Wat te doen als het salaris te laat is overgemaakt?

Werkgever die het loon berekent

Als werkgever bent u verantwoordelijk voor het tijdig uitbetalen van het salaris aan uw werknemers. Een vertraagde salarisbetaling kan leiden tot onrust binnen uw team en ongewenste juridische complicaties. Dit artikel richt zich op wat u kunt doen wanneer salarisbetalingen later dan gepland plaatsvinden. U leert wanneer een salaris officieel als 'te laat' wordt beschouwd volgens de arbeidsovereenkomst en de wet, en welke stappen u kunt ondernemen om de situatie recht te zetten. Ook behandelen we de mogelijke wettelijke verhogingen en rente die kunnen volgen op een te late betaling.

Wanneer is het salaris te laat?

Volgens de arbeidsovereenkomst staat duidelijk beschreven binnen welke periode jouw werknemers hun loon moeten ontvangen. Normaal gesproken dient dit uiterlijk op de laatste dag van de kalendermaand te gebeuren. Is er geen specifieke afspraak gemaakt, dan is het gebruikelijk dat het loon betaald wordt op of voor de laatste werkdag van de maand waarover het loon is verdiend. Zodra deze termijn overschreden wordt, wordt het loon beschouwd als achterstallig.

Mocht er onduidelijkheid bestaan over de loonberekening of de betaaldag, dan is het verstandig om dit proactief op te helderen. Dit voorkomt misverstanden en potentiële vertragingen. De gebruikelijke betaaldag kan variëren: sommige werkgevers betalen wekelijks, anderen per maand. Zorg dus dat je hierover duidelijke schriftelijke afspraken maakt en deze nakomt. Onthoud dat de wet voorschrijft dat je niet minder frequent dan maandelijks mag betalen en het loon moet uiterlijk op de volgende werkdag na de afgesproken periode betaald zijn.

Betaaltermijn van het salaris verlengen

Als werkgever kun je situaties tegenkomen waarin je de betaaltermijn van het salaris wilt verlengen. Dit is toegestaan, maar moet expliciet zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao. Voor werkgevers die hun werknemers wekelijks uitbetalen, is het belangrijk te onthouden dat het uitstellen van de betaling nooit langer mag duren dan een maand.

Het aanpassen van de betaaltermijn kan nuttig zijn bij tijdelijke financiële problemen, maar het is belangrijk dit correct te communiceren met je werknemers. Transparantie voorkomt onrust en behoudt het vertrouwen. Zorg dus dat alle wijzigingen schriftelijk worden vastgelegd en duidelijk zijn voor alle betrokkenen. Dit helpt conflicten voorkomen en zorgt dat je werknemers weten wanneer zij hun loon kunnen verwachten.

Op welke dag moet je salaris betaald worden?

Als werkgever heb je de keuze in de frequentie van de loonbetalingen, maar er zijn wel regels waar je, je aan moet houden. Deze regels zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst, en mogelijk beïnvloed door de cao. Over het algemeen geldt dat het loon niet vaker dan eens per week en niet minder dan eens per maand mag worden uitbetaald.

Het is jouw taak om ervoor te zorgen dat je werknemers op de afgesproken dag hun loon ontvangen. Dit kan variëren van wekelijks tot maandelijks, afhankelijk van wat er in de arbeidsovereenkomst staat. Als werkgever is het belangrijk dat je deze betalingsafspraken strikt naleeft om achterstallige lonen en de mogelijke juridische gevolgen daarvan te vermijden.

Controleer of je recht hebt op loon

Als werkgever is het je verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je werknemers correct betaald worden voor het werk dat ze hebben verricht. Je moet minstens het normale uurloon of het overeengekomen maandloon uitbetalen, wat niet lager mag zijn dan het wettelijk minimumloon. Deze betalingen moeten vergezeld gaan van een duidelijke loonstrook, waarop alle berekeningen en inhoudingen staan vermeld.

Bovendien omvat het loon niet alleen het basisloon maar kan het ook bestaan uit vakantietoeslag, gemaakte overuren, en andere compensaties zoals bonussen of commissies, afhankelijk van wat er in de arbeidsovereenkomst is afgesproken. Elke werknemer heeft recht op deze vergoedingen, en als werkgever moet je zorg dragen dat deze correct en op tijd worden uitbetaald.

Waaruit bestaat loon?

Als werkgever is het van belang om goed te begrijpen wat allemaal onder 'loon' valt, zodat je deze betalingen correct kunt afhandelen. Loon is meer dan alleen het basissalaris of uurloon dat je afspreekt in de arbeidsovereenkomst. Het omvat ook andere essentiële componenten zoals vakantiegeld, eventuele bonussen, commissies, en vergoedingen voor overuren die je werknemers maken.

Naast deze directe uitbetalingen, zijn er vaak ook indirecte looncomponenten zoals bijdragen aan pensioenfondsen of kostenvergoedingen zoals reiskosten. Elk van deze elementen moet duidelijk gespecificeerd zijn op de loonstrook die je verstrekt, zodat zowel jij als je werknemers een duidelijk overzicht hebben van de uitbetalingen.

Neem contact op met jouw werkgever

Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om open en helder te communiceren wanneer er vertraging optreedt bij de loonbetaling. Mocht je merken dat het loon niet op de geplande dag kan worden uitbetaald, is het essentieel om dit zo snel mogelijk aan je werknemers te melden. Een proactieve benadering kan veel onrust en misverstanden voorkomen. Een goed begin is om een duidelijke uitleg te geven over de reden van de vertraging. Zijn er financiële problemen of administratieve hobbels?

Zorg dat je deze situaties helder en eerlijk uitlegt. Indien nodig, kun je een voorlopige beslissing nemen om een gedeelte van het loon te betalen en de rest te volgen zodra mogelijk. Daarnaast, als de vertraging langer duurt, is het raadzaam om schriftelijk te communiceren. Stuur een brief of e-mail waarin je de situatie uitlegt en de verwachte datum van betaling aangeeft. Dit document kan ook dienen als bewijs van je poging om de situatie op te lossen, mocht er een juridisch geschil ontstaan.

werkgever betaalt loon uiterlijk 5 dagen na de officiële salaris dag doordat er schriftelijke afspraken gemaakt zijn

 

Vraag jouw loon op met een brief

Als een werknemer zijn loon opvraagt met een brief, is het belangrijk om als werkgever zorgvuldig en professioneel te handelen. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen:

  1. Bevestig de ontvangst: Laat de werknemer weten dat je de brief hebt ontvangen. Dit kan formeel via een schriftelijke reactie of via e-mail.

  2. Beoordeel de situatie: Controleer de administratie om de claims van de werknemer te verifiëren. Kijk of er inderdaad sprake is van een vertraagde betaling of een fout in de loonberekening.

  3. Communiceer duidelijk: Informeer de werknemer over wat je hebt gevonden en welke stappen er zullen worden genomen. Als het loon inderdaad niet of te laat is betaald, leg dan uit waarom dit is gebeurd en hoe en wanneer je van plan bent dit te corrigeren.

  4. Los het probleem snel op: Doe er alles aan om het achterstallige loon zo snel mogelijk te betalen. Als er financiële problemen zijn die dit verhinderen, bespreek dan mogelijke alternatieve regelingen met de werknemer, zoals een betalingsplan.

  5. Neem maatregelen om herhaling te voorkomen: Onderzoek hoe deze situatie heeft kunnen ontstaan en neem maatregelen om toekomstige problemen te voorkomen. Dit kan inhouden dat je je loonadministratieproces verbetert of meer controlemechanismen instelt.

  6. Documenteer alles: Houd een dossier bij van alle communicatie en acties die zijn ondernomen in reactie op de brief van de werknemer. Dit kan van belang zijn als er juridische stappen worden ondernomen.

Wettelijke gevolgen van te late uitbetaling

Als werkgever moet je je bewust zijn van de wettelijke gevolgen die voortvloeien uit het te laat betalen van loon. Vanaf de vierde werkdag na de afgesproken betaaldag heb je als werkgever de verplichting om naast het achterstallige loon ook een wettelijke verhoging te betalen. Deze verhoging kan oplopen, afhankelijk van de duur van de vertraging, en is bedoeld als compensatie voor het ongemak dat je werknemers ervaren. Daarnaast kan er wettelijke rente verschuldigd zijn over het bedrag dat te laat wordt uitbetaald. Deze rente begint te lopen vanaf de dag dat het loon betaald had moeten zijn en blijft doorlopen totdat het volledige bedrag is voldaan. Het is daarom in je eigen belang om zo snel mogelijk alle achterstallige betalingen te voldoen om verdere kosten te voorkomen. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot juridische stappen van werknemers, die mogelijk steun zoeken bij een juridisch adviseur.

Achterstallige loon

Het kan voorkomen dat, door diverse omstandigheden, het loon niet op tijd is uitbetaald. In zo'n geval heb je de verantwoordelijkheid om het achterstallige loon zo snel mogelijk te voldoen. Werknemers hebben het recht om hun loon tot vijf jaar na de oorspronkelijke betaaldatum op te eisen. Dit betekent dat je als werkgever mogelijk lange tijd financieel aansprakelijk kunt zijn voor niet-betaalde lonen. Het is daarom raadzaam om snel te handelen en open te staan voor communicatie met betrokken werknemers om een regeling te treffen. Een aangetekende brief kan gebruikt worden door werknemers om hun aanspraak op het achterstallige salaris formeel te maken.

Ga naar de rechter

Als werkgever kan het gebeuren dat je, ondanks alle pogingen om een conflict over loonbetaling op te lossen, geconfronteerd wordt met een situatie waarin een werknemer besluit naar de rechter te stappen. Dit is vaak de laatste stap die een werknemer neemt als reactie op uitblijvende betalingen en niet-nagekomen afspraken. In het geval van een gerechtelijke procedure is het essentieel dat je goed voorbereid bent. Zorg dat je alle documentatie met betrekking tot de loonbetalingen, communicatie en eventuele afspraken bij de hand hebt. Een goede administratie kan van cruciaal belang zijn in de rechtbank. Treed constructief op door samen te werken met een juridisch adviseur die gespecialiseerd is in arbeidsrecht. Deze kan je helpen om je positie te verdedigen en te adviseren over de beste stappen om het conflict op te lossen. Soms kan een minnelijke schikking buiten de rechtbank een betere oplossing zijn om de relaties op de werkvloer te behouden en verdere kosten en tijdverlies te minimaliseren.

Payroll
Topic: Payroll NL
Lajea van der Willik

Geschreven door:

Lajea van der Willik

Dankzij mijn uitgebreide ervaring binnen HR, specialiseer ik mij in het vertalen van complexe HR-thema's naar toegankelijke en toepasbare content. Als deskundige in contentmarketing, ondersteun ik organisaties bij het optimaliseren van hun personeelsstrategieën en het inspireren van hun teams. Het is mijn missie om lezers te voorzien van de kennis die ze nodig hebben om hun werkomgeving te verbeteren.

Disclaimer

Let op: de informatie op onze website is bedoeld voor algemene informatieve doeleinden en niet als bindend advies. De informatie op onze website kan niet worden beschouwd als vervanging voor juridisch en bindend advies voor een specifieke situatie. Ondanks onze research, bieden wij geen garantie voor de nauwkeurigheid, volledigheid en actualiteit van de informatie op onze website. Wij zijn niet aansprakelijk voor enige schade of verlies dat voortvloeit uit het gebruik van de informatie op onze website.