Fragen im Bewerbungsgespräch – Dos und Don'ts

Neue Mitarbeiter zu finden ist sicher eine der herausforderndsten Aufgaben in der HR. Wir möchten dir mit diesem Artikel die wichtigsten Tipps geben, wie du dieses erste Kennenlernen gut vorbereiten kannst, welche Fragen du stellen kannst und welche du auf jeden Fall vermeiden solltest.

Wofür ist das Vorstellungsgespräch gut?

Bei einem Vorstellungsgespräch geht es ausschließlich um ein Kennenlernen. Dieses Kennenlernen sollte auf Augenhöhe stattfinden. Es geht nicht etwa darum, dass du von oben herab eine Befragung durchführst.

Auch dein potenzieller Mitarbeiter sollte die Möglichkeit haben, dich und dein Unternehmen kennenzulernen. Du solltest dich als attraktiver Arbeitgeber präsentieren, der durchaus etwas zu bieten hat.

Sei dir vor allem darüber bewusst, dass, je spezieller die Anforderungen sind, desto stärker auch die Arbeitnehmerseite auf dem Markt dominiert. In diesem Fall bewirbst du dich bei dem Arbeitnehmer.

Vermeide eine Stresstest-Situation

Gerade in gewachsenen Strukturen könnte schnell der Eindruck entstehen, als wollte das Unternehmen herausfinden, wer unter Stress am besten performt. Dabei möchtest du doch jemanden finden, der zu dir passt. Überlege dir, welchen Eindruck du vermittelst. Wenn du ständig betonst, wie entspannt das Team miteinander arbeitet und wie toll die Arbeitsatmosphäre ist, passt es einfach nicht dazu, wenn du möglichst schwierige oder indiskrete Fragen stellst, nur um zu sehen, wie der Bewerber sich dann verhält.

In den wenigsten Jobs ist es nötig, dass Mitarbeiter eine Stunde am Stück frei reden müssen. Dann sollte das auch nicht ein zentraler Bestandteil in deinen Bewerbungsgesprächen sein.

Wenn es um fachliche Aspekte geht, die zwingend erfüllt sein müssen, kannst du eine Fallstudie als Test oder einen Probearbeitstag ansetzen.

Wie solltest du dich als Arbeitgeber auf das Bewerbungsgespräch vorbereiten?

Um die richtigen Kandidaten zu finden, ist es wichtig, dass sowohl Personaler als auch die Fachabteilung am Vorstellungsgespräch teilnimmt und sich die Bewerber ansieht. Denn die HR stellt die Person ein – die Fachabteilung wird aber mit einem von den Bewerbern arbeiten. Eine gute Vorbereitung ist also das A und O.

1. Teilnehmer: Meistens ist die leitende Person im Bewerbungsgespräch die direkte Führungskraft. Dazu kommt noch eine Person aus der Personalabteilung. Gegebenenfalls kann noch jemand aus dem Team für fachliche Fragen dazukommen. Mehr als 2 oder 3 Personen sollten aber im ersten Bewerbungsgespräch nicht anwesend sein, sonst wirkt es einschüchternd. Wenn mehr Personen an der Entscheidung beteiligt sein müssen, solltest du erwägen, mehr als ein Vorstellungsgespräch zu vereinbaren.
2. Unterlagen: Überlege dir am besten schon in der Stellenausschreibung, welche Unterlagen du anfordern möchtest. Diese solltest du dann nämlich auch alle angesehen haben, bevor der Kandidat zum Vorstellungsgespräch kommt. Kaum etwas ist peinlicher, als wenn der Bewerber im Gespräch sagen muss "Aber das stand ja schon in meiner Bewerbung." und du keine Ahnung davon hast. Mache dir gegebenenfalls Notizen, welche Fragen du stellen willst.
3. Gesprächsleitfaden: Entscheide dich, welche Auswahlkriterien du genau anlegen willst. Entsprechend müssen die Fragen gestaltet sein. Lege Themen und Fragen am besten im Voraus fest.
4. Raum: Achte auf eine freundliche Atmosphäre. Das Gespräch muss dabei nicht unbedingt in einem Konferenzraum stattfinden. Ein Büro, die Pausenlounge oder im Sommer die Terrasse eignen sich auch. Denn du willst lediglich einige Fragen stellen und keine möglichst unangenehme Atmosphäre erzeugen.
   Falls du dein Bewerbungsgespräch per Video führst, solltest du für einen passenden Hintergrund und eine gute Ausleuchtung sorgen.
5. Kleidung: Du solltest dich passend zum Arbeitsumfeld kleiden. Im Zweifel wähle etwas bessere Kleidung als an einem normalen Arbeitstag im Job.
6. Erinnerung: Ein oder zwei Tage vor dem Bewerbungsgespräch kannst du deinen Bewerber an den Termin erinnern. Das reicht als E-Mail und sorgt für einen guten ersten Eindruck von deiner Seite. Füge eine Anreisebeschreibung und weitere wichtige Informationen hinzu und drücke deine Freude auf das Bewerbungsgespräch aus.

Ablauf des Bewerbungsgesprächs

Am einfachsten hältst du dich an folgenden bewährten Ablauf für das Bewerbungsgespräch:

Begrüßung und Einführung

Starte das Bewerbungsgespräch mit ein wenig Smalltalk. Frage nach der Anreise, nimm auch ruhig Bezug zum Wetter. Der Bewerber kann sich auf diese Weise ein wenig beruhigen und er stellt fest, dass alle Beteiligten auch nur Menschen sind.

Du kannst dem Bewerber auch ruhig mitteilen, auf welche Zeit das Bewerbungsgespräch angelegt ist und wie in etwa der Ablauf des Gesprächs sein wird.

Das eigentliche Gespräch

Das Bewerbungsgespräch an sich sollte nicht ausschließlich aus deinen Fragen bestehen. Idealerweise legst du zumindest eine Teilstruktur fest. Auch einige Fragen kannst du im Vorlauf des Vorstellungsgesprächs notieren.

Diese Themenblöcke haben sich für das klassische Vorstellungsgespräch bewährt:

• Erfahrungshorizont und frühere Positionen
• Persönlichkeit und Motivation für diesen Posten
• Arbeitsweise und besondere fachliche Kenntnisse
• deine Erwartungshaltung und generelle Anforderungen
• Konditionen zu dieser Position

Fragen stellen

Jetzt geht es daran, dass du den Kandidaten kennenlernen willst. Baue das Ganze als Gespräch auf. Natürlich kannst du auch schon im Gesprächsteil einige Fragen an deinen Gesprächspartner richten.

Auch dein Gegenüber sollte eigene Fragen stellen können. Weise darauf gezielt hin. Gute Kandidaten haben in der Regel einige Fragen vorbereitet.

Abschluss

Am Ende des Vorstellungsgesprächs bedankst du dich für das Gespräch.

Erkläre auch, was die nächsten Schritte sind. Wird es weitere Gespräche geben? Wer sollte sich wann melden? Frage auch ruhig nach dem Zeitplan deines Kandidaten. Denn die meisten Bewerber haben mehr als ein Eisen im sprichwörtlichen Feuer.

Wenn du ein kleineres Unternehmen hast, kannst du den Bewerber am Schluss des Kennenlernens auch einmal durch die Räume führen. Ein positiver Abschluss kann eventuell ein Mitgebsel sein, das dich als guten Arbeitgeber markiert.

Wesentliche Fragen – Dos und Don'ts

Es gibt Standardfragen, die du in jedem Ratgeber für Vorstellungsgespräche lesen kannst. Und es gibt die Fragen, die du tatsächlich stellen solltest. Wir möchten dir an dieser Stelle konkrete Tipps mit auf den Weg geben, wie du im Bewerbungsgespräch das Kennenlernen gezielt stattfinden lässt. Noch einmal: Es geht nicht darum, Druck aufzubauen oder den Bewerber unter Stress zu setzen.

Schon bei der Begrüßung solltest du, sofern das nicht bereits durch die Einladung zum Vorstellungsgespräch geschehen ist, den Rahmen für die Ansprache festlegen. Gibt es bei dir eine Du-Kultur oder bleibt es anfangs beim Sie? Dabei gibt es kein Richtig oder Falsch. Es gibt eine Firmenkultur und diese kannst du ruhig einhalten. Du musst nicht zwanghaft locker oder förmlich sein. Bei unseren Beispielen bleiben wir auch unserer eigenen Du-Kultur treu. Du kannst die Fragen gegebenenfalls an die firmeninterne Kommunikation anpassen:

Erfahrungshorizont und Motivation

• Wie bist du zu diesem Thema gekommen? Worin liegt die größte Begeisterung daran?
• Was denkst du, wie die Zukunft dieses Themas in 5 oder 10 Jahren aussehen wird?
• Wenn du 5 Millionen Euro bekämst – was würdest du gerne damit machen?
• Was sind deine persönlichen und beruflichen Ziele? Was tust du, um diese zu erreichen?

Frühere Positionen

• Beschreibe einen normalen Arbeitstag in deinem vorigen Job.
• Beschreibe eine Situation, in der du besonders gut warst. Worauf bist du hier besonders stolz?
• Was an deinem bisherigen Job ist das Beste? Was wirst du nicht vermissen?
• Wenn du dein aktueller Chef wärest: Was würdest du als Erstes verändern?

Arbeitsweise

• Was sind deine wichtigsten Tools oder Hilfsmittel im Job?
• Welche drei Aufgaben sind deine liebsten in deiner Position?
• Wenn du frei wählen kannst: Arbeitest du lieber allein oder im Team?
• Wie wäre dein perfekter Arbeitstag?
• Wie wäre dein ideales Team zusammengesetzt?

Die neue Position

• Was ist deine größte Hoffnung bei einem Wechsel zu uns?
• Was ist deiner Meinung nach der größte Unterschied zwischen deinem bisherigen Job und der Position bei uns?
• Wenn deine Hauptaufgabe bei uns XY wäre: Wie würdest du damit anfangen?
• Was ist in deinen Augen die wichtigste Aufgabe deiner Führungskraft dir gegenüber?
• Was an unserer Stellenanzeige war der Auslöser, dich bei uns zu bewerben?

Stärken und Schwächen

Vermeide direkte Fragen nach Stärken und Schwächen. Dadurch erfährst du lediglich, wie intensiv die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch ausgefallen ist. Frage nach konkreten Situationen, die dir einen Rückschluss auf die Persönlichkeit deines Bewerbers geben. Denn auch Bewerber lesen Tipps und Tricks und Stärken und Schwächen sind in allen Tipps zu finden.

• Stell dir vor, du bekommst ein Projekt mit einer sehr kurzen Abgabefrist. Wie gehst du vor?
• Morgen passiert dies und jenes und es ist niemand da, der dir dabei helfen kann. Was tust du jetzt?

Fokus halten

Gerade, wenn dein Bewerber sehr aufgeregt ist, kann es trotz guter Fragen und vieler Tipps passieren, dass er oder sie in seinen Ausführungen ausschweift. Das kann ein Zeichen von starkem Interesse sein. Frage dann aber gezielt nach und sorge dafür, dass der Fokus auf der Beantwortung deiner Fragen bleibt:

• Bitte nenn mir ein konkretes Beispiel dafür.
• Kannst du mir bitte die 3 wesentlichen Punkte zusammenfassen?
• Was meinst du, wenn du XY sagst?

Was du auf keinen Fall fragen solltest

Wie bei jedem Thema gibt es auch beim Thema Fragen klare Red Flags. Frage beispielsweise nicht nach dem Partner oder ob der Partner diesen Job unterstützt. Auch Fragen über Eltern, Freunde oder Kinder sind ein Tabu. Gerade Frauen sollten nicht danach gefragt werden, ob sie Kinder haben wollen. Du kannst hier ohnehin nicht mit einer ehrlichen Antwort rechnen. Halte die Kommunikation eher auf das Unternehmen fokussiert. Freunde sollten deshalb nicht erwähnt werden, weil der Kandidat sich sonst wie in einem Persönlichkeits-Check fühlen könnte.

Nachbereitung

Ob du nun Interesse oder nicht an dem Kandidaten hast – du solltest das Vorstellungsgespräch nachbereiten. Dokumentiere deine Eindrücke, so lange sie noch frisch sind. Egal, wie du dich entscheidest: Als Unternehmen solltest du so fair sein, den Bewerber zu informieren. Informiere auch, falls sich deine Entscheidung noch etwas hinauszögert.