Effektives Personalgespräch: Tipps für eine erfolgreiche Durchführung

Was ist ein Personalgespräch?

Ein Personalgespräch ist ein formelles Gespräch zwischen Ihnen als Arbeitgeber oder Führungskraft und einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter. Ziel ist es, wichtige Themen wie Leistung, Entwicklung, Gehalt oder auch Konflikte offen und strukturiert zu besprechen. Richtig geführt, stärken Personalgespräche die Zusammenarbeit und unterstützen Ihre unternehmerischen Ziele.

Was ist der Unterschied zwischen Mitarbeitergespräch und Personalgespräch?

Beide Gesprächsformen ähneln sich – unterscheiden sich jedoch in Umfang und Zielsetzung:

• Mitarbeitergespräch: Umfasst meist regelmäßige, allgemein gehaltene Gespräche, etwa zur Zielvereinbarung, Feedback oder Weiterentwicklung. Es fördert Motivation, Transparenz und die langfristige Zusammenarbeit.

• Personalgespräch: Findet in der Regel anlassbezogen statt, ist spezifischer und formeller – etwa bei Fehlzeiten, Gehaltsverhandlungen, Abmahnungen oder organisatorischen Veränderungen. Hier geht es um konkrete Maßnahmen oder Entscheidungen, die die einzelne Person betreffen.

Praxisbeispiel: Besprechen Sie mit einem Teammitglied die Jahresziele, handelt es sich um ein Mitarbeitergespräch. Geht es dagegen um eine krankheitsbedingte Abwesenheit oder eine Vertragsänderung, sprechen wir von einem Personalgespräch.

Personalgespräch: Wer darf dabei sein?

Grundsätzlich findet ein Personalgespräch zwischen Ihnen als Arbeitgeber bzw. Führungskraft und dem betreffenden Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin unter vier Augen statt. Doch es gibt Ausnahmen:

✅ Wann darf eine weitere Person teilnehmen?

• Betriebsrat: Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, kann die betroffene Person verlangen, dass ein Betriebsratsmitglied am Gespräch teilnimmt – insbesondere bei disziplinarischen Themen wie Abmahnungen oder Kündigungen.

• Vertrauensperson: Bei schwerbehinderten Mitarbeitenden ist es möglich, dass die Schwerbehindertenvertretung hinzugezogen wird.

• Dolmetscher oder Assistenz: In Ausnahmefällen kann eine Unterstützung notwendig sein, etwa bei sprachlichen Barrieren oder gesundheitlichen Einschränkungen – dies muss jedoch vorher mit Ihnen abgestimmt werden.

❌ Wann ist die Anwesenheit weiterer Personen nicht zulässig?

Mitarbeitende dürfen nicht eigenständig ohne Ihre Zustimmung z. B. eine externe Begleitperson (wie einen Anwalt) mitbringen. Das Gespräch kann in diesem Fall verweigert oder vertagt werden.

Müssen Sie beim Personalgespräch Grund nennen?

Ja, als Arbeitgeber sollten Sie den Grund für ein Personalgespräch nennen – zumindest in groben Zügen. Das schafft Transparenz, ermöglicht eine faire Vorbereitung und fördert ein konstruktives Gesprächsklima.

Was sollten Sie mitteilen?

• Nennen Sie den Anlass des Gesprächs – z. B. „Rückblick auf die letzten Projektmonate“, „Zielvereinbarung für das kommende Quartal“ oder „Klärung von Fehlzeiten“.

• Sie sind nicht verpflichtet, alle Details vorab offenzulegen, aber ein grober Hinweis ist aus Respekt und Fairness ratsam.

• Bei besonders sensiblen Themen (z. B. Abmahnung) empfiehlt es sich, neutral zu bleiben, um das Gespräch nicht vorab zu belasten.

Gibt es eine rechtliche Pflicht?

Es besteht keine gesetzliche Pflicht, vorab einen detaillierten Grund zu nennen. Doch aus arbeitsrechtlicher Sicht kann ein fehlender Hinweis problematisch werden – vor allem, wenn sich die betroffene Person überrumpelt fühlt.

Personalgespräche zu betrieblichen Anpassungen

Wenn Ihr Unternehmen vor strukturellen Veränderungen steht – z. B. durch eine Reorganisation, neue Prozesse oder Technologien – sollten Sie betroffene Mitarbeitende frühzeitig informieren. Ein Personalgespräch hilft, Unsicherheiten abzubauen, Rollen neu zu definieren und gezielt Unterstützung anzubieten.

Ziel: Transparente Kommunikation und Vertrauen trotz Veränderung.

Personalgespräch wegen Fehlverhalten – wie gehe ich professionell vor?

Zeigt ein Mitarbeiter ein Verhalten, das gegen Unternehmensregeln oder gesetzliche Vorgaben verstößt (z. B. wiederholtes Zuspätkommen, Pflichtverletzungen), ist ein persönliches Gespräch notwendig. Hier sprechen Sie das Fehlverhalten sachlich an, erläutern die Konsequenzen und besprechen gemeinsam Lösungsansätze.

Personalgespräch wegen hoher Krankheitstage – darf ich das ansprechen?

Ja, wenn Mitarbeitende über längere Zeit oder ungewöhnlich häufig krank sind, können Sie ein Gespräch führen – jedoch mit viel Fingerspitzengefühl. Es geht nicht um Kontrolle, sondern um Unterstützung: Gibt es gesundheitliche Belastungen am Arbeitsplatz? Kann der Betrieb etwas zur Entlastung beitragen?

Ziel: Verständnis zeigen, Lösungen suchen und langfristige Ausfälle vermeiden.

Personalgespräch zur Kündigung – wie gelingt ein fairer Umgang?

Eine Kündigung mitzuteilen gehört zu den schwierigsten Aufgaben für Führungskräfte. Wichtig ist, das Gespräch respektvoll, klar und rechtlich korrekt zu führen. Bereiten Sie sich gut vor und geben Sie dem Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen und sich wertschätzend zu verabschieden.

Wichtig: Kündigungen sollten immer mit vorheriger arbeitsrechtlicher Prüfung erfolgen.

Personalgespräch zur Gehaltserhöhung – worauf sollte ich achten?

Ob auf Initiative des Mitarbeiters oder von Ihrer Seite: Ein Gespräch zur Gehaltserhöhung sollte immer gut vorbereitet sein. Berücksichtigen Sie Leistung, Marktentwicklung, Betriebszugehörigkeit und interne Gehaltsstrukturen. Kommunizieren Sie transparent, was möglich ist – und warum.

Ziel: Eine faire, motivierende Vergütungspolitik, die Wertschätzung signalisiert.

Wie bereitet man optimal auf ein Personalgespräch vor?

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Personalgespräch – sowohl für die Gesprächsführung als auch für eine vertrauensvolle Atmosphäre. So gehen Sie professionell vor:

✅ Schritt-für-Schritt-Vorbereitung für Arbeitgeber:

1- Gesprächsziel definieren
Möchten Sie Feedback geben, eine Entwicklung besprechen, auf ein Fehlverhalten eingehen oder über eine Gehaltsanpassung sprechen? Je klarer Ihr Ziel, desto strukturierter wird das Gespräch.

2- Relevante Informationen sammeln
Nutzen Sie Leistungsdaten, Projektberichte oder Rückmeldungen aus dem Team, um Ihre Aussagen zu untermauern. Bleiben Sie dabei sachlich und nachvollziehbar.

3- Fragen und Gesprächsleitfaden vorbereiten
Notieren Sie sich offene Fragen wie:
– „Was lief aus Ihrer Sicht besonders gut in letzter Zeit?“
– „Welche Herausforderungen sehen Sie aktuell in Ihrer Rolle?“
Das fördert einen Dialog auf Augenhöhe.

4- Ort und Zeit bewusst wählen
Sorgen Sie für eine ruhige, ungestörte Umgebung und planen Sie genügend Zeit ein – idealerweise mindestens 30–60 Minuten.

5- Dokumentationshilfe bereithalten
Halten Sie wichtige Gesprächspunkte und Vereinbarungen schriftlich fest. So vermeiden Sie Missverständnisse und schaffen Nachvollziehbarkeit.

Protokoll-Vorlage für Mitarbeitergespräche

Strukturieren Sie Ihre Mitarbeitergespräche professionell und dokumentieren Sie wichtige Inhalte rechtssicher.

Jetzt downloaden!

Fragen im Personalgespräch

Die richtigen Fragen entscheiden darüber, ob ein Personalgespräch oberflächlich bleibt – oder zum echten Führungsinstrument wird. Ziel ist es, den Dialog zu fördern, Perspektiven zu verstehen und gemeinsam Lösungen zu entwickeln.

🎯 Fragen zur Leistung und Zielerreichung

• Wie schätzen Sie Ihre Leistung in den letzten Monaten ein?

• Gab es besondere Herausforderungen oder Erfolge, die Sie teilen möchten?

• Haben Sie Ihre Ziele erreicht – warum (nicht)?

🧠 Fragen zur Weiterentwicklung und Zufriedenheit

• Welche Kompetenzen möchten Sie gerne weiter ausbauen?

• Fühlen Sie sich in Ihrer aktuellen Rolle ausreichend gefordert und gefördert?

• Welche Unterstützung würden Sie sich von Führungskraft oder Team wünschen?

🤝 Fragen zur Zusammenarbeit und Kommunikation

• Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit im Team?

• Gibt es Verbesserungsvorschläge für interne Abläufe oder Kommunikation?

• Was läuft gut – und was könnte aus Ihrer Sicht besser funktionieren?

💬 Offene Abschlussfragen

• Gibt es Themen, die Sie bisher nicht ansprechen konnten, aber möchten?

• Haben Sie konkrete Wünsche oder Anliegen, die wir besprechen sollten?

• Wie kann ich Sie als Führungskraft besser unterstützen?

Fazit: Personalgespräche als Schlüssel zu erfolgreicher Führung

Personalgespräche sind mehr als reine Pflicht – sie sind eine Chance, Vertrauen aufzubauen, Potenziale zu erkennen und Mitarbeitende gezielt zu fördern. Ob es um Feedback, Entwicklung, Herausforderungen oder organisatorische Veränderungen geht: Mit guter Vorbereitung, klarer Kommunikation und dem richtigen Ton schaffen Sie als Arbeitgeber eine Gesprächskultur, die langfristig zum Unternehmenserfolg beiträgt.

Tipp zum Schluss: Mit der Shiftbase HR-Software behalten Sie alle Gespräche, Vereinbarungen und Entwicklungsschritte im Blick – digital, sicher und effizient.