Faites passer votre équipe cette semaine, pas au prochain trimestre.

Pourquoi changer ?

Quelque chose s'est déjà cassé, sinon vous ne liriez pas ceci. Le planning est tombé un samedi soir et personne n'a décroché. Ou le planning de la semaine suivante est reparti dans un tableur, parce que c'était plus rapide que l'outil que vous payez.

Quelle que soit la raison, la réponse honnête dépend de ce que vous quittez. Voici les trois points de départ possibles. Commencez par le vôtre : un tableur et un contrat vieux de cinq ans, ce ne sont pas les mêmes semaines.

Shiftbase en une minute

Shiftbase est le logiciel de gestion du personnel pour les entreprises qui tournent en services. Planning, pointage, gestion des absences et RH sont au même endroit, du premier service que vous planifiez jusqu'aux heures qui arrivent en paie. Plus de 8 000 entreprises l'utilisent, la plupart entre un et cent sites.

L'idée derrière tout ça : un planning ne devrait pas partir d'une page blanche. Les disponibilités, les contrats, les congés et les règles que vous devez respecter y figurent avant même que votre responsable ouvre la semaine suivante. Il valide donc au lieu de coordonner, et les heures qui en sortent sont celles que la paie règle.

C'est sans doute fait pour vous si :

• vos équipes sont planifiées en services entiers : un matin, un après-midi, une journée complète

• l'administratif qui mange votre semaine vient de ces services : qui est là, qui s'est déclaré malade, à qui vous devez quoi

• vos heures travaillées doivent arriver justes en paie, à chaque période

• vous dépassez votre organisation actuelle, que ce soit un tableur et un groupe WhatsApp ou quatre outils qui ne se parlent pas

• vous voulez le planning, les heures, les congés et les chiffres de la paie au même endroit

Ce n'est sans doute pas fait pour vous si :

• votre planification ne vient pas des services mais des tournées, des rendez-vous clients, des tickets, des projets ou des campagnes. Cet administratif est bien réel, mais ce n'est pas celui que Shiftbase enlève.

• vous avez besoin d'astreintes ou de cycles de semaines tournants. Les deux sont sur la liste, aucun n'existe encore, et autant vous le dire maintenant plutôt qu'en deuxième semaine.

• vous cherchez un SIRH sans planning en dessous, ou un logiciel qui lance la paie lui-même. Shiftbase se connecte à ces outils.

• vous êtes satisfait de votre façon de gérer les services aujourd'hui. Rien ici ne changera cela, et c'est très bien.

• vous aimez l'administratif.

Vous venez d'Excel et de WhatsApp

Les soldes dérivent, parce que quelqu'un a validé un jour de congé sans jamais rouvrir le tableur. Les arrêts maladie arrivent sur WhatsApp et n'atteignent jamais le planning. La personne qui planifie monte la semaine suivante sans savoir que deux salariés sont en congés. La paie reçoit les absences du mois précédent sous forme de liste tapée à la main, et les erreurs sortent quand un salarié lit sa fiche de paie.

L'arrêt maladie de six heures du matin, c'est le test. Il doit atteindre le planning, le relevé d'heures et la paie d'un seul mouvement, et un tableur ne porte pas jusque-là. Un SIRH généraliste non plus, puisqu'il ignore à quoi ressemblent les services du jour.

À quoi ressemble le changement depuis ce point de départ : votre tableur est le fichier d'import. Rien à démêler, aucun contrat à rompre, aucun préavis. La plupart des équipes tournent en moins d'une journée et passent la semaine en parallèle à vérifier plutôt qu'à s'inquiéter.

Vous venez du papier et du crayon

Le planning affiché au mur fonctionne très bien, jusqu'au moment où quelqu'un veut le consulter de chez lui. Il devient alors une photo dans une conversation de groupe, la version au mur change encore deux fois dans la semaine, et deux personnes se présentent pour le même service. Au mur, le papier fait très bien l'affaire. Depuis le bus, il ne se lit pas.

Vous n'avez rien à migrer. Aucun export, aucun fichier, aucun ancien système qui retient vos données. Saisissez votre équipe une fois, avec les contrats et les heures de disponibilité, et ensuite vous montez la semaine suivante à partir de ce qui est déjà là.

À quoi ressemble le changement depuis ce point de départ : le plus court des trois. Un après-midi pour saisir vos collaborateurs, et votre premier planning part la même semaine. Le mur peut garder les suggestions du jour.

Passer d'un autre outil

Shiftbase demande à tous ceux qui changent pourquoi ils sont partis. Après quelques centaines de ces conversations, les réponses ont cessé de nous surprendre. Cinq reviennent sans arrêt, et elles sont assez précises pour que vous sachiez en une ligne si l'une d'elles est la vôtre.

Ce que votre outil actuel fait bien

Vous avez choisi votre organisation actuelle pour une raison, et elle fait sans doute encore bien cette chose-là. Un tableau où nous gagnons chaque ligne ne vous apprendrait rien. Voici plutôt ce que nous dirions au téléphone : ce que chaque point de départ fait bien, et l'endroit où il s'arrête.

Vous avez déjà un SIRH ? Vous n’en changez pas

Shiftbase se connecte à des outils comme Personio, HoorayHR, jacando et Buddee. Vos données RH restent où elles sont. Le planning, les heures et les congés viennent de Shiftbase et arrivent en paie exactement comme aujourd'hui. Il existe des intégrations avec plus de 40 outils, et vous les trouverez toutes dans la marketplace.

Les lignes qui disparaissent de la facture

Changer d'outil retire aussi quelque chose de la facture. Un client payait environ 8 € par salarié et par mois rien que pour la signature des contrats, en plus de ce qu'il nous versait. HR PRO fait ce travail pour 1 €. Additionnez les petits outils que vous traînez avant de comparer les prix affichés, et laissez le calculateur de ROI faire l'arithmétique.

À propos du changement

Partir est la décision facile. Ce qui bloque, c'est la semaine intermédiaire, où aucun des deux systèmes n'est juste et où la moitié de l'équipe ne voit pas ses services.

Cette semaine n'a pas lieu d'être. Vous faites tourner les deux systèmes côte à côte jusqu'à ce que les chiffres concordent, puis vous en éteignez un. Ci-dessous : les trois étapes, les cinq jours dans lesquels elles tiennent, et à quoi ressemble votre semaine une fois de l'autre côté.

Ce qu'implique vraiment un changement

Changer demande trois étapes, et aucune n'est passionnante.

À quoi ressemble une semaine de bascule

Une semaine de bascule, du début à la fin. Tout cela tient dans les 14 jours, avec une semaine de marge.

Ce qui change après la bascule

Déplacer les données prend une semaine. Ce pour quoi vous avez changé se voit la deuxième, quand plus personne ne vous demande qui travaille jeudi. Quatre choses changent, et chacune retire du travail à quelqu'un.

Chez nous, rien à fuir

Vous quittez un logiciel dont vous ne pouviez pas sortir, donc la question juste à nous poser est ce qui se passe quand vous voudrez quitter celui-ci. Vous choisissez la durée d'engagement au lieu d'en hériter, vos données ressortent comme elles sont entrées, et commencer ne coûte rien. Nous préférons mériter le mois que vous retenir un an.

Comment passer à Shiftbase

La façon de commencer dépend de ce que vous voulez faire vous-même. Un site avec un tableur derrière peut s'inscrire cet après-midi et publier jeudi. Six sites, une convention collective et un responsable financier qui veut d'abord des chiffres, c'est une autre conversation, et nous préférons l'avoir plutôt que de vous voir passer quinze jours dans un essai qui n'allait de toute façon pas répondre à votre question.

Quatre portes d'entrée, dans l'ordre de notre implication.

Essayez 14 jours gratuitement

Tout est ouvert, et c'est ce qui fait de la semaine en parallèle une comparaison honnête. Assez de temps pour l'import, la semaine côte à côte et un vrai coup d'œil aux heures. Inscrivez-vous aujourd'hui et paramétrez-le vous-même. Sans carte, et sans appel commercial sauf si vous en demandez un.

Réservez un point d'adéquation

Une demi-heure avec quelqu'un qui fait ça toutes les semaines. Dites-nous ce que vous utilisez aujourd'hui, combien vous avez de sites et de personnes, et quelle semaine du mois avale vos soirées. Nous vous dirons si Shiftbase vous convient, quelle formule il vous faut et à quoi ressemble votre import. Si ça ne convient pas, nous vous le dirons pendant l'appel, et vous aurez perdu une demi-heure au lieu de quinze jours.

Réservez une démo

Pour quand la décision ne dépend pas que de vous. Amenez vos sites, vos règles et la semaine que vous vivez vraiment, et nous vous montrerons cette semaine-là plutôt qu'un restaurant inventé où tout le monde se présente. Amenez aussi ceux qui devront vivre avec ce choix : vos responsables posent d'autres questions que votre direction financière, et cela évite un aller-retour d'e-mails s'ils entendent les réponses ensemble. La moitié des démos finit par porter sur la convention collective, et c'est souvent la moitié qui décide. Réservez une démo.

Embarquez vos décideurs

Après un essai ou une démo, la décision passe aux personnes qui signent et qui vivront avec : dirigeants, finance et les managers en salle. Réservez une présentation interne avec un de nos spécialistes produit, et faites circuler les arguments ci-dessous en amont, pour que les objections évidentes soient levées avant que tout le monde s'assoie.

Argumentaire pour les dirigeants

Vous récupérez du temps et de l'argent pour la salle, au lieu de les perdre en administratif. C'est du mois par mois, donc la décision reste réversible, et un établissement peut tourner gratuitement pendant que vous réfléchissez.

Argumentaire pour la finance

Les erreurs et les régularisations de paie vous coûtent à chaque période, et elles n'apparaissent jamais comme une ligne à part. Le pré-contrôle de paie vous montre les coûts de personnel pendant que vous pouvez encore agir. Les heures validées sortent ensuite en un seul fichier prêt pour la paie, sans que personne les retape. Des chiffres plus propres et une clôture mensuelle plus rapide.

Argumentaire pour les responsables

Ce sont vos responsables qui décident si ça marche, pas la personne qui signe. La semaine suivante s'ouvre en brouillon au lieu d'une grille vide, avec les disponibilités, les contrats et les congés déjà dedans. Les demandes d'échange, les services ouverts et les arrêts maladie arrivent au même endroit au lieu de quatre, et valider une semaine prend quelques minutes au lieu d'une soirée à la table de la cuisine.

Autant le dire : le premier planning qu'ils montent dans Shiftbase prend plus de temps qu'à l'ancienne. Le deuxième non, et à la troisième semaine ils n'y pensent plus.

Argumentaire pour les équipes

Vos services, vos heures et vos congés vivent sur le téléphone que vous avez déjà en poche. Voyez la semaine suivante dès sa publication, et avec qui vous travaillez, prenez un service ouvert ou échangez-en un sans lancer de conversation de groupe, et consultez votre solde de congés sans le demander à quelqu'un au bureau.

Pointer tient en une pression, et un rappel vous dit quand pointer votre sortie, pour que les heures de votre bulletin soient celles que vous avez faites. Vous choisissez aussi votre photo de profil, un détail qui plaît plus qu'on ne le croit. Si vous travaillez pour deux entreprises qui utilisent toutes les deux Shiftbase, elles vivent sous la même adresse e-mail et vous passez de l'une à l'autre sans vous déconnecter.

La meilleure semaine pour le faire

Commencez au début d'une période de paie, ainsi vous ne coupez jamais un mois entre deux systèmes et la paie reçoit un seul fichier propre. Évitez votre semaine la plus chargée, et si vous êtes une activité saisonnière, tenez-vous à distance des quatre semaines qui précèdent l'ouverture de la saison. Au-delà, n'importe quel mois convient, parce que la semaine en parallèle rattrape ce que le calendrier envoie.

Une erreur de calendrier à éviter : changer la semaine où vous changez autre chose. Un nouveau système à la fois.