Overwerk

Overwerk is werk boven de arbeidsduur die in het contract of de cao is afgesproken, gedaan op verzoek of met instemming van de werkgever. Werkt een medewerker met een contract van 38 uur in een drukke week 42 uur, dan heeft die 4 uur overgewerkt.

De wet kent geen aparte grens voor overwerk. Ook met overwerk erbij blijft de grens van de Arbeidstijdenwet: maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week. Een overwerktoeslag schrijft de wet niet voor. Wel wordt elk extra uur betaald, of gecompenseerd in vrije tijd als dat vooraf is afgesproken. Of er een toeslag bij komt, staat in de cao of het contract.

Overwerk, meerwerk, plusuren en overuren

In de praktijk lopen deze woorden door elkaar. In veel cao’s betekenen ze iets anders. Dat verschil bepaalt vaak of er een toeslag bij komt.

• Overwerk. Werk boven de fulltime arbeidsduur van de cao of het bedrijf, bijvoorbeeld boven 38 uur per week.

• Meerwerk of meeruren. Een parttimer werkt meer dan zijn contract, maar blijft onder de fulltime arbeidsduur. Een medewerker met 24 uur die een week 30 uur werkt, maakt 6 meeruren. Over meeruren betalen veel cao’s het gewone uurloon, zonder overwerktoeslag.

• Plusuren. Uren boven het contract die binnen een periode worden weggestreept tegen minuren. Ze staan op een saldo en worden pas aan het eind van de periode verrekend.

• Overuren. Het gangbare woord voor de extra uren zelf, zoals ze in de urenregistratie en op het overurensaldo staan.

Een parttimer kan in één week allebei maken. Neem een medewerker in de bediening met een contract van 24 uur, in een bedrijf waar 38 uur fulltime is. Werkt die in de kerstweek 42 uur, dan zijn de eerste 14 extra uren meeruren en de laatste 4 overuren. Betaalt de cao alleen over overuren een toeslag, dan krijgt deze medewerker 14 uur tegen het gewone uurloon en 4 uur met toeslag.

Kijk daarom eerst wat jouw cao onder overwerk verstaat. Daar staat ook vanaf welk uur de toeslag ingaat en of die per dag of per week wordt berekend.

Wanneer telt extra werk als overwerk?

Het verschil zit in de vraag van de werkgever. Vraagt de leidinggevende om langer te blijven, of weet die ervan en laat die het gebeuren, dan is het overwerk dat vergoed wordt. Blijft een medewerker op eigen initiatief langer zonder dat iemand erom vroeg, dan hoeft de werkgever die tijd niet altijd te vergoeden. Wordt dat langer blijven een vast patroon dat de leidinggevende kent, dan valt moeilijk vol te houden dat niemand erom vroeg.

Ook een kwartier telt. Nergens in de wet staat een minimumduur voor overwerk: wie op verzoek van de leidinggevende een kwartier langer doorwerkt, maakt werktijd die betaald wordt. Sommige cao’s geven een overwerktoeslag pas vanaf een bepaalde duur per dag. Die drempel gaat over de toeslag, niet over het loon voor het kwartier zelf.

Hoeveel mag je overwerken?

Ook overuren tellen mee in de totale werktijd. Een werknemer van 18 jaar of ouder werkt maximaal 12 uur per dienst en 60 uur per week. Over 4 weken mag het gemiddelde niet boven 55 uur per week komen en over 16 weken niet boven 48 uur. Voor nachtdiensten, zwangere medewerkers en jongeren onder de 18 liggen de grenzen lager. Alle regels staan bij de Arbeidstijdenwet.

Wie per jaar minstens drie keer het wettelijk minimumloon verdient, valt buiten deze maxima en buiten de registratieplicht. Dat geldt niet voor wie gewoonlijk nachtdiensten draait of werk doet met ernstige risico’s voor veiligheid of gezondheid (artikel 2.1:1 Arbeidstijdenbesluit).

Voorbeeld: een contract van 40 uur

Een medewerker met een contract van 40 uur kan in een drukke week maximaal 20 uur overwerken, want dan zit die op 60 uur. Gebeurt dat vier weken achter elkaar, dan is het gemiddelde 60 uur en ga je over de grens van 55. Over 16 weken gemeten mag deze medewerker gemiddeld 8 uur per week overwerken, tot de 48 uur.

Overwerk boven 50, 55 of 60 jaar

De Arbeidstijdenwet maakt boven de 18 geen onderscheid naar leeftijd. Een medewerker van 58 heeft dezelfde wettelijke maxima als een collega van 30. Afspraken voor oudere medewerkers komen uit de cao. Sommige cao’s stellen medewerkers vanaf een bepaalde leeftijd vrij van verplicht overwerk of nachtdiensten, andere geven extra vrije dagen als seniorenverlof. Kijk in de actuele cao-tekst voordat je een oudere medewerker voor een extra dienst inplant.

Mag je overwerk verplichten?

Overwerk mag je opdragen als het in het contract, de cao of het personeelsreglement is afgesproken. Ook zonder afspraak mag je in een onvoorziene situatie een redelijk verzoek doen, omdat van een medewerker goed werknemerschap wordt verwacht (artikel 7:611 BW). Wanneer een medewerker mag weigeren, staat uitgewerkt bij verplicht overwerken.

Overwerk uitbetalen of tijd voor tijd

Overwerk dat je opdraagt of goedkeurt, vergoed je. Hoe je dat doet, staat in de cao of het contract:

• Uitbetalen tegen het gewone uurloon. Gebruikelijk bij meeruren van parttimers.

• Uitbetalen met toeslag. Veel cao’s rekenen een overwerktoeslag vanaf een bepaald aantal uren per dag of week.

• Compenseren in vrije tijd. Met tijd voor tijd neemt de medewerker de uren later op als vrije uren.

Zakt het loon over alle gewerkte uren, de overuren meegeteld, onder het minimumloon, dan legt de Wet minimumloon vast wanneer dat uiterlijk moet. Uren boven de afgesproken arbeidsduur betaal je uit in de loonperiode na die waarin ze zijn gewerkt. Compenseren in betaalde vrije tijd mag alleen als je dat schriftelijk met de medewerker hebt afgesproken voordat het overwerk begint en de cao die mogelijkheid biedt. De vrije uren zijn dan opgenomen vóór 1 juli van het jaar daarna. Lukt dat niet, of gaat de medewerker eerder uit dienst, dan betaal je ze alsnog uit (artikel 13a Wml). Zo levert elk gewerkt uur minstens het wettelijk minimumloon op, ook een overuur.

Belasting over overuren

Over overuren betaal je geen hoger belastingtarief: overwerkloon is gewoon loon. In de maand van uitbetaling kan de ingehouden loonheffing wel hoger uitvallen, omdat het loon die maand hoger is of omdat de werkgever de tabel voor bijzondere beloningen gebruikt. Een rekenvoorbeeld met bruto en netto staat bij overuren uitbetalen.

Vakantiegeld over overuren

Vakantiegeld is minstens 8% van het loon. Uitbetaalde overuren horen bij dat loon, dus daarover bouwt de medewerker ook vakantiegeld op. Een cao mag daarvan afwijken en bijvoorbeeld bepalen dat over overwerkloon geen of minder vakantiegeld wordt betaald (artikelen 15 en 16 Wml).

Structureel overwerk

Wordt overwerk de regel in plaats van de uitzondering, dan heb je te weinig mensen of te krappe contracten. Na drie maanden structureel meer werken dan het contract kan een medewerker zich beroepen op het rechtsvermoeden van arbeidsomvang. Het gemiddelde van die drie maanden wordt dan vermoed de arbeidsduur te zijn (artikel 7:610b BW). Wat je dan doet, staat bij structureel overwerk.

Welke afspraken leg je vast over overwerk?

Discussie over overwerk gaat vaak over afspraken die nergens staan. Leg in het contract of het personeelsreglement vast:

• Wanneer je overwerk mag vragen en hoe ver van tevoren je dat meldt, als het geen spoed is.

• Vanaf welk uur per dag of per week de uren als overwerk tellen.

• Of je overwerk uitbetaalt of compenseert en tegen welk percentage.

• Of tijd voor tijd mag, en binnen welke termijn de medewerker die uren opneemt.

• Wie de overuren goedkeurt voordat ze naar de salarisadministratie gaan.

Moet je overwerk registreren?

Een werkgever moet overwerk registreren. De Arbeidstijdenwet verplicht tot een deugdelijke registratie van de arbeids- en rusttijden, zo ingericht dat toezicht op de naleving mogelijk is (artikel 4:3). Die gegevens bewaar je minstens 52 weken, gerekend vanaf de dag waarop ze betrekking hebben (artikel 3.2:1 Arbeidstijdenbesluit). In die registratie valt overwerk als eerste op, omdat het precies de afwijking van het rooster is.

Dezelfde registratie is je bewijs als er discussie ontstaat over het aantal overuren, of als een medewerker na drie maanden extra werken een beroep doet op het rechtsvermoeden van arbeidsomvang. Wie dan kan laten zien dat de extra uren bij een tijdelijke piek hoorden, staat sterker dan wie het uit het hoofd moet reconstrueren.

Overwerk in het rooster en de urenregistratie

Vaak begint overwerk al in het rooster. In Shiftbase zie je bij het plannen de contracturen van je medewerkers, dus je ziet vooraf wie al aan zijn uren zit voordat je een extra dienst uitdeelt. Medewerkers klokken in en uit met de app of op de Kiosk in de browser van een pc of tablet, zodat de gewerkte tijd vastligt op het moment dat het overwerk ontstaat.

Na de dienst rekent Shiftbase met het overwerkbeleid. Je stelt in dat uren boven bijvoorbeeld 8 uur per dag of 40 uur per week met een toeslag worden uitbetaald, of dat ze bij de plus- en minuren komen. Gelden er ook toeslagen voor avond of weekend, dan telt het hoogste percentage. Zo gaat het juiste aantal overuren vanuit de urenregistratie naar de salarisadministratie.