Geef je rooster adem

Als planner heb je het bepaald niet altijd even gemakkelijk. Het opzetten van een overzichtelijk rooster kan soms een echte uitdaging zijn. Het kan een behoorlijke klus zijn die wekelijks moet gebeuren. In deze blog laten wij u zien hoe u dit kunt vergemakkelijken.

Ga in gesprek met structurele roosterwijzigers

Je hebt van die mensen die altijd wel iets hebben. Die steeds weer vragen om het rooster in het weekend te wijzigen. Die elke keer weer vragen of ze eerder weg mogen en steeds vragen om ruil diensten en als klap op de vuurpijl telkens op het allerlaatste moment om ruil diensten vragen. Je hebt zelfs mensen die helemaal niet komen, waardoor jij als planner met open diensten krijgt te maken. En deze diensten oplossen kort voor de dienst is allesbehalve een sinecure. Ga met deze mensen in gesprek nadat je je bevindingen hebt opgeslagen in je planningstool. Hamvraag is: maak jij slechte roosters of is er sprake van eigenbelang? Creëer in elk geval duidelijkheid.

Houd rekening met de wensen en behoeften van je personeel

Binnen elk bedrijf werkt vaak een gemêleerd gezelschap; fulltimers, parttimers, jonge ouders en mensen die al opa en oma zijn. Allemaal hebben ze zo hun eigen wensen. Luister daar naar en laat je zelf hun beschikbaarheid doorgeven. Dit voorkomt dat je later weer van alles moet wijzigen en maakt medewerkers plannen stukken gemakkelijker.

Communiceer goed over het rooster

Doe niet geheim over je rooster en betrek de mensen die bij het bedrijf werken bij het rooster. Vertel ze hoe een rooster tot stand komt. Het zal je in dank afgenomen worden en gebleken is dat als je mensen bij de planning betrekt er productiever gewerkt wordt en dat ook het samenwerken beter verloopt.

Maak het rooster toegankelijk

Ook bij het verspreiden van je rooster doe je niet geheimzinnig. Zorg dat alle medewerkers altijd bij hun rooster kunnen, zorg dus dat de planning steeds online beschikbaar is. Zo zul je zien dat het aantal open diensten dat je in moet vullen terugloopt, dat samenwerken iets heel normaals wordt binnen je organisatie en je merkt bovendien dat als er een open dienst is, die vaak snel en succesvol door de rest van het team opgepakt worden.

Door deze regels aan te houden, word je succesvol roostermaker en medewerkers plannen een stuk gemakkelijker. En uiteraard doe je dat tegenwoordig online, en niet meer met pen en papier. Met name het personeel betrekken bij het rooster vergroot de beschikbaarheid op momenten dat het echt even spannend wordt.
>Bart
Bart
Ik ben sinds enkele jaren Manager Customer Support Services bij ShiftBase. ShiftBase is een online applicatie waarmee een personeelsplanning gemaakt kan worden, gewerkte uren kunnen worden geregistreerd en de personeelsadministratie in gedaan kan worden. Iedere medewerker beschikt over eigen inlog gegevens en kan hiermee via de computer of mobiele app gegevens zien zoals het werkrooster, gewerkte uren, plus- en minuren en vakantie-uren saldo. Aan de hand van uitgebreide toegangsrechten is te bepalen welke medewerkers, over welke functionaliteiten beschikken.