Urlaubsvertretung

Eine Urlaubsvertretung übernimmt die Aufgaben oder Schichten einer Kollegin, solange sie im Urlaub ist. Wer vertritt, bestimmt der Arbeitgeber. Ein eigenes Gesetz zur Urlaubsvertretung gibt es nicht, die Regeln stehen im Arbeitsvertrag, im Weisungsrecht und im Arbeitszeitgesetz.

Im Büro heißt Vertretung vor allem: Mails beantworten, Fristen halten, Kunden betreuen. Im Schichtbetrieb ist die Frage handfester. Ist eine Servicekraft zwei Wochen weg, fehlen im Dienstplan zehn Schichten, und jede davon braucht einen Namen. Auf Englisch heißt die Urlaubsvertretung holiday cover.

Wer für die Urlaubsvertretung zuständig ist

Die Vertretung zu regeln ist Sache des Arbeitgebers. Nach § 106 GewO bestimmt er Inhalt, Ort und Zeit der Arbeit nach billigem Ermessen, soweit Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz nichts anderes festlegen. Billiges Ermessen heißt im Alltag: Du wägst ab und teilst nicht immer dieselbe Person ein, nur weil sie nie Nein sagt.

Beschäftigte müssen sich ihre Vertretung nicht selbst suchen, um Urlaub zu bekommen. Das Bundesurlaubsgesetz verlangt, dass du die Urlaubswünsche berücksichtigst (§ 7 Abs. 1 BUrlG), eine gefundene Vertretung ist dafür keine Bedingung. Dass Kolleginnen sich untereinander absprechen, ist trotzdem üblich und oft praktisch. Steht die Absprache im Urlaubsantrag, siehst du sie, bevor du freigibst.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei den allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Eine Regel wie „aus jeder Filiale höchstens zwei Leute gleichzeitig im Urlaub“ ist so ein Grundsatz.

Urlaubsvertretung: die gesetzliche Regelung

Das Wort Urlaubsvertretung kommt in keinem Gesetz vor. Was du anordnen darfst, ergibt sich aus vier Quellen:

• Arbeitsvertrag: Die Vertretung muss zu der Tätigkeit passen, für die jemand eingestellt ist. Eine Servicekraft vertritt eine Servicekraft und übernimmt nicht die Lohnabrechnung.

• Weisungsrecht (§ 106 GewO): Innerhalb dieses Rahmens verteilst du die Aufgaben nach billigem Ermessen.

• Arbeitszeitgesetz: Auch mit Vertretung bleibt es bei acht Stunden pro Werktag, verlängerbar auf zehn, wenn im Schnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Zwischen zwei Arbeitstagen liegen mindestens elf Stunden Ruhezeit (§ 5 Abs. 1 ArbZG).

• Bundesurlaubsgesetz: Den Urlaub legst du nach den Wünschen der Beschäftigten fest. Ablehnen kannst du ihn nur, wenn dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer, die sozial Vorrang haben, entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).

Ob eine fehlende Vertretung als dringender betrieblicher Belang zählt, hängt vom Einzelfall ab. Wer einen Urlaub seit Monaten kennt und trotzdem niemanden einplant, steht mit diesem Argument schwach da. Wie du einen Antrag prüfst und wann eine Ablehnung trägt, erklärt der Eintrag zur Urlaubsgenehmigung.

Wie viel Urlaubsvertretung ist zumutbar?

Eine feste Grenze in Stunden oder Wochen gibt es nicht. Zumutbar ist eine Vertretung, wenn die Aufgaben zum Arbeitsvertrag passen, die vereinbarte Arbeitszeit gilt oder eine vereinbarte Mehrarbeit nicht überschritten wird und das Arbeitszeitgesetz eingehalten ist. Die Vertretung übernimmt das Dringende. Wer zusätzlich zur eigenen Stelle eine zweite komplett mitmachen soll, ist überlastet, und das ist auch für den Betrieb ein Risiko.

Mehr Stunden kannst du nur verlangen, wenn Arbeits- oder Tarifvertrag Überstunden vorsehen. Eine Teilzeitkraft, die in der Urlaubszeit Schichten dazunimmt, macht das mit ihrem Einverständnis, und die zusätzlichen Stunden werden bezahlt oder ausgeglichen. Wie das abgerechnet wird, steht unter Überstundenvergütung.

Die Frage, wie lange man eine Vertretung machen darf, stellt sich beim Urlaub selten, weil er ein Ende hat. Bleibt eine Stelle länger unbesetzt, etwa durch Krankheit oder Elternzeit, ist es keine Urlaubsvertretung mehr. Dann geht es um Umverteilung auf Dauer oder eine befristete Einstellung, wie sie im Eintrag zur Krankheitsvertretung beschrieben ist.

Urlaubsvertretung im Dienstplan: ein Beispiel

Ein Café mit Mittagstisch, fünf Leute im Service. Lena arbeitet Vollzeit, 40 Stunden an fünf Tagen, und nimmt im August zwei Wochen Urlaub. Im Dienstplan fehlen damit zehn Schichten zu je acht Stunden. So lassen sie sich verteilen:

• Mia arbeitet in Teilzeit 24 Stunden an drei Tagen. Sie übernimmt in beiden Wochen je zwei zusätzliche Schichten und kommt so auf 40 Stunden an fünf Tagen. Das liegt im Arbeitszeitgesetz, geht aber über ihren Vertrag hinaus, also nur, weil sie zugesagt hat.

• Eine Aushilfe auf Minijob-Basis, die das Team kennt, übernimmt vier Schichten, verteilt auf beide Wochen, soweit ihre Verdienstgrenze das zulässt.

• Jonas arbeitet Vollzeit und springt an einem Samstag ein. Sechs Tage zu acht Stunden erlaubt das Gesetz, sein Vertrag sieht aber 40 Stunden vor. Die acht Stunden werden ihm deshalb in der Folgewoche als Freizeit ausgeglichen, so wie sie es vereinbart haben.

• Die letzte Schicht, ein ruhiger Dienstagmittag, fällt weg. Vier Leute reichen dort.

Keine einzelne Person trägt so die ganze Lücke, und weil Mia ihre Zusatzschichten als Frühschichten nach freien Abenden bekommt, bleiben die elf Stunden Ruhezeit überall gewahrt. Hätte Jonas alle zehn Schichten zusätzlich übernommen, wären es zwei Wochen mit je 80 Stunden gewesen, weit über dem, was § 3 ArbZG zulässt.

Urlaubsvertretung von außen

Reicht das Team nicht, kommt die Vertretung von außen. Für ein paar Wochen im Sommer sind das meist Aushilfen, die den Betrieb schon kennen, Studierende in den Semesterferien oder Leiharbeitskräfte über eine Zeitarbeitsfirma. Eine Aushilfe, die jedes Jahr wiederkommt, braucht kaum Einarbeitung. Eine Zeitarbeitskraft ist kurzfristiger zu bekommen, muss Kasse, Karte und Abläufe aber erst kennenlernen.

Frag früh. Wer im Juni eine Vertretung für August sucht, konkurriert mit allen anderen Betrieben, die gerade dasselbe merken. Ein kleiner Pool aus zwei, drei Leuten, die im Jahr ein paar Schichten übernehmen, ist in der Urlaubszeit mehr wert als jede Stellenanzeige.

Vertretungsregelung: einmal festlegen, jedes Jahr nutzen

Eine Vertretungsregelung legt im Voraus fest, wer wen vertritt. In kleinen Betrieben reicht eine Liste mit festen Paaren: wer die Kasse abschließt, wer die Warenbestellung kennt, wer einen Schlüssel hat. Jede Aufgabe, die nur eine Person beherrscht, braucht eine zweite, die sie gelernt hat, bevor die Urlaubszeit beginnt.

Die Regelung trägt nur, wenn sie in die Urlaubsplanung einfließt. Feste Vertretungspaare sollten nicht gleichzeitig Urlaub haben, und vor Sommerferien, Brückentagen und den Wochen um Weihnachten lohnt der Blick, ob genug Leute mit den nötigen Fähigkeiten da sind. Reicht das in einzelnen Wochen trotzdem nicht, bleibt eine eng begrenzte Urlaubssperre als letztes Mittel.

Urlaubsübergabe: was die Vertretung braucht

Im Büro ist die Übergabe der wichtigste Teil der Urlaubsvertretung, im Schichtbetrieb ist sie kürzer. Fehlen darf sie in keinem von beiden. Diese Punkte gehören hinein:

• offene Aufgaben mit Frist und Priorität, und was ausdrücklich liegen bleiben darf

• laufende Absprachen mit Kunden, Lieferanten oder Kollegen

• Zugänge, Schlüssel und Ablageorte, ohne Passwörter per Mail zu verschicken

• wen die Vertretung bei Entscheidungen fragt, die sie nicht allein treffen soll

Eine Abwesenheitsnotiz sagt allen anderen, an wen sie sich wenden können. Nach dem Urlaub schließt ein kurzes Gespräch die Lücke in die andere Richtung, damit die Rückkehr an den Arbeitsplatz nicht mit einem Stapel ungeklärter Fragen beginnt.

Je besser die Übergabe, desto seltener ist ein Anruf im Urlaub nötig. Das Bundesurlaubsgesetz spricht vom Erholungsurlaub (§ 1 BUrlG), und eine Pflicht, im Urlaub erreichbar zu sein, steht dort nicht.

Urlaub und Vertretung in Shiftbase planen

In Shiftbase stehen Abwesenheiten im selben Dienstplan wie die Schichten. Dein Team beantragt Urlaub in der mobilen App, und sobald du einen Antrag freigibst, ändert sich der Dienstplan mit. Liegt eine Schicht im Urlaub der Person, die dafür eingeplant ist, warnt dich der Plan.

Die frei gewordene Schicht machst du zu einer offenen Schicht und lädst die Kolleginnen und Kollegen ein, die sie übernehmen können. Sie nehmen die Einladung in der App an oder lehnen sie ab, und du siehst sofort, welche Lücken noch offen sind. Wie Anträge, Salden und Vertretung im Urlaubsplaner zusammenlaufen, zeigt die Produktseite.