Personaleinsatzplanung

Definition: Was ist Personaleinsatzplanung?

Bei der Personalplanung geht es darum, den künftigen Personalbedarf einer Organisation zu ermitteln und sicherzustellen, dass die erforderlichen Ressourcen vorhanden sind, um diesen Bedarf zu decken. Das Hauptziel der Personalplanung besteht darin, sicherzustellen, dass ein Unternehmen über die richtige Anzahl und Art von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügt.

Warum ist die Personaleinsatzplanung so wichtig?

Die Personalplanung ist ein integraler Bestandteil jedes Unternehmens und muss in allen Unternehmen vorhanden sein, um erfolgreich zu sein. Sie hilft Ihnen auch, für die Zukunft zu planen und zu bestimmen, wie viele Mitarbeiter Sie in Ihrem Team brauchen.

Ein Unternehmen könnte zum Beispiel sein derzeitiges Arbeitsaufkommen betrachten und feststellen, dass es mit zehn Mitarbeitern auskommt, wenn alles nach Plan läuft. Tritt jedoch etwas Unerwartetes ein (z. B. ein plötzlicher Anstieg der Nachfrage oder verstärkter Wettbewerb), müssen möglicherweise mehr Mitarbeiter eingestellt werden als ursprünglich erwartet.

Die Personalplanung hilft Ihnen auch dabei festzustellen, wie viel Geld Sie jeden Monat für Gehälter und Sozialleistungen ausgeben. Wenn Sie diese Kosten kennen (und wissen, wie viel Geld Sie dafür ausgeben können), können Sie entscheiden, welche Art von Mitarbeitern für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Welche Arten der Personalplanung gibt es?

Der erste Schritt zur Planung Ihres Personalbestands besteht darin, die Arten der Personalplanung zu verstehen. Drei zentrale Arten der Personalplanung sind die quantitative, die qualitative und die zeitliche Planung.

Quantitative Personaleinsatzplanung

Bei der quantitativen Personalplanung wird eine Liste der Mitarbeiter und ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten erstellt, auf die Sie jederzeit zurückgreifen können. Diese Art der Personalplanung hilft Unternehmen dabei, festzustellen, was sie in ihrer derzeitigen Organisation nicht haben, was ihnen helfen kann, einen effektiveren internen Prozess für die Einstellung neuer Mitarbeiter zu schaffen.

Qualitative Personaleinsatzplanung

Bei der qualitativen Personaleinsatzplanung geht es darum, die von Ihrem Unternehmen benötigten Qualifikationen zu ermitteln und auf dieser Grundlage einen Plan für die Besetzung dieser Stellen mit qualifizierten Bewerbern zu entwickeln, die über die richtigen Qualifikationen für Ihre spezifischen Tätigkeiten verfügen. 

Zeitliche Komponente (Saisonalität)

Die letzte Art der Personalplanung ist die zeitliche Komponente, bei der es darum geht, die Spitzen und Täler der Nachfrage nach Ihrer Dienstleistung oder Ihrem Produkt im Laufe des Jahres zu ermitteln. Anhand dieser Analyse können Sie feststellen, wann Sie Ihr Personal aufstocken (oder reduzieren) müssen, um der Nachfrage gerecht zu werden. Wenn Sie diese saisonalen Schwankungen kennen, können Sie besser für sie planen.

Was ist der Unterschied zwischen Workforce Management und Workforce Scheduling?

Workforce Management ist der Prozess der Organisation, Überwachung und Kontrolle der Arbeitskräfte in einem Unternehmen. Die Personaleinsatzplanung ist ein Teilbereich des Workforce Management, der sich speziell mit der Erstellung von Arbeitsplänen für Mitarbeiter befasst.

Was sind die Ziele der Personalplanung?

Die Hauptziele der Personaleinsatzplanung sind die folgenden

Die Besetzung offener Stellen

Die Einstellung der besten Bewerber ist entscheidend für den Fortbestand eines Unternehmens und die Erledigung der anfallenden Arbeiten. Zu dieser Gruppe gehören auch Führungskräfte und andere hochrangige Arbeitsplätze in einem Unternehmen. Die Personaleinsatz Strategie ermöglicht auch eine schnelle Reaktion auf eventuell auftretende Personalprobleme.

Um Geld zu sparen und gleichzeitig mehr

Geld zu verdienen, ist eine sorgfältige Planung des Personalbestands erforderlich, die den Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter Rechnung trägt, unnötige Ausfallzeiten reduziert und neue, produktive Studiengänge einführt. Im Rahmen der Ressourcenplanung sollten Sie versuchen, keine Zeit zu verschwenden oder Dinge zu tun, die nicht notwendig sind. Menschen, die sich bei der Arbeit wohlfühlen, leisten in der Regel mehr und bessere Arbeit.

Anpassungsfähigkeit in Zeiten des Wandels

Manche Unternehmen haben zu bestimmten Jahreszeiten eine höhere Nachfrage. Der PEP kann sich schnell an veränderte Bedingungen anpassen und beugt Personalengpässen vor.

Die fünf wichtigsten Checklisten für eine effektive Personaleinsatzplanung

In der Personalabteilung erfordert die Planung des Personaleinsatzes eine gesunde Mischung aus Langfristigkeit und Zukunftsorientierung sowie ein hohes Maß an Flexibilität. Folgen Sie unserer detaillierten Umsetzung Checkliste:

Klären Sie Ihren Personalbedarf anhand einer Auslastungsanalyse

Wenn Sie nicht wissen, wie viele Mitarbeiter Sie benötigen und wie flexibel diese sein müssen, ist eine bedarfsgerechte Planung des Personaleinsatzes nicht mehr notwendig. Sie können Abläufe und Muster in den Arbeitsprozessen der Mitarbeiter erkennen, indem Sie konstante und ähnliche Variablen wie Umsatz, Kundeninteraktionen, Kundenfrequenzen und Anrufe vergleichen und gegenüberstellen.

Durch den Vergleich können Sie beurteilen, ob die Anzahl der Mitarbeiter die anstehende Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitraums angemessen abgedeckt hat oder nicht. Wenn Sie diese Technik über einen längeren Zeitraum wiederholen, erhalten Sie eine zuverlässige Datenbasis und genauere Prognosen für die Planung des Personaleinsatzes.

Setzen Sie klare Ziele

Planen Sie Ihren Personalbestand mit einer klaren Vorstellung davon, was Sie erreichen wollen. Wollen Sie ein attraktiverer Arbeitsplatz werden? Oder geht es Ihnen eher darum, alle Anforderungen perfekt zu erfüllen? Erst wenn Sie wissen, welche Art von Nutzen Sie erzielen wollen, können Sie über mögliche Lösungen nachdenken.

Hürden beseitigen

Die Fähigkeit, den Kurs mitten im Plan zu ändern, ist entscheidend. Aber nehmen wir an, Sie sind nicht in der Lage, Ihren Zeitplan nach Bedarf anzupassen, weil Sie z. B. mit den Richtlinien des Unternehmens zur Arbeitszeit nicht einverstanden sind. Besprechen Sie mit dem Vertreter der Arbeitnehmer, wie eine Win-Win-Lösung aussehen könnte.

Legen Sie interne Verfahren fest

Der Planungsprozess für die vielen Abteilungen des Unternehmens wird zentral, dezentral oder beides durchgeführt. Das ist kein Problem, unterstreicht aber die Notwendigkeit einer expliziten und exakten Prozessvorgabe. Abweichungen sind nur dann zulässig, wenn die zugrunde liegende Logik einer einzelnen Einheit dies erfordert.

Beteiligen Sie sich, Stakeholder

Bei der Umsetzung oder Verfeinerung von Personaleinsatzplänen ist es unerlässlich, die Zustimmung von Arbeitnehmern und Arbeitnehmervertretern wie einem Betriebsrat einzuholen. Die Zusammenarbeit ist notwendig, um über viele Einzelheiten zu entscheiden. Die Mitarbeiter werden die Offenheit und das neu gewonnene Verständnis für die Verfahren zu schätzen wissen.

Wie hilft die Personaleinsatzplanung den Unternehmen?

Das wesentliche Ziel der Personaleinsatzplanung (PEP) besteht darin, sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter am richtigen Ort eingesetzt werden. Auf diese Weise verdienen Unternehmen Geld. Eine gut durchgeführte PEP hilft Unternehmen, sich auf den Umsatz, den Kundenservice, die Kosten und die Mitarbeiter zu konzentrieren. Eine erfolgreiche PEP hilft dem Unternehmen, seinen Kunden und seinen Mitarbeitern in mehrfacher Hinsicht.

Was sind die Vorteile der Personaleinsatzplanung?

Dies sind die Vorteile der Personaleinsatzplanung:

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit

Die Mitarbeiter müssen ihre Pläne mit ihren Vorgesetzten und Kollegen besprechen, und ein Plan kann ihnen dabei helfen. Er hilft allen Beteiligten zu verstehen, welche Ziele das Unternehmen verfolgt und wie diese Ziele erreicht werden sollen. Außerdem können die Mitarbeiter Rückmeldungen darüber geben, wie ihrer Meinung nach Dinge besser oder anders gemacht werden könnten, so dass Ihr Team erfolgreicher sein kann.

Höhere Produktivität

Ein Personalplan hilft Ihnen, ein hohes Produktivitätsniveau in Ihrer Abteilung aufrechtzuerhalten, indem er sicherstellt, dass alle Mitarbeiter auf gemeinsame Ziele hinarbeiten. Durch den Austausch von Informationen und Zielen können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter wissen, was sie wann zu tun haben und wer sonst noch beteiligt sein muss, damit die Dinge richtig erledigt werden - und das alles bei einer effektiven Verteilung der Arbeitslast auf die einzelnen Mitarbeiter, so dass niemand mit Arbeit überlastet wird oder aufgrund mangelnder Ressourcen ganz auf der Strecke bleibt.

Gesteigerte Effizienz

Durch die Erstellung eines Plans für Ihre gesamte Abteilung können Sie Ressourcen Lücken erkennen und diese kommunizieren, so dass jeder weiß, woran er ist - sowohl jetzt als auch in Zukunft. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder alles hat, was er braucht, um produktiv zu sein, und dass niemand frustriert ist oder sich aufgrund fehlender Ressourcen nicht mehr zurechtfindet.

Größere Flexibilität

Ein Personalplan ermöglicht es Ihnen, Ihren Personalbedarf flexibler zu gestalten. Wenn jemand das Unternehmen verlässt oder eine neue Aufgabe übernimmt, können Sie Ihren Plan schnell anpassen, um den Veränderungen Rechnung zu tragen, so dass es nur zu minimalen Unterbrechungen Ihres Geschäftsbetriebs kommt.

Bessere Entscheidungsfindung

Ein gut durchdachter Personalplan liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über Ihr Personal zu treffen. Ganz gleich, ob Sie neue Mitarbeiter einstellen oder vorhandene umsetzen, Sie können sicher sein, dass Sie kurz- und langfristig die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.

Geringerer Stress

Mitarbeiter, die das Gefühl haben, Teil eines kohärenten Teams zu sein, leiden weniger unter Stress am Arbeitsplatz. Ein Personalplan kann ein positives Arbeitsumfeld schaffen, in dem jeder seine Rolle kennt und das Gefühl hat, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen. Dies kann zu einer höheren Produktivität und Moral sowie zu weniger Fehlzeiten und Fluktuation führen.

Tipps für eine optimale Personaleinsatzplanung

• Legen Sie klare Ziele für den Einsatzplan fest.
• Finden Sie heraus, wer für die einzelnen Phasen des Planungsprozesses verantwortlich ist.
• Sammeln Sie Daten über die Fähigkeiten, Erfahrungen und Präferenzen der Mitarbeiter.
• Nutzen Sie die Datenanalyse, um Muster und Trends beim Einsatz von Mitarbeitern zu erkennen.
• Erstellen Sie einen Plan, der die ermittelten Muster und Trends berücksichtigt.
• Kommunizieren Sie den Plan an alle relevanten Parteien.
• Passen Sie den Plan bei Bedarf an und überwachen Sie ihn auf der Grundlage des Feedbacks und der erzielten Ergebnisse.
  
  

Was sind die Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung?

Zu den Herausforderungen bei der Planung des Personaleinsatzes gehören die folgenden:

• Entscheidungen über den Personaleinsatz zu treffen ist langwierig, komplex und ineffizient. Sie erfordert eine sorgfältige Abwägung vieler Faktoren und kann sehr subjektiv sein.
• Entscheidungen über den Personaleinsatz müssen oft schnell und in Reaktion auf sich ändernde Bedingungen getroffen werden. Sie fordern auch strategische Überlegungen darüber, welche Fachkräfte welche Funktionen übernehmen sollten.
• Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Personalsysteme verwalten, hat einen erheblichen Einfluss auf das Ergebnis von Personaleinsatz Entscheidungen. Nehmen wir an, ein Unternehmen verwendet ein zentralisiertes HR-System, das nur schwer oder gar nicht in der Lage ist, schnelle Änderungen der Stelle Einstufungen vorzunehmen (wie dies bei der Einstellung oder Entlassung einer großen Anzahl von Mitarbeitern der Fall ist). In diesem Fall wird es schwieriger, genaue Entscheidungen über den Personaleinsatz zu treffen.
  
  

Praktische Aspekte der Personaleinsatzplanung

Was bedeutet Personaleinsatzplanung in der Praxis? Welches ist die effektivste Methode zur Ermittlung des optimalen Personaleinsatzes?

Personalbedarf ermitteln

Durch eine ordnungsgemäße Personaleinsatzplanung zur Berechnung des Personalbedarfs kann die voraussichtliche Arbeitsbelastung genau und analytisch ermittelt werden. Sie ist die wesentliche Grundlage für einen bedarfsoptimierten PEP. Zu diesem Zweck wird eine Prognose auf der Grundlage der geschäftlichen Nachfragefaktoren erstellt. Sie kann auf Umsatzdaten, Beleggrößen, Auftrags Szenarien, Provisionserträgen und Patienten- oder Anrufvolumen basieren. Sie können die unterschiedlichen Nachfragetreiber der einzelnen Branchen für die Bedürfnisse der Mitarbeiter ermitteln.

Behalten Sie dabei die langfristigen Personaleinsatzpläne im Auge.

In der folgenden Phase wird die Personalstruktur untersucht. Nachdem Sie die erforderliche Anzahl von Mitarbeitern ermittelt haben, stellen Sie fest, ob genügend Personal vorhanden ist. Müssen Sie jemanden einstellen oder weiterbilden? Dies alles dient der strategischen Planung. Bei der Kapazitätsplanung wird das erwartete Arbeitsaufkommen in Stellen oder Schichten umgerechnet, die Sie besetzen müssen. So können Sie langfristig beobachten, ob es eine Über- oder Unterfinanzierung gibt, und Sie können schnell reagieren, wenn es zu Personalengpässen kommt.

Die Mitarbeiter sollten bestimmten Arbeitsplätzen oder Schichten zugewiesen werden

Jetzt kommt die eigentliche Phase der Planung des verfügbaren Personals für die zu besetzenden Schichten oder Stellen. Gesetzliche Regelungen, Rahmenverträge, individuelle Normen und verschiedene Arbeitszeitmodelle müssen dabei automatisch berücksichtigt werden - ebenso wie die Wünsche und Vorlieben der Belegschaft für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit.

Wie setzen Sie es in Ihrem Unternehmen um?

Die Umsetzung der Personaleinsatzplanung ist ein Prozess, der viele Komponenten umfasst. Der erste Schritt ist die Bestimmung der Ziele, die Ihr Unternehmen für seine geschäftlichen Anforderungen festlegen sollte.

Sobald Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Prozess zu planen, der bestimmt, wer was wann tun wird. Dabei geht es darum, Mitarbeiter mit bestimmten Fähigkeiten oder Erfahrungswerten zu ermitteln und festzulegen, wie sie im Laufe der Zeit eingesetzt werden sollen.

Sobald Sie Ihren Einsatzplan festgelegt haben, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen! Sobald alles vorbereitet ist, kann sich Ihr Unternehmen auf seine Kernprodukte oder -dienstleistungen konzentrieren und sich gleichzeitig auf Veränderungen der Nachfrage oder der Marktbedingungen vorbereiten.

Die PEP-Schlüssel zum Erfolg

Eine bessere Personaleinsatzplanung hilft Unternehmen, Personalengpässe zu vermeiden, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu maximieren und die Qualität des Kundendienstes zu verbessern. Infolgedessen steigt die Produktivität, die Bürokratie nimmt ab, und die Menschen sind rundum zufrieden.

Eine vorausschauende Personaleinsatzplanung kann dazu beitragen, betriebliche Abläufe langfristig zu optimieren, indem die künftige Arbeitsbelastung anhand von Analyseergebnissen vorhergesagt wird. Unternehmen, die agile Planung einsetzen, können die Herausforderungen schwankender Arbeitsbelastung und Personalengpässe besser bewältigen.