Haal je team deze week over, niet volgend kwartaal.

Waarom overstappen?

Er is al iets misgegaan, anders las je dit niet. Het rooster lag eruit op zaterdagavond en niemand nam de telefoon op. Of het rooster voor volgende week belandde weer in Excel, omdat dat sneller ging dan de tool waar je voor betaalt.

Wat je hier ook bracht, het eerlijke antwoord hangt af van wat je achterlaat. Hieronder staan de drie plekken waar mensen vandaan komen. Begin bij die van jou, want een Excel-bestand en een contract van vijf jaar oud zijn heel verschillende weken.

Shiftbase in een minuut

Shiftbase is de personeelssoftware voor bedrijven die met diensten werken. Personeelsplanning, urenregistratie, verzuimregistratie en HR zitten op één plek, van de eerste dienst die je inplant tot de uren die bij de salarisadministratie aankomen. 8.000+ bedrijven draaien erop, de meeste met één tot honderd vestigingen.

Het idee erachter: een rooster hoort niet leeg te beginnen. Beschikbaarheid, contracten, verlof en de regels waar je je aan moet houden staan er al in voordat je manager volgende week opent. Zo keurt de manager goed in plaats van dat hij coördineert, en kloppen de uren die eruit komen met wat de salarisadministratie uitbetaalt.

Waarschijnlijk een match als:

• je mensen in hele diensten worden ingepland: een ochtend, een middag, een hele dag

• het werk dat je week opslokt uit die diensten komt: wie er staat, wie zich ziek meldt, wie nog wat tegoed heeft

• je gewerkte uren elke periode kloppend bij de salarisadministratie moeten aankomen

• je ontgroeit hoe je het nu doet, of dat nou een Excel en een appgroep is of vier tools die niet met elkaar praten

• je het rooster, de uren, het verlof en de cijfers voor de salarisadministratie op één plek wilt

Waarschijnlijk geen match als:

• je planning niet uit diensten komt maar uit routes, klantbezoeken, tickets, projecten of campagnes. Dat is ook administratie, maar niet de administratie die Shiftbase wegneemt.

• je consignatie of roterende weekpatronen nodig hebt. Allebei staan ze op de lijst, allebei zijn ze er nog niet, en dat zeggen we liever nu dan in week twee.

• je een HR-systeem zoekt zonder rooster eronder, of software die de loonrun zelf draait. Daar koppelt Shiftbase mee.

• je tevreden bent met hoe je het nu doet. Daar verandert hier niks aan, en dat is prima.

• je van administratie houdt.

Overstappen vanaf Excel en WhatsApp

De saldi lopen scheef, omdat iemand een vrije dag goedkeurde en het bestand nooit meer opende. Ziekmeldingen komen binnen via WhatsApp en halen het rooster nooit. De planner maakt volgende week zonder te weten dat er twee mensen op vakantie zijn. De salarisadministratie krijgt het verlof van vorige maand als een lijstje dat iemand heeft overgetypt, en de fouten komen pas boven als een medewerker zijn loonstrook leest.

De ziekmelding van zes uur 's ochtends is de test. Die moet in één beweging het rooster, de urenregistratie en de salarisadministratie halen en zover draagt een spreadsheet niet. Een algemeen HR-systeem trouwens ook niet, want dat weet niet hoe de diensten van vandaag eruitzien.

Hoe de overstap er vanaf hier uitziet: je spreadsheet is het importbestand. Niks uit elkaar te trekken, geen contract op te zeggen, geen opzegtermijn. De meeste mensen draaien binnen een dag en gebruiken de week ernaast om te controleren in plaats van zich zorgen te maken.

Overstappen vanaf pen en papier

Het rooster aan de muur werkt prima, tot iemand het thuis wil zien. Dan wordt het een foto in de groepsapp, verandert de versie aan de muur die week nog twee keer en staan er twee mensen voor dezelfde dienst. Aan de muur werkt papier prima. Vanuit de bus lees je het niet.

Je hebt niks te migreren. Geen export, geen bestand, geen oud systeem dat je data vasthoudt. Voer je team één keer in, met hun contracten en de uren waarop ze beschikbaar zijn, en daarna stel je volgende week op met wat er al staat.

Hoe de overstap er vanaf hier uitziet: de kortste van de drie. Eén middag om je mensen in te voeren en je eerste rooster gaat dezelfde week de deur uit. De specials mogen aan de muur blijven.

Overstappen vanaf een andere tool

Shiftbase vraagt iedereen die overstapt waarom ze zijn weggegaan. Na een paar honderd van die gesprekken verrasten de antwoorden ons niet meer. Vijf komen steeds terug en ze zijn concreet genoeg dat je binnen één regel weet of er een van jou bij zit.

Wat je huidige tool goed doet

Je hebt het ergens om gekozen en dat ene ding doet het waarschijnlijk nog steeds goed. Een vergelijkingstabel waarin wij elke rij winnen vertelt je niks waar je iets aan hebt. Dus hier de versie die je van ons zou krijgen aan de telefoon: waar elk van deze goed in is en waar het ophield volgens de mensen die weggingen.

Heb je al een HR-systeem? Daar stap je niet vanaf

Shiftbase koppelt met tools als Personio, HoorayHR, jacando en Buddee. Je personeelsgegevens blijven waar ze zijn. Rooster, uren en verlof komen uit Shiftbase en landen net zo in de salarisadministratie als nu. Er zijn koppelingen met ruim 40 tools en die vind je allemaal in de marketplace.

De regels die van je factuur verdwijnen

Overstappen haalt ook iets van je factuur af. Eén klant betaalde zo'n €8 per medewerker per maand alleen al voor het ondertekenen van contracten, boven op wat ze ons betaalden. HR PRO doet dat voor €1. Tel de kleine tools op die je meesleept voordat je kale prijzen vergelijkt en laat de ROI-calculator het rekenwerk doen.

Over overstappen

Weggaan is de makkelijke beslissing. Waar mensen op vastlopen is de week ertussen, waarin geen van beide systemen klopt en het halve team zijn diensten niet ziet.

Die week hoeft er niet te zijn. Je draait beide systemen naast elkaar tot de cijfers overeenkomen en dan zet je er één uit. Hieronder: de drie stappen, de vijf dagen waar ze in passen en hoe je week eruitziet als je erdoorheen bent.

Wat een overstap echt inhoudt

Overstappen kost drie stappen en geen ervan is spannend.

Hoe een overstapweek eruitziet

Een overstapweek van begin tot eind. Dit past allemaal binnen de 14 dagen, met een week over.

Wat er verandert na de overstap

De data verhuizen kost een week. Waarvoor je overstapte zie je in de tweede, als niemand je meer vraagt wie er donderdag werkt. Er veranderen vier dingen en ze halen alle vier werk bij iemand weg.

Bij ons zit je nergens aan vast

Je verlaat software waar je niet uit kwam, dus de eerlijke vraag aan ons is wat er gebeurt als je hier weg wilt. Je kiest zelf je contractduur in plaats van die te erven, je data loopt de deur uit zoals ze binnenkwam en beginnen kost niks. We verdienen de maand liever dan dat we je een jaar vasthouden.

Hoe je overstapt

Hoe je begint hangt af van hoeveel je zelf wilt doen. Eén vestiging met een spreadsheet erachter kan zich vanmiddag aanmelden en donderdag publiceren. Zes vestigingen, een CAO en een financieel verantwoordelijke die eerst cijfers wil is een ander gesprek, en dat voeren we liever dan dat we je twee weken in een proefaccount zien zitten die je vraag toch niet ging beantwoorden.

Vier manieren naar binnen, op volgorde van hoeveel wij erbij komen kijken.

Probeer 14 dagen gratis

Alles staat aan en dat maakt de week ernaast een eerlijke vergelijking. Lang genoeg voor de import, de week ernaast en een goede blik op de uren. Meld je vandaag aan en richt het zelf in. Geen pas en geen salesgesprek, tenzij je erom vraagt.

Plan een fit check

Een half uur met iemand die dit elke week doet. Vertel wat je nu draait, hoeveel vestigingen en mensen je hebt en welke week van de maand je avonden opeet. Wij vertellen je of Shiftbase past, welk plan je nodig hebt en hoe je import eruitziet. Past het niet, dan zeggen we dat aan de telefoon en ben je een half uur kwijt in plaats van twee weken.

Boek een demo

Voor als jij niet als enige beslist. Neem je vestigingen mee, je regels en de week die je echt draait, dan laten we die week zien in plaats van een verzonnen restaurant waar iedereen komt opdagen. Neem ook mee wie ermee moet leven: je managers stellen andere vragen dan je financieel verantwoordelijke en het scheelt een ronde mailen als ze de antwoorden samen horen. De helft van de meeste demo's gaat uiteindelijk over de CAO en dat is meestal de helft die de doorslag geeft. Boek een demo.

Krijg je beslissers mee

Na een proefperiode of een demo verschuift de beslissing naar de mensen die ervoor tekenen en ermee moeten werken: eigenaren, finance en de managers op de vloer. Plan een interne presentatie in met een van onze productspecialisten en stuur de argumenten hieronder vooraf rond, zodat de voor de hand liggende bezwaren van tafel zijn voordat iemand gaat zitten.

Pitch aan eigenaren

Je krijgt tijd en geld terug voor de vloer, in plaats van dat je allebei kwijtraakt aan administratie. Het is maandelijks opzegbaar, dus je kunt altijd terug, en één locatie kan gratis doordraaien zolang je nadenkt.

Pitch aan finance

Fouten en correcties in de salarisadministratie kosten je elke periode geld, en ze staan nooit ergens als aparte post. Met pre-payroll zie je de loonkosten terwijl je er nog iets aan kunt doen. Journaalposten gaan rechtstreeks naar Nmbrs, AFAS en de rest, dus niemand tikt ze over. Schonere cijfers en een snellere maandafsluiting.

Pitch aan managers

Je managers bepalen of dit werkt, niet degene die ervoor tekent. Volgende week opent als concept in plaats van als leeg raster, met beschikbaarheid, contracten en verlof er al in. Ruilverzoeken, open diensten en ziekmeldingen komen op één plek binnen in plaats van op vier, en een week goedkeuren kost minuten in plaats van een avond aan de keukentafel.

Even hardop: het eerste rooster dat ze in Shiftbase maken duurt langer dan op de oude manier. Het tweede niet meer en in week drie denken ze er niet meer over na.

Pitch aan medewerkers

Je diensten, je uren en je verlof staan op de telefoon die je toch al bij je hebt. Zie volgende week zodra hij gepubliceerd is en meteen met wie je staat, pak een open dienst op of ruil er een zonder een groepsapp te beginnen en check je verlofsaldo zonder het aan iemand op kantoor te vragen.

Inklokken is één tik en een herinnering zegt je wanneer je moet uitklokken, dus de uren op je loonstrook zijn de uren die je hebt gewerkt. Je stelt ook je eigen profielfoto in, een klein ding waar mensen verrassend blij van worden. Werk je voor twee bedrijven die allebei Shiftbase draaien, dan staan ze onder hetzelfde mailadres en wissel je tussen de twee zonder uit te loggen.

De beste week om het te doen

Begin aan het begin van een loonperiode, dan splits je nooit een maand over twee systemen en krijgt de salarisadministratie één schoon bestand. Vermijd je drukste week, en draai je een seizoensbedrijf, blijf dan weg bij de vier weken voordat je seizoen opengaat. Verder werkt elke maand, want de week ernaast vangt op wat de kalender ook doet.

Eén fout in de timing die je kunt vermijden: overstappen in dezelfde week waarin je nog iets anders verandert. Eén nieuw systeem tegelijk.