Pasa a tu equipo esta semana, no el trimestre que viene.

¿Por qué cambiar?

Algo se ha roto ya, o no estarías leyendo esto. El cuadrante se cayó un sábado por la noche y nadie cogió el teléfono. O el cuadrante de la semana siguiente volvió a una hoja de Excel, porque era más rápido que la herramienta que pagas.

Te haya traído lo que te haya traído, la respuesta honesta depende de lo que dejas atrás. Abajo tienes los tres puntos de partida. Empieza por el tuyo, porque una hoja de Excel y un contrato de hace cinco años son dos semanas muy distintas.

Shiftbase en un minuto

Shiftbase es el software de personal para negocios que trabajan por turnos. Planificación de turnos, registro horario, gestión de ausencias y RRHH están en el mismo sitio, desde el primer turno que planificas hasta las horas que llegan a nóminas. Más de 8.000 negocios funcionan con él, la mayoría con entre uno y cien centros.

La idea que hay debajo: un cuadrante no debería empezar en blanco. La disponibilidad, los contratos, las vacaciones y las reglas que tienes que cumplir ya están dentro antes de que tu responsable abra la semana que viene. Así aprueba en vez de coordinar, y las horas que salen por el otro lado son las que paga la nómina.

Encaja si:

• tu gente se planifica en turnos completos: una mañana, una tarde, un día entero

• el papeleo que se come tu semana sale de esos turnos: quién entra, quién se ha puesto malo, a quién le debes qué

• tus horas trabajadas tienen que llegar bien a nóminas, cada periodo

• el registro horario diario tiene que estar hecho y guardado, porque desde el RDL 8/2019 es obligatorio

• se te está quedando pequeño cómo lo llevas hoy, ya sea un Excel y un grupo de WhatsApp o cuatro herramientas que no se hablan

• quieres el cuadrante, las horas, las vacaciones y los números de nóminas en un solo sitio

No encaja si:

• tu planificación no sale de turnos, sino de rutas, visitas a clientes, tickets, proyectos o campañas. Ese papeleo es real, pero no es el papeleo que Shiftbase quita.

• necesitas guardias o patrones de semana rotativos. Los dos están en la lista, ninguno está todavía, y preferimos decírtelo ahora y no en la segunda semana.

• buscas un software de RRHH sin cuadrante debajo, o un programa que lance la nómina por ti. Shiftbase se conecta con ellos.

• estás contento con cómo llevas los turnos hoy. Aquí nada va a cambiar eso, y está bien.

• te gusta el papeleo.

Vienes de Excel y WhatsApp

Los saldos se descuadran, porque alguien aprobó un día libre y no volvió a abrir la hoja. Las bajas se avisan por WhatsApp y nunca llegan al cuadrante. Quien planifica monta la semana siguiente sin saber que hay dos personas de vacaciones. Nóminas recibe las ausencias del mes pasado en una lista escrita a mano, y los errores salen cuando alguien lee su nómina.

La baja de las seis de la mañana es la prueba. Tiene que llegar al cuadrante, al registro de horas y a nóminas de un solo movimiento, y una hoja de cálculo no llega tan lejos. Un software de RRHH genérico tampoco, porque no sabe cómo son los turnos de hoy. Y desde 2019 el registro horario es obligatorio, así que esas horas tienen que estar bien guardadas, no reconstruidas a final de mes.

Así se ve el cambio desde aquí: tu hoja de cálculo es el archivo de importación. Nada que desenredar, ningún contrato que rescindir, ningún preaviso. La mayoría está funcionando en menos de un día y usa la semana en paralelo para comprobar en vez de para preocuparse.

Vienes del papel y el bolígrafo

El cuadrante de la pared funciona perfectamente, hasta que alguien necesita verlo desde casa. Entonces se convierte en una foto en un grupo, la versión de la pared cambia dos veces más esa semana, y dos personas se presentan al mismo turno. En la pared el papel funciona. Desde el autobús no se lee.

No tienes nada que migrar. Ni exportación, ni archivo, ni un sistema antiguo reteniéndote los datos. Mete a tu equipo una vez, con sus contratos y las horas en las que están disponibles, y a partir de ahí montas la semana que viene con lo que ya está dentro.

Así se ve el cambio desde aquí: el más corto de los tres. Una tarde para meter a tu gente, y tu primer cuadrante sale esa misma semana. Las sugerencias del día pueden quedarse en la pared.

Cambiar desde otra herramienta

Shiftbase pregunta a todo el que se cambia por qué se fue. Después de unos cuantos cientos de esas conversaciones, las respuestas dejaron de sorprendernos. Cinco vuelven una y otra vez, y son lo bastante concretas para que sepas en una línea si alguna es la tuya.

Lo que tu herramienta actual hace bien

Elegiste lo que usas hoy por algo, y seguramente eso lo sigue haciendo bien. Una tabla en la que ganamos todas las filas no te serviría de nada. Así que esta es la versión que te daríamos por teléfono: qué hace bien cada punto de partida y dónde se queda corto.

¿Ya tienes un software de RRHH? No te cambias de ahí

Shiftbase se conecta con herramientas como Personio, HoorayHR, jacando y Buddee. Tus datos de personal se quedan donde están. El cuadrante, las horas y las vacaciones salen de Shiftbase y llegan a nóminas igual que ahora. Hay integraciones con más de 40 herramientas, y las encuentras todas en el marketplace.

Las líneas que desaparecen de la factura

Cambiar también quita algo de la factura. Un cliente pagaba unos 8 € por empleado al mes solo por la firma de contratos, además de lo que nos pagaba a nosotros. HR PRO hace ese trabajo por 1 €. Suma las herramientas pequeñas que arrastras antes de comparar precios de tarifa, y deja que la calculadora de ROI haga las cuentas.

Sobre el cambio

Irse es la decisión fácil. Lo que frena a la gente es la semana intermedia, en la que ninguno de los dos sistemas está bien y medio equipo no ve sus turnos.

Esa semana no tiene por qué existir. Haces rodar los dos sistemas en paralelo hasta que las cifras coincidan, y entonces apagas uno. Abajo: los tres pasos, los cinco días en los que caben, y cómo queda tu semana una vez has pasado.

Qué implica un cambio de verdad

Cambiar son tres pasos, y ninguno es interesante.

Cómo es una semana de cambio

Una semana de cambio, de principio a fin. Todo esto cabe dentro de los 14 días, con una semana de sobra.

Qué cambia después del cambio

Mover los datos lleva una semana. Aquello por lo que cambiaste se ve en la segunda, cuando ya nadie te pregunta quién trabaja el jueves. Cambian cuatro cosas, y las cuatro le quitan trabajo a alguien.

Aquí no hay de qué escapar

Estás dejando un software del que no podías salir, así que la pregunta justa que hacernos es qué pasa cuando quieras dejar este. Eliges tú la duración del contrato en vez de heredarla, tus datos salen por donde entraron, y empezar no cuesta nada. Preferimos ganarnos el mes a atarte un año.

Cómo cambiar

Cómo empiezas depende de cuánto quieras hacer tú. Un centro con una hoja de cálculo detrás puede registrarse esta tarde y publicar el jueves. Seis centros, un convenio colectivo y un responsable financiero que quiere números primero es otra conversación, y preferimos tenerla a verte pasar quince días en una prueba que no iba a responder a tu pregunta.

Cuatro maneras de entrar, por orden de cuánto nos metemos nosotros.

Prueba 14 días gratis

Todo abierto, que es lo que hace que la semana en paralelo sea una comparación justa. Tiempo de sobra para la importación, la semana al lado y una buena mirada a las horas. Regístrate hoy y configúralo tú. Sin tarjeta, y sin llamada comercial salvo que la pidas.

Reserva una revisión de encaje

Media hora con alguien que hace esto todas las semanas. Cuéntanos qué usas ahora, cuántos centros y cuánta gente tienes, y qué semana del mes se te come las tardes. Te diremos si Shiftbase encaja, qué plan necesitas y cómo queda tu importación. Si no encaja, te lo decimos en la llamada, y habrás perdido media hora en vez de quince días.

Reserva una demo

Para cuando la decisión no es solo tuya. Trae tus centros, tus reglas y la semana que vives de verdad, y te enseñaremos esa semana en vez de un restaurante inventado donde aparece todo el mundo. Trae también a quien tenga que convivir con la decisión: tus responsables preguntan cosas distintas que tu director financiero, y ahorra una ronda de correos que oigan las respuestas juntos. La mitad de las demos acaba girando en torno al convenio, y suele ser la mitad que decide. Reserva una demo.

Convence a quien decide

Después de la prueba o de la demo, la decisión pasa a quien firma y a quien tiene que convivir con ella: propiedad, finanzas y los encargados de sala. Reserva una presentación interna con uno de nuestros especialistas de producto y manda antes los argumentos de abajo, para que las objeciones evidentes estén resueltas antes de que nadie se siente.

Argumentos para la propiedad

Recuperas tiempo y dinero para el negocio en vez de perder los dos en papeleo. Es mes a mes, así que la decisión sigue siendo reversible, y un local puede seguir funcionando gratis mientras te lo piensas.

Argumentos para finanzas

Los errores y las correcciones de nómina te cuestan cada periodo, y nunca aparecen como una partida propia. Con el control previo de nómina ves los costes de personal cuando todavía puedes hacer algo. Las horas aprobadas salen después en un único archivo listo para nóminas, sin que nadie las vuelva a teclear. Números más limpios y un cierre de mes más rápido.

Argumentos para los encargados

Son tus encargados quienes deciden si esto funciona, no quien firma. La semana que viene se abre como borrador en vez de como rejilla vacía, con la disponibilidad, los contratos y las vacaciones ya dentro. Las peticiones de cambio, los turnos libres y las bajas llegan a un solo sitio en vez de a cuatro, y aprobar una semana lleva minutos en vez de una tarde en la mesa de la cocina.

Vale la pena decirlo en voz alta: el primer cuadrante que monten en Shiftbase lleva más tiempo que a la manera antigua. El segundo ya no, y en la tercera semana han dejado de pensar en ello.

Argumentos para el equipo

Tus turnos, tus horas y tus vacaciones viven en el móvil que ya llevas encima. Ves la semana que viene en cuanto se publica, y con quién te toca trabajar, coges un turno libre o cambias uno sin abrir un grupo, y compruebas tu saldo de vacaciones sin preguntárselo a nadie en la oficina.

Fichar es un toque, y un aviso te recuerda cuándo fichar la salida, así que las horas de tu nómina son las que has trabajado. Además eliges tu propia foto de perfil, un detalle que gusta más de lo que parece. Si trabajas para dos empresas que usan las dos Shiftbase, están bajo el mismo correo y pasas de una a otra sin cerrar sesión.

La mejor semana para hacerlo

Empieza al principio de un periodo de nómina, así nunca partes un mes entre dos sistemas y nóminas recibe un solo archivo limpio. Evita tu semana más fuerte, y si tienes un negocio de temporada, mantente lejos de las cuatro semanas antes de que abra. Más allá de eso vale cualquier mes, porque la semana en paralelo recoge lo que traiga el calendario.

Un error de calendario que conviene evitar: cambiar la misma semana en que cambias otra cosa. Un sistema nuevo cada vez.