Veel bedrijven maken gebruik van Microsoft Excel voor het maken van een personeelsplanning. Excel is een zeer mooi pakket, maar niet de beste oplossing voor het maken van een werkrooster. Hoewel het grote voordeel van een rooster excel is dat een rooster volledig naar eigen wens ingericht kan worden, past deze inrichting over het algemeen een stuk gemakkelijker en sneller in een standaard personeelsplanning pakket. Ook bieden online personeelsplanning pakketten vaak nog meer mogelijkheden en voordelen.
1. Werkrooster voor alle medewerkers zichtbaar
Een van de bekendste problemen bij het maken van een werkrooster in excel, is dat het rooster wordt verstuurd naar de medewerkers. Wanneer een werkrooster wordt verstuurd blijkt vaak dat niet alle medewerkers op de ingeroosterde tijden of dagen kunnen werken. Er worden vanwege de aanpassingen die hierdoor ontstaan, meerdere versie's van het rooster gemaakt en verzonden. Dit kan zorgen voor onduidelijkheden bij medewerkers. Met online werkrooster software is er altijd maar één leidend rooster dat kan worden aangepast bij veranderingen welke voor medewerkers direct inzichtelijk zijn.
2. Werkrooster overal inzichtelijk
Wanneer een werkrooster in Excel wordt verstuurd, kunnen medewerkers het rooster vaak niet openen. Excel is betaalde software en niet iedere medewerker beschikt hierover. Er was door Microsoft een programma om excel documenten te openen, maar inmiddels wordt de Excel viewer niet meer aangeboden. Met een goede online personeelsplanner kan het werkrooster met de computer en mobile app bekeken worden.
Plannen met rooster software levert
echte tijdsbesparing op.
3. Rooster diensten onderling ruilen
Als planner wil je niet continu bezig zijn met het zoeken van vervangers voor medewerkers die niet kunnen werken op de ingeroosterde momenten. Over het algemeen kunnen medewerkers inloggen in een roosterprogramma en zelfstandig een vervanger voor hun dienst zoeken. Zodra deze gevonden is kan een planner nog steeds goedkeuring geven om grip te houden op het rooster, maar is hierdoor niet meer onnodig tijd kwijt met het zoeken van vervangers.
4. Medewerkers uitnodigen voor diensten
Wanneer een medewerker ziek is, moet er snel een vervanger gevonden worden. Het zoeken van een vervanger is vaak een tijdrovende klus, omdat meerdere medewerkers opgebeld moeten worden. Een makkelijkere manier is om geselecteerde medewerkers uit te nodigen voor een dienst, welke door medewerkers ontvangen wordt per email en push-bericht. Vanuit deze berichtgeving kan een medewerker een dienst accepteren en wordt de planner hiervan op de hoogte gebracht.
5. Inzicht in beschikbaarheid
Met goede online personeelsplanning software kunnen medewerkers zelf hun beschikbaarheid doorgeven via de computer of mobiele app. Deze beschikbaarheid is direct zichtbaar in het planning programma zodat de planner eenvoudig een rooster kan maken op basis van de beschikbaarheid. Bij plannen op basis van beschikbaarheid met Excel, is hier real-time controle over houden, een stuk lastiger, wat kan zorgen voor ontevreden medewerkers. Wanneer de beschikbaarheid wordt ontvangen via email of Whatsapp, moet de planner steeds wisselen tussen de verschillende programma's. Dit zorgt er voor dat het maken van een rooster nog meer tijd kost.
6. Inzicht in afwezigheden
Wanneer een rooster wordt gemaakt moet ook rekening gehouden worden met de afwezigheden van medewerkers. Zeker wanneer een rooster voor een vakantieperiode wordt gemaakt. In deze situatie is het erg prettig om als planner de afwezigheden direct in het rooster te kunnen zien, zodat er om de afwezigheden heen ingeroosterd kan worden.
7. Inzicht in loonkosten
In veel rooster programma's kunnen de uurlonen van medewerkers worden ingevoerd, waardoor de verwachte personeelskosten direct inzichtelijk zijn. Hierdoor kan de planner het meest optimale rooster maken, ook op het gebied van loonkosten.
