Hol dein Team diese Woche rüber, nicht nächstes Quartal.

Warum wechseln?

Irgendetwas ist schiefgegangen, sonst würdest du das hier nicht lesen. Der Dienstplan war an einem Samstagabend nicht erreichbar und niemand ging ans Telefon. Oder der Plan für nächste Woche ist wieder in einer Excel-Tabelle gelandet, weil das schneller ging als das Tool, für das du bezahlst.

Was dich auch hergebracht hat, die ehrliche Antwort hängt davon ab, was du zurücklässt. Hier sind die drei Ausgangspunkte. Fang bei deinem an, denn eine Excel-Tabelle und ein fünf Jahre alter Vertrag sind zwei sehr unterschiedliche Wochen.

Shiftbase in einer Minute

Shiftbase ist die Personalsoftware für Schichtbetriebe. Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und HR liegen an einem Ort, von der ersten Schicht, die du planst, bis zu den Stunden, die in der Lohnabrechnung ankommen. 8.000+ Betriebe arbeiten damit, die meisten mit einem bis hundert Standorten.

Der Gedanke dahinter: ein Dienstplan sollte nicht leer anfangen. Verfügbarkeit, Verträge, Urlaub und die Regeln, an die du dich halten musst, stehen schon drin, bevor deine Führungskraft die nächste Woche öffnet. So gibt sie frei, statt zu koordinieren, und die Stunden, die hinten rauskommen, sind die, die auch abgerechnet werden.

Passt wahrscheinlich, wenn:

• deine Mitarbeiter in ganzen Schichten eingeplant werden: eine Frühschicht, eine Spätschicht, ein ganzer Tag

• die Arbeit, die deine Woche auffrisst, aus diesen Schichten entsteht: wer da ist, wer sich krankmeldet, wer noch etwas gut hat

• deine geleisteten Stunden jede Periode korrekt in der Lohnabrechnung ankommen müssen

• du aus deiner jetzigen Lösung herauswächst, egal ob das eine Excel-Tabelle und eine WhatsApp-Gruppe ist oder vier Tools, die nicht miteinander reden

• du den Dienstplan, die Stunden, den Urlaub und die Zahlen für die Lohnabrechnung an einem Ort haben willst

Passt wahrscheinlich nicht, wenn:

• deine Planung nicht aus Schichten entsteht, sondern aus Touren, Kundenterminen, Tickets, Projekten oder Kampagnen. Dieser Aufwand ist real, und es ist nicht der Aufwand, den Shiftbase dir abnimmt.

• du Rufbereitschaft oder rotierende Wochenmodelle brauchst. Beides steht auf der Liste, beides gibt es noch nicht, und das sagen wir dir lieber jetzt als in Woche zwei.

• du ein HR-System ohne Dienstplan darunter suchst oder eine Software, die deine Lohnabrechnung selbst erledigt. Damit verbindet sich Shiftbase.

• du zufrieden bist mit der Art, wie du deine Schichten heute planst. Daran ändert sich hier nichts, und das ist völlig in Ordnung.

• du Papierkram magst.

Wechsel von Excel und WhatsApp

Die Salden stimmen nicht mehr, weil jemand einen Urlaubstag genehmigt und die Tabelle nie wieder angefasst hat. Krankmeldungen landen in WhatsApp und nie im Dienstplan. Der Planer erstellt die nächste Woche, ohne zu wissen, dass zwei Leute im Urlaub sind. Die Lohnabrechnung bekommt den Urlaub des Vormonats als abgetippte Liste, und die Fehler fallen erst auf, wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung liest.

Die Krankmeldung um sechs Uhr morgens ist der Test. Sie muss in einem Zug in den Dienstplan, ins Arbeitszeitprotokoll und in die Lohnabrechnung, und so weit trägt eine Tabelle nicht. Ein allgemeines HR-System übrigens auch nicht, weil es nicht weiß, wie die Schichten von heute aussehen.

So sieht der Wechsel von hier aus: deine Tabelle ist die Importdatei. Nichts auseinanderzunehmen, kein Vertrag zu kündigen, keine Frist. Die meisten laufen innerhalb eines Tages und nutzen die Parallelwoche zum Prüfen statt zum Sorgen.

Wechsel von Zettel und Stift

Der Plan an der Wand funktioniert genau so lange, bis ihn jemand von zu Hause sehen will. Dann wird er zum Foto in der Gruppe, die Version an der Wand ändert sich in derselben Woche noch zweimal, und zwei Leute stehen für dieselbe Schicht da. An der Wand funktioniert Papier gut. Aus dem Bus kannst du es nicht lesen.

Du hast nichts zu migrieren. Kein Export, keine Datei, kein altes System, das deine Daten festhält. Trag dein Team einmal ein, mit Verträgen und den Stunden, in denen sie verfügbar sind, und danach planst du die nächste Woche mit dem, was schon da ist.

So sieht der Wechsel von hier aus: der kürzeste der drei. Ein Nachmittag für die Leute, und dein erster Dienstplan geht in derselben Woche raus. Die Tagesempfehlungen dürfen an der Wand bleiben.

Wechseln von einem anderen Programm

Shiftbase fragt alle, die wechseln, warum sie gegangen sind. Nach ein paar hundert dieser Gespräche haben uns die Antworten nicht mehr überrascht. Fünf kommen immer wieder, und sie sind konkret genug, dass du nach einer Zeile weißt, ob eine davon deine ist.

Was dein aktuelles Programm gut macht

Du hast es aus einem Grund gewählt, und diese eine Sache macht es wahrscheinlich immer noch gut. Eine Vergleichstabelle, in der wir jede Zeile gewinnen, sagt dir nichts, womit du arbeiten kannst. Also hier die Fassung, die du von uns am Telefon bekommen würdest: worin jedes davon gut ist, und wo es aufhörte, laut den Leuten, die gegangen sind.

Du hast schon ein HR-System? Davon wechselst du nicht weg

Shiftbase lässt sich mit Tools wie Personio, HoorayHR, jacando und Buddee verbinden. Deine Personaldaten bleiben, wo sie sind. Dienstplan, Stunden und Abwesenheiten kommen aus Shiftbase und landen genauso in der Lohnabrechnung wie bisher. Es gibt Schnittstellen zu über 40 Programmen, und die findest du alle im Marketplace.

Die Posten, die von der Rechnung verschwinden

Ein Wechsel nimmt auch etwas von der Rechnung. Ein Kunde zahlte rund 8 € pro Mitarbeiter und Monat allein für Vertragsunterschriften, zusätzlich zu dem, was er uns zahlte. HR PRO macht das für 1 €. Zähl die kleinen Programme zusammen, die du mitschleppst, bevor du Listenpreise vergleichst, und lass den ROI-Rechner rechnen.

Rund um den Wechsel

Das Gehen ist die einfache Entscheidung. Woran es hängt, ist die Woche dazwischen, in der keins der beiden Systeme stimmt und das halbe Team seine Schichten nicht sieht.

Diese Woche muss es nicht geben. Du lässt beide Systeme nebeneinander laufen, bis die Zahlen übereinstimmen, und schaltest dann eins ab. Unten: die drei Schritte, die fünf Tage, in die sie passen, und wie deine Woche danach aussieht.

Was ein Wechsel wirklich bedeutet

Ein Wechsel besteht aus drei Schritten, und keiner davon ist spannend.

Wie eine Wechselwoche aussieht

Eine Wechselwoche von Anfang bis Ende. Das passt komplett in die 14 Tage, mit einer Woche Luft.

Was sich nach dem Wechsel ändert

Die Daten zu verschieben dauert eine Woche. Wofür du gewechselt hast, zeigt sich in der zweiten, wenn dich keiner mehr fragt, wer am Donnerstag arbeitet. Vier Dinge ändern sich, und jedes nimmt jemandem Arbeit ab.

Bei uns musst du nirgends raus

Du verlässt Software, aus der du nicht rauskamst, also ist die faire Frage an uns, was passiert, wenn du hier weg willst. Du wählst die Laufzeit selbst, statt sie zu erben, deine Daten gehen so raus, wie sie reingekommen sind, und der Anfang kostet nichts. Uns ist der Monat lieber, den wir verdienen, als das Jahr, an das wir dich binden.

So wechselst du

Wie du anfängst, hängt davon ab, wie viel du selbst machen willst. Ein Standort mit einer Tabelle dahinter kann sich heute Nachmittag anmelden und am Donnerstag veröffentlichen. Sechs Standorte, ein Tarifvertrag und eine Finanzleitung, die zuerst Zahlen sehen will, sind ein anderes Gespräch, und das führen wir lieber, als dir zwei Wochen in einem Testkonto zuzusehen, das deine Frage ohnehin nicht beantwortet hätte.

Vier Wege hinein, sortiert danach, wie sehr wir dabei sind.

14 Tage kostenlos testen

Alles ist freigeschaltet, und genau das macht die Parallelwoche zu einem fairen Vergleich. Lang genug für den Import, die Woche daneben und einen ordentlichen Blick auf die Stunden. Melde dich heute an und richte es selbst ein. Keine Karte, und kein Vertriebsgespräch, wenn du keins willst.

Fit-Check vereinbaren

Eine halbe Stunde mit jemandem, der das jede Woche macht. Erzähl uns, was du gerade fährst, wie viele Standorte und Leute du hast und welche Woche im Monat deine Abende frisst. Wir sagen dir, ob Shiftbase passt, welchen Plan du brauchst und wie dein Import aussieht. Passt es nicht, sagen wir das im Gespräch, und du hast eine halbe Stunde verloren statt zwei Wochen.

Demo buchen

Für den Fall, dass du nicht allein entscheidest. Bring deine Standorte mit, deine Regeln und die Woche, die du wirklich fährst, dann zeigen wir dir diese Woche statt eines erfundenen Restaurants, in dem alle erscheinen. Bring auch die mit, die damit leben müssen: deine Führungskräfte fragen anderes als deine Finanzleitung, und es spart eine Runde E-Mails, wenn sie die Antworten gemeinsam hören. Die Hälfte der meisten Demos dreht sich am Ende um den Tarifvertrag, und das ist meist die Hälfte, die entscheidet. Buch eine Demo.

Hol deine Entscheider ins Boot

Nach dem Test oder der Demo liegt die Entscheidung bei den Leuten, die dafür unterschreiben und damit arbeiten müssen: Inhaber, Buchhaltung und die Manager auf der Fläche. Buch eine interne Präsentation mit einem unserer Produktspezialisten und schick die Argumente unten vorher rum, damit die naheliegenden Einwände vom Tisch sind, bevor sich jemand hinsetzt.

Argumente für Inhaber

Du bekommst Zeit und Geld zurück für die Fläche, statt beides in der Verwaltung zu verlieren. Der Vertrag läuft monatlich, die Entscheidung bleibt also umkehrbar, und ein Standort kann kostenlos weiterlaufen, solange du überlegst.

Argumente für die Finanzseite

Fehler und Korrekturen in der Lohnabrechnung kosten dich jede Periode, und sie tauchen nie als eigener Posten auf. Mit Pre-Payroll siehst du die Personalkosten, solange du noch etwas ändern kannst. Buchungssätze gehen direkt an DATEV, damit sie niemand abtippt. Sauberere Zahlen und ein schnellerer Monatsabschluss.

Argumente für Führungskräfte

Deine Führungskräfte entscheiden, ob das funktioniert, nicht die Person, die unterschreibt. Die nächste Woche öffnet als Entwurf statt als leeres Raster, mit Verfügbarkeit, Verträgen und Urlaub schon drin. Tauschanfragen, offene Schichten und Krankmeldungen kommen an einer Stelle an statt an vier, und eine Woche freizugeben dauert Minuten statt eines Abends am Küchentisch.

Einmal offen gesagt: der erste Dienstplan, den sie in Shiftbase erstellen, dauert länger als auf dem alten Weg. Der zweite nicht mehr, und ab Woche drei denken sie nicht mehr darüber nach.

Argumente für Mitarbeiter

Deine Schichten, deine Stunden und dein Urlaub liegen auf dem Handy, das du ohnehin dabeihast. Sieh die nächste Woche, sobald sie veröffentlicht ist, und gleich dazu, mit wem du arbeitest, übernimm eine offene Schicht oder tausch eine, ohne eine Gruppe aufzumachen, und prüf deinen Urlaubssaldo, ohne jemanden im Büro zu fragen.

Stempeln ist ein Tippen, und eine Erinnerung sagt dir, wann du dich ausstempeln musst, damit die Stunden auf deiner Abrechnung die sind, die du gearbeitet hast. Dein Profilfoto suchst du dir selbst aus, eine Kleinigkeit, über die sich mehr Leute freuen, als man denkt. Arbeitest du für zwei Betriebe, die beide Shiftbase nutzen, liegen sie unter derselben E-Mail-Adresse, und du wechselst zwischen ihnen, ohne dich abzumelden.

Die beste Woche dafür

Fang am Anfang einer Abrechnungsperiode an, dann teilst du nie einen Monat auf zwei Systeme und die Lohnbuchhaltung bekommt eine saubere Datei. Meide deine stärkste Woche, und führst du einen Saisonbetrieb, halt dich von den vier Wochen vor Saisonstart fern. Ansonsten geht jeder Monat, weil die Parallelwoche abfängt, was der Kalender bringt.

Ein Timing-Fehler, den du vermeiden kannst: in derselben Woche wechseln, in der du noch etwas anderes umstellst. Ein neues System nach dem anderen.