5.1 Urlaubsansprüche korrigieren

Ziele dieses Kurses

In diesem Kurs nehmen wir dich mit auf eine Reise durch die wichtigsten Funktionen und Strategien, um deine Organisation optimal zu strukturieren und zu verwalten. Vom Einrichten von Zugriffsrechten bis hin zur Vereinfachung der Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung – wir sorgen dafür, dass du die volle Kontrolle über dein Mitarbeitermanagement und deine Prozesse hast.

Lerne, wie du effiziente Dienstpläne erstellst, intelligente Filter für wertvolle Einblicke nutzt und dein Personal mühelos verwaltest – von der Zeiterfassung bis zur Freigabe der geleisteten Stunden.

Am Ende dieses Kurses bist du bereit, deine Organisation zu transformieren und das volle Potenzial der dir zur Verfügung stehenden Funktionen auszuschöpfen!

1. Einleitung

In dieser Anleitung geht es um die Organisationsstruktur. Hier legst Du fest, wie Du Dein Unternehmen in Shiftbase strukturell aufbauen möchtest. Egal, ob Du neu bei uns bist oder einfach Dein Wissen auffrischen möchtest – diese Anleitung bietet Dir wertvolle Einblicke und praktische Tipps. Das Einrichten der Organisationsstruktur ist entscheidend für einen klaren Überblick sowie eine sinnvolle Aufteilung der Mitarbeiter und Aufgaben. Sie bildet die Grundlage Deines Accounts und sorgt dafür, dass alles effizient und übersichtlich abläuft.

2. Einstellungen / Organisation

Lass uns beginnen!
Klicke auf das Zahnrad → Organisation

Shiftbase ist in drei verschiedene Ebenen unterteilt. In dieser Anleitung zeigen wir Dir anhand eines einfachen Beispiels, wie die einzelnen Ebenen aufgebaut sind. Anschließend geben wir Dir noch weitere Beispiele, wie Du mit diesen Ebenen flexibel arbeiten kannst.

• Standorte = Der Standort entspricht in Shiftbase in der Regel dem Namen Deines Unternehmens. Diese Ebene erfüllt zunächst noch keine Funktion, aber alle weiteren Strukturen, die Du anlegst, werden diesem Standort untergeordnet.
  Wenn Du zwei Unternehmen in einem Shiftbase-Account verwalten möchtest, kannst Du einfach einen zusätzlichen Standort anlegen.
  
  

• Abteilungen = Eine Abteilung kannst Du Dir wie eine eigene Insel vorstellen – mit eigenen Regeln, eigenen Diensten und eigenen Mitarbeitern.
  
  Beispiel: 
  Bei Shiftbase haben wir die Abteilung Support. Nur Mitarbeiter des Supports können hier den Dienstplan einsehen und Schichten übernehmen. Auch die Einstellungen für die Zeiterfassung können von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich sein.
  Häufig möchten Manager nur ihre eigene Abteilung verwalten und keine Einblick in andere Abteilungen haben. Falls es in Deinem Unternehmen für verschiedene Abteilungen jeweils eigene Manager gibt, empfiehlt es sich, pro Manager eine eigene Abteilung anzulegen. Natürlich ist es auch möglich, dass eine Abteilung von mehreren Managern gemeinsam verwaltet wird.
  
  

• Teams = In ein Team wird ein Mitarbeiter direkt zugewiesen – dies ist der zentrale Einsatzort, an dem er oder sie geplant wird.
  Eine Abteilung kann in mehrere Teams untergliedert werden, zum Beispiel, um verschiedene Tätigkeiten oder Mitarbeitergruppen voneinander abzugrenzen.
  
  Beispiel:
  In der Abteilung Support bei Shiftbase haben wir folgende Teams:

• 1stes Level Support: Kolleg:innen, die Telefonanrufe entgegennehmen und den Chat betreuen. 2tes Level Support: Kolleg:innen, die Eskalationen aus dem 1st Level bearbeiten. Consultants: Kolleg:innen, die Termine vereinbaren, um Kunden beim Einrichten des Systems zu unterstützen.
  
  

Premium Wie bereits erwähnt, ist ein Mitarbeiter einem Team innerhalb einer Abteilung zugeordnet. Sollte er oder sie jedoch in einem anderen Team arbeiten müssen, ist das möglich. Der Mitarbeiter wird dann für einen Tag oder für einige Tage an ein anderes Team "ausgeliehen". Mit einem Flexpool kannst Du Mitarbeiter mehreren Abteilungen zuweisen, sie flexibel in den Standardteams einplanen und so effizient Lücken in der Planung füllen, ohne dass sie in den jeweiligen Abteilungen sichtbar sind. Wenn du ein Team hinzufügst oder änderst, kannst du den Flexpool-Typ auswählen.
Wenn Du Personen in Deinem Shiftbase-Account hast, die hauptsächlich administrative Aufgaben übernehmen, jedoch weder eingeplant noch Zeiten erfassen sollen, kannst Du hierfür ein unsichtbares Team erstellen, sodass diese Mitarbeiter im System weder im Dienstplan noch in der Zeiterfassung erscheinen.

3. Standort/Abteilung/Team hinzufügen

Wenn Du Deine Organisationsstruktur erstellen möchtest, kannst Du ganz einfach einen Standort, eine Abteilung oder ein Team hinzufügen. Gehe dazu folgendermaßen vor:

1. Klicke auf den blauen Button „+ Erstellen“

2. Wähle Standort, Abteilung oder Team aus.

3. Fülle die erforderlichen Felder aus.

4. Klicke unten auf den blauen Button „Erstellen“

Tipp:
Beim Anlegen einer Abteilung hast Du die Möglichkeit, eine Adresse anzugeben. Dadurch kann im Dienstplan eine Wettervorhersage angezeigt werden.

4. Beispiele für Organisationsstrukturen

Einige Beispiele für den Aufbau eines Accounts:

Gastronomie

Einzelhandel

1. Einleitung

Willkommen zu dieser Anleitung zu Sicherheitseinstellungen.

In dieser Anleitung erkläre ich, was Berechtigungen sind, wie du sie verwaltest und warum sie für das reibungslose Funktionieren unseres Systems so wichtig sind.

Es ist entscheidend, dass du diese Berechtigungen korrekt einstellst – so stellst du sicher, dass die richtigen Personen die richtigen Aktionen in deinem Account ausführen können. Das beugt Fehlern vor, erhöht die Effizienz und gewährleistet die Sicherheit des Systems.

2. Was sind Berechtigungen und wie verwaltest/veränderst du sie?

Berechtigungen bestimmen, welchen Zugang ein Mitarbeiter innerhalb deines Shiftbase-Accounts hat. Dabei geht es zum Beispiel um das Einsehen bestimmter Daten, das Verwalten von Benutzerkonten oder das Ausführen spezifischer Aufgaben innerhalb von Shiftbase.

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.

2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

3. Klicke anschließend in der linken Spalte auf den Tab Sicherheit.

Auf der rechten Seite siehst du nun alle verschiedenen Kategorien, für die du individuelle Berechtigungen festlegen kannst. Wenn du einen der Tabs öffnest, siehst du oben die verschiedenen Berechtigungsgruppen. Diese Gruppen wirst du später den jeweiligen Mitarbeitern zuweisen. Standardmäßig wird neuen Mitarbeitenden die Berechtigungsgruppe Mitarbeiter zugewiesen. Unterhalb der Berechtigungsgruppen kannst du dann für jede einzelne Berechtigung individuell festlegen, ob sie für die jeweilige Gruppe aktiviert oder deaktiviert sein soll, indem du einen Haken setzt oder entfernst und neu speicherst.
Du kannst außerdem die Namen der Berechtigungsgruppen ändern, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Berechtigungsgruppe klickst.

Premium Standardmäßig sind vier Berechtigungsgruppen eingestellt. Weitere Gruppen können durch einen Klick auf die Schaltfläche + Neue Gruppe hinzugefügt werden.

3. Zuweisen an Mitarbeiter

Wenn du sichergestellt hast, dass du die richtigen Berechtigungen pro Berechtigungsgruppe ausgewählt hast, kannst du damit fortfahren, die Berechtigungsgruppen den Mitarbeitern zuzuweisen.
Achte darauf: Standardmäßig haben alle Mitarbeiter in deinem Account die Berechtigungsgruppe Mitarbeiter.

Aber wie machst du jemanden zum Personalplaner oder Manager? Das ist ganz einfach – ich zeige dir, wie es geht:

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.

2. Klicke oben auf den Tab Mitarbeiter.

3. Klicke auf den Namen eines Mitarbeiters, die du z. B. zum Personalplaner oder Manager machen möchtest.

4. Du befindest dich jetzt im Mitarbeiterprofil.

5. Klicke oben auf den Tab Teams und Berechtigungen.

6. Wähle die passende Berechtigungsgruppe für diese Person aus. (Wenn du mehrere Abteilungen hast, kannst du dies je Abteilung festlegen.)

7. Klicke auf Speichern.

4. Tipps

Achtung: Manche Berechtigungen ähneln sich. Achte daher genau darauf, welches Häkchen du setzt. Ein kurzes Beispiel:

• Arbeitszeitprotokoll – Alle Arbeitszeitprotokolle ansehen → Mit dieser Berechtigung kann die jeweilige Berechtigungsgruppe alle geleisteten Arbeitsstunden innerhalb einer Abteilung einsehen.

• Arbeitszeitprotokoll – Eigene Arbeitszeitprotokolle einsehen → Mit dieser Berechtigung kann die jeweilige Berechtigungsgruppe nur die eigenen geleisteten Arbeitsstunden einsehen.

5. Abschluss

Du hast nun gesehen, wie du mit Berechtigungen und Berechtigungsgruppen umgehen musst. Dabei ist es wichtig, dass du diese stets korrekt pflegst.

Solltest du dennoch Fragen oder besondere Anliegen haben, kannst du dich jederzeit an unseren Support wenden. Klicke dazu einfach oben rechts auf das Fragezeichen.

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung zum Hinzufügen von Mitarbeiter. Hier erklären wir dir, welche Methoden es gibt, um Mitarbeiter hinzuzufügen. Außerdem erfährst du, welche Methode am besten zu deiner Situation passt. Es ist wichtig, dass du die Mitarbeiter auf möglichst effiziente Weise hinzufügst, damit du schnell mit deinem Account weiterarbeiten kannst – zum Beispiel beim Erstellen von Dienstplänen oder dem Einrichten weiterer Einstellungen.

2. Wähle deine Methode

In Shiftbase gibt es mehrere Möglichkeiten, Mitarbeiter hinzuzufügen. Bevor du damit beginnst, ist es hilfreich, zunächst die für dich am besten geeignete Methode auszuwählen. Um dir den Einstieg zu erleichtern, erkläre ich dir zunächst die verschiedenen Optionen und ihre Vorteile:

1. Mitarbeiter schnell hinzufügen
   
   Die Option Mitarbeiter schnell hinzufügen ist dafür gedacht, Mitarbeitende so zügig wie möglich anzulegen. Dabei musst du nur einige Stammdaten eingeben, um ein Mitarbeiterprofil zu erstellen.
   Standardmäßig wird dabei die Vertragsart Stundenvertrag zugewiesen. Bei dieser Methode kannst du keine weiteren Einstellungen oder Daten gleichzeitig erfassen. Diese Option wird meist von Unternehmen genutzt, die überwiegend mit Stundenverträgen oder Abrufkräften arbeiten.
   
   Natürlich kannst du zu einem jederzeit weitere Angaben ergänzen, wenn dies gewünscht ist.
   
   

2. Mitarbeiter hinzufügen (Standard)
   
   Mit dieser Option hast du mehr Möglichkeiten beim Erstellen eines Mitarbeiterprofils. Du kannst zum Beispiel mehrere Zugriffsrechte vergeben und zusätzliche Informationen erfassen, wie etwa Adresse, Telefonnummer und vieles mehr. Wenn du diese Option nutzt, kannst du alle gewünschten Daten direkt vollständig eingeben. Das ist besonders hilfreich, wenn du weitere Manager hinzufügst, die gemeinsam mit dir das System verwalten sollen. Diese Personen benötigen in der Regel erweiterte Rechte und haben meistens einen Festanstellungsvertrag.
   Mehr zum Ausfüllen der Verträge und Abwesenheit findest du im Kapitel Verträge.
   
   

3. CSV
   
   Du kannst Mitarbeitende auch per CSV-Datei importieren. Über Shiftbase kannst du eine Vorlage herunterladen, in die du alle relevanten Daten deiner Mitarbeitenden eintragen kannst – z. B. die Vertragsart, die Adressdaten (Name, Adresse, Wohnort) und mehr.
   
   Wichtig: Ein Import von Mitarbeitenden kann nicht rückgängig gemacht werden.
   Bevor du damit beginnst, ist es daher sinnvoll, vorher Kontakt mit unserem Support-Team aufzunehmen.
   
   

4. Integration
   
   In Shiftbase hast du die Möglichkeit, Mitarbeiter über eine Integration zu importieren.
   Es gibt verschiedene Integrationen, die dies unterstützen. Bevor du damit beginnen kannst, ist es wichtig, dass die richtige Schnittstelle (Verknüpfung) zu deinem Account hinzugefügt wird. Neugierig, mit welchen Integrationen wir eine Verbindung herstellen können?
   Dann klicke auf den folgenden Link oder nimm Kontakt mit uns auf.

3. Abschluss

Jetzt hast du gelernt, wie du Mitarbeiter auf verschiedene Arten ins System hinzufügen kannst. Wir wünschen dir viel Erfolg beim Einladen deiner Mitarbeiter. Wenn du hierzu noch Fragen hast, melde dich gerne bei unserem Support-Team.

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung zum Einladen von Mitarbeitenden. Hier erfährst du, wie und wann du Mitarbeitende in Shiftbase einladen kannst. So können sie das System aktiv nutzen – etwa für Dienstpläne, Urlaubsanträge oder Zeiterfassung. Die Einladung muss nicht direkt zu Beginn erfolgen, sondern kann flexibel zum passenden Zeitpunkt stattfinden – zum Beispiel nach der Einrichtung oder für einen ersten Testlauf.

2. Mitarbeiter einzeln einladen

Um deine Mitarbeiter zu Shiftbase einzuladen, musst du bei deinen Mitarbeitern eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegen. Im Mitarbeiter Reiter klicke auf einen Namen deines Mitarbeiters, welchen du einladen möchtest. Nun gehe auf das Untermenü Bearbeiten bei deinem Mitarbeiter, hier kannst du die E-Mail-Adresse deines Mitarbeiters hinterlegen. 
Wenn du eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen hast, taucht die Option ''Passwort zurücksetzen'' senden mit einer Checkbox auf. Diese kannst du aktivieren. Wenn du jetzt auf speichern drückst, wird der Mitarbeiter eingeladen. 

Alternativ kannst du auch in das Mitarbeitermenü navigieren und findest hinter jedem Mitarbeiter Benutzer einladen.

Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, um ein Passwort zu erstellen. ACHTUNG: Dieser Link ist nur für 24 Stunden gültig! Deshalb informiere deine Mitarbeiter vorab. Nachdem das Passwort erstellt wurde, kann der Mitarbeiter sich bei Shiftbase anmelden. Die Webversion und die mobile App nutzen dieselben Login-Daten. 

3. Mitarbeiter per Bulk-Aktion einladen

Um eine Bulk-Aktion zu machen, gehst du in den Reiter Mitarbeiter.
Du klickst auf das Kästchen links von dem Namen des Mitarbeiters, um ihn auszuwählen. Wenn du auf das Kästchen neben dem Namen oben links klickst, kannst du alle Mitarbeiter auf einmal auswählen.

Dann klickst du auf die Schaltfläche Bulk-Aktionen und wählst Erneut einladen.
Beachte, dass der Link zum Generieren eines Passworts nur 24 Stunden gültig ist. Wenn dieser abgelaufen ist, muss erneut eine Einladung herausgeschickt werden.

4. Mitarbeiterhandbuch

Ein Mitarbeiterhandbuch ist besonders wichtig bei der Einführung eines neuen Systems wie Shiftbase. Es hilft den Mitarbeitenden dabei, sich schnell und unkompliziert mit dem System vertraut zu machen. In diesem Handbuch haben wir alle relevanten Informationen und Schritte übersichtlich in Video-Format zusammengefasst, sodass du es direkt an deine Mitarbeiter weiterleiten kannst – als praktische Unterstützung für einen reibungslosen Start.

Mitarbeiterhandbuch - video's Mitarbeiterhandbuch - helpcenter

1.Einleitung

Hallo! Schön, dass du dir diese Anleitung ansiehst.
In dieser Anleitung zeige ich dir, was Vertragsarten sind, welche Einstellungen damit verbunden sind und wie du sie auf die bestmögliche Weise verwalten kannst.

Bevor wir weitermachen, ist es wichtig zu wissen, dass Vertragsarten in Shiftbase keine offiziellen Arbeitsverträge sind. Sie werden lediglich Mitarbeitern zugewiesen, um sicherzustellen, dass alle Einstellungen in deinem Account korrekt funktionieren. Nimm dir also bitte einen Moment Zeit, um diese mindestens einmal sorgfältig durchzugehen!

2. Was sind Vertragsarten und wie verwaltest/veränderst du sie?

Legen wir los! Ich zeige dir jetzt, wo du die Vertragsarten findest und wie du diese optimal verwaltest oder veränderst.

1. Öffne deinen Shiftbase-Account

2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol

3. Klicke in der linken Spalte auf Mitarbeiter

4. Klicke auf Vertragsarten

Hier siehst du zwei Standard-Vertragstypen. In Shiftbase arbeiten wir mit diesen beiden Standards – ich erkläre dir gerne kurz, wie sie in der Praxis meist verwendet werden.
(Premium) Reichen diese Optionen für dich nicht aus? Kein Problem! Später in dieser Anleitung zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du ganz einfach eine zusätzliche Vertragsart erstellen kannst.

Stundenvertrag:
Der Stundenvertrag erklärt sich eigentlich von selbst: Diese Vertragsart ist für Mitarbeiter gedacht, die keine festen Stunden haben. Sie haben demnach keine Sollstunden und kein Plus-Minus-Konto.

Festanstellung:
Diese Vertragsart ist sowohl für Vollzeit- als auch Teilzeitmitarbeiter geeignet und richtet sich an Mitarbeiter mit festen Vertragsstunden. Bei diesem Typ werden Plus- und Minusstunden automatisch erfasst. Das System überprüft dabei, ob ein Mitarbeiter mehr oder weniger gearbeitet hat als die vertraglich festgelegte Sollstundenzahl.

Vertragsarten in Shiftbase lassen sich einfach verwalten:
Klicke bei einem der Vertragsarten auf das Stiftsymbol, woraufhin ein Fenster mit den Vertragseinstellungen erscheint, die du überprüfen oder ändern kannst.

1. Name
   Im ersten Feld kannst du den Namen des Vertrags festlegen.
   
   

2. Zahlungsbasis
   Diese Einstellung bestimmt, ob ein Mitarbeiter mit diesem Vertragstyp auf Basis der gearbeiteten Stunden oder der Vertragsstunden bezahlt wird.
   
   

3. Kosten für das Unternehmen
   In Shiftbase kannst du für Mitarbeiter ganz einfach einen Stundenlohn hinterlegen. Mit dieser Einstellung kannst du Arbeitgeberkosten basierend auf dem Stundenlohn berechnen lassen. Das ist hilfreich, um einen besseren Einblick in die tatsächlichen Kosten zu erhalten.
   
   

4. Zuschlagskarte
   Zuschlagskarten geben an, dass zu bestimmten Zeiten ein zusätzlicher Zuschlag auf den Stundenlohn oder auf die gearbeiteten Stunden berechnet werden muss. Wenn du gerade erst mit deinem Shiftbase-Account begonnen hast, steht dir eine Standard-Zuschlagskarte zur Verfügung, die jedoch noch keine zusätzlichen Zuschläge berechnet. Brauchst du dies zum Beispiel für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtdienstzuschläge? Dann empfehlen wir dir unsere Schulung zu Zuschlägen.
   
   

5. Plus-Minus-Berechnung
   Mit dieser Einstellung werden Plus- und Minusstunden für diese Vertragsart erfasst. Nutze die Checkbox, um diese Funktion zu aktivieren oder zu deaktivieren. Die Plus-Minus-Berechnung zeigt dir genau, ob ein Mitarbeiter wöchentlich die richtige Anzahl an Stunden in Relation zu den Vertragsstunden gearbeitet hat.
   
   

6. Abwesenheitsrichtlinie
   Eine Abwesenheitsrichtlinie stellt sicher, dass Mitarbeiter mit diesem Vertragstyp korrekt Urlaubstage aufbauen und bestimmte Arten von Abwesenheiten erfassen können oder nicht. Standardmäßig ist diese Einstellung bereits für die Vertragsarten Stundenvertrag und Festanstellung eingerichtet. Solltest du später verschiedene Abwesenheitsrichtlinien benötigen, kannst du sie hier auswählen und dem gewünschten Vertragstyp zuweisen.
   
   

7. Überstunden Richtlinie
   Eine Überstundenrichtlinie sorgt dafür, dass Mitarbeiter ab einer bestimmten Anzahl von Stunden pro Tag oder Woche einen Zuschlag auf die gearbeiteten Stunden erhalten. Standardmäßig ist diese Einstellung in deinem Account noch nicht aktiviert. Wenn du hierzu Fragen hast, wende dich gerne an unseren Support.

(Premium) Standardmäßig sind vier Berechtigungsgruppen eingestellt. Weitere Gruppen können durch einen Klick auf die Schaltfläche + Neue Gruppe hinzugefügt werden.

3. Eine neue Vertragsart erstellen

Reichen dir die beiden Standard-Vertragsarten nicht aus? Zum Beispiel, weil du einen eigenen Vertrag für Minijobber mit speziellen Einstellungen erstellen möchtest? Kein Problem! Du kannst ganz einfach eine neue Vertragsart hinzufügen. So funktioniert es:

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.

2. Klicke auf das Zahnrad-Symbol.

3. Klicke in der linken Spalte auf Mitarbeiter.

4. Klicke im Dropdown-Menü auf Vertragsarten.

5. Klicke auf der rechten Seite deines Bildschirms auf + Vertragsart.

6. Fülle das Fenster aus und schließe den Vorgang ab, indem du unten auf Speichern klickst.

5. Abschluss

Jetzt hast du gelernt, was die verschiedenen Felder der Vertragsarten in Shiftbase bedeuten und, wie du sie bearbeitest und, wie du bei Bedarf neue Vertragsarten erstellen kannst.

In den nächsten Anleitungen innerhalb dieses Kapitels zeigen wir dir Beispiele für Vollzeit-, Teilzeit- und Minijobverträge. Außerdem erklären wir dir das Plus-Minus-Konto und wie es mit bestimmten Vertragsarten verbunden ist. Zuletzt erklären wir dir, wie Nationalfeiertage je nach Vertragsart im System berücksichtigt werden.

1. Einleitung

Nachdem wir gelernt haben, wie wir Vertragsarten in Shiftbase bearbeiten, hast du nun deine Vorlagen erstellt. Diese wollen wir jetzt mit den individuellen Daten für jeden Mitarbeiter im System anreichern. 
In dieser Anleitung fokussieren wir uns auf deine Festangestellten, die einen festen Vertrag in deinem Unternehmen haben, ein Festgehalt bekommen, über Sollstunden verfügen und einen festgelegten Urlaubsanspruch sowie ein festes Arbeitszeitmodell haben.

2. Beispiel eines Vollzeitangestellten

Vollzeitangestellte richten das komplette Arbeitspensum in deinem Unternehmen ab. Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Vollzeitvertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

1. Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
   
   

2. Vertragsart: Hier wählst du Festanstellung aus.
   
   

3. Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
   
   

4. Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen haben, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter dieses Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum in diesem Jahr.
   
   

5. Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum, an dem der Vertrag ausläuft, ein. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
   
   

6. Stundenlohn: Dies trifft in der Regel nicht auf Festangestellte zu, da sie ein Festgehalt bekommen.
   
   

7. Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. Wenn Mitarbeiter in deinem Unternehmen eine 6-Tage-Woche haben, wird Shiftbase automatisch den Urlaubsanspruch erhöhen. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro Vertragstag aufbaut.
   
   

8. Vertragsstunden: Hier trägst du ein, wie viele Tage und Stunden pro Woche der Mitarbeiter arbeitet. Anhand dessen werden die Plus-Minus-Stunden sowie die Abwesenheitsstunden berechnet. Zum Beispiel – Ein Wochensoll von 40 Stunden, verteilt auf 5 Werktage à 8 Stunden: Dann wird Shiftbase dynamisch anhand der gearbeiteten Stunden über die Woche das Plus-Minus-Konto im Vergleich zu 40 Stunden berechnen. Zugleich wird Shiftbase automatisch 5 Urlaubstage für 1 Woche Urlaub abziehen und 8 Stunden pro Tag gutschreiben.

3. Beispiel eines Teilzeitangestellten

Teilzeitangestellte haben ein reduziertes Arbeitspensum in deinem Unternehmen. Sie haben weniger Sollstunden als ein Vollzeitangestellter und arbeiten in manchen Fällen auch weniger Tage in der Woche. Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Teilzeitvertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

1. Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
   
   

2. Vertragsart: Hier wählst du Festanstellung aus.
   
   

3. Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
   
   

4. Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen haben, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter in diesem Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum dieses Jahr.
   
   

5. Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum, an dem der Vertrag ausläuft, ein. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
   
   

6. Stundenlohn: Dies trifft in der Regel nicht auf Festangestellte zu, da sie ein Festgehalt bekommen.
   
   

7. Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. Wenn Mitarbeiter in deinem Unternehmen eine weniger als 5 Tage die Woche arbeiten, wird Shiftbase automatisch den Urlaubsanspruch verringern. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro Vertragstag aufbaut.
   
   

8. Vertragsstunden: Hier trägst du ein, wie viele Tage und Stunden pro Woche der Mitarbeiter arbeitet. Anhand dessen werden die Plus-Minus-Stunden sowie die Abwesenheitsstunden berechnet. Zum Beispiel – ein Wochensoll von 20 Stunden, verteilt auf 4 Werktage à 5 Stunden: Dann wird Shiftbase dynamisch anhand der gearbeiteten Stunden über die Woche das Plus-Minus-Konto im Vergleich zu 20 Sollstunden berechnen. Zugleich wird Shiftbase automatisch 4 Urlaubstage für 1 Woche Urlaub abziehen und 5 Stunden pro Tag gutschreiben.

4. Abschluss

Jetzt hast du gelernt, wie du verschiedene Festanstellungsverträge in Shiftbase einpflegen kannst.

In der nächsten Anleitung fokussieren wir uns auf Stundenverträge und besonders eine viel verbreitete Vertragsart in Deutschland: Den Minijob. Wenn du auch Stundenangestellte und Minijobber in deinem Unternehmen hast und diese effizient in Shiftbase anlegen und verwalten möchtest, bist du in der nächsten Anleitung genau richtig.

1. Einleitung

Nachdem du gelernt hast, wie Vertragsarten in Shiftbase eingerichtet und angepasst werden, wollen wir uns nun damit beschäftigen, wie du diese Verträge mit individuellen Daten für deine Mitarbeiter befüllst.
In dieser Anleitung fokussieren wir uns auf zwei Arten von Mitarbeitern, die auf Stundenbasis vergütet werden:

1. Stundenangestellte (ohne Sollstunden)

2. Minijobber (mit monatlicher Einkommensgrenze)

Du lernst, wie beide Vertragsarten im Mitarbeiterprofil eingerichtet und verwaltet werden und welche Besonderheiten bei Urlaub, Stundenaufbau und Auszahlung zu beachten sind.

2. Beispiel eines Stundenangestellten

Stundenangestellte werden nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt. Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Stundenvertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

1. Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
   
   

2. Vertragsart: Hier wählst den Stundenvertrag aus.
   
   

3. Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
   
   

4. Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen sind, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter dieses Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum (in diesem Jahr).
   
   

5. Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum ein, an dem der Vertrag ausläuft. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
   
   

6. Stundenlohn: Hier kannst du den Stundenlohn deines Mitarbeiters eintragen.
   
   

7. Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. ACHTUNG: Beim Stundenvertrag wird laut den Standardeinstellungen in Shiftbase der Urlaub laut gearbeiteten Tagen aufgebaut. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro gearbeitetem Tag aufbaut. Der tatsächliche Urlaubsanspruch kann also von dem vertraglich vereinbarten Anspruch abweichen. Wenn du dem Stundenangestellten einen festen Urlaubsanspruch zuteilen willst, egal wie viele Tage er für dich arbeitet, stellst du hier in dem Vertrag die Tage im Taschenrechner auf 0. Dann fügst du dem Mitarbeiter jährlich seinen Urlaubsanspruch über eine Korrektur seiner Abwesenheitsbilanz hinzu.
   
   

8. Vertragsstunden: Die Vertragsstunden lässt du beim Stundenvertrag unausgefüllt, da Stundenangestellte keine Sollstunden haben.

3. Beispiel eines Minijobbers

Minijobber werden wie Stundenangestellte nach tatsächlichen Stunden bezahlt, besitzen jedoch eine gesetzliche monatliche Verdienstgrenze.
Mit dem neuen Minijob-Feature in Shiftbase kann diese Grenze automatisch überwacht und monatlich ausgewertet werden.

3.1 Minijob-Vertrag ausfüllen

Hier siehst du ein Beispiel, wie man einen Minijob-Vertrag in Shiftbase für einen Mitarbeiter ausfüllen könnte:

1. Vertragsabteilung: Dies ist die Standardabteilung des Mitarbeiters, sie dient auch als Kostenstelle.
   
   

2. Vertragsart: Hier wählst du den Minijobvertrag aus.
   
   

3. Funktion: Du kannst die Funktion, die der Mitarbeiter innerhalb deiner Organisation hat, eingeben.
   
   

4. Von: Trage hier den Vertragsstart ein. Achtung: Für Verträge, die vor dem laufenden Jahr begonnen sind, trägst du den 01.01. des laufenden Jahres ein. Wenn ein Mitarbeiter dieses Jahr bei dir angefangen hat oder noch anfangen wird, nimmst du sein Startdatum (in diesem Jahr).
   
   

5. Bis: Wenn der Mitarbeiter einen befristeten Vertrag hat, trägst du hier das Datum ein, an dem der Vertrag ausläuft. Dieses Feld muss nicht ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter einen Vertrag auf unbestimmte Zeit hat.
   
   

6. Stundenlohn: Hier kannst du den Stundenlohn deines Mitarbeiters eintragen. Darauf basierend berechnet Shiftbase automatisch die monatliche Maximalstundenzahl:
   
   Monatsgrenze (€) ÷ Stundenlohn = maximale Stunden pro Monat
   💡 Beispiel:
   Maximaler Minijoblohn 2025: 556 €
   Gewünschte Stunden: 30 Std/Monat
   → 556 € ÷ 30 = 18,53 €/h
   Wenn du dir unsicher bist, wähle den Stundenlohn in Absprache mit deinem Steuerberater.
   
   

7. Abwesenheitssaldo: Über den Taschenrechner gibst du die Urlaubstage für eine 5-Tage-Woche ein. ACHTUNG: Beim Minijobvertrag wird laut den Standardeinstellungen in Shiftbase der Urlaub laut gearbeiteten Tagen aufgebaut. Der Aufbaufaktor, den du siehst, ist der Urlaubsanspruch, den sich der Mitarbeiter pro gearbeitetem Tag aufbaut. Der tatsächliche Urlaubsanspruch kann also von dem vertraglich vereinbarten Anspruch abweichen. 
   Wenn du dem Minijobber einen festen Urlaubsanspruch zuteilen willst, egal wie viele Tage er für dich arbeitet, wird der Urlaub auf Basis der eingetragenen Vertragsstunden berechnet (wie bei Festangestellten). Hier muss der Mitarbeiter feste Stunden pro Wochentag im Vertrag haben.
   
   

8. Vertragsstunden: Die Vertragsstunden lässt du beim Minijobvertrag unausgefüllt, da Minijobber keine Sollstunden haben. AUSNAHME: Wenn der Urlaubsanspruch, wie oben beschrieben, laut Vertrag berechnet werden soll.

3.2 Startbilanz für einen Minijobber eintragen

Wenn der Mitarbeiter bereits Stunden gearbeitet hat, bevor Shiftbase genutzt wurde:

Mitarbeiter → Bulk-Aktion → Saldenkorrektur → Minijob-Bilanz

Hier:

• Datum auswählen

• Stunden eintragen

• Speichern

⚠️ Nur für Startwerte – nicht für Auszahlungen nutzen.

3.3 Tägliche Nutzung der Minijob-Funktion

Minijobber können ganz normal geplant und gestempelt werden.

1. Im Dienstplan → Summen anzeigen kannst du sehen:

2. Alle Stunden (geplant + geleistet) Max. Stunden (laut Minijobgrenze) Prozentsatz der Ausschöpfung (über Symbol sichtbar)

⚠️ Geplante Stunden zählen für die Zukunft, Arbeitsprotokoll für die Vergangenheit.

3.4 Minijob-Reiter im Mitarbeiterprofil

Hier findest du:

1. Gearbeitete & bestätigte Stunden + Abwesenheiten pro Monat
   ausgezahlte Stunden Reststunden aus Vormonaten prozentuale Auslastung (wird bei Überschreitung orange)

3.5 Minijob-Auszahlung vorbereiten

Die Auszahlung erfolgt im:

Arbeitszeitprotokoll → Aktionen → Minijob-Auszahlungen vorbereiten

Hier kannst du:

• pro Mitarbeiter festlegen, wie viele Stunden ausgezahlt werden

• maximale Monatsstunden über die Bulk-Aktion automatisch übernehmen

• alle oder einzelne Werte manuell korrigieren

⚠️ Wichtige Hinweise: Das Auszahlungsdatum ist nachträglich nicht änderbar Alle Minijobber werden gleichzeitig bearbeitet Änderungen betreffen immer alle gelisteten Mitarbeiter Nach dem Abschluss werden Stunden als bezahlt markiert.

4. Abschluss

Jetzt hast du gelernt, wie du verschiedene Stundenverträge und Minijob-Verträge in Shiftbase einpflegen kannst.
Wir haben nun öfters das Plus-Minus-Konto angesprochen, welches für verschiedene Vertragsarten unterschiedliche Rollen spielen kann. Wir erklären dir in der nächsten Anleitung, wie das Plus-Minus-Konto in Shiftbase funktioniert.

1. Einleitung

Zuschläge werden in Shiftbase verwendet, um Mitarbeitern eine höhere Vergütung oder mehr Stunden zu gewähren. Dies geschieht in Form eines Zuschlags – zum Beispiel 200% an einem Feiertag. In dieser Anleitung zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du eine Zuschlagskarte erstellst und korrekt verknüpfst.

2. Zuschläge hinzufügen

Bevor wir die richtigen Zuschläge einstellen können, müssen diese zunächst zu deinem Account hinzugefügt werden. Das machst du folgendermaßen:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Mitarbeiter“.

3. Wähle im Dropdown-Menü „Zuschläge“.

4. Klicke auf „Zuschlag hinzufügen“.

Trage den gewünschten Zuschlag ein. Achtung: 100% ist die Basis. Wenn du einen Zuschlag von 50% hinzufügen möchtest, trägst du ihn als 150% ein.

Wiederhole diese Schritte, bis alle gewünschten Zuschläge in der Liste stehen.

3. Zuschlagskarte erstellen

Nachdem alle Zuschläge hinzugefügt wurden, kannst du diese in der Zuschlagskarte verarbeiten. Du solltest dich noch auf der richtigen Seite befinden – scrolle nun nach unten, bis du die Liste der Zuschlagskarten siehst.
Es gibt bereits eine Standardkarte, auf der alle Werte auf 100% stehen (Mitarbeiter werden normal vergütet).

1. Klicke auf „Zuschlagskarte hinzufügen“.

2. Wähle nun für jeden Tag den gewünschten Zuschlag aus.

3. (Premium) Du kannst auch Zeitblöcke erstellen, wenn der Zuschlag nur zu bestimmten Zeiten greift, z.B. bei Nachtarbeit.

4. Wichtig: Trage den Zuschlag unter „Auszahlen“ ein, wenn du möchtest, dass für einen Dienst mehr Geld ausgezahlt wird. (Premium) Oder stelle den Zuschlag unter „Plus/Minus“ ein – in diesem Fall erhöht sich die Auszahlung nicht, aber der Zuschlag wird in Stunden verrechnet.
   
   
   
   

5. Wiederhole Schritt b und c für die restlichen Tage.

6. Schließe den Vorgang ab, indem du auf „Speichern“ klickst.

Hinweis: Wenn für alle Mitarbeiter die gleichen Zuschläge gelten, kannst du alle Zuschläge in einer Karte kombinieren. Sollten für deine Mitarbeiter unterschiedliche Zuschläge gelten, zeigen wir dir später in der nächsten Anleitung, wie du dies umsetzen kannst.

4. Abschluss

Nun hast du erfahren, wie man Zuschläge und Zuschlagskarten in Shiftbase erstellt. Im nächsten Schritt wollen wir dir beibringen, wie du einstellst, dass die Zuschläge automatisch berechnet werden und wie du entscheiden kannst, welche Mitarbeiter welche Zuschläge bekommen.

1. Einleitung

Zuschläge können auf zwei Arten an Mitarbeitern geknüpft werden: Über den Vertrag oder über eine Schicht. Hier wollen wir erklären, wie du dies machst, damit auch nur die Mitarbeiter, die für einen Zuschlag qualifiziert sind, ihn auch bekommen.

2. Zuschlagskarte an eine Vertragsart verknüpfen

Die richtige Zuschlagskarte mit den entsprechenden Zuschlägen wurde erstellt – nun muss sie verknüpft werden. Hier präsentieren wir die erste Option:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Mitarbeiter“.

3. Klicke auf „Vertragsarten“.

4. Klicke auf das Stift-Symbol beim entsprechenden Vertrag.

5. Verknüpfe die passende Zuschlagskarte.

6. Klicke auf „Speichern“.

Dies bedeutet, dass du hier zwischen Vertragsarten unterscheiden kannst. Vielleicht bekommen deine Festangestellten einen Zuschlag, deine Stundenangestellten jedoch nicht.
(Premium) Sollte es bei dir mehrere Unterscheidungen innerhalb von Festanstellungen und Stundenangestellten geben, dann kannst du neue Vertragsarten erstellen und diese an verschiedene Zuschlagskarten koppeln, z.B. Festanstellung mit Zuschlag und Festanstellung ohne Zuschlag.

3. Zuschlagskarte an eine Schicht verknüpfen

Als Alternative kannst du diesen Weg verwenden:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Schichten“.

3. Klicke bei der entsprechenden Schicht auf das Stift-Symbol.

4. Klicke unten im Fenster auf „Erweiterte Einstellungen“.

5. Verknüpfe die passende Zuschlagskarte.

6. Klicke auf „Speichern“.

Wenn Zuschlagskarten sowohl dem Vertrag als auch den Schichten zugewiesen sind und diese in die gleichen Zeitblöcke fallen, wird die Zuschlagskarte der Schicht verwendet.

4. Zuschlagskarten bearbeiten

Du hast auch die Möglichkeit, Zuschlagskarten zu bearbeiten. Klicke dafür am Ende der Zuschlagskarte auf das Stift-Symbol. Nimm die gewünschten Änderungen vor und klicke auf „Speichern“.

Achtung: Bereits erfasste Zeiten im Arbeitszeitprotokoll werden nicht automatisch angepasst – diese musst du manuell ändern, falls notwendig.

5. Abschluss

Jetzt weißt du, wie du Zuschläge in Shiftbase berechnen kannst. Das Einrichten von Zuschlagskarten und die korrekte Verknüpfung sind ein komplexes Thema. Solltest du hierbei Unterstützung benötigen, wende dich immer gerne an unser Supportteam.

1. Einleitung

Beim Einrichten von Shiftbase ist es wichtig, zu bestimmen, welche gesetzlichen Feiertage für die Mitarbeiter gelten und, ob diese frei sind. In dieser Anleitung wollen wir dir zeigen, wie du sie importierst und, wenn zutreffend, als freie Tage für die Mitarbeiter hinterlegst.

2. Importieren von gesetzlichen Feiertagen

Um gesetzliche Feiertage in Shiftbase zu importieren:

1. Gehe in die Einstellungen.

2. Klicke auf Mitarbeiter.

3. Klicke dann auf gesetzliche Feiertage.

4. Klicke nun auf Gruppe hinzufügen.

5. Hier kannst du einen Namen angeben und die und die Abteilung auswählen, die damit verbunden werden soll. Wenn du dies gespeichert hast, kannst du auf den Bleistift klicken.

6. Wenn du jetzt auf +Feiertage importieren klickst, dann kannst du das Land und die Region auswählen, für die du die Feiertage importieren willst.

7. Du kannst jetzt auf Weiter klicken und nochmals die Liste kontrollieren. Wenn alles passt, klicke auf Importieren.

8. Solltest du noch bestimmte Feiertage hinzufügen wollen, kannst du diese über die Schaltfläche +Feiertage hinzufügen, manuell eingeben.

(Premium) Wenn dein Unternehmen in mehreren Bundesländern aktiv ist, kannst du mehrere Feiertagsgruppen erstellen und diese mit unterschiedlichen Abteilungen verknüpfen.

Nachdem du die Feiertage hinzugefügt hast, findest du sie im Reiter Dienstplan oben. Stelle sicher, dass du den Filter Ereignisse anzeigen eingestellt hast.

3. Gesetzliche Feiertage als Abwesenheiten hinterlegen

Nachdem die gesetzlichen Feiertage im Account hinzugefügt sind, können diese automatisch als Abwesenheit für die Mitarbeiter hinzugefügt werden. Dies bewirkt, dass deine Mitarbeiter an diesem Tag frei haben:

1. Um dies zu tun, gehe zu Einstellungen>Abwesenheit>klicke auf den Bleistift bei der Abwesenheitsrichtlinie, die du verwenden willst, z. B. Festanstellung.

2. Setze die Einstellung Abwesenheit an Feiertagen auf den Abwesenheitstypen, welchen du an diesen Tagen hinzugefügt haben willst, in diesem Fall Ja – Nationalfeiertag.

Tipp: Falls an diesen Tagen bereits Abwesenheiten eingetragen sind, werden die Feiertage nicht automatisch hinzugefügt. Am besten ist es also, die Feiertage vor der Urlaubsplanung zu importieren.

Achtung: Bei Festangestellten werden die Feiertage anhand der Vertragsstunden gewertet. Stelle also sicher, dass erst alle Vertragsstunden eingetragen sind, bevor du die Feiertage als Abwesenheiten importierst. Außerdem werden die Feiertage ab Importdatum in die Zukunft importiert - nicht in die Vergangenheit. Vergangene Feiertage müsstest du demnach händisch im System hinterlegen, wenn du diese auch in Shiftbase eintragen möchtest.

4. Abschluss

Nach Abschluss dieses Kapitels hast du erfahren, wie du alles rund um Verträge in Shiftbase einstellen musst. Es handelt sich um ein komplexes Thema. Wenn du noch mehr Fragen hierzu hast oder Unterstützung benötigst, melde dich gerne bei unserem Supportteam. Sie helfen dir weiter.

1. Einleitung

Besonders zum Shiftbase-Start ist es wichtig, dass die Urlaubsansprüche deiner Mitarbeiter korrigiert werden. Es muss einmalig ins System eingegeben werden, wenn Resturlaub aus dem Vorjahr die Bilanz erhöht und ob bereits genommene Urlaubstage abgezogen werden müssen.

2. Resturlaub aus dem Vorjahr hinzufügen

Wenn deine Mitarbeiter Resturlaub aus dem Vorjahr mitnehmen dürfen und dieser zu Shiftbase-Start noch nicht verfallen ist, musst du diesen zu dem regulären Urlaubssaldo für das Jahr hinzufügen. Dies kannst du über eine Korrektur machen:

1. Gehe zum Reiter „Mitarbeiter“.

2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters.

3. Navigiere zu Abwesenheit.

4. Klicke dann auf die Bilanz, die du korrigieren möchtest.

5. Gehe zu „Korrigiert“.

6. Klicke auf die Schaltfläche „Korrektur vornehmen“.

Danach erhältst du das folgende Fenster, welches du ausfüllen kannst:

1. Bilanz: Dies ist der Abwesenheitssaldo, bei dem du die Korrektur vornehmen möchtest.
   
   

2. Datum: Das Datum, an dem die Korrektur stattfinden soll. Dieses Datum muss in den Vertrag des Mitarbeiters fallen. Wir empfehlen zum Shiftbase-Start den 01.01. des laufenden Jahres zu wählen.
   
   

3. Saldo am gewählten Datum: Höhe des Abwesenheitssaldos am ausgewählten Datum.
   
   

4. Korrektur: Die Anzahl der Tage, die addiert oder subtrahiert werden sollen. Achtung: Für eine negative Korrektur muss ein Minuszeichen vor die Saldoänderung gesetzt werden.
   
   

5. Aktion: Korrektur: Diese Option führt die gewünschte Korrektur des Abwesenheitssaldos durch. Diese Korrektur verwendest du zum Hinzufügen des Resturlaubs. Auszahlung: Diese Option führt dazu, dass die Korrektur im Gehaltscheck berücksichtigt wird. Verschieben nach: Verschiebt die Bilanz zu einem anderen Abwesenheitssaldo oder zum Plus-Minus-Konto.
   
   

6. Anmerkung: Füge hier eine Notiz hinzu, falls gewünscht. Wir empfehlen, dies zu tun, um einen besseren Überblick über die vorgenommenen Korrekturen zu erhalten.

3. Genommenen Urlaub abziehen

Du kannst für die bereits genommenen Urlaubstage die gleiche Korrektur wie für den Resturlaub ausführen und dieses Mal eine negative Korrektur ausführen. Alternativ kannst du aber auch die genommenen Urlaube nachtragen:

1. Gehe zu „Mitarbeiter“.

2. Wähle einen Mitarbeiter aus.

3. Gehe zu „Abwesenheit“.

4. Klicke auf „Abwesenheit hinzufügen“.

1. Typ: Wähle die Art der Abwesenheit aus, die du registrieren möchtest. In diesem Fall: Urlaub.
   
   

2. Zeitraum: Der gewünschte Zeitraum der Abwesenheit.
   
   

3. Abwesenheit: Hier kannst du zwischen diesen Optionen wählen: Ganzer Tag: Ein ganzer Abwesenheitstag wird vom Endsaldo abgezogen. Halbtags von: Ein halber Tag von diesem Zeitpunkt an wird vom Endsaldo abgezogen. Halbtags bis: Ein halber Tag bis zu diesem Zeitpunkt wird vom Endsaldo abgezogen. Keine Abwesenheit: Kein Abwesenheitstag wird vom Endsaldo abgezogen.
   
   

4. Anmerkung: Gibt dir die Möglichkeit, eine Beschreibung hinzuzufügen.
   
   

5. Bestätigung: Hier kannst du die Anfrage direkt genehmigen.
   
   

6. Zwischenschichten: Hier kannst du auswählen, was mit den Schichten, die aufgrund der Abwesenheit ausfallen, passieren soll. Aus dem Dienstplan löschen: Du kannst die Dienste, die während der Abwesenheit geplant sind, entfernen. Im Dienstplan stehen lassen: Damit werden die bereits geplanten Schichten mit dem ausgewählten Mitarbeiter belassen. Nach offene Schichten verschieben: Dadurch wird die bereits geplanten Schichten in offene Schichten umwandeln.
   
   

7. Abwesenheiten ohne Stunden ausblenden: Wenn du dieses Kästchen anklickst, werden Abwesenheitstage ohne Abwesenheitsstunden weder im Dienstplan noch auf dem Stundenzettel angezeigt.

4. Bulk-Korrektur Urlaubssalden

Mit einer Bulk-Aktion ist es möglich, die Abwesenheitssalden für mehrere Mitarbeiter auf einmal zu korrigieren. Eine Bulk-Aktion zur Salden Korrektur ist besonders hilfreich, wenn du mit deinem Konto anfängst, damit alle Mitarbeiter zum Wechsel ihre aktuellen Salden einsehen können. 
Um eine Bulk-Aktion durchzuführen:

1. Gehe zu „Mitarbeiter“.

2. Klicke auf das Kästchen links von dem Namen des Mitarbeiters, um ihn auszuwählen. Wenn du auf das Kästchen neben dem Namen oben links klickst, kannst du alle Mitarbeiter auf einmal auswählen. 

3. Klicke auf die Schaltfläche „Bulk-Aktionen“.

4. Wähle „Salden Korrektur“.

5. Fülle die Maske wie folgt aus:

1. Bilanz: Hier wählst du Abwesenheit.

2. Aktion: Hier wählst du die gewünschte Aktion. In diesem Fall „Korrektur“.

3. Datum: Hier wählst du das gewünschte Datum, an dem die Korrektur gelten soll.

4. Art der Korrektur: In diesem Fall wählst du ,,Saldo korrigieren mit” aus. Dann bekommt jeder Mitarbeiter ein Feld, in welchem man einen individuellen Korrekturwert eingeben kann.

5. Korrektur: Dieses Feld lässt du bitte unausgefüllt, denn es soll nicht jeder Mitarbeiter die gleiche Korrektur bekommen. Klicke auch NICHT auf Neu berechnen.

6. Anmerkung: Füge hier eine Notiz hinzu, falls gewünscht. Wir empfehlen, dies zu tun, um einen besseren Überblick über die vorgenommenen Korrekturen zu erhalten.

Klicke auf „Ändern“ ganz unten auf der Seite.

5. Abschluss

Nun hast du erfahren, wie man die Urlaubsansprüche der Mitarbeiter korrigieren kann. In der nächsten Anleitung wollen wir dir zeigen, wie du das Gleiche für die Plus-Minus-Stunden machen kannst.

1. Einleitung

Besonders zum Shiftbase-Start ist es wichtig, dass die Überstunden deiner Mitarbeiter korrigiert werden. Es muss einmalig ins System eingegeben werden. Hier machen wir in der Regel zwei Korrekturen: Ausnullen der Minusstunden und einpflegen der aktuellen Überstunden.

2. Minusstunden ausnullen

Diese Aktion empfehlen wir in Bulk auszuführen, da man auf diese Weise alle relevanten Mitarbeiter ausnullen kann.

1. Gehe zu „Mitarbeiter“.

2. Klicke auf das Kästchen links von dem Namen des Mitarbeiters, um ihn auszuwählen. Wenn du auf das Kästchen neben dem Namen oben links klickst, kannst du alle Mitarbeiter auf einmal auswählen. 
   
   
   
   

3. Klicke auf die Schaltfläche „Bulk-Aktionen“.

4. Wähle „Salden Korrektur“.

5. Fülle die Maske wie folgt aus: Bilanz: Hier wählst du die Plus-Minus-Stunden.

1. Aktion: Hier wählst du die gewünschte Aktion. In diesem Fall „Korrektur“.

1. Datum: Hier wählst du das gewünschte Datum, an dem die Korrektur gelten soll. Hier nimmst du das Datum, einen Tag bevor du mit Shiftbase starten möchtest. Wichtig: Es können keine Korrekturen in die Zukunft vorgenommen werden. Diese Korrektur muss also an diesem Tag oder später durchgeführt werden.

1. Art der Korrektur: In diesem Fall wählst du „Saldo ändern auf“ aus. Dann wird jedes Plus-Minus-Konto jedes Mitarbeiters auf 0 Stunden angepasst. 

2. Korrektur: In diesem Feld lässt du die 0 stehen. Dann klickst du auf „Neu berechnen”.

3. Anmerkung: Füge hier eine Notiz hinzu, falls gewünscht. Wir empfehlen, dies zu tun, um einen besseren Überblick über die vorgenommenen Korrekturen zu erhalten.

Nun kannst du bei jedem Mitarbeiter den Stand der Überstunden einen Tag vor Shiftbase-Start eintragen. Wenn es sich um Minusstunden handelt, kannst du einfach ein Minus davor setzen.

Klicke auf „Ändern“ ganz unten auf der Seite.

Alternativ kannst du die Überstunden auch in jedem Plus-Minus-Konto der Mitarbeiter einzeln ausführen. Eine Beschreibung dazu findest du im Kapitel „Individuell Mitarbeiterverträge verwalten“ - Anleitung „Plus-Minus-Konten der Mitarbeiter verstehen und verwalten“.

4. Abschluss

Wenn du diese Korrekturen ausgeführt hast, sind die Salden deiner Mitarbeiter auf dem neuesten Stand. Wenn sie sich in ihren neuen Shiftbase-Account einloggen, werden sie dort den korrekten Status Quo wieder finden und können von nun an Veränderungen an ihren Salden transparent mitverfolgen.

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung für die Dienstplanerstellung!
Hier lernst du Schritt für Schritt, wie du Schichten in unserem System erstellen kannst.
Durch das Hinzufügen dieser Schichten zu deinem Account kannst du ganz einfach einen Dienstplan erstellen, der perfekt zur Einsatzplanung deiner Mitarbeitenden passt.
Lass uns loslegen und dein Schichtmanagement noch effizienter gestalten!

2. Schichten erstellen

Innerhalb von Shiftbase ist es wichtig, dass Kunden ihren Dienstplan so effizient wie möglich erstellen können. Um dies zu ermöglichen, ist es notwendig, Schichten anzulegen. Diese Schichten erleichtern die Planung von Mitarbeitenden erheblich.

In dieser Anleitung erklären wir, wie Kunden Schichten erstellen und bearbeiten können. Dies ist nicht nur beim Einrichten des Kontos entscheidend, sondern auch in Zukunft nützlich – zum Beispiel, wenn Änderungen erforderlich sind.

Bevor du mit dem Erstellen von Schichten beginnst, empfehlen wir, zunächst nur die am häufigsten vorkommenden Schichten hinzuzufügen. Hast du von einer bestimmten Schicht mehrere Varianten mit unterschiedlichen Start- oder Endzeiten? Frage dich dann, ob es notwendig ist, diese als eigene Standardschicht anzulegen. Falls nicht, kannst du diese Varianten später ganz einfach beim Erstellen des Dienstplans anpassen.

Folge diesen Schritten, um deine Schichten anzulegen:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Schichten“
   
   Bevor du damit beginnst, ist es wichtig zu wissen, dass Schichten pro Abteilung angelegt werden.
   Hast du mehrere Abteilungen, kannst du oben rechts auf den Namen der ausgewählten Abteilung klicken, um zu einer anderen Abteilung zu wechseln.
   
   

3. Klicke auf „Schicht hinzufügen“.

4. Fülle die folgende Maske aus.

1. Name: Der Name der Schicht.

2. Kurzform: Der Name, der in der Team- oder in der Monatsansicht sichtbar ist.

3. Beschreibung: Eine Beschreibung der Schicht.

4. Start- und Endzeit: Die Arbeitszeiten für die Schicht.

5. Endzeit für Mitarbeiter ausblenden: Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeiter die Endzeit ihrer Schicht nicht sehen, dies kann nützlich sein, wenn Mitarbeiter bis zum Ende der Schicht arbeiten müssen, man aber das Ende nicht genau absehen kann.

6. Pause: Dauer der Pause in Minuten.

7. Farbe: Farbe der Schicht im Dienstplan.

3. Schichten hinzufügen

Wenn du nun den Mitarbeiter einteilen möchtest, kannst du das auf mehrere Arten tun:

1. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.

2. Klicke auf „Schicht hinzufügen“.

3. Es erscheint ein Formular, mit dem du eine Schicht planen kannst.

2. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.

2. Klicke auf die + Schaltfläche neben einem Tag, um eine neue Schicht hinzuzufügen.

3. Es erscheint ein Formular, mit dem du eine Schicht planen kannst.

3. Methode:

1. Klicke auf „Dienstplan“.

2. Klicke oben links auf die Schaltfläche Schichten/Teams.

3. Du siehst ein Menü mit allen Schichten. Du kannst diese in den Dienstplan ziehen.

4. Schichten bearbeiten und wiederholen

Willst du eine eingeteilte Schicht bearbeiten?

1. Klicke auf das Bleistift-Symbol in der platzierten Schicht.

2. Es wird eine Maske erscheinen, in der du Änderungen vornehmen kannst.

1. Team: Das Team, dem die Schicht zugewiesen werden soll.
   
   

2. Schicht: Die gewünschte Art der Schicht.
   
   

3. Mitarbeiter: Die Mitarbeiter, die für diese Schicht eingeplant werden sollen.
   
   

4. Start- und Endzeit: Die Arbeitszeiten für die Schicht.
   
   

5. Endzeit für Mitarbeiter verbergen: Wenn du dieses Kästchen anklickst, können die Mitarbeiter die Endzeit ihrer Schicht nicht sehen, dies kann nützlich sein, wenn die Mitarbeiter bis zum Ende der Schicht arbeiten müssen.
   
   

6. Pause: Dauer der Pause in Minuten.
   
   

7. Beschreibung: Eine Beschreibung des Dienstes.
   
   

8. Diese Schicht wiederholen: Aktiviere diese Option, wenn du möchtest, dass die Schicht periodisch wiederholt wird. Du kannst hier die Häufigkeit, das Enddatum und die Tage der Wiederholung eingeben.
   
   

9. Benachrichtigung senden: Aktiviere dies, wenn du möchtest, dass die ausgewählten Mitarbeiter eine Benachrichtigung über die Schicht erhalten.

5. Schichten tauschen

Mitarbeiter können untereinander Schichten tauschen. Schichttausch ist das Anbieten der eigenen Schicht an Kollegen innerhalb einer Abteilung. Wenn ein Mitarbeiter eine Tauschanfrage stellt, erhalten die Kollegen eine Nachricht. Sie können dann wählen, ob sie diese Schicht annehmen wollen. Die Regel für die Annahme einer Schicht lautet: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst. Wenn Mitarbeiter einen Austausch vorgenommen haben, erhält der Manager eine Nachricht. Die Tauschanfrage kann dann genehmigt oder abgelehnt werden, wobei die richtigen Zugangsrechte erforderlich sind.

1. Gehe zu „Dienstplan“.

2. Platziere deine Maus über der Schicht, die du tauschen möchtest und klicke auf die Lupe.

3. Klicke auf „Tauschanfrage beantragen“.

4. Wähle den Mitarbeiter aus, dem du den Tausch anbieten möchtest.

5. Wenn eine Schicht im Dienstplan zum Tausch angeboten wird, kannst du sie leicht an den rotierenden Pfeilen erkennen.

Wichtig: Es handelt sich um einen einseitigen Tausch. Wenn der Tausch in beide Richtungen erfolgen soll, muss also noch eine zweite Tauschanfrage vom anderen Mitarbeiter gestellt werden.

6. Stundenübersicht pro Mitarbeiter im Dienstplan

Um deine Ansicht weiter anzupassen, steht dir eine Liste mit Filtern zur Verfügung, die du jederzeit ein- oder ausschalten kannst. Du kannst diese wie folgt öffnen:

1. Klicke oben rechts auf die Schaltfläche „Filter“.

2. Es öffnet sich jetzt eine Liste mit allen verfügbaren Filtern. Du kannst selbst entscheiden, welche aktiviert oder deaktiviert werden sollen.

Einer der am häufigsten genutzten Filter ist „Summen anzeigen“. Dieser Filter sorgt dafür, dass du in deiner Planung zusätzliche Informationen angezeigt bekommst – zum Beispiel die Gesamtdauer eines geplanten Dienstes und die Kosten basierend auf dem Stundenlohn. Außerdem siehst du 3 Zahlen unter dem Namen deiner Mitarbeiter im Dienstplan:

1. Die Stunden, für die der Mitarbeiter an diesem Tag / Woche / Monat geplant war.

2. Die Vertragsstunden, die der Mitarbeiter an diesem Tag / Woche / Monat arbeiten soll.

3. Die Plus-Minus-Stunden am Ende der letzten Woche (Sonntag). Diese Ansicht wird einmal täglich aktualisiert und ändert sich je nach genehmigten Arbeitsstunden des Mitarbeiters.

7. Abschluss

Diese Anleitung hat dir die ersten Schritte zur Dienstplanerstellung gezeigt. In der nächsten Anleitung dieses Kapitels wollen wir ein wenig mehr in die Tiefe steigen und uns fortgeschrittenere Funktionen in der Dienstplanung anschauen.

1. Einleitung

Die Erstellung eines Dienstplans ist einer der wichtigsten Bestandteile deines Accounts.
Sie stellt sicher, dass Mitarbeitende genau wissen, wann sie arbeiten, und gibt dir einen Überblick darüber, ob genügend Personal eingeplant ist.
Mit dieser Anleitung lernst du, wie du mit extra Funktionen in Shiftbase einen optimalen Dienstplan erstellen kannst.

2. Offene Schichten ausschreiben

Offene Schichten sind Schichten, die noch nicht besetzt sind. Für diese Art von Schichten kannst du Mitarbeiter einladen, damit sie sich selbst für eine Schicht eintragen können, wenn sie diese übernehmen möchten.

So legst du eine offene Schicht an:

1. Klicke in der Zeile für offene Schichten an dem gewünschten Datum auf eines der leeren Felder.
   
   
   
   

2. Wähle die Anzahl offener Schichten.

3. Wähle eine Schicht aus.

4. Wähle die Mitarbeiter aus, die du einladen möchtest.

5. Passe ggf. Start- und Endzeit an.

6. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.

7. Optional: Aktiviere das Kontrollkästchen „Schicht wiederholen“, wenn die offene Schicht an mehreren Tagen oder Wochen wiederholt werden soll.

8. Klicke unten auf Speichern.

Wichtig:
Ist nur eine Schicht offen, aber du hast mehrere Mitarbeiter eingeladen? Dann gilt: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst.
Möchtest du stattdessen selbst entscheiden, wer die Schicht übernehmen darf, dann aktiviere beim Erstellen der offenen Schicht das Kästchen „Genehmigung erforderlich“.
Wenn ein Mitarbeitender sich für eine Schicht bewirbt, erkennst du das am Mitarbeitenden-Symbol innerhalb der offenen Schicht.

Wenn du dies siehst, kannst du die Schicht mit den folgenden Schritten zuweisen:

1. Klicke auf die offene Schicht

2. Klicke oben auf den Tab „Zuweisen an Mitarbeiter“

3. Wähle den Mitarbeiter aus, der die Schicht übernehmen soll

4. Klicke unten auf „zuordnen“

3. Erforderliche Dienste definieren

(Premium) Erforderliche Dienste sind ein praktisches Tool, mit dem du einen besseren Überblick erhältst und festlegen kannst, wie viele Mitarbeitende für eine bestimmte Schicht benötigt werden. Basierend auf den von dir definierten erforderlichen Diensten siehst du sofort, ob ausreichend Personal für eine Schicht eingeplant wurde. Erhält der Dienst den Status Rot, bedeutet das, dass noch zusätzliche Mitarbeitende eingeplant werden müssen. Ein grüner Status zeigt an, dass die Anforderungen erfolgreich erfüllt sind.

Achtung: Du siehst zwei oder mehr Einträge für erforderliche Dienste. Innerhalb einer Abteilung gibt es eine übergeordnete Definition der erforderlichen Dienste für die gesamte Abteilung. Du kannst aber auch entscheiden, erforderliche Dienste pro Team anzulegen.

Folge diesen Schritten, um einen erforderlichen Dienst anzulegen:

1. Klicke in der Zeile für erforderliche Dienste am gewünschten Datum auf eines der leeren Felder.
   
   
   
   

2. Wähle eine Schicht aus. 

3. Gib an, ob eine exakte, minimale oder maximale Anzahl von Mitarbeitern benötigt wird.

4. Gib die gewünschte Anzahl an Schichten für diesen Dienst ein.

5. Passe die Zeiteinstellungen nach Wunsch an.

6. Ändere bei Bedarf die Schichtzeiten.

7. Optional: Füge eine Beschreibung hinzu.

8. Optional: Aktiviere das Häkchen „Schicht wiederholen“, wenn dieser Dienst an mehreren Tagen oder Wochen wiederholt werden soll.

Tipp: Du kannst aus der Zeile für erforderliche Dienste auch Schichten direkt per Drag & Drop an Mitarbeitende zuweisen.

4. Dienstplan veröffentlichen

(Premium) Innerhalb von Shiftbase sind alle Dienstpläne standardmäßig für die Mitarbeiter sichtbar. Standardmäßig veröffentlicht der Dienstplan alle Schichten 365 Tage im Voraus. Du kannst die Anzahl der Tage in den Einstellungen des Dienstplans ändern.

1. Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.

2. Klicke auf „Dienstplan“.

3. Von hier aus kannst du zum unteren Ende der Seite scrollen und die gewünschte Anzahl von Tagen im Voraus festlegen, wann der Dienstplan veröffentlicht werden soll. Wenn du hier 0 Tage einstellst, kannst du das Veröffentlichen komplett manuell steuern.

Im Reiter Dienstplan kannst du überprüfen, für welchen Zeitraum die Dienstpläne veröffentlicht wurden. 

1. Klicke „Aktionen“.

2. Als Nächstes klickst du auf „Dienstplan veröffentlichen“.

Im Beispiel unten wurde der Dienstplan bis Mittwoch (grün) veröffentlicht und ist somit für die Mitarbeiter verfügbar. Freitag bis Sonntag sind noch nicht veröffentlicht (rot), und daher für Mitarbeiter nicht sichtbar.

Durch einen Klick auf einen Tag kann dieser veröffentlicht oder vor den Mitarbeitern versteckt werden. Du kannst auch auf das “Veröffentlichen” auf der rechten Seite klicken, um den gesamten Dienstplan zu veröffentlichen.

Um den Veröffentlichungsstatus im Dienstplan sichtbar zu machen:

1. Gehe auf den Reiter „Dienstplan“.

2. Klicke oben rechts auf die graue Schaltfläche „Filter“. 

3. In dieser Liste muss „Veröffentlichungsstatus anzeigen“ mit einem Häkchen versehen sein. Wenn dies aktiviert ist, siehst du die Veröffentlichungsleiste über dem Dienstplan erscheinen. Durch einen Klick auf einen Tagesabschnitt außerhalb des Zeitraums der automatischen Veröffentlichung kann ein Tag veröffentlicht, oder für Mitarbeiter ausgeblendet werden.

5. Abschluss

Jetzt hast du ebenfalls die fortgeschrittenen Funktionen des Dienstplans kennengelernt. Diese können dich zusätzlich bei der Optimierung deines Dienstplans unterstützen. Als letzte Anleitung dieses Kapitels wollen wir dir zeigen, wie Mitarbeiter ihre Verfügbarkeiten angeben können.

1. Einleitung

Als Planer kannst du ganz einfach einen Dienstplan basierend auf der Verfügbarkeit der Mitarbeiter erstellen. Auf diese Weise weißt du immer, dass die Mitarbeiter, die eingeplant sind, auch tatsächlich verfügbar sind!

2. Verfügbarkeiten angeben

Um die Verfügbarkeit im Dienstplan anzuzeigen, stelle sicher, dass du den Filter „Verfügbarkeit anzeigen“ im Dienstplan aktiviert hast.

Administratoren können die Verfügbarkeit von Mitarbeitern aus Shiftbase heraus eingeben:

1. Gehe auf den Reiter „Dienstplan“.

2. Klicke auf „Aktionen“.

3. Klicke dann auf „Verfügbarkeit hinzufügen“.

4. Als Nächstes kommst du zu der untenstehenden Maske. Hier kannst du die Verfügbarkeit des gewünschten Mitarbeiters eintragen.

1. Zeitraum: Der Zeitraum, für den die Verfügbarkeit angegeben werden muss.

2. Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, für den die Verfügbarkeit angegeben werden soll.

3. Von der letzten Woche kopieren: Kopiere die Verfügbarkeit der Vorwoche in Bezug auf heute.

4. Optionen pro Tag: Ganztägig verfügbar Verfügbar ab Ganztägig nicht verfügbar Nicht verfügbar ab

Im Dienstplan kannst du jetzt deine Verfügbarkeit auf einen Blick finden:

Tipp: Mitarbeiter können ihre Verfügbarkeit auch selbst melden. Sie können dies in ihrem Account über die Übersicht oder mit der mobilen App tun.

3. Verfügbarkeitsregeln definieren

(Premium) Um zu den Einstellungen der Verfügbarkeiten zu kommen, klicke auf die Einstellungen - Dienstplan - Verfügbarkeit.
Nun hast du einige Einstellungen, die du bearbeiten kannst:

1. Bearbeitung zulassen bis: Hier stellst du ein, bis wann Änderungen an der Verfügbarkeit vorgenommen werden können.

2. Erinnerung: Hier kannst du einstellen, ob du eine Erinnerung an einen Mitarbeiter senden möchtest.

3. Erinnerung senden: Hier bestimmst du, wie viele Tage vor dem wöchentlichen Dienstplan die Verfügbarkeitsbenachrichtigung an die Mitarbeiter gesendet wird. Die

4. Erinnerung wird um 12:00 Uhr mittags verschickt. 

5. Tage pro Woche: Die Mindestanzahl an Verfügbarkeitstagen pro Woche, die vom Mitarbeiter eingereicht werden müssen.

6. Übersicht: Hier wird eine kurze Zusammenfassung gegeben, wann die nächste Erinnerung gesendet wird.

4. Abschluss

Du hast jetzt einen Überblick, wie die Verfügbarkeiten in Shiftbase funktionieren, wenn du sie für deine Dienstplanung berücksichtigen möchtest. 

1. Einleitung

Im Arbeitszeitprotokoll kannst du alle geleisteten Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter einsehen und bei Bedarf zusätzliche Stunden hinzufügen. Es ist wichtig, dass die erfassten Arbeitsstunden schließlich genehmigt bzw. freigegeben werden. Das Nicht-genehmigen bzw. Nicht-freigeben dieser Stunden kann zu Fehlern in der Lohnabrechnung führen. In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du das Arbeitszeitprotokoll verwaltest und korrekt pflegst.

2. Arbeitsstunden kontrollieren

Öffne deinen Shiftbase-Account und klicke oben auf „Arbeitszeitprotokoll“. Im Arbeitszeitprotokoll wirst du bei einem Mitarbeiter zwei Zeilen sehen:
eine Zeile mit Arbeitsstunden und eine Dienstplanzeile.

Dienstplanzeile:
Die Zeile mit dem blauen Text „eingeplant“ zeigt lediglich an, was du für den Mitarbeiter im Dienstplan vorgesehen hast.

Arbeitsstundenzeile:
In der oberen Zeile werden die tatsächlich geleisteten Stunden erfasst. Diese kannst du bei Bedarf auch anpassen. In dieser Zeile siehst du in manchen Fällen auch rote Punkte – diese weisen darauf hin, dass eine Abweichung vom Dienstplan vorliegt. Überprüfe diese daher sorgfältig.

3. Arbeitsstunden bearbeiten

Du hast die Stunden überprüft und stellst fest, dass du doch noch einige Änderungen vornehmen musst. Kein Problem – das kannst du folgendermaßen tun:

1. Wähle das richtige Datum aus.

2. Suche den Mitarbeiter.

3. Ändere die Erfassung im Arbeitszeitprotokoll.

Für eine detaillierte Übersicht kannst du am Ende der Arbeitsstundenzeile auch auf das Stiftsymbol klicken. Ein Fenster wird geöffnet, in dem du selbst festlegen kannst, was geändert werden soll.

4. Arbeitsstunden genehmigen/ablehnen

Nachdem du die geleisteten Stunden überprüft und angepasst hast, kannst du nun die Stunden genehmigen oder ablehnen. Das kannst du ganz einfach tun, indem du am Ende der Arbeitsstundenzeile auf die drei Punkte klickst – anschließend erhältst du die Optionen, um die Stunden zu genehmigen oder abzulehnen.

In Shiftbase ist es auch möglich, geleistete Stunden in einem Schritt in Bulk zu genehmigen.
Nutze dafür oben im Arbeitszeitprotokoll die Schaltfläche „+Bestätigen“. Wenn du auf diese Schaltfläche klickst, werden alle geleisteten Stunden, die bisher weder genehmigt noch abgelehnt wurden, auf einmal genehmigt.

Wenn du die geleisteten Stunden in der Wochen- oder Monatsansicht betrachtest, kannst du oben im Arbeitszeitprotokoll auch mehrere Tage gleichzeitig auswählen, die du auf einmal genehmigen möchtest.

Klicke anschließend auf die Schaltfläche „+Bestätigen“ – alle ausgewählten Tage werden dann in einem Schritt genehmigt.

5. Arbeitsstunden manuell hinzufügen

Möchtest du nachträglich noch geleistete Stunden für einen Mitarbeiter hinzufügen?
Dann kannst du dies jederzeit manuell im Arbeitszeitprotokoll tun. So gehst du vor:

1. Klicke im Arbeitszeitprotokoll oben rechts auf die Schaltfläche „+Arbeitsstunden hinzufügen“.

2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du die geleisteten Stunden eintragen kannst.

3. Wähle einen Mitarbeiter.

4. Wähle eine Schicht.

5. Gib die Zeiten an.

6. Trage eine Pause ein.

7. Optional kannst du eine Notiz hinzufügen.

8. Klicke auf „Speichern“.

6. Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren

„Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“ sorgt dafür, dass geplante Schichten im Dienstplan automatisch ins Arbeitszeitprotokoll übernommen werden. Diese Funktion ist besonders praktisch, da weder du noch deine Mitarbeiter zusätzliche Schritte unternehmen müssen, um Stunden zu erfassen.

1. Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.

2. Navigiere zu Zeiterfassung - Allgemein.

3. Aktiviere den Schalter bei „Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“.

Ein wichtiger Hinweis, wenn du auf diese Weise Stunden erfassen möchtest: Schichten werden nur dann übernommen, wenn sie für den aktuellen Tag oder für die Zukunft geplant werden.
Planst du rückwirkend, also in der Vergangenheit, werden die Stunden nicht automatisch übernommen – du musst sie dann manuell hinzufügen.

Hier noch ein weiterer Hinweis zu dieser Option:

Möchtest du, dass Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden durch Ein- und Ausstempeln erfassen?
Dann empfehlen wir, diese Kopierfunktion, die automatisch eingeschaltet ist, auszuschalten.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter verpflichtet sind, sich ein- und auszustempeln – tun sie das nicht, gilt: nicht gestempelt = nicht gearbeitet.

Zudem kann es passieren, dass doppelte Stunden für Mitarbeiter erfasst werden,
weil einerseits die Stunden aus dem Dienstplan übernommen wurden,
und andererseits durch das Ein- und Ausstempeln zusätzlich registriert werden.

Wenn du dich dafür entscheidest, den Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll zu kopieren, hast du die Möglichkeit, die Arbeitsstunden automatisch genehmigen zu lassen.

1. Gehe über das Zahnrad in die Einstellungen.

2. Navigiere zu Zeiterfassung - Allgemein.

3. Aktiviere den Schalter bei „Dienstplan genehmigen“.

7. Abschluss

Du hast nun gesehen, welche Aktionen im Arbeitszeitprotokoll wichtig sind,
damit du die Arbeitsstunden deiner Mitarbeiter verwalten kannst.

Hast du dich dafür entschieden, Arbeitszeiten per Stempeluhr zu erfassen? Dann schaue dir bitte unsere folgende Anleitung zum Thema Stempeln an. Darin erklären wir dir die verschiedenen Stempelmöglichkeiten in Shiftbase und ihre Vorteile.

1. Einleitung

Willkommen zur Anleitung über die Stempelmethoden. In Shiftbase stehen dir drei Standardmethoden zur Zeiterfassung zur Verfügung, aus denen du wählen kannst –
aber welche Methode ist die passende für dein Unternehmen? Um dir dabei bestmöglich zu helfen, zeigen wir dir heute, welche Methoden es gibt und erläutern dir auch die jeweiligen Vorteile, damit du auf dieser Grundlage die richtige Stempelmethode für dein Unternehmen auswählen kannst.

2. Stempelmethoden

Wie bereits erwähnt, gibt es in Shiftbase drei Methoden zum Ein- und Ausstempeln – aber welche Vorteile bieten diese im Vergleich zueinander?
Ich werde diese kurz mit dir durchgehen:

1. Per Mobile App
   Eine der meistgenutzten Methoden ist das Stempeln über das Smartphone.
   Ein großer Vorteil ist, dass Mitarbeiter ganz einfach über ihr eigenes Handy und die mobile App von Shiftbase ihre Arbeitszeiten erfassen können.
   Die gestempelten Stunden werden auch sofort in der App angezeigt, wodurch Mitarbeiter direkt Einsicht in ihre gestempelten Zeiten haben.
   
   

2. Über den Browser
   Das Stempeln über den Browser funktioniert nahezu genauso wie über die mobile App.
   Der einzige Unterschied: Auf dem Browser ist die Übersicht über die erfassten Daten etwas größer, was für Mitarbeiter hilfreich sein kann.
   Wichtig: Wenn in deinem Unternehmen nur ein Computer zur Verfügung steht, an dem sich alle Mitarbeiter ein- und ausstempeln müssen, kann es zu Warteschlangen kommen, wenn mehrere Personen gleichzeitig stempeln möchten.
   In diesem Fall wäre Option a) (Mobile App) die geeignetere Lösung.
   
   

3. Kiosk
   (Premium) Ein Kiosk ist eine spezielle Website, die du in Shiftbase einrichten kannst. Über diese Seite können Mitarbeiter ihren Namen auswählen und sich mit einem eigenen Code ein- oder ausstempeln. Diese Kiosk-Seite wird in der Regel auf einem Tablet oder einem festen PC angezeigt, an dem die Mitarbeiter vorbeikommen, wenn sie das Gebäude betreten oder verlassen.
   Der Kiosk ist besonders praktisch, wenn auf der Arbeitsfläche keine Handys oder Computer erlaubt oder verfügbar sind oder es mehrere Eingänge gibt – in diesem Fall kannst du die Kiosk-Seite auf mehreren Geräten gleichzeitig öffnen. Ein weiterer Vorteil: Mitarbeiter können mit dieser Methode nicht von zu Hause oder außerhalb des Unternehmens stempeln.
   Wichtig: Wenn viele Mitarbeiter gleichzeitig mit der Arbeit beginnen, kann es auch hier zu Warteschlangen kommen, weil alle zur gleichen Zeit stempeln möchten. Auch in diesem Fall solltest du abwägen, ob das Stempeln per App nicht doch geeigneter ist.

3. Hilfreiche Tipps

Wenn du dich für eine Stempelmethode oder mehrere entschieden hast, gibt es noch eine praktische Einstellung, die du dir ansehen solltest. Diese Einstellung macht den Prozess reibungsloser und stellt sicher, dass Mitarbeiter keine falschen Aktionen beim Ein- oder Ausstempeln durchführen können.

Wenn du das Stempeln aktivierst, hast du die Möglichkeit, das Stempeln über die Website oder die mobile App zu deaktivieren – das geschieht über die Zugriffsrechte. So stellst du sicher, dass deine Mitarbeiter ausschließlich über die von dir gewählte Methode ein- und ausstempeln können.
So gehst du vor:

1. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Sicherheit“.

3. Wähle unter Berechtigungen den Tab “Arbeitszeitprotokoll”.

4. Überprüfe folgende Zugriffsrechte: „Eigene Zeit stempeln“:
   Der Benutzer darf seine eigene Zeit über die Desktop-Oberfläche erfassen. „Eigene Zeit mit Handy stempeln“:
   Der Benutzer darf seine eigene Zeit über die mobile Website und App erfassen.

5. Ändere diese Rechte je nach Berechtigungsgruppe, falls notwendig.

6. Speichere die Änderungen unten mit einem Klick auf „Speichern“.

Hinweis zur Kiosk-Funktion:
Für den Kiosk gibt es keine Berechtigung, die du über diese Einstellungen steuern kannst. Jedoch kannst du die Berechtigungen für Desktop und mobile App entfernen - dann können die Mitarbeiter nur noch über den Kiosk stempeln.
Standardmäßig ist in deinem Konto kein Kiosk aktiviert. Falls du dich dafür entscheidest, unsere Kiosk-Funktion zu verwenden, kannst du bei der Einrichtung festlegen, welche Teams sich dort ein- und ausstempeln dürfen. Dafür navigierst du zu Einstellungen - Zeiterfassung - Kiosk.

4. Abschluss

Wir haben dir nun die wichtigsten Punkte zur Auswahl einer geeigneten Stempelmethode erklärt.
Jetzt wollen wir dir in der folgenden Anleitung die spezifischen Zeiterfassungseinstellungen, die du für das Stempeln in Shiftbase hinterlegen kannst, vorstellen.

1. Einleitung

Wenn du gerne möchtest, dass Shiftbase die Pausen deiner Mitarbeiter berechnet, hast du verschiedene Möglichkeiten, dies zu konfigurieren. An dieser Stelle möchten wir dir diese aufzeigen, damit du dich für eine passende Einstellung entscheiden kannst.

2. Stempel-Einstellungen verwalten

Du hast deine gewünschte Stempelmethode ausgewählt und möchtest nun die Einstellungen verwalten. Mit den Stempel-Einstellungen kannst du z. B. dafür sorgen, dass Zeiten automatisch gerundet werden oder dass Mitarbeiter per Smartphone nur an ihrem Standort stempeln dürfen.

Los geht’s;

1. Öffne deinen Shiftbase-Account.

2. Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol.

3. Klicke in der linken Spalte auf „Zeiterfassung“.

4. Wähle im Dropdown-Menü den Reiter „Allgemein“.

Wenn du den Schieberegler bei „Dienstplan ins Arbeitszeitprotokoll kopieren“ deaktivierst, verhinderst du doppelte Einträge in der Stundenregistrierung. Das bedeutet aber auch: Wenn Mitarbeiter nicht stempeln, werden keine Arbeitsstunden erfasst.
Wichtig: Kommuniziere das klar an deine Mitarbeiter!

Klicke jetzt links auf „Stempeln“, um mit den konkreten Einstellungen fortzufahren.
Wir erklären dir jetzt, wie du dafür sorgst, dass Zeiten korrekt gerundet und erfasst werden.

Die vier wichtigsten Grundeinstellungen:

1. Beim Einstempeln runden
   Wenn Mitarbeiter einstempeln, möchten viele Unternehmen gerundete Zeiten sehen.
   In Shiftbase kannst du Stempelzeiten auf- oder abrunden oder auf die nächstgelegene Intervallzeit setzen. Wenn du keine Rundung möchtest, stelle die Option auf „Keine“.
   
   Beispiel:
   Geplante Startzeit laut Dienstplan: 09:00 Uhr.
   Rundung steht auf „Aufrunden“.
   Mitarbeiter stempelt ein um 09:07 Uhr.
   → Die Zeit wird auf das nächste Viertelstundensegment gerundet: 09:15 Uhr.
   
   Möchtest du nicht auf 15 Minuten runden?
   Dann kannst du das Intervall ändern: Klicke links auf „Allgemein“ und ändere das Intervall von 15 Minuten auf z. B. 30 Minuten.
   → In dem Beispiel würde dann auf 09:30 Uhr gerundet.
   
   

2. Beim Ausstempeln runden
   Gleiche Logik wie beim Einstempeln.
   Auch hier kannst du Aufrunden / Abrunden / Nächstgelegene Zeit oder Keine Rundung wählen.
   
   Beispiel:
   Geplante Endzeit: 17:00 Uhr.
   Rundung steht auf „Zum Nächsten Zeitwert“.
   Mitarbeiter stempelt aus um 16:53 Uhr.
   
   → Das System rundet auf 17:00 Uhr (wendet mathematisch korrektes Runden an).
   Auch hier kannst du das Intervall bei Bedarf anpassen, wie beim Einstempeln beschrieben.
   
   

3. Verwende die geplante Startzeit für die Arbeitszeiterfassung
   Diese Einstellung verhindert, dass Mitarbeitende vor ihrer geplanten Schicht bereits Zeit erfassen. Die Startzeit wird aus dem Dienstplan übernommen.
   
   Beispiel:
   Toleranz: 1 Stunde.
   Dienstplan: Startzeit 09:00 Uhr.
   Mitarbeiter stempelt ein um 08:30 Uhr.
   
   → System übernimmt 09:00 Uhr als Startzeit.
   Möchtest du, dass frühere Stempelzeiten berücksichtigt werden, kannst du den Zeitrahmen anpassen.
   Wichtig: Dies ist keine Rundung, sondern eine Dienstplanübernahme.
   
   

4. Verwende die geplante Endzeit für Arbeitszeiterfassung
   Diese Einstellung verhindert, dass Mitarbeitende durch spätes Ausstempeln Überstunden ansammeln.
   Die Endzeit wird ebenfalls aus dem Dienstplan übernommen.
   
   Beispiel:
   Toleranz: 15 Minuten.
   Dienstende laut Dienstplan: 17:00 Uhr.
   Mitarbeiter stempelt aus um 17:10 Uhr.
   
   → Das System übernimmt 17:00 Uhr als Endzeit, da innerhalb der Toleranz.
   
   Weitere nützliche Einstellungen:

5. Rundung der Zeit zwischen geteilten Schichten
   Wenn Mitarbeiter mehrere Dienste hintereinander an einem Tag haben,
   kannst du auch die Zeit zwischen den Schichten runden lassen – z. B. auf- oder abrunden oder auf die nächstgelegene Zeit.
   
   

6. Automatische Genehmigung der erfassten Zeiten
   
   Möchtest du trotzdem Arbeitsstunden automatisch anstatt manuell genehmigen, kannst du dies auf „Immer“ umstellen. Dann brauchst du keine Arbeitsstunden mehr manuell zu genehmigen. Eine Zwischenstufe wäre die Option „Bei Übereinstimmung mit dem Dienstplan“. Dies bedeutet, dass exakt dem Dienstplan entsprechende Stempelzeiten automatisch genehmigt werden.
   
   

7. Ausstempeln nach
   Wenn Mitarbeiter vergessen auszustempeln, kann das System dies nach einer bestimmten Dauer automatisch übernehmen.
   
   Beispiel:
   Einstempelzeit: 12:00 Uhr.
   Automatisches Ausstempeln nach: 14 Stunden.
   
   → System stempelt um 02:00 Uhr nachts automatisch aus.
   Die Endzeit wird dann gleich der Startzeit übernommen, und du erhältst eine Benachrichtigung, damit du die Zeit manuell korrigieren kannst.
   
   

8. Gestempelte Dienste teilen
   Wenn ein Mitarbeitender mehrmals täglich stempelt, wird normalerweise für jede Aktion eine neue Arbeitsstundenzeile erstellt. Möchtest du lieber eine zusammenhängende Zeile, kannst du
   z. B. einstellen:
   → 1 Stunde Toleranz zwischen Stempelungen.
   → Folgeaktionen innerhalb dieser Stunde werden in dieselbe Zeile geschrieben.
   
   

9. Erlaube Einstempeln ohne Dienstplan
   Wir empfehlen, diese Funktion immer aktiviert zu lassen. So können Mitarbeiter auch ohne eingetragene Schicht im Dienstplan direkt stempeln, z. B. wenn jemand spontan einspringen muss.

Tipp: Du hast übrigens die Möglichkeit, für jede Abteilung unterschiedliche Einstellungen durchzuführen. Klicke einfach auf „+ Variation hinzufügen“ und wähle die Abteilung aus, für welche du die Einstellungen definieren möchtest.

3. Stempelgrenzen einstellen

(Premium) Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur am Unternehmensstandort einstempeln können, gibt es in Shiftbase sogenannte Stempelgrenzen. Mit dieser Einstellung kannst du verhindern, dass Mitarbeitende sich von zu Hause aus einstempeln.

Es stehen dir dafür zwei Optionen zur Verfügung

• Stempeln basierend auf einer verbundenen IP-Adresse

• Stempeln basierend auf GPS-Standort

Stempeln per IP-Adresse – so richtest du es ein:

1. Klicke in der linken Spalte auf „Stempelgrenzen“.

2. Klicke rechts auf den blauen Button „+ IP-Adresse“.

Das System übernimmt automatisch die aktuelle IP-Adresse, mit der du gerade verbunden bist. Stelle sicher, dass dies auch die IP-Adresse ist, mit der sich deine Mitarbeiter verbinden werden.

Du kannst auch mehrere IP-Adressen hinzufügen – das ist besonders nützlich, wenn du ein großes Gebäude mit mehreren WLAN-Netzen hast oder mehrere Standorte betreibst.

Wichtig: Fällt z. B. der Strom aus oder funktioniert der Router nicht, ist kein Stempeln mehr möglich, da dies nur mit einer aktiven Verbindung zur hinterlegten IP-Adresse funktioniert.
Es ist außerdem ratsam zu prüfen, ob sich deine IP-Adresse regelmäßig automatisch ändert (z. B. stündlich). Wenn ja, musst du die Adresse ständig in Shiftbase aktualisieren
– oder du entscheidest dich dafür, dass dein Router eine feste IP-Adresse beibehält.

Stempeln per GPS – so richtest du es ein:

1. Klicke in der linken Spalte auf „Stempelgrenzen“.

2. Scrolle nach unten, bis du die Karte siehst.

3. Gib oben die Adresse ein, an der die Mitarbeiter stempeln sollen. 
   Es erscheint ein Kreis auf der Karte. Innerhalb dieses Kreises können sich die Mitarbeitenden nun einstempeln.
   Hinweis: GPS kann eine Ungenauigkeit von bis zu 40 Metern haben.
   Du kannst den Kreis daher verschieben, vergrößern oder verkleinern, je nach Bedarf. Wenn du mehrere Standorte hast, kannst du auch mehrere Kreise anlegen. Mitarbeiter können dann innerhalb jedes dieser Bereiche ein- und ausstempeln.

4. Abschluss

Du hast nun alle wichtigen Einstellungen zur Zeiterfassung kennen gelernt. Als letzte Anleitung dieses Kapitels wollen wir dir noch zeigen, welche Möglichkeiten zur Pausenberechnung du in Shiftbase hast.

1. Einleitung

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du mit dem Stempeln in deinem Shiftbase-Account umgehst. Wir geben dir einen kurzen Einblick, wie du die Einstellungen dafür am besten vornimmst. Außerdem geben wir dir ein Beispiel dafür, wie das Stempeln in der Praxis aussieht und wie du gestempelte Zeiten korrekt bearbeitest.

Es ist wichtig, dass du das Stempeln im System richtig einrichtest,
denn am Monatsende möchtest du deinen Mitarbeitenden natürlich die korrekten Stunden auszahlen. Wenn die Einstellungen nicht stimmen, kann es passieren, dass Arbeitsstunden nicht korrekt erfasst werden oder es zu einem hohen manuellen Aufwand kommt.

2. Pausenberechnung einstellen

Für die Pausenberechnung gibt es in Shiftbase verschiedene Einstellungen,
mit denen sichergestellt wird, dass die korrekte Pausenzeit mit den gestempelten Arbeitszeiten der Mitarbeiter abgeglichen wird.
Wähle zunächst die gewünschte Pausenberechnungsmethode – dir stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Keine: Es erfolgt keine automatische Pausenberechnung, die Pause muss manuell eingetragen werden.
   
   

2. Automatisch: Wenn die gestempelten Zeiten mit dem Dienstplan übereinstimmen, wird die Pause aus dem Dienstplan übernommen.
   
   

3. Vom Dienstplan kopieren: Die Pause aus dem Dienstplan wird standardmäßig in der Stundenregistrierung übernommen – unabhängig von der tatsächlichen Stempelung.
   
   

4. Vom Dienstplan kopieren, außer wenn mehr gestempelt wurde: Wenn mehr Pause gestempelt wurde als laut Dienstplan vorgesehen, wird die gestempelte Pausenzeit verwendet.
   
   

5. Immer Pausenregeln anwenden: Die in Shiftbase definierten Pausenregeln werden immer angewendet, um die Pausen automatisch zu berechnen und zu registrieren.
   
   

6. Pausenregeln, außer wenn mehr gestempelt wurde: Wenn die gestempelte Pause länger ist als die berechnete Pause laut Pausenregeln, wird die gestempelte Pausenzeit übernommen.
   
   

7. Gestempelt: Mitarbeiter müssen ihre Pausen aktiv durch Ein- und Ausstempeln erfassen.
   Die gestempelte Pause wird von der Gesamtarbeitszeit abgezogen.

Wichtiger Hinweis bei gestempelten Pausen (Option g):
Wenn du dich dafür entscheidest, Pausen zu stempeln, ist es wichtig, dass
die Mitarbeiter durch Aus- und Wiedereinstempeln ihre Pause registrieren. Achte darauf, dass du die Einstellung „Gestempelte Dienste teilen“ entsprechend anpasst, damit die Pause korrekt in der zugehörigen Arbeitszeile erfasst wird. Zudem hast du bei der Stempelfunktion die Möglichkeit, Pausenzeiten zu runden. Diese Einstellung kannst du über die dafür vorgesehenen Felder definieren.

3. Pausenregeln definieren

Pausenregeln stellen sicher, dass Mitarbeitern immer die von dir bestimmte Pause abgezogen wird. Die Pausenzeit hängt von der Länge der Arbeitszeit ab. Du stellst sie wie folgt ein:

1. Navigiere in die Einstellungen - Zeiterfassung - Pausenregeln.

2. Beim Regel-Typ kannst du einstellen, ob deine Pausenregeln auf Folgendem basieren sollen: Dauer der Schicht: Basierend auf der Anzahl der gearbeiteten Stunden wird automatisch eine Pause mit der Schicht verknüpft. Zeit des Tages: Basierend auf festen Uhrzeiten werden Pausen automatisch den Schichten zugeordnet.

3. Klicke auf „+Neue Pausenregel hinzufügen“.

Basierend auf der Dauer der Schicht:
Von hier aus können die minimalen und maximalen Arbeitsstunden mit den entsprechenden Pausen eingegeben werden. Diese Pausen werden von der Gesamtzahl der erfassten Stunden abgezogen. Der Mitarbeiter ist für diese Zeit verantwortlich. Diese Pausenregeln können für jeden Wochentag festgelegt werden.

Beispiel:

Wenn zwischen 5 Stunden und 8 Stunden gearbeitet wurde, wird eine 30-minütige Pause von der Schicht abgezogen. Wenn ein Mitarbeiter zwischen 8 Stunden und 23 Stunden gearbeitet hat, wird eine Pause von 60 Minuten von der Schicht abgezogen. Wenn ein Mitarbeiter weniger als 5 Stunden arbeitet, wird keine Pause für seine Arbeitsstunden berechnet.

Basierend auf der Zeit des Tages:
Von hier aus können die festen Zeiten für Pausen mit den entsprechenden Pausenregeln eingegeben werden. Diese Pausen werden von der Gesamtzahl der erfassten Stunden abgezogen. Der Mitarbeiter ist für diese Zeit verantwortlich. Diese Pausenregeln können für jeden Wochentag festgelegt werden.

Du kannst die Einstellung Dynamisch verwenden, wenn die tatsächliche Pausenzeit kürzer ist als die angegebene Pausenzeit. Die tatsächlich genommene Pausenzeit wird dann verwendet.

Beispiel:

Hier werden Pausen zu festen Zeiten berechnet, wobei die Länge jeder Pause festgelegt ist. Mitarbeiter erhalten diese Pausen automatisch registriert, abhängig von ihrer Arbeitszeit. In diesem Beispiel wird einem Mitarbeiter, der um 08:00 Uhr beginnt und um 17:00 Uhr endet, eine Pause von 60 Minuten registriert. Wenn ein Mitarbeiter um 08:00 Uhr beginnt und um 12:40 Uhr endet, wird in diesem Beispiel nur die erste 15-minütige Pause erfasst. Wenn die Pausenzeit kürzer ist als die volle Pausenzeit (in diesem Fall 30 Minuten), wird sie nicht erfasst.

4. Abschluss

Jetzt hast du einen Überblick über die Möglichkeiten zur Pausenberechnung in Shiftbase. Wenn du hierzu noch Fragen hast, melde dich immer gerne bei unserem Support-Team.

1. Einleitung

Nachdem wir die Verträge der Mitarbeiter aufgesetzt und somit auch die Basis für die Plus-Minus-Berechnung gelegt haben, wollen wir dir in dieser Anleitung erklären, wie das Plus-Minus-Konto in Shiftbase funktioniert. Dies kann je nach Vertragsart Festanstellung oder Minijob variieren, deshalb wollen wir dir die Unterschiede anhand von Beispielen verdeutlichen.
Außerdem zeigen wir dir, wie du Korrekturen und Auszahlungen in den Plus-Minus-Konten deiner Mitarbeiter ausführen kannst.

2. Plus-Minus-Konto eines Festangestellten

Die Arbeitszeiten können von Zeit zu Zeit variieren. Für Mitarbeiter mit einem unbefristeten Arbeitsvertrag bedeutet dies, dass sogenannte Plus-Minus-Stunden erfasst werden müssen. Wenn mehr Stunden gearbeitet werden als im Vertrag angegeben, werden diese als Plusstunden bezeichnet. Wenn weniger Stunden als die vertraglichen Stunden gearbeitet werden, dann spricht man von Minusstunden. Die Plus-Minus-Stunden in Shiftbase werden automatisch berechnet und übersichtlich dargestellt.
Um eine Übersicht über die Plus-Minus-Stunden pro Mitarbeiter zu erhalten:

1. Gehe auf den Reiter Mitarbeiter. 

2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, von dem du die Stunden sehen möchtest.

3. Klicke dann auf den Reiter Plus-Minus.

1. Startbilanz: Dies ist die Anzahl der Plus-Minus-Stunden zu Beginn des ausgewählten Jahres, die automatisch aus dem Vorjahr übertragen werden.

2. Plus-Minus-Periode: Hier findest du die Summe an Plus-Minus-Stunden, die seit Beginn des Jahres in das Plus-Minus-Konto geflossen sind.

3. Plus-Minus letzten Woche: Hier stehen die Plus-Minus-Stunden zu Beginn der aktuellen Woche, was bedeutet, der Stand am Sonntag vor Wochenbeginn.

In der Übersicht kannst du die Plus-Minus-Stunden pro Woche sehen. Um eine detailliertere Ansicht davon zu bekommen, klicke auf den Pfeil auf der linken Seite, dann kannst du die Plus-Minus-Stunden pro Tag sehen.

3. Plus-Minus-Korrekturen und Auszahlungen

Über diese Korrekturen kannst Du Stunden hinzufügen oder abziehen. 
Um eine Korrektur vorzunehmen: 

1. Gehe auf den Reiter Plus-Minus für den gewünschten Mitarbeiter. 

2. Als Nächstes klickst du auf die Schaltfläche + Korrektur hinzufügen unterhalb der Plus Minus Stunden Liste.

1. Datum: Das Datum, an dem die Korrektur stattfinden soll. Dieses Datum muss innerhalb des Vertrags des Mitarbeiters liegen, der Plus-Minus-Stunden unterstützt. Zudem kannst du NICHT in die Zukunft korrigieren, sondern immer nur bis einschließlich heute.
   
   

2. Saldo am gewählten Datum: Betrag des Plus-Minus-Saldos am ausgewählten Datum.
   
   

3. Korrektur: Die Anzahl der Stunden, die addiert oder subtrahiert werden sollen. Achtung: Bei einer negativen Korrektur muss ein Minuszeichen vor die Saldoänderung gesetzt werden.
   
   

4. Aktion: Korrektur Überstunden: Diese Option führt die gewünschte Korrektur durch. Auszahlung: Mit dieser Option wird die Korrektur bei der Auszahlung berücksichtigt. Bitte achte darauf, bei einer Korrektur eines Minijobbers, immer diese Aktion auszuwählen. 
   Auszahlungsdatum: Das Datum, an dem die Korrektur ausgezahlt werden soll. Verschieben nach: Verschiebt den Plus-Minus-Saldo in einen Urlaubssaldo.
   
   

5. Anmerkung: Füge bei Bedarf eine Notiz hinzu. Wir empfehlen, dies zu tun, um einen besseren Überblick über die ausgeführten Korrekturen zu erhalten.

5. Abschluss

Jetzt hast du einen Überblick über die Plus-Minus-Konten in Shiftbase. Zuletzt wollen wir noch auf eine Einstellung eingehen, die man je nach Vertragsart bestimmen kann – Gesetzliche Feiertage. Wie du diese im System einfügst, erklären wir dir in der letzten Anleitung dieses Kapitels.

1. Einleitung

Jeder Mitarbeiter ist mal im Urlaub, krank oder aus anderen Gründen abwesend. Natürlich möchtest du diese Abwesenheiten korrekt in Shiftbase erfassen. Damit dir das gelingt, zeigen wir dir heute die standardmäßigen Abwesenheitseinstellungen und wie man Abwesenheiten hinzufügt sowie genehmigt oder ablehnt.

2. Abwesenheitsrichtlinien

Die Abwesenheitsrichtlinie ist in Shiftbase mit deinen Verträgen verknüpft. Standardmäßig gibt es eine Richtlinie für Stundenverträge und eine für Festanstellungsverträge. Die Stundenvertrag-Abwesenheitsrichtlinie ist dem Stundenvertrag zugeordnet, die Festanstellungs-Abwesenheitsrichtlinie ist dem Festanstellungsvertrag zugeordnet. (Premium) Du kannst auch neue Abwesenheitsrichtlinien erstellen und diese zum Beispiel auch an neue Vertragsarten koppeln, die du erstellt hast.

Innerhalb einer Richtlinie kannst du eine Reihe wichtiger Einstellungen vornehmen:

1. Name: Der Name der Abwesenheitsrichtlinie.

2. Beschreibung: Die Beschreibung der Abwesenheitsrichtlinie.

3. Abwesenheitsbilanz Aufbau: Du hast 3 Optionen, um zu entscheiden, ob der Abwesenheitsbilanz Aufbau auf Vertragsstunden oder geleisteten Stunden basieren soll, oder kein automatischer Aufbau angewandt werden soll.

4. Abwesenheit an Feiertagen:  Du kannst festlegen, welche Art von Abwesenheit beim Hinzufügen von Feiertagen automatisch registriert werden soll.

Bei der Richtlinienkonfiguration kannst du entscheiden, welche Abwesenheitsarten Teil der Abwesenheitsrichtlinie sein sollen. Du kannst zum Beispiel die Abwesenheitsarten deaktivieren, die für diese bestimmte Abwesenheitsrichtlinie nicht erforderlich sind.

Um eine Abwesenheitsart zu deiner Abwesenheitsrichtlinie hinzuzufügen, klicke auf den Schalter vor dem Namen der Abwesenheitsart.

Wenn du einige der ausgewählten Abwesenheitsarten in Bezug auf die verknüpfte Abwesenheitsbilanz oder die Abwesenheitsberechnung bearbeiten möchtest, kannst du dies tun, indem du auf das Bleistiftsymbol neben der Abwesenheitsart klickst. Hier erklären wir dir den Unterschied in der Konfiguration bei Abwesenheiten in Tagen oder in Stunden:

Abwesenheiten in Tagen

1. Bilanz(en): Hier kannst du deine Abwesenheitsbilanz auswählen, welche in Tagen berechnet wird.
   
   

2. Automatische Abwesenheitsausfüllung: Wenn du dich für eine automatische Ausfüllung laut Vertrag entscheidest, wird Shiftbase eine Abwesenheit registrieren, wenn ein Mitarbeiter Vertragsstunden an diesem Tag hat. Bei einer automatischen Abwesenheitsausfüllung laut “Eingeteilt”, wird Shiftbase eine Abwesenheit registrieren, wenn der Mitarbeiter an diesem Tag eine Schicht in seinem Dienstplan hat. Mit der letzten Option “Keine” wird nie automatisch eine Abwesenheit registriert.
   
   

3. Umwandlung von Abwesenheit: Hier kannst du auswählen, wie die Stunden automatisch von Shiftbase berechnet werden sollen: basierend auf den Vertragsstunden, dem 13-Wochen-Durchschnitt oder garnicht. Der 13-Wochen-Durchschnitt wandelt die Abwesenheit in einen stündlichen Wert um, indem die Anzahl der abwesenden Tage und die gearbeiteten Tage in den letzten 13-Wochen berücksichtigt werden.

Abwesenheiten in Stunden

1. Bilanz(en): Hier kannst du deine Abwesenheitsbilanz auswählen, welche in Stunden berechnet wird.
   
   

2. Automatische Abwesenheitsausfüllung: Wenn du dich für eine automatische Abwesenheitsausfüllung laut Vertrag entscheidest, wird Shiftbase eine Abwesenheit mit der Anzahl an Vertragsstunden, die dieser Mitarbeiter an diesem Tag hat, registrieren. Bei einer automatischen Abwesenheitsausfüllung laut “Eingeteilt”, wird Shiftbase eine Abwesenheit mit der Anzahl an Dienstplanstunden, die dieser Mitarbeiter an diesem Tag hat, registrieren. Mit der letzten Option “Keine” wird eine Abwesenheit mit null Stunden registriert.

3. Abwesenheitsbilanz bearbeiten

In Shiftbase gibt es standardmäßig immer einen Abwesenheitssaldo. Du hast die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Hier kannst du den Namen und die Standardberechnung für diese Abwesenheitsbilanz angeben. Wenn du auf das Taschenrechnersymbol neben der Standardberechnung klickst, kannst du die Anzahl der Tage als Berechnungsoption auf der Grundlage einer Vollzeitbeschäftigung angeben. Wenn du nun neue Mitarbeiter im System anlegst, wird bei ihnen direkt dieser Urlaubsanspruch hinterlegt.

4. Abschluss

Du hast jetzt alle grundlegenden Informationen zu den Abwesenheitseinstellungen in Shiftbase erhalten. In der folgenden Anleitung wollen wir dir die fortgeschrittenen Einstellungen für Abwesenheitsmanagement zeigen.

1. Einleitung

Nachdem du kennengelernt hast, wie man die Basiseinstellungen für ein erfolgreiches Abwesenheitsmanagement einstellt, wollen wir dir an dieser Stelle die fortgeschritteneren Einstellungen zeigen. Hiermit kannst du dein Abwesenheitsmanagement noch weiter optimieren.

2. Neue Abwesenheitsbilanzen erstellen

(Premium) In Shiftbase gibt es standardmäßig immer einen Abwesenheitssaldo. Du kannst ganz einfach selbst weitere Salden hinzufügen. Dazu klickst du auf die Schaltfläche +Saldo hinzufügen. Wenn du einen neuen Saldo hinzufügst, kannst du zwischen Stunden und Tagen wählen. Wenn die Bilanz-Kalkulation aufgesetzt und gespeichert ist, ist es nicht mehr möglich diese zu ändern.

Nachdem du die Bilanz und den Standardaufbau eingestellt hast, kannst du die Checkbox Standardaufbau für alle Verträge übernehmen, anklicken. Dies wird den Aufbau bei allen existierenden Verträgen anwenden.

3. Neue Abwesenheitsarten erstellen und bearbeiten

(Premium) Standardmäßig haben die Mitarbeiter nur die Möglichkeit, "Urlaub" zu beantragen. Alle anderen Abwesenheitsarten müssen von einem Admin hinzugefügt werden. Du kannst bestehende Abwesenheiten bearbeiten oder auch neue hinzufügen.
Wenn du eine neue Abwesenheitsart hinzufügen möchtest, klicke auf die Schaltfläche + Abwesenheitsart hinzufügen in der oberen rechten Ecke. Du kannst die Abwesenheitsart sofort einer Abwesenheitsrichtlinie zuordnen, wenn du auf Weiter klickst.
Folgende Einstellungen kannst du in einer bestehenden Abwesenheit bearbeiten oder in einer neuen Abwesenheit anlegen:

1. Name: Name der Abwesenheitsart.

2. Symbol: Das Symbol wird mit der Abwesenheitsart angezeigt.

3. Farbe: Farbe der Abwesenheitsart.

4. Zuschlag: Zuschlagsprozentsatz, mit dem die Abwesenheit erfasst werden soll.

5. Reihenfolge: Reihenfolge, in der die Abwesenheitsarten angezeigt werden sollen.

6. Zeitberechnung deaktivieren: Für diesen Typ werden keine Stunden berechnet, wie z.B. Urlaubsrückstände, Wartestunden und Plus/Minus-Stunden.

7. Baut Urlaubssaldo auf: Urlaubsstunden werden während der Abwesenheit angesammelt.

8. Unbefristete Abwesenheit zulassen: Die Abwesenheit kann ohne festgelegtes Enddatum gespeichert werden. Das ist besonders praktisch bei Krankmeldungen.
   Dieser Typ wird eingestellt in: Hier kannst du auswählen, ob die Abwesenheitsart in Stunden oder Tagen abgebildet werden soll. Dies kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.

9. Unterstützt Wartestunden: Wenn eine Abwesenheit dieses Typs beantragt wird, können Wartestunden angegeben werden. Dies ist vor allem bei niederländischen Verträgen benötigt.

10. Muss gerechnet werden als: Hier kannst du zwischen Abwesenheit und Fehlzeit wählen.

11. Kann beantragt werden von: Hier kannst du angeben, welche Berechtigungsgruppen diese Art von Urlaub beantragen können.

12. Bestehende Schichten: Hier kannst du entscheiden, was mit den Schichten geschehen soll, die aufgrund der genehmigten Abwesenheit storniert werden. Du kannst die folgenden Optionen auswählen: Aus dem Dienstplan löschen: Du entfernst die Schichten, die im Zeitraum der Abwesenheit geplant sind. Im Dienstplan stehen lassen: Du belässt die bereits geplanten Schichten bei dem ausgewählten Mitarbeiter. Nach offene Schichten verschieben: Ermöglicht es dir, die bereits eingeplanten Schichten in offene Schichten umzuwandeln.

4. Abwesenheitslimitierungen

(Premium) Hier kannst du Einschränkungen erstellen, bearbeiten oder löschen und die Abwesenheitsanträge der Mitarbeiter in bestimmten Zeiträumen begrenzen. Wenn du z. B. eine Abwesenheitsbeschränkung für Urlaub in einem bestimmten Zeitraum (z. B. Weihnachtsferien) einrichtest, kann ein Mitarbeiter diese Abwesenheitsart nicht mehr beantragen, wenn die festgelegte Anzahl von Anträgen bereits erfüllt ist.
Du kannst eine Höchstzahl von Abwesenheiten pro Zeitraum festlegen, die nach Art und Abteilung spezifiziert wird, sodass du die vollständige Kontrolle über deine Abwesenheitsanträge hast.

Du kannst eine Abwesenheitsbeschränkung hinzufügen, indem du auf die Schaltfläche +Einschränkung hinzufügen klickst. Daraufhin wird dir das folgende Fenster angezeigt.

1. Name: Hier kannst du einen Namen für die Einschränkung hinzufügen.

2. Zeitraum: Hier legst du den Zeitraum für die Einschränkung fest.

3. Abwesenheitstyp: Hier wählst du die zutreffenden Abwesenheitsarten für die Einschränkung aus.

4. Abteilungen: Hier wählst du die zutreffenden Abteilungen für die Einschränkung aus.

5. Erlaubte Abwesenheiten: Hier legst du einen Wert für die maximal zulässige Anzahl von Abwesenheitsanträgen fest.

5. Abschluss

Jetzt hast du die wichtigsten Einstellungen für dein Abwesenheitsmanagement getroffen. In der nächsten Anleitung wollen wir dir beibringen, wie du Abwesenheiten in Shiftbase pflegen kannst.

1. Einleitung

Neben der Dienstplanung ist es wichtig, Aufzeichnungen darüberzuführen, wann deine Mitarbeiter im Urlaub oder krank sind. Diese Aufzeichnungen sind unerlässlich, um jederzeit einen klaren Überblick im Dienstplan darüber zu haben, wer anwesend ist und wer nicht. Zudem ist dies wichtig für die Stundenabrechnung von Mitarbeitern.

2. Abwesenheiten hinzufügen

Um eine Abwesenheit für deine Mitarbeiter hinzuzufügen, gehst du folgendermaßen vor:

1. Klicke oben auf Mitarbeiter.

2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, für den du eine Abwesenheit erfassen möchtest.

3. Klicke oben auf den Reiter „Abwesenheit“.

4. Klicke auf den blauen Button „Abwesenheit hinzufügen“.

5. Wähle den Abwesenheitstyp, z. B. Urlaub oder Krank.

6. Wähle den Zeitraum aus.
   
   

7. Du kannst nun für den gesamten Zeitraum selbst bestimmen, wie viele Tage oder Stunden der Mitarbeiter abwesend ist. Standardmäßig wird dies automatisch auf Grundlage des Arbeitsvertrags, des Dienstplans der Person oder des 13-Wochen-Durchschnitts ausgefüllt.
   Bei einer Abwesenheit in Tagen kannst du auch einen halben Tag auswählen, indem du „Halbtags von“ oder „Halbtags bis“ auswählst. Dann kannst du angeben, ab wann jemand abwesend ist und ein halber Tag mit der halben Stundenzahl wird gewertet.
   Du hast außerdem bei einer Abwesenheit in Stunden Möglichkeit, das Auswahlkästchen „Stundenweise“ zu aktivieren. Wenn du dies ausgewählt hast, gibst du anschließend an, ab wann jemand abwesend ist, und im danebenstehenden Feld, wie viele Stunden die Person ab dem Startzeitpunkt abwesend ist.
   
   
   
   

8. Wenn du die Abwesenheit für den Mitarbeiter einträgst, steht der Genehmigungsstatus standardmäßig bereits auf „Genehmigt“. Du kannst diesen Status jedoch bei Bedarf noch ändern.
   
   

9. Bestehende Schichten – hier kannst du angeben, was mit den bereits eingeplanten Schichten des Mitarbeiters geschehen soll, wenn er bereits im Dienstplan eingetragen war.
   Du hast folgende Optionen: Aus dem Dienstplan löschen → Nach dem Speichern der Abwesenheit werden die Dienste aus dem Dienstplan gelöscht. Im Dienstplan stehen lassen → Die Schichten während der Abwesenheit bleiben im Dienstplan sichtbar. Du kannst sie selbstverständlich weiterhin manuell verschieben oder löschen. Nach offene Schichten verschieben → Die Dienste werden von dem Namen der Mitarbeiters entfernt und in die Kategorie „Offene Schichten“ verschoben.
   Achtung: Wenn du diese Option wählst, musst du andere Mitarbeiter dazu einladen, diese Schichten zu übernehmen.
   
   

10. Klicke auf den blauen Button „Hinzufügen“, um die Abwesenheit abschließend zu erfassen.
    
    

11. Klicke anschließend oben in Shiftbase auf Dienstplan – hier kannst du die geplante Abwesenheit nun ebenfalls einsehen.

Zusätzlicher Tipp: Du kannst Abwesenheiten auch direkt aus dem Dienstplan heraus hinzufügen. Das ist besonders praktisch, wenn du nicht alle Abwesenheitsinformationen des Mitarbeiters einsehen möchtest. Gehe dafür wie folgt vor:

1. Klicke im Dienstplan oben rechts auf die Schaltfläche „Aktionen“.

2. Wähle „Abwesenheit hinzufügen“.

3. Wähle den Mitarbeiter aus, für den du eine Abwesenheit erfassen möchtest.

4. Wähle den Abwesenheitstyp, z. B. Urlaub oder Krank.

5. Wähle den Zeitraum aus.

3. Abwesenheiten bearbeiten

Du hast auch die Möglichkeit, Abwesenheiten zu bearbeiten – das geht ganz einfach direkt im Dienstplan. Klicke dazu im Dienstplan auf eine geplante Abwesenheit. Es öffnet sich das Abwesenheitsfenster, in dem du die gewünschten Änderungen vornehmen kannst.

Möchtest du zusätzlich zur Abwesenheitsregistrierung noch weitere Informationen einsehen? Dann kannst du auch die folgenden Schritte nutzen:

1. Klicke oben auf Mitarbeiter.

2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters, dessen Abwesenheit du bearbeiten möchtest.

3. Klicke oben auf den Reiter „Abwesenheit“.

4. Unter dem Kalender kannst du zwischen drei Reiter wechseln: „Anfragen“, „Kontrolliert“ und „Vergangene“. In jedem dieser Reiter kannst du Abwesenheiten einsehen und über das Stift-Symbol Änderungen an den Einträgen vornehmen. 

4. Abwesenheitsanfrage durch einen Mitarbeiter bearbeiten

Mitarbeiter können auch selbst einen Urlaubsantrag stellen. Wenn sie dies tun, erhält eine Führungskraft oder Administrator eine Benachrichtigung per E-Mail. Innerhalb von Shiftbase erscheint zudem oben rechts bei deinem Profilbild ein Benachrichtigungssymbol.
Anträge kannst du auf folgende Weise genehmigen:

1. Klicke auf dein Profilbild.

2. Klicke auf „Anfragen“.

3. Klicke auf den jeweiligen Antrag.
    
   
   

4. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem du den Antrag unten genehmigen oder ablehnen kannst.

5. Optional kannst du den Abwesenheitsantrag auch oben rechts bearbeiten – klicke dafür auf das Stift-Symbol.

5. Abschluss

Du hast nun gelernt, wie du in Shiftbase Abwesenheiten erfassen, bestehende Einträge bearbeiten und mit vorhandenen Schichten im Dienstplan umgehen kannst.
Hast du noch Fragen oder spezielle Anmerkungen? Dann zögere nicht, dich an unser Support-Team zu wenden.

1. Einleitung

In Shiftbase spielen Statistiken eine wichtige Rolle. Sie helfen Unternehmen dabei, wertvolle Einblicke zu gewinnen, Leistungen zu überwachen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Mit den richtigen Statistiken kannst du Trends erkennen, Abweichungen identifizieren und rechtzeitig gegensteuern.
Egal, ob es um die Analyse von Mitarbeiterfluktuation, Urlaubsverwaltung oder Produktivität geht – Statistiken sind unerlässlich für eine effiziente Unternehmensführung.

In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du Daten aus dem System abrufst, Statistiken planen kannst und wie du deine Lieblings-Statistiken als Favoriten markierst.
So nutzt du das volle Potenzial der Statistikfunktion Shiftbase.

2. Statistiken generieren und exportieren

Hier eine Anleitung zur Erstellung von Statistiken:

1. Klicke auf „Statistiken“.

2. Klicke auf der linken Seite auf eine Kategorie, z. B. „Arbeitszeitprotokoll“.

3. Wähle im Dropdown-Menü die Statistik aus, die du erstellen möchtest, z. B. „Gesamtübersicht Arbeitszeitprotokolle“.

4. Setze die richtigen Einstellungen: Zeitraum – Wähle hier den gewünschten Zeitraum für deine Statistik aus. Team – Um nach bestimmten Teams zu filtern (es können auch mehrere Teams aus verschiedenen Abteilungen ausgewählt werden). Mitarbeiter – Hier kannst du optional die Daten nur für eine bestimmte Person abrufen. Vertragsabteilung – Filtert nach der Abteilung, die im Vertrag des Mitarbeiters in Shiftbase steht. Vertragsart – Filtert nach deinen definierten Vertragstypen in Shiftbase.

5. Spalten ein-/ausblenden: Du kannst selbst bestimmen, welche Spalten angezeigt werden sollen. Wir empfehlen, alle überflüssigen Spalten abzuwählen, da Spalten, die du nicht brauchst, nur Unübersichtlichkeit in der Statistik verursachen.

6. Klicke auf „Statistik ausführen“. 

7. Es erscheint nun ein Feld, in dem du wählen kannst, ob du die Statistik direkt in Shiftbase ansehen oder als CSV- oder Excel-Datei herunterladen möchtest.

3. Statistiken als Favoriten speichern und planen

(Premium) Wenn du die Statistik gefunden hast, die perfekt zu deinen Anforderungen passt, kannst du sie als Favorit markieren oder sogar einplanen, sodass du sie später nur noch als CSV- oder Excel-Datei herunterladen musst.

Wir beginnen mit dem Markieren als Favorit – das machst du folgendermaßen:

1. Erstelle die Statistik, die du als Favorit speichern möchtest.

2. Klicke auf die drei Punkte am Ende der Statistikzeile.
   
   
   
   

3. Klicke auf „Als Favorit speichern“.

4. Gib deiner bevorzugten Statistik einen Namen.

Deine favorisierten Statistiken findest du in der linken Spalte – sie sind leicht am Sternsymbol zu erkennen.

Du kannst eine Statistik auch einplanen. So funktioniert es:

1. Erstelle die Statistik, die du einplanen möchtest.

2. Klicke auf die drei Punkte am Ende der Statistik-Zeile.
   
   
   
   

3. Klicke auf „Statistik planen“.

4. Fülle das angezeigte Fenster entsprechend aus.

Wichtig: Geplante Statistiken werden automatisch erstellt, allerdings musst du sie manuell aus Shiftbase herunterladen.

Du findest die geplanten Statistiken folgendermaßen:

1. Klicke auf Statistiken.

2. Klicke in der linken Spalte auf „Geplante Statistiken“.

3. Klicke bei der gewünschten Statistik auf „Anzeigen“.

Nun befindest du dich an der richtigen Stelle, um die Statistik herunterzuladen oder sie ggf. mit ein paar Anpassungen erneut zu erstellen.

4. Häufig verwendete Statistiken

Wir haben hier auch einige hilfreiche Statistiken für dich zusammengestellt – das sind Statistiken, die häufig verwendet werden und besonders bei einer ersten Lohnabrechnung sehr nützlich sein können:

• Zeitraumübersicht

• Gesamtübersicht Arbeitszeitprotokolle

• Detaillierte Übersicht Arbeitszeitprotokolle

• Mitarbeiter Plus-Minus

• Abwesenheit → Anfragen

• Abwesenheit → Details zur Bilan

• Lohnabrechnung

Natürlich stehen noch viele weitere Statistiken zur Verfügung, mit denen du gezielt bestimmte Daten abrufen kannst. Nimm dir ruhig etwas Zeit, um diese zu durchstöbern – vielleicht ist etwas dabei, das auch für dein Unternehmen besonders relevant ist.

5. Arbeitszeitnachweis drucken

In Shiftbase kannst du einen Arbeitszeitnachweis deines Mitarbeiters ausdrucken. Das beinhaltet die gearbeiteten Stunden, die gestempelt wurden, sowie verschiedene Informationen über Urlaub und Abwesenheit  des Mitarbeiters während des ausgewählten Zeitraumes.
Um den Arbeitszeitnachweis eines Mitarbeiters auszudrucken:

1. Navigiere zum Reiter Arbeitszeitprotokoll.

2. Wenn du den Zeitraum anpassen möchtest, in dem das Protokoll gedruckt werden soll, klicke oben links auf Woche / Monat.

3. Wenn du einen Mitarbeiter auswählen möchtest, klicke auf das Kästchen links neben den Mitarbeitern.
   
   
   
   

4. Klicke auf „Aktionen“.

5. Wähle „Arbeitszeitnachweis drucken“.

6. Abschluss

Du hast nun gesehen, wie du in Shiftbase Statistiken erstellen und selbst einplanen kannst.
Es kann natürlich vorkommen, dass du nicht ganz die richtigen Daten aus deinem Shiftbase-Account erhältst – in diesem Fall zögere nicht, unser Support-Team zu kontaktieren.

Buche jetzt deine  Q&A-Sitzung mit einem Onboarding-Spezialisten!

Du kannst jetzt einen Termin mit einem Onboarding-Spezialisten buchen, um all deine offenen Fragen zu klären. Am besten hast du vorher schon so viel wie möglich vom Kurs durchgearbeitet, so können wir gezielter auf deine Fragen eingehen und dir optimal helfen, dein Konto erfolgreich einzurichten.

Bis bald!
Dein Shiftbase Onboarding-Team