Arbeitsbestätigung: Was Arbeitgeber wissen müssen

Die Arbeitsbestätigung ist ein oft angefordertes Dokument, das Sie als Arbeitgeber sachlich über Dauer und Art eines Beschäftigungsverhältnisses ausstellen. Hier erfahren Sie, wann Sie dazu verpflichtet sind, worin der Unterschied zur Arbeitsbescheinigung liegt und wie Sie das Ganze rechtssicher und effizient umsetzen.

Was ist eine Arbeitsbestätigung?

Eine Arbeitsbestätigung ist ein formelles Schreiben, das Sie als Arbeitgeber ausstellen, um einer Person zu bescheinigen, dass sie zu einem bestimmten Zeitraum in Ihrem Unternehmen beschäftigt war. Im Unterschied zum qualifizierten oder einfachen Arbeitszeugnis enthält die Arbeitsbestätigung keine Bewertung von Leistung oder Verhalten - sie beschränkt sich rein auf die Fakten der Beschäftigung:

• Name der beschäftigten Person

• Zeitraum der Anstellung

• Art der Tätigkeit

• Name und Adresse des Unternehmens

Dieses Dokument wird in der Praxis häufig dann benötigt, wenn der oder die Arbeitnehmende einen Nachweis für Behörden, wie etwa die Bundesagentur für Arbeit, das Jobcenter (z. B. bei Arbeitslosengeld II / Bürgergeld) oder auch für private Zwecke wie bei der Wohnungsbewerbung (z. B. Vorlage beim Vermieter) erbringen muss.

Wichtig für Sie als Arbeitgeber:
Eine Arbeitsbestätigung ist rechtlich verpflichtend, wenn Arbeitnehmende sie verlangen - etwa im Rahmen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder auch während einer noch laufenden Beschäftigung. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet § 109 GewO (Gewerbeordnung).

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbestätigung und Arbeitsbescheinigung?

Tatsächlich werden die Begriffe im Alltag oft durcheinandergebracht. Doch aus rechtlicher und praktischer Sicht handelt es sich um zwei klar unterschiedliche Dokumente, die Sie als Arbeitgeber in ganz verschiedenen Situationen ausstellen:

⭐ Die Arbeitsbestätigung
Dieses Dokument ist ein formloser Nachweis über die Dauer und Art der Beschäftigung - meist ohne tiefergehende Angaben. Es dient allgemeinen Zwecken wie zum Beispiel:

• Nachweis bei einem Vermieter

• Unterlagen für eine Weiterbildung

• Bestätigung für die eigene Unterlagenmappe

Wichtig: Eine Arbeitsbestätigung enthält keine Angaben zum Grund der Kündigung, Gehalt oder Verhalten - sie ist rein sachlich und neutral.

⭐ Die Arbeitsbescheinigung (nach § 312 SGB III)
Hierbei handelt es sich um ein gesetzlich vorgeschriebenes Formular, das Sie verpflichtend ausfüllen müssen, wenn Ihre ehemalige Arbeitskraft Arbeitslosengeld beantragen möchte. Dieses Formular wird bei der Bundesagentur für Arbeit eingereicht und enthält wesentlich detailliertere Angaben, unter anderem:

• Dauer des Arbeitsverhältnisses

• Arbeitszeitmodell

• Gehalt der letzten Abrechnungszeiträume

• Gründe für die Beendigung (z. B. Kündigung durch wen? )

• Angaben zu Sonderzahlungen, Urlaubsansprüchen, Entgeltfortzahlung etc.

Zusätzlich wichtig:
Die Arbeitsbescheinigung muss heute digital über das BEA-Verfahren (Bescheinigungen elektronisch annehmen) an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt werden.

Praxisbeispiel zur Unterscheidung:
Angenommen, eine ehemalige Aushilfe bittet Sie nach der Kündigung um eine Arbeitsbestätigung, um sich eine neue Wohnung zu suchen - Sie stellen ein neutrales Schreiben über Dauer und Tätigkeit aus.
Ein anderer früherer Angestellter meldet sich arbeitslos - in diesem Fall müssen Sie zusätzlich die gesetzliche Arbeitsbescheinigung digital an die Agentur für Arbeit senden.

Wie sieht eine Arbeitsbestätigung?

Eine Arbeitsbestätigung folgt in der Regel einem standardisierten Format, das die wesentlichen Informationen des Arbeitsverhältnisses klar und übersichtlich darstellt. Hier sind die typischen Inhalte, die in einer solchen Bestätigung enthalten sein sollten:

• Kopfzeile mit Unternehmensdaten: Die Arbeitsbestätigung beginnt mit dem Namen und der Adresse des Unternehmens, oft ergänzt durch das Firmenlogo und Kontaktdaten der Personalabteilung.

• Datum der Ausstellung: Das Datum, an dem die Bestätigung ausgestellt wurde, ist prominent vermerkt, um die Aktualität der Dokumentation zu gewährleisten.

• Anrede und Einleitung: Eine formelle Anrede, die sich an den Empfänger der Bestätigung richtet, gefolgt von einem einleitenden Satz, der den Zweck des Dokuments erläutert.

• Angaben zum Arbeitnehmer: Vollständiger Name, Geburtsdatum und Adresse des Arbeitnehmers werden aufgeführt.

• Beschreibung des Arbeitsverhältnisses: Detaillierte Angaben zum Beschäftigungsverhältnis einschließlich Beginn des Arbeitsverhältnisses, Position, Hauptaufgaben und, falls relevant, das Enddatum des Arbeitsverhältnisses.

• Angaben zum Arbeitgeber: Name und Position der Person, die die Arbeitsbestätigung ausstellt, oft ein Vertreter der Personalabteilung oder der direkte Vorgesetzte.

• Schlussformel und Unterschrift: Eine formelle Schlussformel bekräftigt die Richtigkeit der gemachten Angaben. Darunter folgt die handschriftliche Unterschrift des Ausstellers sowie gegebenenfalls ein Stempel des Unternehmens.

• Datenschutzklausel: Hinweise zum Datenschutz, um zu verdeutlichen, dass alle personenbezogenen Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben behandelt werden.

Diese Struktur stellt sicher, dass die Arbeitsbestätigung alle erforderlichen Informationen enthält und von Dritten wie Banken, Behörden oder potenziellen Vermietern als verlässlicher Nachweis anerkannt wird.

Welche Abgabefristen gelten – und was ist in Sachen Datenschutz zu beachten?

Bei der Ausstellung einer Arbeitsbestätigung sind sowohl die Einhaltung von Abgabefristen als auch der Datenschutz von besonderer Bedeutung. Hier eine Übersicht über die relevanten Aspekte:

Abgabefristen

• Allgemeine Fristen: Arbeitgeber sind häufig angehalten, die Arbeitsbestätigung zeitnah auf Anfrage des Arbeitnehmers auszustellen. Obwohl es keine gesetzlich festgelegte Frist für die Abgabe einer allgemeinen Arbeitsbestätigung gibt, wird erwartet, dass diese ohne unnötige Verzögerung bereitgestellt wird.

• Spezielle Fristen: Für bestimmte Dokumente, wie die Arbeitsbescheinigung, die für die Beantragung von Arbeitslosengeld erforderlich ist, gibt es genaue gesetzliche Fristen. Die Bundesagentur für Arbeit verlangt beispielsweise, dass diese Bescheinigungen innerhalb von sieben Tagen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der Anforderung durch den Arbeitnehmer bereitgestellt werden.

Datenschutz

• Vertraulichkeit der Daten: Alle personenbezogenen Daten, die in der Arbeitsbestätigung enthalten sind, müssen gemäß den Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) behandelt werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass solche Informationen sicher aufbewahrt und nur für berechtigte Zwecke verwendet werden.

• Einhaltung der DSGVO: Es ist zwingend erforderlich, dass Arbeitgeber die Prinzipien der Datenminimierung und Zweckbindung beachten. Das bedeutet, dass nur die für den spezifischen Zweck der Bestätigung notwendigen Daten erhoben und verarbeitet werden dürfen.

• Informationspflicht: Arbeitnehmer müssen über die Verwendung ihrer Daten informiert werden. Dies schließt ein, dass sie darüber aufgeklärt werden, wie ihre Daten gesammelt, verwendet und gespeichert werden.

Diese Richtlinien helfen, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und gleichzeitig die Pflichten des Arbeitgebers im Hinblick auf rechtzeitige Dokumentation und Datenschutz zu erfüllen.

Kann man eine Arbeitsbestätigung auch rückwirkend ausstellen?

Ja, Sie sind grundsätzlich auch nachträglich zur Ausstellung einer Arbeitsbestätigung verpflichtet, selbst wenn das Arbeitsverhältnis längere Zeit zurückliegt. Es gibt keine gesetzliche Verjährungsfrist, die Sie pauschal davon befreit. Das bedeutet:

Wenn eine ehemalige beschäftigte Person eine Arbeitsbestätigung verlangt - auch Jahre später -, müssen Sie dieser Aufforderung nachkommen.

Das sollten Sie dabei beachten:

1️⃣ Rückwirkende Ausstellung ist rechtlich zulässig

Die Arbeitsbestätigung dient als Nachweis über ein bereits bestehendes oder abgeschlossenes Arbeitsverhältnis. Solche Nachweise können auch nachträglich für Bewerbungen, Behörden oder private Anliegen benötigt werden - etwa zur Vorlage beim Vermieter, bei Rentenanträgen oder für eine Weiterbildung.

2️⃣ Dokumentation erleichtert Ihre Arbeit

Gerade bei älteren Fällen kann es hilfreich sein, wenn Sie über eine gut strukturierte Personalakte oder ein digitales HR-System wie Shiftbase verfügen. So lassen sich Beschäftigungsdauer, Tätigkeiten und Vertragsdetails auch Jahre später noch zuverlässig abrufen und korrekt dokumentieren.

3️⃣ Grenzen setzen - mit nachvollziehbaren Gründen

In Ausnahmefällen - etwa wenn keinerlei Daten mehr vorhanden sind (z. B. nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder bei Insolvenz) - können Sie den Wunsch auf Basis fehlender Informationen höflich, aber nachvollziehbar ablehnen. Dies sollten Sie jedoch transparent dokumentieren und die betroffene Person darüber informieren.

Fazit: Ein kleines Dokument mit großer Wirkung

Auch wenn die Arbeitsbestätigung auf den ersten Blick wie eine formale Nebensache wirkt, ist sie für viele Arbeitnehmende ein wichtiger Nachweis – sei es für Behörden, Vermieter oder Bewerbungen. Als Arbeitgeber tragen Sie hier Verantwortung: Sie sichern Ihren (ehemaligen) Mitarbeitenden eine faire, sachliche Bestätigung ihres Arbeitsverhältnisses zu und stärken so das Vertrauen – auch über das Arbeitsverhältnis hinaus.

Dabei ist die Ausstellung in der Regel schnell erledigt – vor allem, wenn Sie auf strukturierte Daten und digitale HR-Tools wie Shiftbase setzen. Ob zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder auch Jahre später: Eine saubere, rückblickende Dokumentation hilft nicht nur den Mitarbeitenden weiter, sondern schützt auch Ihr Unternehmen vor Missverständnissen oder unnötigen Konflikten.

Kurz gesagt: Mit einer gut erstellten Arbeitsbestätigung zeigen Sie Verlässlichkeit, Professionalität und Wertschätzung – ganz ohne großen Aufwand.