Einen optimalen Schichtplan erstellen

Schnelles und einfaches Planungstool für deine Mitarbeiter

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In 3 kurzen Schritten deinen Schichtplan erstellen

Einen Schichtplan zu erstellen ist oft eine langwierige und zeitraubende Aufgabe. Mitarbeiter mailen ihre Verfügbarkeit und Abwesenheit per E-Mail und du musst ständig zwischen Outlook und Excel wechseln, um die Mitarbeiter richtig einzuplanen – nervenaufreibend! Einen Schichtplan erstellen mit Shiftbase heisst: “Schnell und effizient!” In den folgenden 3 Schritten wird beschrieben, wie einfach du deine Mitarbeiter einplanen kannst.
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Schichtplan erstellen

Um einen Schichtplan oder Dienstplan zu erstellen, gehst du im Hauptmenü der Software im blauen Reiter auf “Dienstplan”. Du siehst eine Übersicht wo links alle Namen der Mitarbeiter stehen und oben in der Mitte das Datum. Navigiere mit der Maus zu dem gewünschten Tag und Mitarbeiter, um eine Schicht einzuplanen. Es erscheint ein “Pluszeichen” und du brauchst nur darauf zu klicken, wodurch sich ein kleines Fenster öffnet und du eine Schicht einplanen kannst.

Planen nach Verfügbarkeit und Abwesenheit

Planen basierend auf Arbeitskosten, Budget und nach Umsatz

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Schichtinformationen eingeben

Sobald das kleine Fenster auf dem Bildschirm erscheint, wird standardmäßig der Mitarbeiter angezeigt, hinter dessen Namen du geklickt hast. Natürlich, kannst du mehrere Mitarbeiter auswählen, sodass du eine Schicht für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig planen kannst. Nachdem du angegeben hast, für welche Mitarbeiter der Dienst geplant werden soll, wählst du die Art des Dienstes ( zum Bsp. Nachtdienst ) aus. Nach der Auswahl werden die Start- und Endzeiten, sowie die Pausen automatisch ausgefüllt, wie sie für den ausgewählten Dienst gelten. Natürlich ist es möglich, die Standardarbeitszeiten und die Pausenzeiten anzupassen. Darüber hinaus ist es möglich, bei dem Dienst eine gewünschte Beschreibung hinzuzufügen, welche auch für die Mitarbeiter sichtbar ist.

Schichten kinderleicht wiederholen

Plane Mitarbeiter aus einem FlexPool ein

Schichtplan

Der Schichtplan ist fertig

Wenn alle Schichten eingeplant sind, kann der Schichtplan an die Mitarbeiter gesendet werden. Eventuelle Änderungen können nachträglich vorgenommen werden und die Mitarbeiter können individuell informiert werden. Mit Hilfe von den Filtern kannst du die Informationen innerhalb des Schichtplan nach Wunsch anpassen. Das Beste an unserem Zeitplan ist, dass man die Schichtpläne online einsehen kann. 

Häufig gestellte Fragen

  • Was ist ein Schichtplan?

    Schichtpläne sind Pläne, die auf die Bedürfnisse des Personals in Ihrem Betrieb abgestimmt sind. Der Plan legt fest, wann die einzelnen Mitarbeiter kommen und wann sie gehen sollen. Der Schichtplan ermöglicht es Ihnen, die Verfügbarkeit, Produktivität und Anwesenheit Ihrer Mitarbeiter zu verwalten.

    Schichtpläne werden für die Planung von Arbeitsschichten verwendet und sind ein wichtiges Instrument für die Personaleinsatzplanung. Bei der Planung werden den Mitarbeitern bestimmte Schichten an bestimmten Tagen und Arbeitszeiten zugewiesen. 

    In den meisten Unternehmen müssen Schichtpläne oder allgemeine Bedingungen genehmigt werden. Nach der Gründung des Betriebsrats und der Arbeitnehmervertreter haben diese weiterhin ein Mitbestimmungsrecht. Auch der Arbeitszeitplan ist ein Dokument. Änderungen, Korrekturen und Eintragungen müssen dokumentiert und nachvollziehbar sein.

  • Wie erstellt man einen Schichtplan?

    Ein Schichtplan kann aufgrund seiner zunehmenden Komplexität und der Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren nicht manuell mit einer Tabellenkalkulation ähnlich wie ein Dienst- oder Einsatzplan erstellt werden. 

    Hinzu kommt, dass viele Märkte und Branchen eine hohe Volatilität aufweisen. Je nach Auftragslage oder kurzfristigen Abwesenheiten werden Dienstpläne in der Produktion häufig innerhalb einer Woche oder eines Arbeitstages angepasst. Die Dienstpläne für das Krankenhauspersonal müssen jeden Morgen anhand der Patientenzahlen aus dem Krankenhausinformationssystem angepasst werden. In diesem Fall ist eine Excel-Liste nicht starr genug, um die Anforderungen zu erfüllen. 

    Mit einem Workforce-Management-System können Sie Flexibilität und einen bedarfs- und mitarbeiterorientierten Arbeitsplan erreichen. Dabei gibt es mehrere Faktoren zu beachten:

    Schichtsysteme:
    • Welches Schichtsystem wird verwendet? (Wechselschichten, Doppelschichten, 3-Schicht-System, etc.)
    • Wie lange dauern die Schichten?
    • Wie viele Schichten gibt es pro Woche/Arbeitstag?
    • Wann beginnen und enden die Schichten? (z. B. 06:00 - 14:00, 14:00 - 22:00, 22:00 - 06:00

    Pausen:
    • Wie lange sind die Pausen?
    • Können Pausen während der Produktion gemacht werden?
    • Können die Mitarbeiter wählen, wann sie ihre Pause machen wollen?

    Überstunden:
    • Können Überstunden flexibel oder nur zu bestimmten Zeiten geleistet werden?
    • Gibt es eine Grenze für die Anzahl der Überstunden, die geleistet werden können?

    Planungshorizont:
    • Für wie viele Wochen/Monate soll der Zeitplan geplant werden?

    Fluktuationen:
    • Wie hoch sind die Schwankungen des Personalbedarfs (Abwesenhe it, Kurzfristigkeit usw.)?

    Anwesenheit und Abwesenheit:
    • Welche Regeln gelten für die Verwaltung von An- und Abwesenheiten?
    • Was muss bei der Planung beachtet werden?

    Treiber des Personalbedarfs im Zusammenhang mit dem Auftrag der Organisation:
    • Was sind die Treiber des Personalbedarfs? (einschließlich Auftragsdaten, Auftragsvolumen, Kundenfrequenz und Patientenzahlen)
    • Wie verändern sich diese Faktoren im Laufe der Zeit?

    Arbeitsgesetze:
    • Welches sind die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten?
    • Welche Pausen sind gesetzlich vorgeschrieben?
    • Gibt es weitere arbeitsrechtliche Vorschriften, die zu berücksichtigen sind?

    Gewünschter Dienstplan:
    • Welche Arten von Schichten/Arbeitsmustern sollen verwendet werden?
    • Welche Arbeitszeiten sind für jede Schichtplan/jeden Arbeitsplan vorgesehen?
    • Welche Mindest- und Höchstzahl von Mitarbeitern sollten Sie für jede Art von Schicht/Arbeitsmuster einplanen?
    • Gibt es weitere Einschränkungen, die bei der Erstellung des Schichtplans zu berücksichtigen sind?
  • Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden?

    Der Erfolg der Schichtplanung hängt von einigen Faktoren ab. Achten Sie darauf, dass alle gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Die Arbeitszeit in Deutschland ist in der Regel auf acht Stunden pro Tag begrenzt. In Ausnahmesituationen, wie z. B. in Krankenhäusern, in denen häufig 24-Stunden-Schichten gefahren werden, kann sie auch höher sein. Generell ist es verboten, innerhalb von 24 Wochen mehr als acht Stunden zu arbeiten.

    Ebenso wichtig ist es, Pausen und Ruhezeiten für einen rechtskonformen Schichtplan zu planen. Von Arbeitnehmern wird erwartet, dass sie nach einer Arbeitszeit von sechs Stunden eine 30-minütige Pause einlegen. Bei Pausen, die länger als neun Stunden dauern, ist eine Pause von 45 Minuten vorgeschrieben. Nach der Arbeit muss eine Ruhezeit von mindestens 11 Stunden eingehalten werden.

    Pausen und Ruhezeiten sind wichtig, aber sie müssen gut geplant werden. Ein digitales Zeiterfassungssystem kann in diesem Bereich eine große Hilfe sein. Außerdem können die Arbeitnehmer ihre Pausen einfach direkt in das System eingeben, und sie werden dauerhaft gespeichert und sind jederzeit einsehbar, falls eine Prüfung erforderlich ist. In bestimmten Branchen und Institutionen kann es auch Ausnahmen geben. Dazu zählen unter anderem die Gastronomie, die Pflege, Bereitschaftsdienste und Krankenhäuser.

    Auch bei § 9 ArbZG, der freie Sonn- und Feiertage vorsieht, kann es Ausnahmen geben. Neben diesen Branchen kann es auch bei mehrschichtigen Betrieben im Tag- und Nachtschichtbetrieb zu Abweichungen kommen. An Sonn- und Feiertagen können Sie den Beginn und das Ende der Ruhezeit um sechs Stunden in beide Richtungen verschieben.

  • Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?

    Die Schichtplanung ist entscheidend für die Personalplanung. Der Personaleinsatz kann unabhängig von der Komplexität effektiv und bedarfsorientiert geplant werden, wobei alle relevanten Faktoren berücksichtigt werden. Die betriebliche Einsatzplanung stellt sicher, dass die richtigen Mitarbeiter zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden.

    Bei der Planung müssen Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen, um sie zu motivieren und eine optimale Leistung zu gewährleisten. Es ist wichtig, sich auf eine optimale Schichtrotation zu konzentrieren, um ihre Gesundheit zu unterstützen. Außerdem gilt es, Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobs zu koordinieren.

  • Die 5 besten Praktiken für die Schichtplanung

    Obwohl es sich nicht um den glamourösesten Job handelt, ist die Schichtplanung wichtig. Glücklicherweise ist es möglich, den Schichtplanungs prozess mit Hilfe einiger Hacks und effektiver Praktiken zu rationalisieren.

    Hier sind nur einige davon:

    1. Verwenden Sie eine Vorlage

      Unabhängig davon, wie Sie Ihre Schichten planen, ist es wichtig, eine Vorlage zu erstellen und sich jede Woche daran zu halten, egal ob es sich um Excel, eine App oder ein Word-Dokument handelt. Eine Vorlage für die Schichtplanung hilft Schicht Managern dabei, Mitarbeiterpläne jede Woche schneller zu erstellen.

    2. Planen Sie die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter

      Stellen Sie sicher, dass Sie die Verfügbarkeit aller Ihrer Teammitglieder vor Augen haben, bevor Sie mit der Erstellung des offiziellen Zeitplans beginnen. Ihr Onboarding-Prozess kann diese Informationen sammeln.

      Sobald ein Schichtplan veröffentlicht ist, können Sie fundiertere Entscheidungen treffen und müssen weniger Revisionen vornehmen. Denn dann wissen Sie, wann Ihre Mitarbeiter zur Verfügung stehen werden. 

    3. Planen Sie Schichten von zwei Stunden im Voraus

      Wenn Sie Schichten mindestens zwei Wochen im Voraus planen, bleibt Ihren Mitarbeitern genügend Zeit, um Änderungen zu beantragen, ihre Verfügbarkeit zu melden und Fragen zu stellen, bevor die Arbeitswoche beginnt. Außerdem haben die Manager so mehr Zeit, Schicht Wünsche zu prüfen und Entscheidungen zu treffen, die sowohl den Mitarbeitern als auch dem Unternehmen zugutekommen.

      Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den Schichtplaner mindestens zwei Wochen vor Beginn der Arbeitswoche zukommen lassen, können Sie die Zahl der Fehlzeiten verringern.

      Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeiten mit anderen Verpflichtungen in Einklang bringen können, sind eher in der Lage, ihr Berufs- und Privatleben in Einklang zu bringen, da sie nicht in letzter Minute einspringen müssen, wenn es eine ungeplante Schicht gibt. 

    4. Vermeidung von Bereitschaftsdiensten

      Bei der Bereitschaftsdienst-Methode verlangt der Arbeitgeber von den eingeteilten Arbeitnehmern, dass sie ihre Verfügbarkeit vor Beginn der Schichtarbeit bestätigen. In der Gastronomie und im Einzelhandel ist es üblich, Mitarbeiter auf der Grundlage der Anzahl der Kunden, die sie in einer bestimmten Schicht bedienen müssen, einzustellen. 

    5. Optimieren Sie die Kommunikation während der Schicht

      Um Verwirrung und Frustration zu vermeiden, ist ein klarer, rationalisierter Prozess für die Kommunikation von Schichtplänen mit Ihren Mitarbeitern unerlässlich. Software für die Schichtplanung hat sich in vielen Unternehmen durchgesetzt.

      Viele große Einzelhandelsunternehmen haben ihre Bereitschaftsdienstplanung aufgrund des starken behördlichen Drucks vollständig eingestellt.

  • Vorteile des automatische Schichtplans

    Eine Schichtplanungs software, die die Schichtplanung automatisiert, kann Änderungen leicht einarbeiten. Die Schichtplanung wird erleichtert, wenn sich die Auftragslage ändert, auch wenn sich das Auftragsvolumen ändert.

    Echtzeit-Kommunikation mit den Mitarbeitern per E Mail Adresse

    Wenn sich die Daten ändern, können die Benutzer direkt eine E-Mail erhalten oder sie in der digitalen Software einsehen, so dass sie immer genau wissen, was passiert ist.

    Nutzen Sie digitale Produkte für die Schichtplanung

    Die Erstellung eines Online Schichtplan ist mit einer breiten Palette von Tools und Lösungen einfacher geworden. Sie können verschiedene Produkte nutzen, um eine effiziente Schichtplanung zu ermöglichen, z. B. ein Tool zur Verwaltung von Abwesenheiten und zur Lösung des Problems der zeitaufwändigen Planung von Einsätzen.

    Eine Excel-Vorlage für die Schichtplanung

    Trotzdem wird die Schichtplanung in der Regel mit Microsoft Excel oder Microsoft Office durchgeführt. In vielen Fällen werden ausgewählte Vorlagen verwendet, die jedoch im Alltag schnell veraltet sind.

    In der Zwischenzeit können Sie eine der kostenlosen Shiftbase-Excel-Vorlagen verwenden. Schichtplan-Excel-Vorlagen sind besonders nützlich, um die Einsätze der Mitarbeiter zu Beginn abzubilden.

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