Verlof: Regels, Soorten & Slimme Registratie (Gids 2026)

Verlof is de periode waarin een werknemer met toestemming niet werkt, terwijl het dienstverband gewoon doorloopt. Klinkt simpel, maar voor jou als werkgever of planner is het vaak een flinke puzzel. Je hebt te maken met wetgeving, verschillende potjes zoals wettelijk en bovenwettelijk, en natuurlijk de zorg dat de bezetting op de werkvloer rondkomt. Verlof is de periode waarin een werknemer met toestemming niet werkt, terwijl het dienstverband gewoon doorloopt. Klinkt simpel, maar voor jou als werkgever of planner is het vaak een flinke puzzel. Je hebt te maken met wetgeving, verschillende potjes zoals wettelijk en bovenwettelijk, en natuurlijk de zorg dat de bezetting op de werkvloer rondkomt.

Wat is verlof?

In de basis is verlof een periode waarin de werknemer niet werkt, maar het dienstverband wel doorloopt. Het is bedoeld zodat mensen kunnen herstellen van het werk of tijd hebben voor belangrijke privézaken.

Voor jou als werkgever is er een belangrijk onderscheid:

1. Betaald verlof: Je betaalt het loon door, zoals bij vakantiedagen of kort verzuim.
2. Onbetaald verlof: De werknemer is vrij, maar ontvangt geen salaris (zoals bij een sabbatical of aanvullend ouderschapsverlof).

Hoewel het voor de medewerker voelt als ‘vrije tijd’, is het juridisch gezien een recht. Je kunt een aanvraag daarom niet zomaar weigeren, tenzij er zwaarwegende bedrijfsbelangen zijn die de bedrijfsvoering in gevaar brengen.

Wettelijk en bovenwettelijk verlof: het verschil

Veel bedrijven gooien alle vakantieuren op één grote hoop. Dat lijkt makkelijk, maar administratief is dat niet handig. Er zit namelijk een verschil in de houdbaarheidsdatum van deze uren. Als je dit niet goed scheidt, krijg je discussies over vervallen dagen.

Het verschil zit zo:

• Wettelijk verlof: Dit is het basisrecht. Elke werknemer heeft recht op minimaal 4 keer het aantal werkuren per week.

• Bovenwettelijk verlof: Dit zijn alle extra uren die jij als werkgever bovenop het minimum geeft, of die in de CAO zijn afgesproken.

De administratieve valkuil: Als een werknemer vrij vraagt, moet je altijd eerst de wettelijke uren afschrijven (omdat die als eerste vervallen) en daarna pas de bovenwettelijke. Doe je dit handmatig in een spreadsheet? Dan is het bijna topsport om bij te houden welk uur uit welk ‘potje’ komt en wanneer wat vervalt.

Welke soorten verlof zijn er?

Er zijn meer smaken dan alleen de standaard zomervakantie. Sommige zijn wettelijk geregeld, andere hangen af van je CAO. Hieronder vind je ze allemaal kort uitgelegd. Wil je de diepte in over een specifiek onderwerp? Klik dan door naar het uitgebreide artikel.

Vakantie & Vrije tijd

• Wettelijke vakantiedagen: Het basisrecht van iedere medewerker (4 keer de wekelijkse arbeidsduur). Deze dagen hebben een vervaldatum.

• Bovenwettelijke vakantiedagen: De extra dagen die jij als werkgever biedt of die in de CAO staan. Deze zijn 5 jaar geldig.

• Tijd-voor-tijd (TvT): Geen officieel verlof, maar een regeling waarbij gemaakte overuren worden opgenomen als vrije tijd.

Zorg & Gezin (Wet Arbeid en Zorg - WAZO)

• Zwangerschaps- en bevallingsverlof: Verlof voor de moeder, lopend van voor de uitgerekende datum tot weken na de bevalling.

• Geboorteverlof (Partnerverlof): Eenmaal de wekelijkse arbeidsduur, 100% doorbetaald, voor de partner direct na de geboorte.

• Aanvullend geboorteverlof: Tot 5 weken extra voor de partner, deels betaald via het UWV.

• Betaald Ouderschapsverlof: Voor beide ouders, op te nemen in het eerste levensjaar van het kind (deels vergoed door UWV).

• Onbetaald Ouderschapsverlof: De resterende weken die ouders mogen opnemen tot het kind 8 jaar is.

• Adoptie- en pleegzorgverlof: 6 weken verlof om te wennen aan de komst van een adoptie- of pleegkind.

Zorg voor naasten

• Kortdurend zorgverlof: Voor de noodzakelijke zorg van een ziek kind, partner of ouder (max. 2x de arbeidsduur per jaar).

• Langdurend zorgverlof: Bedoeld voor de zorg van iemand met een levensbedreigende ziekte.

Persoonlijke situaties & Nood

• Calamiteitenverlof: Voor spoedeisende situaties die niet kunnen wachten, zoals een gesprongen waterleiding of een ziek kind dat van school gehaald moet worden.

• Bijzonder verlof: Een verzamelnaam voor verlof bij speciale gebeurtenissen zoals een huwelijk, begrafenis of verhuizing. Let op: dit is niet wettelijk vastgelegd, maar staat in je CAO.

Opbouw, verval en verjaring: de kleine lettertjes

Verlof is geen statisch getal. Het saldo van je medewerkers verandert continu. Niet alleen omdat ze vrij nemen, maar ook omdat de regels voor opbouw en geldigheid verschillen.

Hoe bouw je verlof op?

In de regel bouwt een werknemer verlofuren op over de gewerkte uren.

• Bij ziekte: Een belangrijk punt waar vaak verwarring over bestaat: ook een zieke werknemer bouwt gewoon wettelijke vakantiedagen op. Je mag deze dagen niet zomaar korten.

• Bij onbetaald verlof: Tijdens onbetaald verlof (zoals een sabbatical) vindt er meestal geen opbouw van vakantie-uren plaats, tenzij anders afgesproken in de CAO.

Verval vs. Verjaring: Wat is het verschil?

Dit is de administratieve valkuil. Niet alle vakantiedagen zijn even lang houdbaar. Als werkgever moet je dit onderscheid haarscherp in je systeem hebben staan.

1. Vervaltermijn (Wettelijke dagen): Wettelijke vakantiedagen vervallen een half jaar na het einde van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.

   • Voorbeeld: Dagen opgebouwd in 2025? Die moeten vóór 1 juli 2026 zijn opgenomen. Zo niet? Dan ben je ze kwijt (mits de werknemer de kans heeft gehad om ze op te nemen).

2. Verjaringstermijn (Bovenwettelijke dagen): De extra dagen (bovenwettelijk) zijn veel langer geldig. Deze verjaren pas na vijf jaar.

Waarom Excel je in de steek laat bij verlofregistratie

Waarschijnlijk ben je ooit begonnen met een spreadsheet. Logisch, want het is gratis en iedereen heeft het. Maar zodra je met meer mensen werkt, verandert die handige lijst in een administratieve nachtmerrie. Het probleem is niet Excel zelf, maar het gebrek aan overzicht en automatisering. Dit zijn de vier signalen dat je uit je spreadsheet gegroeid bent:

1. De "Hoeveel uur heb ik nog?"-mailtjes: Je mailbox (of WhatsApp) stroomt vol met vragen van medewerkers over hun saldo. Jij moet het bestand openen, zoeken, rekenen en terugmailen. Dit kost je ongemerkt uren per maand en haalt je steeds uit je concentratie.

2. Fouten in formules: Eén keer een cel verkeerd kopiëren en de saldo’s van je hele team kloppen niet meer. Of erger: je boekt per ongeluk een wettelijke dag af van het bovenwettelijke potje. Medewerkers worden boos, of jij betaalt te veel uit bij uitdiensttreding.

3. Geen realtime inzicht in de bezetting: In Excel zie je vaak alleen lijstjes met namen en getallen. Je ziet niet in één oogopslag dat, als je Piet nu vrij geeft, er niemand meer is om de telefoon op te nemen of de winkel te openen.

4. Het voldoen aan de zorgplicht is onmogelijk: Zoals we hierboven uitlegden, moet jij je werknemers actief waarschuwen voor vervallende dagen. Een Excel-sheet stuurt geen automatische reminders. Als jij het vergeet, blijven die dagen geldig. Dat is een financieel risico dat je niet op je balans wilt hebben.

Hoe Shiftbase rust brengt in verlofbeheer

Als je bovenstaande leest, snap je dat verlofregistratie meer is dan even een dagje wegstrepen. Het is een proces vol regels en uitzonderingen dat je eigenlijk niet met de hand wilt doen. Shiftbase neemt dat zware rekenwerk van je over.

Wij geloven dat software voor jou moet werken, en niet andersom. Dit is hoe we dat doen:

1. Geen vragen meer over saldo: Je medewerkers hebben een eigen app op hun telefoon. Daar zien ze live hun actuele saldo (wettelijk én bovenwettelijk). Ze zien precies hoeveel uur ze nog hebben en vragen direct verlof aan. Jij krijgt een melding, en met één klik keur je het goed of af. Weg met die mailtjes en appjes.

2. Automatisch de juiste potjes gebruiken: Shiftbase is slim. Als iemand vrij vraagt, schrijft het systeem de uren automatisch af van het saldo dat als eerste vervalt (wettelijk verlof van vorig jaar). Hier heb je dus geen omkijken meer naar. Je voldoet automatisch aan de regels en je medewerkers raken nooit onterecht dagen kwijt.

3. Direct inzicht in de bezetting: Voordat je op 'goedkeuren' klikt, zie je meteen wat de impact is op je rooster. Is er nog wel genoeg bezetting op de werkvloer als Piet ook vrij is? Je ziet het in één oogopslag. Zo voorkom je dat je achteraf moet puzzelen om de gaten in het rooster te dichten.

4. Rapportages in seconden: Wil de boekhouder weten wat de openstaande verlofschuld is op de balans? Of wil je zien wie er nog veel te veel dagen heeft staan? Met een paar klikken draai je een rapport uit. Geen ingewikkelde formules, gewoon direct de cijfers die je nodig hebt.

Conclusie

Verlof is voor je medewerkers een moment van rust, maar voor jou als werkgever vaak een bron van onrust. Zoals je hebt gelezen, komt er bij een simpele verlofaanvraag veel kijken: van complexe Wazo-wetgeving en verjaringstermijnen tot het rondkrijgen van de bezetting.

Blijf je dit handmatig doen in Excel? Dan is de kans op fouten groot. Een vergeten vervaldatum of een verkeerde berekening kost je niet alleen tijd, maar ook geld en goodwill bij je team. In een tijd waarin medewerkers alles via apps regelen, past een trage administratie simpelweg niet meer.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen