Schichtmodelle – demografischer Wandel und der Schlüssel zur Optimierung von Betriebsabläufen

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 8 Dezember 2023
Demografischer Wandel und die Personalplanung – so erreichst du deine Ziele

Wer heutzutage wettbewerbsfähig bleiben will, muss seine Betriebsabläufe kontinuierlich optimieren. Dabei ist allgemein bekannt, dass Personalkosten in der Regel einen großen Kostenfaktor darstellen. Hier gilt es, eine Anpassung der Personalplanung an den demografischen Faktor vorzunehmen. Dieser Artikel liefert dir eine umfassende Übersicht darüber, wie du Schichtmodelle dafür nutzen kannst, auf den demografischen Wandel zu reagieren. Wir gehen außerdem darauf ein, welche Herausforderungen und Chancen sich aus diesem Thema ergeben und wie du Technologie als einen Ansatz dazu nutzen kannst.

Verständnis des demografischen Wandels

Unter demografischem Wandel versteht man die Veränderung der Bevölkerungsstruktur hinsichtlich Alterung der Bevölkerung, sinkende Geburtenraten und Migration. Für Unternehmen ist die Konsequenz daraus eine veränderte Zusammensetzung der Arbeitskräfte. Mehr ältere Arbeitnehmer und eine diverse Belegschaft können zu neuen Bedürfnissen und Erwartungen am Arbeitsplatz führen.

Herausforderungen in der Personalplanung durch den demografischen Wandel

Eine sich verändernde Belegschaft führt unweigerlich zu Herausforderungen. Mit den richtigen Strategien kannst du diesen begegnen:

Anpassung an eine alternde Belegschaft

Gesundheit und Wohlbefinden: Mit zunehmendem Alter können die körperlichen, aber unter Umständen auch die kognitiven Fähigkeiten nachlassen. Das bedeutet, dass du die Arbeitsbedingungen anpassen solltest, um die Gesundheit und das Wohlbefinden älterer Mitarbeiter zu fördern.

• Arbeitszeitgestaltung: Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in Teilzeit zu arbeiten, kommt den Bedürfnissen älterer Mitarbeiter in der Regel entgegen. Sie haben dadurch die Möglichkeit, eine verbesserte Work-Life-Balance aufrecht zu erhalten.

• Weiterbildung und Umschulung: Die technologische Entwicklung kann es nötig machen, ältere Mitarbeiter kontinuierlich weiterzubilden, damit sie mit der Technik arbeiten und mit den jüngeren Mitarbeitern Schritt halten können.

• Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Nicht nur jüngere, sondern besonders auch ältere Mitarbeiter profitieren von einer ergonomischen Arbeitsplatzgestaltung. Dazu können ergonomische Möbel oder andere Hilfsmittel gehören.

Fachkräftemangel

Rekrutierung: Für den Fachkräftemangel, der aus der schrumpfenden jüngeren Bevölkerung resultiert, brauchst du neben einer guten Personalplanung auch innovative Rekrutierungsstrategien. Dadurch kannst du talentierte und qualifizierte Arbeitskräfte gewinnen.

• Ausbildung und Entwicklung: Investiere in Ausbildungsprogramme und Karriereentwicklungsmöglichkeiten, um intern Fachkräfte zu entwickeln.

• Attraktive Arbeitsbedingungen: Biete attraktive Arbeitsbedingungen über das Gehalt hinaus, um Talente nicht nur anzuziehen, sondern sie auch zu halten. Dazu gehören eine gute Personalplanung, flexible Arbeitszeiten, Home-Office-Optionen und betriebliche Gesundheitsförderung.

Diversität managen

• Inklusive Arbeitskultur: Eine diverse Belegschaft benötigt eine inklusive Arbeitskultur, in der Vielfalt wertgeschätzt und  gefördert wird.

• Anpassungsfähige Führung: Eine gute Unternehmenskultur wird von den Führungskräften maßgeblich geprägt. Dafür kann es nötig sein, diese zu schulen, damit sie die Bedürfnisse einer vielfältigen Belegschaft in unterschiedlichen Lebensphasen und -umständen berücksichtigen können.

• Kommunikation und Konfliktmanagement: Fördere eine effektive Kommunikation und Konfliktlösungsstrategien, um Missverständnisse und Konflikte in einer diversen Belegschaft zu reduzieren. Das darf sich durchaus auch auf die Personalplanung und die Personalbestandsplanung beziehen.

Besonders die Personalplanung kann von den Herausforderungen des demografischen Wandels stark betroffen sein. Um eine resiliente und zukunftsfähige Belegschaft zu fördern, muss diese proaktiv gestaltet werden. Gestalte die Arbeitsbedingungen sorgfältig und einfühlsam und fördere insbesondere Vielfalt und Inklusion. So kannst du als Unternehmen die bestehenden Herausforderungen nicht nur meistern, sondern eine positive und produktive Arbeitsumgebung schaffen, die alle Mitarbeiter einbezieht und unterstützt.

Chancen in der Personalplanung durch den demografischen Wandel

Spiegelt deine Personalplanung wider, dass der demografische Wandel deinen Personalbedarf verändert?

Demografischer Wandel bedeutet für Unternehmen aber nicht automatisch ausschließlich Nachteile. Es gibt auch diverse Chancen, die sich daraus ergeben können:

Erfahrungen nutzen

• Wissens- und Erfahrungstransfer: Ältere Mitarbeiter haben sich wertvolle Erfahrungen und Erkenntnisse erarbeitet, die sie an jüngere Kollegen weitergeben können. Sorge für Mentoring-Programme, um diesen Wissenstransfer zu fördern.

• Entscheidungsfindung: Erfahrene Mitarbeiter sind aufgrund ihres reichhaltigen beruflichen Hintergrunds oft in der Lage, fundierte Entscheidungen zu treffen. Das kann für strategische Unternehmensentscheidungen von Vorteil sein.

• Vertrauensbildung: Ältere Mitarbeiter genießen oft ein hohes Maß an Vertrauen bei Kunden und Partnern. Diesen Faktor kannst du dir im Vertrieb und bei den Kundenbeziehungen zu Nutze machen.

• Stabilität und Kontinuität: Erfahrene Mitarbeiter tragen besonders in Zeiten der Veränderung zur Stabilität und Kontinuität im Unternehmen bei.

Innovation durch Diversität

• Kreativität und Problemlösung: Es ist allgemein bekannt, dass diverse Teams durch die verschiedenen Perspektiven und Herangehensweisen die Chance haben, Probleme besonders kreativ zu lösen. Davon kann dein gesamtes Team profitieren.

• Marktverständnis: Eine vielfältige Belegschaft kann die sehr unterschiedlichen Bedürfnisse des Marktes in der Regel besonders gut verstehen und sich daran anpassen.

• Inklusive Produktentwicklung: Wenn sich in deinem Team die Vielfalt der Kundschaft widerspiegelt, kannst du auf Produkte und Dienstleistungen hoffen, die ein breiteres Publikum ansprechen.

• Globale Wettbewerbsfähigkeit: Eine vielfältige Belegschaft kann auch deine globale Wettbewerbsfähigkeit steigern, weil sie die Anpassungsfähigkeit an verschiedene Märkte und Kulturen verbessert.

Du siehst: Der demografische Wandel bedeutet nicht nur Herausforderungen, sondern bietet auch großartige Chancen für dein Unternehmen. Nutze die Erfahrung älterer Mitarbeiter und fördere Inklusion und Diversität. Flexible Arbeitsmodelle können nicht nur dafür sorgen, dass die Innovationsfähigkeit steigt. Es entsteht auch eine positive und produktive Arbeitsumgebung, die Mitarbeiter aller Altersgruppen und Hintergründe einschließt.

Anpassung der Personalplanung an den demografischen Wandel

Teile Aufgaben sinnvoll zu, berücksichtige die Personalbestandsplanung und erreiche deine Ziele.

Wenn du die Chancen im veränderten Zeiten für dich nutzen willst, solltest du deine strategische Personalplanung daran anpassen:

Flexible Schichtsysteme, die individuelle Arbeitszeitmodelle beinhalten, sind auf die individuellen Bedürfnisse deiner älteren Mitarbeiter zugeschnitten. Sie können Gleitzeit, verkürzte Arbeitstage oder eine 4-Tage-Woche beinhalten. Darüber hinaus kannst du Schichten rotieren lassen. Diese Schichtrotation ermöglicht es deinen Mitarbeitern, ihre persönlichen Verpflichtungen und Vorlieben auszuleben. Außerdem gibt es noch die Möglichkeit der Remote-Arbeit. Diese Heimarbeit empfiehlt sich besonders für solche Mitarbeiter, die physisch nicht unbedingt am Arbeitsplatz anwesend sein müssen. Eine langfristige Planung gibt zusätzliche Planungssicherheit.

Teilzeit- und Jobsharing-Modelle müssen in der Personalplanung nicht standardmäßig auf Halbtagsstellen beschränkt sein. Beschäftige dich auch mit anderen Arbeitszeitmodellen. Beim Jobsharing teilen sich zwei oder mehr Mitarbeiter einen Arbeitsplatz. So wird die Arbeitslast verteilt und die Flexibilität erhöht. Ein besonderes Augenmerk solltest du bei solchen Mitarbeitern auf die Weiterbildung und Karriereentwicklung legen.

Ein gutes Gesundheitsmanagement umfasst neben präventiven Gesundheitsprogrammen mit regelmäßigen medizinischen Untersuchungen, Fitnessangeboten und psychologischer Beratung auch einen ergonomischen Arbeitsplatz und Mental Heath Support. Stelle dazu Ressourcen und Unterstützung für die psychische Gesundheit wie Therapie und Stressmanagement-Workshops bereit.

Wenn du deine Unternehmenskultur auch durch die Personalplanung verändern möchtest, ist es sehr empfehlenswert, diesen Wandel von der Unternehmensspitze her durchzuführen. Eine inklusive Führung kann Schulung benötigen, dafür hat sie danach ein gesteigertes Bewusstsein für die Bedürfnisse einer altersdiversen Belegschaft. Etabliere im Rahmen dessen auch unbedingt eine gute Feedback-Kultur, so dass deine Mitarbeiter ihre Wünsche und Bedürfnisse auch äußern können. Wenn dein Unternehmen eine Kultur für lebenslanges Lernen hat, haben alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrem Alter oder anderer Faktoren, permanent Zugang zu Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Dein Bonus ist ein hervorragendes Employer Branding im Vergleich zum Mitbewerb.

Ein wesentlicher und zentraler Aspekt ist auch der Einsatz von Technologie. Digitale Tools können deine Schichtplanung erleichtern. So bleibst du flexibel und effizient. Deine Weiterbildungsmöglichkeiten kannst du elektronisch und online anbieten (Stichwort E-Learning). So sind sie von überall aus nutzbar. Automatisiere darüber hinaus routinemäßige Aufgaben. Das erleichtert gerade älteren Mitarbeitern den Arbeitsalltag.

Technologie und Personalplanung im demografischen Wandel

Um deine Personalplanung anzupassen, gibt es drei große technologische Ansätze, die dir diese Aufgaben erleichtern können.

Digitale Planungstools sind nicht nur effizient. Sie können Schichten effizient und genau planen, vor allem, weil sie keine persönlichen Vorlieben kennen. Gleichzeitig haben sie wirklich alle Faktoren im Blick. Sie ermöglichen eine Echtzeit-Datenanalyse und können die Personalbedarfsplanung optimieren. Auch auf außergewöhnliche Ereignisse können sie schnell reagieren. An digitalen Plattformen können sich deine Mitarbeiter beteiligen. Sie können ihre Verfügbarkeit eingeben, Schichtwünsche äußern und Schichten tauschen. Dadurch erhöht sich auch die Mitarbeiterzufriedenheit.

Künstliche Intelligenz kann Schichtpläne optimieren, indem sie komplexe Algorithmen nutzt. So werden die Pläne nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch deinem Unternehmen gerecht. Auch den zukünftigen Personalbedarf können solche Tools antizipieren. Dadurch kannst du langfristig und strategisch planen. KI geht aber noch weiter. Sie kann Aufgaben und Projekte auf der Basis von Fähigkeiten, Erfahrungen und Verfügbarkeit zuordnen.

Remote-Arbeit und digitale Kollaboration nutzt Technologien wie Cloud-Computing und kollaborative Online-Plattformen. Deine Mitarbeiter können so von überall aus arbeiten, was insbesondere für ältere Mitarbeiter und Eltern von Kindern vorteilhaft sein kann. Digitale Kommunikationswerkzeuge fördern auch die Zusammenarbeit. Teams bleiben trotz unterschiedlicher Standorte miteinander verbunden. In diesen Bereich gehört auch digitales Lernen über Online-Schulungsplattformen. So können sich deine Mitarbeiter kontinuierlich entwickeln und neue Fähigkeiten erwerben.

Fallstudien

Ziele erreichen mit einer guten Personalplanung, die Aufgaben gerecht aufteilt.

Betrachten wir zwei Beispiele:

• Ein mittelständisches Unternehmen führte flexible Schichtmodelle in der Personalplanung ein, um älteren Mitarbeitern kürzere und weniger physisch anstrengende Schichten anzubieten.

• Ein IT-Unternehmen nutzte digitale Planungstools für die Personalplanung, um individuelle Präferenzen der Mitarbeiter bei der Schichtplanung zu berücksichtigen, was zu einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit führte.

Planung für die Zukunft

Um zukunftsfähig zu bleiben, solltest du gerade hinsichtlich der Personalplanung proaktiv planen. Deine Mitarbeiter altern ja nicht von heute auf morgen und so kannst du dich vorausschauend darauf einrichten. Beziehe in diesem Zusammenhang auch deine Mitarbeiter mit ein. Integriere die Bedürfnisse und Wünsche in deine Schichtplanung. So kannst du ganz einfach die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.

Schichtmodelle sind, wie du siehst, ein mächtiges Tool der Personalplanung, um deine Betriebsabläufe auf die Bevölkerungsentwicklung in Deutschland einzustellen. Du bleibst flexibel und sogar global wettbewerbsfähig.

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