De beste alternatieven voor een Excel planning zijn gespecialiseerde systemen, zoals Shiftbase voor je personeelsrooster, of projectmanagement tools, zoals Monday.com en Asana voor je takenlijsten. Hoewel je waarschijnlijk bent begonnen met een spreadsheet omdat het gratis en bekend is, merk je nu dat handmatige formules en versiebeheer je groei eerder in de weg staan dan helpen. Het is tijd om de overstap te maken naar een oplossing die wel met je meewerkt, omdat je hiermee voorkomt dat je elke week uren kwijt bent aan het herstellen van kleine foutjes. In dit artikel ontdek je welke tools je werk echt makkelijker maken en waarom een overstap naar een modern systeem je meer oplevert dan alleen een mooi overzicht.
Waarom zou je stoppen met plannen in Excel?
Excel is een fantastisch programma voor berekeningen, maar het is simpelweg niet gebouwd om een groeiend team te managen. Je herkent het vast wel: je hebt eindelijk het rooster af, maar dan vraagt een medewerker via WhatsApp om een vrije dag en begint het gepuzzel opnieuw. Omdat Excel niet live verbonden is met je medewerkers, werk je constant in een document dat eigenlijk al verouderd is op het moment dat je het opslaat.
Welke 5 tools zijn de beste alternatieven voor een Excel planning?
Er is niet één 'perfecte' vervanger voor Excel, omdat het er maar net aan ligt wat je precies plant. Hieronder vind je de 5 sterkste opties van dit moment, zodat je direct ziet welke tool bij jouw probleem past.
1. Shiftbase: De beste keuze voor personeelsplanning
Als je personeel inplant, is dit je beste keuze. Het vervangt niet alleen je Excel-rooster, maar koppelt dit direct aan een mobiele app voor je team en een sluitende urenregistratie. Je ziet tijdens het plannen direct de loonkosten, waardoor je nooit boven je budget uitkomt. Omdat het systeem rekening houdt met beschikbaarheid en verlof, hoef je nooit meer handmatig te controleren of iemand wel kan werken. Je werkt simpelweg in één centrale omgeving waarin alles met elkaar communiceert.
2. Monday.com: De koning van de visuele projectplanning
Dit is het visuele alternatief voor wie Excel te saai en onoverzichtelijk vindt. Monday werkt met kleurrijke borden en automatiseringen. Het is ideaal als je complexe projecten met verschillende stappen moet beheren en precies wilt zien wie aan welke taak werkt. Waar je in Excel zelf formules moet bouwen voor deadlines, geeft Monday je automatisch een seintje als een taak over de datum gaat.
3. Asana: Perfect voor taakbeheer en deadlines
Asana is een sterke keuze voor teams die veel met losse taken en harde deadlines werken. Het is iets minder gericht op cijfers dan Excel, maar blinkt uit in het organiseren van je workflow. Het grote voordeel is dat je de interne e-mailstroom drastisch vermindert, omdat je alle communicatie direct bij de betreffende taak plaatst in plaats van in een losse spreadsheet.
4. Google Sheets: Voor wie wel online wil, maar niet wil wennen
Wil je de interface van Excel behouden maar wel tegelijkertijd met collega's in één bestand werken? Dan is Google Sheets de meest laagdrempelige stap. Het grote voordeel is dat het gratis is en in de cloud leeft. Toch is het belangrijk om te onthouden dat je hiermee de fundamentele problemen van Excel, zoals handmatig werk en de kans op foutieve formules, niet oplost.
5. Trello: De simpelste manier om te plannen
Houd je van overzicht zonder poespas? Trello werkt met een 'Kanban-bord' waarbij je kaartjes van links naar rechts sleept (bijvoorbeeld van 'To Do' naar 'Gedaan'). Het is een visuele manier van plannen die veel natuurlijker aanvoelt dan het invullen van cellen in een spreadsheet. Het is vooral geschikt voor kleinere teams met een overzichtelijk aantal projecten.
| Tool | Focus | Mobiele app | Grootste voordeel t.o.v. Excel |
|---|---|---|---|
| Shiftbase 👥 | Personeel & uren | ✅ Ja, volledig | Nooit meer iemand inroosteren die op verlof is. |
| Monday.com 🎨 | Projecten & taken | ✅ Ja, basis | Kleurrijke borden die je workflow direct visueel maken. |
| Asana ✅ | Deadlines & teams | ✅ Ja, basis | Geen eindeloze mailwisselingen meer over de status. |
| Google Sheets ☁️ | Data & delen | ❌ Beperkt | Je kunt met meerdere mensen tegelijk in de sheet werken. |
| Trello 📋 | Simpel overzicht | ✅ Ja, basis | Super simpel: sleep je taken van ‘to-do’ naar ‘done’. |
Hoe maak je de overstap van Excel naar een moderne planning?
De overstap van een vertrouwde spreadsheet naar een nieuw systeem voelt soms als een grote drempel, maar in de praktijk valt dat reusachtig mee. Het is vooral een kwestie van eenmalig de structuur neerzetten, zodat je daarna nooit meer handmatig cellen hoeft te slepen of formules hoeft te repareren.
Hier is hoe je dat aanpakt zonder dat het je extra grijze haren bezorgt:
1. Breng je huidige proces in kaart
Voordat je direct je data overzet, is het slim om even te kijken naar wat je nu precies doet in Excel. Welke kolommen gebruik je echt? Welke gegevens van je personeel of projecten zijn onmisbaar? Met Shiftbase kun je bijvoorbeeld heel eenvoudig je huidige personeelslijst importeren, maar het is wel fijn als die lijst van tevoren even is opgeschoond. Zie het als een grote schoonmaak: gooi weg wat je niet meer gebruikt.
2. Importeer je gegevens en automatiseer
Het mooie van moderne software is dat je niet alles handmatig hoeft over te typen. De meeste tools hebben een slimme importfunctie. Wanneer je start met Shiftbase, kun je jouw medewerkersgegevens en zelfs historische data vaak direct uploaden vanuit een CSV-bestand. In plaats van urenlang knippen en plakken, staat de basis van je nieuwe planning vaak al binnen een kwartiertje klaar.
3. Betrek je team er direct bij
Een planning werkt pas echt als iedereen hem gebruikt. Het grote voordeel van de overstap is dat je stopt met het rondmailen van PDF-bestanden of het printen van lijstjes. Nodig je team uit voor de nieuwe omgeving en laat ze de app installeren. Omdat de interface vaak veel intuïtiever is dan een volgebouwde Excel-sheet, heeft je team meestal geen dikke handleiding nodig om te begrijpen hoe ze hun uren moeten inzien of verlof moeten aanvragen.
Conclusie: Tijd om de spreadsheet-stress achter je te laten?
Laten we eerlijk zijn: je hebt Excel waarschijnlijk lang genoeg geprobeerd te temmen. Het is een fantastische tool voor cijfers, maar een matige assistent voor je planning. Of je nu kiest voor de visuele kracht van Monday of de gestroomlijnde personeelsplanning met Shiftbase, de winst is altijd hetzelfde: minder fouten, een gelukkiger team en meer tijd voor zaken die er écht toe doen in je bedrijf.
Ben je benieuwd hoe jouw planning eruitziet zonder die ingewikkelde formules? Het is makkelijker dan je denkt om de overstap te maken en de rust op de werkvloer terug te brengen.
- Eenvoudige personeelsplanning
- Overzichtelijke urenregistratie
- Makkelijke verlofregistratie
