschreitende Digitalisierung haben wir die Möglichkeit, die Personalbedarfsermittlung zu revolutionieren und neu zu gestalten. So kann beispielsweise eine Software für die Zeiterfassung eine einfache Möglichkeit bieten, den Personalbedarf zu ermitteln.

Was sind die Aufgaben der Personalbedarfsplanung?

Ein Unternehmen kann den Personalbedarf ermitteln, der erforderlich ist, um erfolgreich zu arbeiten. Dabei sind sieben Schritte zu beachten:

Schritt 1: Definition der Unternehmensziele

Die Ziele der Personalplanung werden von der Geschäftsleitung festgelegt und basieren auf den Grundsätzen der Unternehmensstrategie. Sie sollten für alle Mitarbeiter verständlich sein. Das Ziel besteht darin, den Umsatz zu steigern, die Kosten zu senken oder die Produktivität zu verbessern.

Es kann auch die Verbesserung der Qualität oder Effizienz in der Produktion oder bei den Dienstleistungen, die Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit in den Arbeitsabläufen oder die Verbesserung der Kommunikation mit den Mitarbeitern sein.

Schritt 2: Festlegen des Planungshorizonts

Der Planungshorizont kann kurz (saisonal) oder lang (langfristig) sein. Kurzfristige Pläne sind in der Regel ein Jahr lang, können aber auf bis zu fünf Jahre ausgedehnt werden, wenn eine bestimmte Situation dies rechtfertigt. Langfristige Pläne haben in der Regel eine Länge von fünf Jahren.

Schritt 3: Berechnung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs

Der nächste Schritt ist die Berechnung des quantitativen Bedarfs, d. h. der Anzahl der Arbeitskräfte, die für eine bestimmte Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt im Voraus benötigt werden (z. B. die Suche nach neuen Mitarbeitern für eine offene Stelle).

Zu den quantitativen Anforderungen gehören die für die Aufgaben erforderlichen technischen Fähigkeiten und das spezifische Wissen über die Arbeitsbedingungen wie Arbeitszeiten, Arbeitsort usw. Qualitative Anforderungen werden durch Mitarbeitermerkmale wie Alter, Bildungsstand usw. bestimmt, die je nach Berufserfahrung und Motivation von Person zu Person unterschiedlich sein können.

Schritt 4: Analyse des Personalbestands

Dieser Schritt umfasst eine Analyse sowohl der internen (derzeitige Belegschaft) als auch der externen (potenzielle Belegschaft) Ressourcen. Die Personalanalyse soll Aufschluss darüber geben, ob intern genügend Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen zur Verfügung stehen oder ob die Einstellung neuer Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens erforderlich ist.

Schritt 5: Identifizierung von Personallücken

Die Personallücken sind die Differenzen zwischen den verfügbaren und den zur Erreichung der Unternehmensziele erforderlichen Arbeitskräften. Sie können entweder als quantitativ oder qualitativ klassifiziert werden.

Quantitative Personallücken bestehen, wenn nicht genügend Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen vorhanden sind, um eine Aufgabe zu erfüllen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise 100 neue Kundendienstmitarbeiter einstellen muss, intern aber nur 50 qualifizierte Kandidaten finden kann, besteht eine quantitative Personallücke von 50%.

Qualitative Personallücken liegen vor, wenn die verfügbaren Arbeitskräfte nicht über die für eine Aufgabe erforderlichen Qualifikationen verfügen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel Kundendienstmitarbeiter benötigt, die fließend Spanisch sprechen, aber nur Kandidaten finden kann, die fließend Englisch sprechen, besteht eine qualitative Personallücke.

Schritt 6: Entwicklung von Personalplänen

Die Personalpläne sind die Strategien, die Sie anwenden werden, um die Personallücken zu schließen. Sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden (SMART) sein.

Die gebräuchlichsten Personalpläne sind:

• Einstellungspläne legen fest, wie viele neue Mitarbeiter zu welchem Zeitpunkt eingestellt werden und welche Qualifikationen sie haben sollten.
• Schulungspläne beschreiben, wie vorhandene Mitarbeiter geschult werden sollen, um Personallücken zu schließen.
• Beförderungspläne legen fest, wie bestehende Mitarbeiter befördert werden sollen, um Personallücken zu schließen.
• Ruhestandspläne: In diesen Plänen wird dargelegt, wie Mitarbeiter, die sich dem Rentenalter nähern, ersetzt werden sollen.
  
  

Schritt 7: Umsetzung und Bewertung von Personalplänen

Die Personalpläne werden durch verschiedene Methoden umgesetzt, z. B. durch Stellenausschreibungen, Personalentwicklungsprogramme, Schulungskurse oder Rekrutierungskampagnen.

Sie sollten die Personalpläne regelmäßig bewerten, um sicherzustellen, dass sie effektiv sind und die gewünschten Ergebnisse erzielen. Die Personalbedarfsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess, der immer dann überprüft werden sollte, wenn sich Änderungen in der Belegschaft oder bei den Unternehmenszielen ergeben.

Vorteile der Personalbedarfsplanung

 

Längere Reaktionszeiten

Durch die Vorbereitung des Personalbedarfs können Sie die Reaktionszeit gegenüber Kunden und Lieferanten erhöhen. So können Sie schneller auf Nachfrageänderungen reagieren und Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Optimierung der Personalkosten

Durch die Personalbedarfsplanung können Sie Ihre Personalkosten optimieren, indem Sie die Anzahl der Mitarbeiter berücksichtigen, die für bestimmte Aufgaben benötigt werden. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben mehr Mitarbeiter als für eine bestimmte Aufgabe erforderlich.

In diesem Fall können Sie diese Informationen nutzen, um die Gesamtkosten zu senken, indem Sie die Zahl der Mitarbeiter reduzieren, die für diese bestimmte Aufgabe nicht benötigt werden. Die einseitige Personalbedarfsplanung hilft Unternehmen, bei den Personalkosten zu sparen.

Steigerung der Produktivität

Die Produktivität kann durch die Personalbedarfsplanung gesteigert werden. Wenn Unternehmen feststellen können, wie viele Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben benötigt werden, können sie diese Informationen nutzen, um sicherzustellen, dass es nicht zu Verzögerungen bei der Produktion oder der Erbringung von Dienstleistungen aufgrund von Personalmangel kommt.

Durch die richtige Anzahl von Mitarbeitern für die jeweilige Aufgabe können Unternehmen Unterbrechungen vermeiden und sicherstellen, dass die Arbeit reibungslos und effizient durchgeführt wird.

Höheres Serviceniveau

Bei der Erstellung von Personalbedarfsplänen können Unternehmen verschiedene Kriterien wie Kundenzufriedenheit oder Sicherheit am Arbeitsplatz berücksichtigen, um den Kunden jederzeit ein hohes Serviceniveau zu bieten und Unterbrechungen bei der Erbringung von Dienstleistungen oder der Produktion aufgrund von Personalmangel oder anderen Faktoren wie Wetterbedingungen, die das Produktionsniveau beeinträchtigen oder zu Verzögerungen bei den Lieferfristen führen können, zu vermeiden.

Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit

Unternehmen können ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern, indem sie ihren Personalbestand optimieren und schnell auf Veränderungen der Nachfrage reagieren. In der heutigen Geschäftswelt ist es unerlässlich, sich schnell an Veränderungen anzupassen, um der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

Die Personaleinsatzplanung ist ein Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, die Anzahl der für bestimmte Aufgaben benötigten Mitarbeiter zu ermitteln und ihren Personalbestand zu optimieren, um die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.

Durch die Berücksichtigung verschiedener Faktoren wie Kundenzufriedenheit oder Sicherheit am Arbeitsplatz können Unternehmen Personalpläne erstellen, die ihnen helfen, Personalkosten zu sparen und ihre Dienstleistungen zu verbessern.

Fazit

Die Personaleinsatzplanung ist ein notwendiger Prozess für Unternehmen, um die Anzahl der für bestimmte Aufgaben benötigten Mitarbeiter zu ermitteln, den Personalbestand zu optimieren und die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Zu den Vorteilen der Personaleinsatzplanung gehören längere Reaktionszeiten, die Optimierung der Personalkosten, eine höhere Produktivität, ein höheres Serviceniveau und eine bessere Wettbewerbsfähigkeit.