Mitarbeitergespräch Leitfaden: Schlüssel zur Teammotivation

Was ist ein Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche sind ein wesentliches Instrument in der modernen Unternehmensführung. Sie dienen als Plattform, auf der Führungskräfte und ihre Angestellten in einem Dialog treten, um über verschiedene Themen zu sprechen. Diese Gespräche können sich auf Leistungsziele, Feedback, Entwicklungswünsche der Mitarbeitenden oder auf spezifische Projekte konzentrieren. Sie bieten eine strukturierte Gelegenheit für beide Seiten – die Führungskraft und den Mitarbeiter –, um in einem offenen "Vier-Augen-Gespräch" Erwartungen und Ziele zu besprechen.

In Unternehmen werden diese Gespräche mindestens einmal im Jahr geführt, um eine regelmäßige Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern zu gewährleisten. Sie sind ein zentrales Führungsinstrument, das nicht nur zur Bewertung von Leistungen dient, sondern auch dazu, die Mitarbeitermotivation und -bindung zu stärken. Ein effektives Mitarbeitergespräch schafft Raum für konstruktives Feedback, die Diskussion über berufliche Weiterentwicklung und die Klärung von Konflikten oder Problemen.

Inhaltlich können diese Gespräche eine breite Palette von Themen abdecken, von der Zielsetzung und Leistungsbeurteilung bis hin zu persönlichen Entwicklungswünschen und der Zukunftsperspektive des Arbeitnehmers im Unternehmen. Die richtige Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung dieser Gespräche ist entscheidend, um ihre Effektivität als Führungsinstrument zu maximieren.

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Warum sind Mitarbeitergespräche wichtig?

Mitarbeitergespräche sind aus mehreren Gründen ein entscheidendes Element in der Unternehmensführung. Sie fördern eine offene Kommunikation zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden, was zu einer verbesserten Arbeitsbeziehung führt. Durch diese Gespräche werden Missverständnisse reduziert und eine Kultur des Vertrauens und der Offenheit im Unternehmen gefördert.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, individuelle Ziele und Erwartungen abzustimmen. Mitarbeitergespräche bieten die Plattform, um Leistungsziele zu setzen und die persönliche Entwicklung der Angestellten zu fördern. Dies trägt maßgeblich zur Steigerung der Mitarbeitermotivation bei, da sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und in ihrer beruflichen Entwicklung unterstützt fühlen.

Mitarbeitergespräch Vorteile

• Verbesserte Mitarbeitermotivation und -engagement: Regelmäßige Gespräche zeigen den Mitarbeitenden, dass ihre Meinungen und Beiträge geschätzt werden. Dies steigert die allgemeine Zufriedenheit und Motivation.

• Klare Zielsetzung und Leistungsbewertung: Mitarbeitergespräche dienen dazu, klare und messbare Ziele zu definieren. Sie ermöglichen es den Führungskräften, Leistungen objektiv zu bewerten und konstruktives Feedback zu geben.

• Förderung der persönlichen und beruflichen Entwicklung: Durch das Besprechen von Entwicklungswünschen und Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen diese Gespräche die Karriereentwicklung der Mitarbeitenden.

• Früherkennung und Lösung von Konflikten: Probleme und Konflikte können in einem frühen Stadium erkannt und effektiv gelöst werden, was zu einer besseren Arbeitsatmosphäre beiträgt.

• Stärkung der Bindung an das Unternehmen: Mitarbeiter, die sich gehört und unterstützt fühlen, entwickeln eine stärkere Bindung an das Unternehmen, was die Mitarbeiterfluktuation verringert.

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Anlässe und Häufigkeit von Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche sind nicht nur ein Werkzeug für die jährliche Leistungsbewertung, sondern können auch zu verschiedenen anderen Anlässen stattfinden. Die Flexibilität in der Anwendung macht sie zu einem unverzichtbaren Führungsinstrument.

Zu welchen Anlässen führt man ein Personalgespräch?

• Jährliche Leistungsbeurteilung: Dies ist der häufigste Anlass für Mitarbeitergespräche, bei dem die Leistung des Mitarbeiters über das Jahr hinweg bewertet wird.

• Zielvereinbarungen: Zu Beginn eines Jahres oder Projekts, um klare Ziele und Erwartungen zu setzen.

• Entwicklungsgespräche: Zur Besprechung von Karrierezielen und Weiterbildungsmöglichkeiten.

• Feedbackgespräche: Nach Abschluss eines wichtigen Projekts oder als Teil eines kontinuierlichen Feedbackprozesses.

• Konfliktlösung: Wenn Probleme zwischen Mitarbeitenden oder zwischen einem Mitarbeiter und der Führungskraft auftreten.

• Veränderungen im Unternehmen: Bei organisatorischen Veränderungen, wie z.B. einer Umstrukturierung.

Wie oft sollten Mitarbeitergespräche geführt werden?

Die Häufigkeit von Mitarbeitergesprächen kann je nach Bedarf und der Kultur des Unternehmens variieren. Während jährliche Gespräche die Regel sind, empfehlen viele HR-Experten, zusätzliche Gespräche zu führen, um eine kontinuierliche Entwicklung und Kommunikation zu gewährleisten. Mindestens einmal im Jahr sollte ein formelles Mitarbeitergespräch geführt werden, jedoch kann eine höhere Frequenz – wie quartalsweise oder halbjährliche Gespräche – förderlich sein, um eine engere Bindung und kontinuierliche Feedbackschleifen zu etablieren.

Vorbereitung und Einladung zum Mitarbeitergespräch

Einladungen zum Mitarbeitergespräch

Die Einladung zum Mitarbeitergespräch sollte rechtzeitig und mit allen notwendigen Informationen erfolgen. Sie sollte das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Gesprächs beinhalten sowie einen Hinweis auf die Themen, die besprochen werden sollen. Eine klare Agenda hilft sowohl der Führungskraft als auch dem Mitarbeiter, sich gezielt vorzubereiten.

Es ist wichtig, dass die Einladung in einer Weise formuliert wird, die den Mitarbeiter nicht in Verlegenheit bringt oder Druck aufbaut. Sie sollte vielmehr als eine Gelegenheit für offene Kommunikation und gemeinsames Wachstum angesehen werden.

Mitarbeitergespräch unzulässigen Fragen

Während eines Mitarbeitergesprächs gibt es bestimmte Fragen, die als unzulässig gelten und vermieden werden sollten. Bestimmte Fragen, die in die Privatsphäre des Mitarbeiters eingreifen oder diskriminierend sein könnten, sind daher unangebracht und sollten vermieden werden. Hier einige Beispiele:

Fragen zur Familienplanung
"Planen Sie, Kinder zu bekommen?" oder "Wann wollen Sie Elternzeit nehmen?" Diese Fragen könnten als diskriminierend gegenüber Frauen oder jungen Paaren angesehen werden.

Fragen zu religiösen Überzeugungen
"Welcher Religion gehören Sie an?" oder "Wie praktizieren Sie Ihren Glauben?" Diese Fragen sind irrelevant für die berufliche Leistung und können unangemessen sein.

Fragen zu politischen Ansichten
"Für welche Partei stimmen Sie?" oder "Was halten Sie von der aktuellen politischen Lage?" Solche Fragen haben keinen Bezug zur Arbeit und können zu Unbehagen führen.

Persönliche finanzielle Fragen
"Wie gehen Sie mit Ihren Finanzen um?" oder "Haben Sie Schulden?" Diese Fragen sind zu persönlich und nicht relevant für das Arbeitsverhältnis.

Fragen zu gesundheitlichen Problemen
"Haben Sie gesundheitliche Probleme?" oder "Wie oft waren Sie krankgeschrieben?" Solche Fragen können als Eingriff in die Privatsphäre und als diskriminierend angesehen werden, insbesondere wenn sie nicht direkt die Arbeitsfähigkeit betreffen.

Es ist wichtig, dass sich das Mitarbeitergespräch auf berufsbezogene Themen konzentriert und eine Atmosphäre des Respekts und des gegenseitigen Verständnisses fördert.

Durchführung des Mitarbeitergesprächs

Wie sollte ein Mitarbeitergespräch aufgebaut sein?

Ein gut strukturiertes Mitarbeitergespräch ist entscheidend für dessen Erfolg. Ein effektiver Aufbau hilft dabei, alle wichtigen Themen anzusprechen und stellt sicher, dass sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter das Gespräch als produktiv und wertvoll empfinden.

Einleitung: Beginnen Sie das Gespräch mit einer positiven und offenen Einstellung. Eine entspannte Einleitung kann helfen, eventuelle Anspannungen zu reduzieren und eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.

Rückblick auf die vergangene Periode: Besprechen Sie die Leistungen und Entwicklungen seit dem letzten Gespräch. Dies beinhaltet sowohl Erfolge als auch Bereiche, in denen Verbesserungsbedarf besteht.

Diskussion aktueller Projekte und Aufgaben: Hier können spezifische Aufgaben oder Projekte besprochen werden, um ein klares Verständnis der aktuellen Arbeitslast und der Prioritäten zu bekommen.

Feedback von der Führungskraft: Konstruktives Feedback ist ein zentraler Bestandteil des Gesprächs. Dies sollte sowohl positive Aspekte als auch Bereiche für Verbesserungen beinhalten.

Feedback vom Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten ebenfalls die Gelegenheit erhalten, Feedback zu geben. Dies kann sich auf ihre Arbeit, die Unterstützung durch die Führungskraft oder das Arbeitsumfeld beziehen.

Zielsetzung und Entwicklungsmöglichkeiten: Setzen Sie gemeinsam Ziele für die kommende Periode und besprechen Sie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung des Mitarbeiters.

Abschluss und Zusammenfassung: Fassen Sie die besprochenen Punkte zusammen und stellen Sie sicher, dass beide Seiten ein klares Verständnis der vereinbarten Ziele und nächsten Schritte haben.

Ein Mitarbeitergespräch sollte nicht nur als eine Pflichtübung angesehen werden, sondern als eine wertvolle Gelegenheit für gegenseitiges Lernen und Entwicklung. Durch einen gut strukturierten Aufbau wird sichergestellt, dass das Gespräch effektiv und zielführend ist.

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Mitarbeitergespräch führen: Leitfaden für Führungskräfte

Das Führen von Mitarbeitergesprächen ist eine Schlüsselkompetenz für jede Führungskraft. Ein effektiver Leitfaden kann dabei helfen, das Gespräch konstruktiv und zielführend zu gestalten.

Gründliche Vorbereitung
Bereiten Sie sich auf das Gespräch vor, indem Sie Leistungsberichte, vorherige Gesprächsnotizen und aktuelle Projekte des Mitarbeiters durchgehen. Setzen Sie sich klare Ziele für das Gespräch.

Positive Gesprächsatmosphäre schaffen
Beginnen Sie das Gespräch mit einem positiven Einstieg, um eine angenehme und offene Atmosphäre zu erzeugen. Dies baut Spannungen ab und fördert ein konstruktives Gespräch.

Aktives Zuhören
Hören Sie aufmerksam zu und zeigen Sie Interesse an den Ansichten des Mitarbeiters. Aktives Zuhören beinhaltet auch, Fragen zu stellen und den Mitarbeiter dazu zu ermutigen, eigene Gedanken und Bedenken zu äußern.

Konstruktives Feedback geben
Geben Sie sowohl positives Feedback als auch konstruktive Kritik. Es ist wichtig, dass die Kritik spezifisch, objektiv und auf die berufliche Entwicklung ausgerichtet ist.

Zielvereinbarungen treffen
Definieren Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter realistische und messbare Ziele. Diskutieren Sie, wie diese Ziele erreicht werden können und welche Unterstützung der Mitarbeiter benötigt.

Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigen
Besprechen Sie Möglichkeiten zur beruflichen Weiterbildung und Karriereentwicklung. Zeigen Sie auf, wie das Unternehmen den Mitarbeiter in seiner beruflichen Laufbahn unterstützen kann.

Nachbereitung des Gesprächs
Dokumentieren Sie die besprochenen Punkte und vereinbarten Ziele. Stellen Sie sicher, dass eine klare Vereinbarung über die nächsten Schritte besteht und kommunizieren Sie diese an den Mitarbeiter.

Ein gut geführtes Mitarbeitergespräch ist ein mächtiges Instrument, um die Mitarbeitermotivation zu steigern, die Leistung zu verbessern und eine starke Beziehung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter zu fördern.

Mitarbeitergespräche: Wer darf dabei sein?

Die Teilnehmer eines Mitarbeitergesprächs können je nach Art des Gesprächs und den spezifischen Umständen variieren. Grundsätzlich gibt es jedoch einige Richtlinien, wer an diesen Gesprächen teilnehmen sollte:

• Die Führungskraft und der Mitarbeiter: In den meisten Fällen besteht das Mitarbeitergespräch aus einem direkten Dialog zwischen der Führungskraft und dem Mitarbeiter. Dies fördert eine offene und vertrauensvolle Kommunikation.

• HR-Vertreter: In bestimmten Situationen, wie bei sensiblen Themen oder bei Konfliktgesprächen, kann es sinnvoll sein, einen Vertreter der Personalabteilung hinzuzuziehen. Dies gewährleistet eine neutrale Perspektive und professionelle Unterstützung.

• Weitere Führungskräfte oder Teammitglieder: In manchen Fällen, insbesondere bei Gesprächen, die die gesamte Teamleistung oder interdisziplinäre Projekte betreffen, können auch weitere Führungskräfte oder Teammitglieder einbezogen werden.

• Externe Berater oder Coaches: Bei speziellen Entwicklungs- oder Karrieregesprächen kann die Hinzuziehung eines externen Beraters oder Coaches hilfreich sein, um spezifische Fachkenntnisse oder Perspektiven einzubringen.

• Betriebsrat: In bestimmten Ländern oder Unternehmen kann auch die Anwesenheit eines Betriebsratsmitglieds erforderlich oder empfehlenswert sein, insbesondere wenn es um vertragliche oder arbeitsrechtliche Themen geht.

Es ist wichtig, dass die Teilnahme an Mitarbeitergesprächen gut überlegt und auf die Bedürfnisse und den Kontext des Gesprächs abgestimmt wird. Die Wahrung der Vertraulichkeit und des Respekts für den Mitarbeiter sollte dabei immer im Vordergrund stehen.

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Rolle und Tipps für die Beteiligten

Mitarbeitergespräch: Tipps für Mitarbeiter

Mitarbeitergespräche sind nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für Mitarbeiter eine wichtige Gelegenheit, um ihre berufliche Entwicklung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu besprechen. Hier sind einige Tipps, wie Mitarbeiter sich auf diese Gespräche vorbereiten und sie aktiv nutzen können:

Vorbereitung ist der Schlüssel
Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch vor. Überlegen Sie sich, welche Themen Sie ansprechen möchten, einschließlich Ihrer Leistungen, Ziele, Entwicklungswünsche und mögliche Probleme oder Verbesserungsvorschläge.

Eigene Leistungen und Erfolge präsentieren
Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ihre Erfolge und wie Sie zum Unternehmen beigetragen haben. Seien Sie bereit, diese Leistungen zu kommunizieren.

Offenheit für Feedback
Seien Sie offen für konstruktives Feedback. Versuchen Sie, dieses nicht als Kritik, sondern als Chance zur Verbesserung und Weiterentwicklung zu sehen.

Aktiv Zuhören und Fragen stellen
Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie Fragen, wenn etwas unklar ist. Zeigen Sie Interesse und Engagement, indem Sie aktiv am Gespräch teilnehmen.

Ziele und Erwartungen klären
Nutzen Sie das Gespräch, um Ihre beruflichen Ziele und Erwartungen zu besprechen. Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihre Karriereziele und Entwicklungswünsche.

Lösungsorientiert denken
Wenn Sie Probleme ansprechen, kommen Sie idealerweise auch mit möglichen Lösungsvorschlägen. Das zeigt, dass Sie proaktiv und lösungsorientiert denken.

Nachbereitung des Gesprächs
Machen Sie sich nach dem Gespräch Notizen über die besprochenen Punkte und vereinbarten Ziele. Überlegen Sie sich, wie Sie die erhaltenen Feedbacks umsetzen und die vereinbarten Ziele erreichen können.

Mitarbeitergespräche bieten eine wertvolle Möglichkeit, sich selbst zu reflektieren, Feedback zu erhalten und die eigene berufliche Entwicklung aktiv mitzugestalten.

Mitarbeiter nicht in die Zielsetzung involvieren

Mitarbeitergespräche sind nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für Mitarbeiter eine wichtige Gelegenheit, um ihre berufliche Entwicklung und Zufriedenheit am Arbeitsplatz zu besprechen. Hier sind einige Tipps, wie Mitarbeiter sich auf diese Gespräche vorbereiten und sie aktiv nutzen können:

• Vorbereitung ist der Schlüssel: Bereiten Sie sich gründlich auf das Gespräch vor. Überlegen Sie sich, welche Themen Sie ansprechen möchten, einschließlich Ihrer Leistungen, Ziele, Entwicklungswünsche und mögliche Probleme oder Verbesserungsvorschläge.

• Eigene Leistungen und Erfolge präsentieren: Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken über Ihre Erfolge und wie Sie zum Unternehmen beigetragen haben. Seien Sie bereit, diese Leistungen zu kommunizieren.

• Offenheit für Feedback: Seien Sie offen für konstruktives Feedback. Versuchen Sie, dieses nicht als Kritik, sondern als Chance zur Verbesserung und Weiterentwicklung zu sehen.

• Aktiv Zuhören und Fragen stellen: Hören Sie aufmerksam zu und stellen Sie Fragen, wenn etwas unklar ist. Zeigen Sie Interesse und Engagement, indem Sie aktiv am Gespräch teilnehmen.

• Ziele und Erwartungen klären: Nutzen Sie das Gespräch, um Ihre beruflichen Ziele und Erwartungen zu besprechen. Seien Sie ehrlich in Bezug auf Ihre Karriereziele und Entwicklungswünsche.

• Lösungsorientiert denken: Wenn Sie Probleme ansprechen, kommen Sie idealerweise auch mit möglichen Lösungsvorschlägen. Das zeigt, dass Sie proaktiv und lösungsorientiert denken.

• Nachbereitung des Gesprächs: Machen Sie sich nach dem Gespräch Notizen über die besprochenen Punkte und vereinbarten Ziele. Überlegen Sie sich, wie Sie die erhaltenen Feedbacks umsetzen und die vereinbarten Ziele erreichen können.

Mitarbeitergespräche bieten eine wertvolle Möglichkeit, sich selbst zu reflektieren, Feedback zu erhalten und die eigene berufliche Entwicklung aktiv mitzugestalten.

Bewertung und Feedback im Mitarbeitergespräch

Evaluation im Mitarbeitergespräch

Obwohl es wichtig ist, dass Mitarbeiter aktiv an der Festlegung ihrer beruflichen Ziele beteiligt sind, gibt es Situationen, in denen Mitarbeiter nicht direkt in die Zielsetzung involviert werden. Dies kann verschiedene Gründe haben:

Unternehmensspezifische Ziele
Manchmal werden Ziele von der Unternehmensleitung festgelegt, die alle Mitarbeiter betreffen. In solchen Fällen können die individuellen Beiträge der Mitarbeiter zu diesen Zielen besprochen werden, auch wenn sie nicht direkt an der Festlegung der Ziele beteiligt waren.

Fehlende Informationen
In einigen Fällen haben Mitarbeiter möglicherweise nicht alle Informationen oder das nötige Wissen, um an der Zielsetzung teilzunehmen. Dies kann in Bereichen mit spezifischem Fachwissen oder bei strategischen Entscheidungen der Fall sein.

Übergeordnete Geschäftsstrategien
Manche Ziele sind Teil einer übergeordneten Geschäftsstrategie, die möglicherweise vertraulich ist oder bei der aus verschiedenen Gründen nicht alle Mitarbeiter einbezogen werden können.

In diesen Situationen ist es wichtig, dass die Führungskräfte dennoch sicherstellen, dass die Mitarbeiter verstehen, wie ihre Arbeit und Leistung zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens beitragen. Klare Kommunikation und das Aufzeigen des Wertes ihrer Arbeit im Gesamtkontext des Unternehmens können die Mitarbeitermotivation und das Engagement erhöhen, selbst wenn sie nicht direkt an der Zielsetzung beteiligt sind.

5 Stolpersteine bei Mitarbeitergesprächen

Mitarbeitergespräche können eine Reihe von Herausforderungen bergen, die sowohl für Führungskräfte als auch für Mitarbeiter problematisch sein können. Ein Bewusstsein für diese "Stolpersteine" kann dabei helfen, sie zu vermeiden und das Gespräch effektiver zu gestalten.

Unzureichende Vorbereitung

Eine der größten Herausforderungen ist die mangelnde Vorbereitung. Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter sollten sich Zeit nehmen, um das Gespräch vorzubereiten, um sicherzustellen, dass es produktiv und zielführend ist.

Fehlende Zielklarheit

Unklare oder nicht existierende Ziele können das Gespräch unstrukturiert und ineffektiv machen. Klare Ziele und Erwartungen sind entscheidend für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch.

Einseitige Kommunikation

Mitarbeitergespräche sollten einen Dialog darstellen, nicht eine einseitige Kommunikation. Es ist wichtig, dass beide Seiten zu Wort kommen und ihre Perspektiven und Feedback teilen können.

Negative Gesprächsatmosphäre

Eine negative oder angespannte Atmosphäre kann das Ergebnis des Gesprächs beeinträchtigen. Eine offene, positive und respektvolle Gesprächsatmosphäre ist essentiell für ein konstruktives Mitarbeitergespräch.

Ignorieren von Feedback oder Entwicklungswünschen

Das Nichtbeachten von Feedback oder Entwicklungswünschen der Mitarbeiter kann Demotivation und Unzufriedenheit zur Folge haben. Es ist wichtig, dass diese Aspekte ernst genommen und, wenn möglich, in die Planung und Zielsetzung einbezogen werden.

Indem diese Stolpersteine erkannt und vermieden werden, können Mitarbeitergespräche zu einer effektiven Methode der Mitarbeiterförderung und des Managements werden.

Fazit

Mitarbeitergespräche sind ein unverzichtbares Instrument in der modernen Unternehmensführung. Sie bieten eine Plattform für offene Kommunikation, Feedback und Zielsetzung, die sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Führungskräfte von großem Wert sind. Durch regelmäßige und gut strukturierte Gespräche können Unternehmen nicht nur die Leistung und Motivation ihrer Mitarbeiter steigern, sondern auch eine Kultur des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung fördern.

Eine sorgfältige Vorbereitung, aktives Zuhören, konstruktives Feedback und die Einbeziehung der Mitarbeiter in die Zielsetzung sind Schlüsselkomponenten für erfolgreiche Mitarbeitergespräche. Zudem ist es wichtig, potenzielle Stolpersteine zu erkennen und zu vermeiden, um die Effektivität dieser Gespräche zu maximieren.

Letztendlich sind Mitarbeitergespräche mehr als nur eine formelle Übung; sie sind eine Gelegenheit für gegenseitiges Lernen und Entwicklung. Durch die richtige Anwendung und Gestaltung dieser Gespräche können Führungskräfte und Mitarbeiter gemeinsam zu einem produktiveren und zufriedeneren Arbeitsumfeld beitragen.

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