Abwesenheitsnotiz Vorlage: Fallen und Lösungen

  • Verfasst von: Diana Tran
  • Letzte Aktualisierung: 20 Dezember 2023
Professionelles Büro-Setup mit einer Abwesenheitsnotiz Vorlage auf dem Bildschirm

In der heutigen digitalen Welt sind gut formulierte Abwesenheitsnotizen entscheidend für klare Kommunikation und Arbeitsabläufe. Unser Artikel bietet Musterformulierungen und eine Word-Vorlage, um Ihre Abwesenheitskommunikation effizient zu gestalten.

Die Kunst des Verfassens einer Abwesenheitsnotiz

Eine Abwesenheitsnachricht ist eine automatische Antwort auf eingehende E-Mails, die angibt, dass der Empfänger nicht erreichbar ist. Ganz gleich, ob es sich um Urlaub, Krankheit, Elternzeit, Teilzeitarbeit, Feiertage oder eine Geschäftsreise handelt, die Aktivierung der automatischen Antwortfunktion in Ihrem E-Mail-Programm ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass diese Nachricht gesendet wird.

Das Verfassen einer geeigneten Abwesenheitsnachricht ist nicht schwierig, erfordert aber eine sorgfältige Prüfung von Inhalt und Tonfall. Viele Unternehmen stellen inzwischen Richtlinien mit vordefinierten Textbausteinen zur Verfügung, um einen einheitlichen Kommunikationsstil zu wahren, der mit ihrem Markenimage und ihren Grundwerten übereinstimmt.

Der Ton der Nachricht kann sehr unterschiedlich sein und von zwanglos und unbeschwert bis hin zu ernst und elegant reichen. Die Wahl des Tons spiegelt oft die vorherrschende Unternehmenskultur wider; so kann ein Start-up-Unternehmen im Technologiebereich einen entspannteren Ansatz wählen als ein alteingesessenes Unternehmen im Versicherungs- oder Bankensektor.

Auch wenn Abwesenheitsmitteilungen bestimmten Anforderungen genügen müssen und unpersönlich wirken können, kann eine persönliche Note den Eindruck eines offenen, kreativen und mitfühlenden Unternehmens erheblich verstärken und, falls gewünscht, positiv zum Employer Branding beitragen.

Inhalte einer effektiven Abwesenheitsnotiz-Vorlage

Abwesenheitsnotiz Vorlage für längere Abwesenheiten

Wir begleiten Sie Schritt für Schritt auf dem Weg zu Ihrer idealen Abwesenheitsnotiz Vorlage, einschließlich klarer Erklärungen, zahlreicher Beispiele, Formulierungsvorschläge und maßgeschneiderten Vorlagen für jeden Abschnitt.

Betreff / Titel der Abwesenheitsnotiz Vorlage

Ein entscheidender Aspekt jeder Abwesenheitsnotiz Vorlage ist eine deutliche und präzise Betreffzeile. Die Phrase "Abwesenheitsnotiz" sollte im Betreff prominent sein, um den Empfänger sofort über den Inhalt der E-Mail zu informieren. Auch wenn höfliche Ausdrücke wie "Vielen Dank für Ihre Nachricht" in den Hauptteil der E-Mail integriert werden können, sollte die Betreffzeile einer Abwesenheitsnotiz Vorlage darauf ausgerichtet sein, den Zweck der Nachricht klar und kompakt zu kommunizieren. Wählen Sie einen Titel, der unmissverständlich ist und direkt auf den Punkt kommt.

💡Beispielhafte Betreffzeilen für eine Abwesenheitsnotiz Vorlage:

  • "Benachrichtigung über vorübergehende Abwesenheit vom Büro"
  • "Leider derzeit nicht erreichbar".
  • "Aktuell/Im Moment nicht verfügbar"
  • "Derzeit im Urlaub - Bitte um Geduld"

Anrede und Dank

Bei der Formulierung des Eröffnungssatzes einer Abwesenheitsnachricht ist es wichtig, den Absender freundlich zu begrüßen und ihm gleichzeitig für seine Nachricht zu danken. Auch wenn Sie nicht erreichbar sind, setzt die Bekundung von Wertschätzung einen positiven Ton für den Rest der Nachricht.

💡Gute Formulierungen für die Begrüßung sind beispielsweise:

  • "Liebes Team, vielen Dank für Ihre prompte Antwort auf meine Anfrage".
  • "Sehr geehrte/r [Name des Empfängers], vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich zu kontaktieren.
  • "Sehr geehrte Damen und Herren, ich freue mich über Ihre Nachricht."
  • "Hallo und vielen Dank für Ihre E-Mail."
  • "Sehr geehrter [Name des Empfängers], ich wollte mich für Ihre E-Mail bedanken."
  • "Hallo [Name des Empfängers], danke, dass Sie sich mit mir in Verbindung gesetzt haben; das bedeutet mir sehr viel."

Die Wahl der richtigen Anrede in Ihrer Abwesenheitsnotiz Vorlage hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihrem Unternehmensstil ab.

Angabe des Abwesenheitszeitraums

In Ihrer Abwesenheitsnotiz Vorlage sollten Sie unbedingt genaue Daten und die Dauer Ihrer Abwesenheit angeben. Diese Informationen sind für den Empfänger entscheidend, um entsprechend planen zu können. Geben Sie das genaue Start- und Enddatum an, an dem Sie nicht erreichbar sein werden. Dies ist besonders wichtig, wenn während Ihrer Abwesenheit dringende Angelegenheiten anstehen. So weiß der Empfänger, ob er warten oder sofort einen anderen Ansprechpartner suchen sollte. Es ist nicht zwingend notwendig, den Grund für Ihre Abwesenheit anzugeben, aber es kann für zusätzliche Klarheit sorgen, wenn Sie sich dazu entscheiden.

💡Beispielhafte Angaben zum Abwesenheitszeitraum für eine Abwesenheitsnotiz Vorlage könnten sein:

  • "Ich bin vom 1. bis 15. Mai nicht erreichbar."
  • "Während meiner Urlaubszeit bin ich vom 10. bis 25. Oktober nicht erreichbar."
  • "Wir machen bis zum 28. Dezember Weihnachtspause. Danach werde ich meine Arbeit wieder aufnehmen. Ich wünsche Ihnen und Ihrer Familie eine friedliche Weihnachtszeit."
  • "Bitte beachten Sie, dass ich vom 5. bis 10. März keinen Zugang zu meinen E-Mails haben werde und in dieser Zeit nicht auf Ihre Anfrage antworten kann."
  • "Ich bin ab Dienstag, dem 24. Mai, wieder erreichbar."

Die Angabe des genauen Abwesenheitszeitraums in Ihrer Abwesenheitsnotiz Vorlage hilft dabei, Verwirrung und Frustration bei den Empfängern Ihrer E-Mail zu vermeiden.

Behandlung der Nachrichten

Wenn eine Abwesenheitsnotiz gesendet wird, wird der Empfänger über Ihre Nichterreichbarkeit informiert. Aber was passiert mit der Nachricht während Ihrer Abwesenheit? Werden die E-Mails automatisch weitergeleitet? Lesen Sie die E-Mails und antworten später darauf? In Ihrer Abwesenheitsnotiz Vorlage sollte klar sein, wie die eingehenden Nachrichten gehandhabt werden.

💡Beispiele sind:

  • "Seien Sie versichert, dass Ihre E-Mail in guten Händen ist. Unser engagiertes Team wird die notwendigen Schritte einleiten, um Ihre Anfrage so schnell wie möglich zu bearbeiten."
  • "Ihre Nachricht wurde erhalten und wird intern mit äußerster Diskretion und Sorgfalt bearbeitet. Unser Team wird sich so schnell wie möglich um Ihr Anliegen kümmern."
  • "Ihre E-Mail wurde in unserem System erfasst und wird nach unseren strengen Datenschutz- und Sicherheitsprotokollen von unseren Spezialisten bearbeitet."
  • "Unser Kundenserviceteam ist gut ausgerüstet, um Ihre Anfrage direkt zu bearbeiten. Sie können in Kürze eine Antwort von ihnen erwarten."

Detaillierte Anleitung zur Abwesenheitsnotiz Vorlage.

Vertretungsangaben

Für den Fall Ihrer Abwesenheit ist es wichtig, den Namen und die Kontaktdaten der Person anzugeben, die Sie während dieser Zeit vertritt und Ihre Aufgaben übernimmt. Bitte fügen Sie diese Informationen Ihrer Abwesenheitsmitteilung bei. Beantworten Sie unbedingt die folgenden Schlüsselfragen: Wer wird Sie während der Urlaubszeit vertreten? Wie können Kollegen und andere Personen Ihren Vertreter während Ihrer Abwesenheit erreichen?

💡Diese Beispiele zeigen mögliche Formulierungen:

  • "Wenn Sie dringende Anliegen haben, die nicht bis zu meiner Rückkehr warten können, wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen [Name]. Sie erreichen ihn unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter name@company.de."
  • "Im Falle meiner Abwesenheit wird [Vertreter] meine Aufgaben übernehmen. Sie können ihn an Werktagen zwischen 9 und 17 Uhr unter der Nummer [Telefonnummer] erreichen."

Information zur Rückkehr

Wenn Sie die Arbeit wieder aufgenommen haben, ist es wichtig, dass Sie Informationen über das weitere Vorgehen geben. Dies ermöglicht es dem Empfänger Ihrer Nachricht, seine weiteren Schritte zu planen, sei es, auf Ihre Antwort zu warten oder sich proaktiv an einen Kollegen zu wenden.

💡Für Ihre Abwesenheitsnotiz Vorlage könnten Sie folgende Formulierungen für den Zeitpunkt Ihrer Rückkehr in Betracht ziehen:

  • "Nach meiner Rückkehr ins Büro werde ich alle eingegangen E-Mails so schnell wie möglich bearbeiten und mich bei Ihnen melden."
  • "Ab dem 21. Oktober bin ich wieder im Büro und werde Ihre Nachricht dann beantworten."
  • "Sollten Sie sich noch nicht an meinen Vertreter gewandt haben, werde ich nach meiner Rückkehr gerne auf Ihre Anfrage eingehen."

Abschluss und Begrüßung

Der Abschluss der Kommunikation besteht aus einer Anrede, gefolgt von Ihrem Namen. Da es nicht möglich ist, die abschließende Begrüßung für jeden Empfänger individuell zu gestalten, ist es wichtig, einen neutralen Ton beizubehalten. Formulierungen wie "Ich grüße Sie" könnten als zu informell und intim empfunden werden. Daher ist es am besten, sie zu vermeiden.

💡Die folgenden Beispiele sind besser:

  • "Mit freundlichen Grüßen,
    Max Mustermann"
  • "Grüße,
    Volker Schablone"

⚡Tipp: Denken Sie daran, Ihre E-Mail-Signatur einzufügen, wenn Sie Ihre Abwesenheitsnotiz Vorlage einrichten.

Beispiele: Perfekter Ton in Abwesenheitsnotizen

Mitarbeiter, der eine Abwesenheitsnotiz Vorlage am Smartphone erstellt

Eine gut formulierte Abwesenheitsnotiz kann wesentlich zur Aufrechterhaltung einer klaren und effektiven Kommunikation beitragen. Im Folgenden präsentieren wir Ihnen diverse Vorlagen, zugeschnitten auf verschiedene Situationen wie Outlook-Nutzung, Krankheitsfall, Urlaub und mehr.

1. Outlook-Vorlage
2. Elegante Abwesenheitsnotiz Vorlage
3. Krankheit Vorlage
4. Urlaub Vorlage
5. Teilzeit Vorlage
6. Mutterschutz und Elternzeit Vorlage
7. Kündigung Vorlage
8. Weihnachten und Feiertage Vorlage

Abwesenheitsnotiz Outlook-Vorlage

Zahlreiche Unternehmen nutzen Microsoft Outlook als ihr primäres E-Mail-Programm. Mit einer personalisierten Vorlage eine Abwesenheitsnachricht zu erstellen, ist ein unkomplizierter und effizienter Prozess. Outlook bietet Ihnen die Flexibilität, genau auszuwählen, wer Ihre Abwesenheitsnachricht erhalten soll, und Sie haben sogar die Möglichkeit, Regeln zu setzen, die unterschiedliche Vorlagen ausschließlich an bestimmte Empfänger senden.

  • Navigieren Sie zunächst zur Option "Datei" in der oberen Navigationsleiste von Outlook.

  • Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Feld "Automatische Antworten" auswählen können, um ein neues Fenster zu öffnen.

  • Aktivieren Sie nun die Abwesenheitsbenachrichtigung, indem Sie auf "Automatische Antworten senden" klicken. Im nächsten Schritt legen Sie die Dauer Ihrer Abwesenheit über die vorgesehenen Auswahlfelder fest.

  • Im Anschluss passen Sie den Text für die Nachricht an, die Sie versenden möchten. Zusätzlich können Sie mithilfe von Tabs zwischen internen und externen Abwesenheitsmitteilungen unterscheiden, was sich auch im Text widerspiegeln sollte.

  • Sobald Sie Ihre Nachricht verfasst haben, klicken Sie auf "OK", um die Einrichtung Ihrer Outlook-Abwesenheitsbenachrichtigung abzuschließen.

Die Schaltfläche "Regeln" können Sie für zusätzliche Funktionen und besondere Merkmale nutzen. Bei weiteren Fragen bieten viele Unternehmen umfassende Anleitungen in ihren Intranets an, oder Sie können sich an Ihre IT-Abteilung wenden, die eine zuverlässige Informationsquelle für Fragen zur Abwesenheitsmitteilung ist.

Abwesenheitsnotiz Outlook-Englisch-Vorlage

Sollten Sie international arbeiten und Ihr primäres Kommunikationsmittel Englisch ist, wäre es sinnvoll, auch Ihre Abwesenheitsnotiz in Englisch zu formulieren. Wie bei der deutschen Vorlage lässt sich auch in Outlook eine englischsprachige Abwesenheitsnachricht erstellen.

Folgen Sie den gleichen Schritten, die bereits oben beschrieben wurden, um die Abwesenheitsnachricht in Outlook einzurichten. Der Unterschied liegt lediglich im Text der Nachricht. Hier ist ein Beispiel:

"Dear [Recipient's Name],

Thank you for your email.

I am out of the office with no access to email from [Start Date] to [End Date]. If your message requires urgent attention, please contact my colleague [Name] at name@company.de. Otherwise, I will respond to your email as soon as possible upon my return.

Thank you for your understanding.

Best Regards,

[Your Name]"

Vergessen Sie nicht, die Abwesenheitsnachricht auf die Anforderungen Ihres Unternehmens und die Erwartungen Ihrer E-Mail-Empfänger anzupassen. Einige Unternehmen haben möglicherweise Richtlinien für die Formulierung und den Ton von Abwesenheitsnachrichten, insbesondere wenn sie an Kunden oder externe Kontakte gerichtet sind.

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Elegante Abwesenheitsnotiz Vorlage

Sicherlich ist es wichtig, nicht die Rolle einer Abwesenheitsmitteilung zu übernehmen. Dennoch schätzen Unternehmen, vor allem solche, die im Premiumsegment tätig sind, eloquente und eindeutige Formulierungen. Nachfolgend finden Sie eine Vorlage für eine anspruchsvolle Abwesenheitsnachricht:

"Sehr geehrter [Name des Empfängers],

vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich befinde mich derzeit außerhalb des Büros und genieße bis zum [Datum] eine wohlverdiente Auszeit. In dieser Zeit werde ich Momente der Entspannung genießen und meine Kreativität aufladen.

Ihre Nachricht ist für mich von großer Bedeutung. Um sicherzustellen, dass Ihre Anfragen zeitnah bearbeitet werden, habe ich diese meinem geschätzten Kollegen, [Vorname des Kollegen] [Nachname des Kollegen], anvertraut. Sie können erwarten, in Kürze von ihm/ihr zu hören.

Für alle Belange, die meine persönliche Aufmerksamkeit erfordern, werde ich ab dem [Datum] wieder vollständig erreichbar sein. Ich freue mich darauf, unsere Zusammenarbeit fortzusetzen.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche Ihnen einen angenehmen Tag.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Unterschrift"

Abwesenheitsnotiz Krankheit Vorlage

Bei Krankheit ist es entscheidend, eine angemessene Abwesenheitsmitteilung zu verfassen. Es empfiehlt sich, je nach Dauer der Erkrankung - ob kurzfristig oder langfristig - unterschiedlich zu kommunizieren.

Lange krankheitsbedingte Abwesenheit

Die Kommunikation sollte einfühlsam und diskret erfolgen, ohne zu viele persönliche oder medizinische Details preiszugeben.

"Liebe Kollegen,

ich hoffe, dass es Ihnen mit dieser Nachricht gut geht. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass ich aufgrund unvorhergesehener gesundheitlicher Umstände für einen längeren Zeitraum krankgeschrieben sein werde. Während dieser Zeit werde ich keinen Zugang zu meiner E-Mail haben, und aus Gründen der Vertraulichkeit und des Datenschutzes werden alle an mich gerichteten Nachrichten nicht weitergeleitet.

Wenn Sie Hilfe benötigen oder dringende Angelegenheiten haben, richten Sie Ihre Anfragen bitte an meine Kollegin, VORNAME NACHNAME, unter name@company.de. Sie werden Ihnen während meiner Abwesenheit die notwendige Unterstützung zukommen lassen können.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, meine Arbeit wieder aufzunehmen, sobald es mir möglich ist.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Unterschrift"

Kurze krankheitsbedingte Abwesenheit

"Liebe Kollegen,

ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich aufgrund gesundheitlicher Probleme für einige Tage abwesend sein werde. Ich hoffe, bald wieder fit zu sein und meine Tätigkeiten wieder aufnehmen zu können.

Während meiner Abwesenheit wird mein Kollege/Kollegin, VORNAME NACHNAME, meine Aufgaben übernehmen. Sie/Er ist unter name@company.de erreichbar.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und freue mich darauf, bald wieder mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Unterschrift"

Für weitere wertvolle Tipps und Informationen, insbesondere zur korrekten Vorgehensweise bei Krankmeldungen, könnte Sie auch unser Artikel zum Thema "Krankmeldung" interessieren.

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Abwesenheitsnotiz Vorlage Urlaub

Es ist wichtig, dass Sie eine klare und informativ gestaltete Abwesenheitsnotiz verfassen, wenn Sie in den Urlaub gehen.

"Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte Sie darüber informieren, dass ich vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] im Urlaub bin und während dieser Zeit keinen Zugang zu meinen E-Mails habe.

Für dringende Anfragen während meiner Abwesenheit steht Ihnen mein Kollege/ meine Kollegin [Name] zur Verfügung. Sie/Er ist unter der E-Mail-Adresse name@company.de erreichbar.

Ich werde Ihre E-Mails nach meiner Rückkehr am [Datum] umgehend bearbeiten. Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und wünsche Ihnen eine gute Zeit.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

Tipp: Erfahren Sie hier mehr wie Sie Ihren Urlaub effektiv verwalten sowie organisieren können.

Abwesenheitsnotiz Teilzeit Vorlage

"Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte Sie darauf hinweisen, dass ich zurzeit in Teilzeit arbeite und daher meine Arbeitszeit auf die Tage [Wochentage] und die Zeiten [Zeiten] begrenzt ist.

Es kann daher zu Verzögerungen bei der Beantwortung Ihrer Nachrichten kommen. Bei dringenden Anliegen wenden Sie sich bitte an meinen Vertreter/meine Vertreterin [Name], der/die unter der E-Mail-Adresse name@company.de erreichbar ist.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

Abwesenheitsnotiz Mutterschutz und Elternzeit Vorlage

"Sehr geehrte Damen und Herren,

ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass ich mich ab dem [Startdatum] aufgrund von Mutterschutz und anschließender Elternzeit aus dem Büro abwesend sein werde. Während dieser Zeit werde ich keinen Zugang zu meinen E-Mails haben und diese nicht beantworten können.

Für dringende Anliegen in meiner Abwesenheit steht Ihnen mein Kollege/meine Kollegin [Name] zur Verfügung. Sie/Er ist unter der E-Mail-Adresse name@company.de erreichbar und wird sich freuen, Ihnen weiterhelfen zu können.

Ich plane, meine Arbeit am [Enddatum] wieder aufzunehmen und freue mich schon jetzt auf die Fortsetzung unserer Zusammenarbeit.

Ich danke Ihnen für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung in dieser besonderen Lebensphase.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

Abwesenheitsnotiz Unternehmen verlassen Vorlage

"Sehr geehrte Damen und Herren,

ich möchte Ihnen mitteilen, dass ich ab dem [Datum] meine Position bei [Unternehmensname] nicht mehr innehaben werde. Es war eine Freude, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, und ich möchte Ihnen für Ihre Unterstützung und Zusammenarbeit während meiner Zeit hier danken.

Für künftige Anliegen und Fragen im Zusammenhang mit meinen bisherigen Aufgaben steht Ihnen mein Nachfolger/Nachfolgerin, [Name], zur Verfügung. Sie/Er ist unter der E-Mail-Adresse name@company.de erreichbar und wird sich freuen, Ihnen weiterhelfen zu können.

Bitte zögern Sie nicht, mich bis zu meinem Ausscheiden am [Datum] zu kontaktieren, wenn Sie weitere Fragen haben. Ansonsten können Sie mich gerne unter meiner privaten E-Mail-Adresse name@gmail.com erreichen.

Vielen Dank nochmals für die gute Zusammenarbeit. Ich wünsche Ihnen und dem gesamten Team alles Gute für die Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]"

Tipp: Möchten Sie mehr über das korrekte Vorgehen bei einer Kündigung erfahren? Unser detaillierter Artikel zum Thema "Kündigungsschreiben" bietet Ihnen wertvolle Einblicke und Ratschläge.

Abwesenheitsnotiz Weihnachten/ Feiertage Vorlage

"Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],

ich danke Ihnen für Ihre Nachricht. Bitte beachten Sie, dass unser Büro während der bevorstehenden Weihnachtsfeiertage, von [Startdatum] bis [Enddatum], geschlossen sein wird. In diesem Zeitraum habe ich nur begrenzten Zugang zu meinen E-Mails und werde daher möglicherweise nicht in der Lage sein, Ihre Anfrage zeitnah zu beantworten.

Für dringende Anliegen steht Ihnen unser Notfallteam zur Verfügung, welches Sie unter der E-Mail-Adresse [Notfallkontakt E-Mail] oder telefonisch unter [Notfallkontakt Telefon] erreichen können.

Ich entschuldige mich für eventuelle Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis. Ich wünsche Ihnen und Ihren Lieben frohe Weihnachtsfeiertage und einen guten Start ins neue Jahr.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

[Ihre Berufsbezeichnung]"

Häufige Fehler in Abwesenheitsnotizen vermeiden

Beispiel einer Abwesenheitsnotiz Vorlage auf dem Computerbildschirm

Automatische Abwesenheitsantworten sind eine gängige Praxis in vielen E-Mail-Systemen. Bestimmte Fehler können jedoch den professionellen Eindruck, den Sie hinterlassen wollen, beeinträchtigen. Hier sind einige Fallstricke, die Sie vermeiden sollten:

  • Unvollständige Informationen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Abwesenheitsmitteilung wichtige Details wie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit sowie alternative Kontaktmöglichkeiten enthält. Ohne diese Informationen ist die Mitteilung nicht hilfreich.

  • Überflüssige Details: Vermeiden Sie es, die Empfänger mit unnötigen Einzelheiten zu belasten. Seien Sie präzise und konzentrieren Sie sich auf die relevanten Informationen.

  • Fehler bei Zahlen und Rechtschreibung: Seien Sie vorsichtig bei Fehlern in Datumsangaben oder Kontaktinformationen, da diese die Mitteilung unbrauchbar machen können. Überprüfen Sie alle Angaben sorgfältig, bevor Sie die automatische Antwort aktivieren.

  • Empfänger-spezifische Nachrichten: Passen Sie Ihre Abwesenheitsmitteilung an den jeweiligen Empfänger an. Kollegen benötigen möglicherweise spezifischere Anweisungen, während Kunden oder externe Kontakte eine allgemeinere Antwort bevorzugen.

  • Unfreundlicher Ton: Achten Sie darauf, in Ihrer Mitteilung einen freundlichen Ton zu bewahren. Vermeiden Sie es, abweisend oder unnahbar zu wirken; informieren Sie die Empfänger stattdessen höflich über Ihre Abwesenheit.

  • Weitergabe Ihrer persönlichen Handynummer: Obwohl es bewundernswert ist, einen hervorragenden Service anzubieten, kann die Weitergabe Ihrer persönlichen Handynummer zu unerwünschten Störungen führen. Verweisen Sie stattdessen in dringenden Fällen auf Ihre benannte Vertretung.

Eine gut durchdachte und rücksichtsvolle Abwesenheitsmitteilung kann bei denjenigen, die versuchen, Sie während Ihrer Abwesenheit zu erreichen, einen positiven und professionellen Eindruck hinterlassen. Seien Sie umsichtig bei der Erstellung Ihrer Mitteilung!

 

Mitarbeiter
Diana Tran

Verfasst von:

Diana Tran

Diana ist nicht nur eine leidenschaftliche Expertin im Bereich Personalwesen, sondern auch eine talentierte Content Writerin. Ihr tiefes Verständnis für die Bedürfnisse von Unternehmen und Mitarbeitern befähigt sie dazu, Inhalte zu erstellen, die nicht nur informativ, sondern auch inspirierend sind. Mit ihrer einzigartigen Fähigkeit, hochwertige HR-Inhalte zu produzieren, ist Diana ein wahrer Schatz für alle, die ihr Wissen über das Personalwesen erweitern möchten.

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