6 Punkte, die bei der Auswahl einer Software für die Personaleinsatzplanung zu beachten sind

Die Auswahl einer guten Personalsoftware ist eine zeitraubende und schwierige Aufgabe, aber heutzutage auch notwendig. Seit dem 1. Januar 2015 gilt der Mindestlohn mit seinen gesetzlichen Regelungen zur Aufzeichnungspflicht. Arbeitgeber in bestimmten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen sind nach § 2a SchwarzArbG dazu verpflichtet die tägliche Arbeitszeit zu dokumentieren. Der Arbeitgeber ist für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich. Es gibt viele Angebote auf dem Markt, aber welche Software passt am besten zu Ihren Bedürfnissen? Es ist immer gut, um erstmal eine Liste mit Wünschen und Anforderungen aufzustellen. Bei der Erstellung einer Wunschliste ist es ratsam, die folgenden Punkte einzubeziehen.

1. Zukunftssicher
Die Software sollte ausgewählt werden, auch mit Blick auf die kommenden Jahren. Es ist also wichtig, dass eine Software sowohl im Moment gut funktioniert, als auch häufig neue Entwicklungen anbietet. So können Sie sicher sein, dass Sie die Software in den nächsten Jahren problemlos nutzen können und nicht verpflichtet sind, um eventuell auf ein anderes Paket umzusteigen. Es wäre Schade, wenn Ihr neues Betriebssystem oder Internet-Browser Ihr Planungssystem nicht mehr unterstützen würde.

2. Einstellungen verwalten über die Software
Es ist schön, wenn alle Einstellungen über die Software direkt verwaltet werden können. Zunächst scheint es nicht so wichtig zu sein, aber es ist üblich, dass beim Start mit einer Planungssoftware bestimmte Dinge eingestellt werden müssen und wenn Sie Ihre Softwareeinstellungen selber verwalten können, vermeiden Sie unerwartete Kosten. Prüfen Sie deshalb immer erst, ob zusätzliche Kosten für die Implementierung und Anpassung der Software anfallen.

3. Zugriffsrechte einstellbar
Jedes Unternehmen ist anders und jeder Unternehmer oder Manager gibt seinen Mitarbeitern andere "Rechte". Ein Unternehmen gibt den Betriebsleitern Einblick in die Arbeitskosten, während dies bei einem anderen Unternehmen nicht gewünscht wird. Und, darum ist es sehr praktisch, wenn bestimmte Rechte und Informationen individuell über die Software verwaltet und eingestellt werden können. So können Sie selbst entscheiden, was Ihre Mitarbeiter sehen dürfen und was nicht.

4. Verwaltung von Standorten
Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Niederlassungen oder Standorten haben, ist es wesentlich einfacher, wenn alles mit einer Software verwaltet werden kann. Mit einem guten Softwarepaket können Sie problemlos mehrere Standorte/Filialen verwalten, Mitarbeiter austauschen, Statistiken basierend auf Kostenstellen erstellen usw.

5. Preis der Software
Sie können die Software sofort kaufen oder als Abonnement erwerben. Die letzte Option wird oft bevorzugt, da nicht direkt ein großer Betrag auf einmal bezahlt werden muss. Der Preis ist immer ein wichtiger Faktor bei der Softwareauswahl - Wer will schon zu viel bezahlen?! Sie sollten daher die Software mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis für Ihre Bedürfnisse suchen. Es ist auch immer besser, sich eine Software anzuschauen, die mehr kann, als Sie benötigen, da Sie möglicherweise in der Zukunft weitere Funktionen benötigen und/oder sich wünschen. Denken Sie Voraus, sparen Sie unnötige Kosten und gehen Sie mit der Zeit.

Eine gute Wahl spart langfristig gesehen viel Kosten.

6. Online oder Offline
Es gibt zwei Arten von Software: Online Software, auch SaaS genannt und Offline Software. Letztere wird vor Ort auf dem Computer installiert. Online Software hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber Offline-Software.

VorteileNachteile
Online Software
  • Niedrige monatliche Kosten.
  • Oft keine Anschaffungskosten.
  • An jedem beliebigen Ort zu verwenden.
  • Mobile App verfügbar.
  • Daten werden bei einer dritten Partei aufbewahrt.
  • Ältere Internetbrowser unterstützen die Software nicht immer.
Offline Software
  • Software befindet sich auf Ihrem Computer.
  • Hohe Anschaffungskosten.
  • Wenn ein Computer abstürzt, sind die Daten weg.
  • Eigenverantwortung für Backups.
>Nicole
Nicole
Geboren und aufgewachsen in Deutschland, reise ich seit 20 Jahren durch die "Weltgeschichte". Ich habe Hotelfachfrau gelernt und war jahrelang im Tourismus und Kundenservice unterwegs. Das kombiniere ich mich meiner jahrelangen Erfahrung im Marketing. Ich bin offen für alles und ich sage, was ich denke. Mein Motto ist:"Du lebst nur einmal. Probieren geht über studieren."