Das Personalgespräch als Instrument der Mitarbeiterführung: Dos and Don'ts

Was ist ein Personalgespräch?

Ein Personalgespräch ist ein Treffen zwischen einer Führungskraft und einem Mitarbeiter, bei dem die Leistung am Arbeitsplatz besprochen wird. Es findet in der Regel jährlich statt, manche Unternehmen führen es jedoch auch halbjährlich durch.

Ziel des Personalgesprächs ist es, dem Mitarbeiter ein Feedback zu seiner Leistung und seinen beruflichen Möglichkeiten zu geben. Personalgespräche können von Führungskräften oder einem externen Berater geführt werden. Sie können auch von Kollegen oder sogar von Kunden durchgeführt werden.

Warum ist ein Personalgespräch so wichtig?

Das Personalgespräch ist der wichtigste Teil des Beurteilungsprozesses. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Position zu erläutern und darzulegen, warum Sie glauben, dass Sie das Geforderte wert sind.

Während eines Personalgesprächs kommunizieren Vorgesetzte und Mitarbeiter miteinander. Sie können den Schwerpunkt des Inhalts verändern. Das Spektrum reicht von Konfliktsituationen über Zielvereinbarungen bis hin zu fachlichen Beurteilungen.

Ein Personalgespräch ist eine wichtige Unterbrechung im Alltag des Mitarbeiters und sollte entsprechend behandelt werden. Die Personalabteilung stellt den Führungskräften Checklisten oder Leitfäden als wichtige Orientierungshilfe für Personalgespräche zur Verfügung, aber es gibt keine verbindlichen Richtlinien.

Personalgespräche funktionieren nur, wenn sie regelmäßig geführt werden. Mitarbeiter und Führungskräfte können nur dann Vertrauen in ihre Arbeit haben, wenn Vereinbarungen eingehalten, Ziele erreicht und Konflikte gelöst werden. Führen Sie einen vierteljährlichen Gesprächsplan und legen Sie verbindliche Termine fest.

Ein Personalgespräch zielt darauf ab, ein transparentes, offenes Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Führungskraft herzustellen und generell eine wechselseitige Feedback-Kultur zu schaffen. Im Mittelpunkt des Gesprächs stehen Partnerschaft und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.

Bei einem Vorstellungsgespräch geht es nicht nur um den Austausch von Höflichkeiten. Wenn beide Seiten während eines kontroversen Gesprächs einen respektvollen Ton beibehalten, kann es effektiver sein, als wenn der Dialog neutral ist.

Warum führen Unternehmen Personalgespräche?

Unternehmen führen Personalgespräche, um die Leistung ihrer Mitarbeiter zu bewerten, Bereiche zu ermitteln, in denen sie sich verbessern können, und festzustellen, ob sie für die Stelle geeignet sind oder nicht. Es hilft ihnen, fundierte Entscheidungen über Beförderungen und Gehaltserhöhungen zu treffen, die darauf beruhen, wie gut ein Mitarbeiter in seiner derzeitigen Rolle gearbeitet hat und wie effektiv er seine Fähigkeiten eingesetzt hat, um die Anforderungen seines Vorgesetzten zu erfüllen.

Die Gesprächspartner können auch erörtern, ob es Weiterbildungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten gibt, damit sich die Mitarbeiter beruflich verbessern und in ihrem Unternehmen wachsen können.

Welche Arten von Vorstellungsgesprächen gibt es?

Es gibt viele verschiedene Arten von Vorstellungsgesprächen, die jedoch alle eines gemeinsam haben: Der Gesprächspartner hat ein bestimmtes Ziel. Dieses Ziel kann darin bestehen, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten (KSA) zu bewerten oder potenzielle Mitarbeiter zu überprüfen. Gespräche können auch dazu beitragen, festzustellen, ob ein Mitarbeiter für eine Beförderung bereit ist oder eine zusätzliche Schulung benötigt.

Anlaßbezogene Personalgespräche:

Anlassbezogene Personalgespräche sind strukturierte Gespräche, die zu bestimmten Zeiten stattfinden und der Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern leistungen. Sie konzentrieren sich oft auf die Beurteilung der Fähigkeit einer Person, bestimmte Aufgaben zu erledigen, und nicht auf ein breiteres Spektrum von Fähigkeiten oder Kenntnissen.

Eine Person könnte zum Beispiel von ihrem Vorgesetzten im Rahmen einer vierteljährlichen Leistungsbeurteilung befragt werden. In diesem Fall würde sich das Gespräch darauf konzentrieren, wie gut die Person ihre Arbeit in diesem Quartal erledigt hat, und Feedback dazu geben, was sie in künftigen Quartalen besser machen könnte.

Institutionalisierte Personalgespräche:

Institutionalisierte Personalgespräche werden in der Regel jährlich oder halbjährlich durchgeführt und konzentrieren sich auf die Beurteilung des Gesamt Fortschritts eines Mitarbeiters bei der Erfüllung der Erwartungen an seine Position im Laufe der Zeit.

Zu den Zielen der institutionalisierten Personalgespräche gehört es, Bereiche zu identifizieren, in denen ein Mitarbeiter die Erwartungen nicht erfüllt, damit er sich in diesen Bereichen verbessern kann; ein Feedback zu geben, das den Mitarbeitern dabei hilft, zu verstehen, wie sie in ihrer Rolle abschneiden und was sie tun können, um sich zu verbessern; und Entscheidungen über Erhöhungen, Beförderungen und andere Formen der Anerkennung zu treffen.

Muss ich an dem Personalgespräch teilnehmen?

Die Verpflichtung zur Teilnahme an einem Personalgespräch ist vielen Arbeitnehmern nicht klar. Die Gewerbeordnung regelt das Recht der Arbeitgeber, Weisungen oder Richtlinien zu erteilen. . Die Teilnahme des Arbeitnehmers am Personalgespräch unterliegt daher dem Weisungsrecht, so dass der Arbeitnehmer zur Teilnahme am Personalgespräch verpflichtet ist. Auch bei der Bewertung der Arbeitsleistung ist der Arbeitnehmer verpflichtet, an dem Gespräch teilzunehmen.

Die Pflicht des Arbeitnehmers zur Teilnahme an einem Personalgespräch entfällt, wenn der Grund für das Gespräch eine Kündigung oder der Inhalt des Arbeitsvertrags ist. Um Weisungen zu erteilen, müssen Sie den Arbeitsvertrag im Alltag umsetzen. Auch an Gesprächen über die Vergütung oder die Arbeitszeit muss der Arbeitnehmer nicht teilnehmen.

Nimmt ein Arbeitnehmer nicht an Personalgesprächen teil, kann dies zu einer Abmahnung oder Kündigung führen.

Was sind die Grundregeln für das Personalgespräch?

Es gibt einige Grundregeln für ein Personalgespräch:

• Seien Sie vorbereitet. Das Gespräch ist eine Gelegenheit, mehr über Ihr Unternehmen zu erfahren, also machen Sie Ihre Hausaufgaben und bereiten Sie sich mit Fragen vor.

• Seien Sie respektvoll. Ihr Gesprächspartner ist vielleicht jemand, mit dem Sie in Zukunft eng zusammenarbeiten werden, also seien Sie stets respektvoll.

• Zeigen Sie Begeisterung und Interesse an der Stelle und dem Unternehmen. Das ist entscheidend - zeigen Sie, dass Sie wirklich daran interessiert sind, Teil des Teams zu werden!

• Seien Sie ehrlich, wenn es darum geht, warum Sie die Stelle wollen, aber gehen Sie nicht auf negative Dinge aus Ihrer Vergangenheit ein, die nichts mit der aktuellen Stelle zu tun haben (z. B. "Ich habe das noch nie gemacht, aber ich bin zuversichtlich, dass ich schnell lernen kann" statt "Ich habe noch nie in einem Team gearbeitet").

• Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gesprächspartner Gelegenheit zum Reden hat. Personalgespräche sind keine Einbahnstraßen - seien Sie ein aktiver Zuhörer und lassen Sie Ihren Gesprächspartner an seinen Gedanken und Ideen teilhaben.

• Achten Sie auf Ihre Körpersprache. Treten Sie selbstbewusst und entspannt auf, setzen Sie sich aufrecht hin und halten Sie Augenkontakt.

• Bedanken Sie sich bei Ihrem Gesprächspartner für seine Zeit, bevor Sie gehen. Personalgespräche sind wichtig, um etwas über ein Unternehmen zu erfahren und Ihren Enthusiasmus und Ihre Qualifikationen unter Beweis zu stellen - machen Sie also das Beste daraus!

Was sind die Vorteile von Personalgesprächen?

Ein Personalgespräch hat viele Vorteile.

Steigerung des Engagements der Mitarbeiter:

Das Personalgespräch ist nicht nur eine Gelegenheit für Vorgesetzte, Feedback zu geben, sondern auch eine Chance für die Mitarbeiter, über ihre Leistung nachzudenken und Verbesserungsvorschläge zu machen. Dieses Verfahren kann dazu beitragen, das Engagement von Führungskräften und Mitarbeitern zu verbessern, indem es ihnen ein Forum bietet, ihre Leistung und mögliche Verbesserungsbereiche zu diskutieren.

Geben Sie Feedback zur Leistung:

Im Rahmen des Personalgesprächs können Vorgesetzte ihren Mitarbeitern zeitnah Rückmeldung darüber geben, wie gut sie ihre Ziele im Laufe des Jahres erreicht haben. Es ermöglicht den Mitarbeitern, ihre Arbeit im Laufe der Zeit zu reflektieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und sich neue Ziele für das nächste Jahr zu setzen - so können sie auch in den kommenden Jahren effektiver arbeiten!

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Ziele zu setzen:

Während eines Personalgesprächs sollten Führungskräfte ihre Mitarbeiter fragen, was sie sich für ihre Karriere wünschen, sei es mehr Verantwortung, Aufstiegsmöglichkeiten oder das Erlernen neuer Fähigkeiten. So können beide Seiten erkennen, wie sie gemeinsam auf die Erreichung dieser Ziele hinarbeiten können, wobei auch die Bedürfnisse des Unternehmens und das Beste für beide Seiten berücksichtigt werden.

Unterstützung der beruflichen Entwicklung:

Das mitarbeitergesprächs kann den Führungskräften helfen, die berufliche Entwicklung zu steuern, indem sie Qualifikationslücken oder Weiterbildungsmöglichkeiten aufzeigen, die für die Entwicklung des Mitarbeiters in seiner Funktion von Nutzen wären. Angenommen, es gibt keine unmittelbaren Pläne für eine Fortbildung. In diesem Fall kann die Führungskraft ein Treffen mit der Personalabteilung oder einem anderen Mitglied des Managementteams vereinbaren, das mit dem Mitarbeiter zusammenarbeiten kann, um neue Fähigkeiten in seiner aktuellen Rolle zu entwickeln oder künftige Beförderungen innerhalb Ihres Unternehmens zu planen.

Tipps für die Praxis

Jedes Personalgespräch ist anders, aber es gibt einige gemeinsame Elemente. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Tipps für einen reibungslosen Ablauf Ihrer persönlichen Gespräche.

Planen Sie die Gesprächsstruktur:

Planen Sie vor Beginn eines Gesprächs, was Sie erreichen wollen und wie lange es dauern soll. Berücksichtigen Sie dabei auch Ihren Zeitplan und wie viel Zeit Sie zur Verfügung haben. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie arbeiten an einem Projekt mit knappen Fristen oder sind mit anderen Prioritäten bei der Arbeit beschäftigt. In diesem Fall sollten Sie kein Vorstellungsgespräch vereinbaren, das in derselben Woche stattfindet wie ein anderes wichtiges Ereignis (z. B. eine Frist oder eine Besprechung).

Gesprächsführung:

Beide Parteien müssen gut auf das Gespräch vorbereitet sein. Sie sollten mit Ihren Zielen und denen Ihres Vorgesetzten vertraut sein, damit es keine Missverständnisse über den Inhalt des Gesprächs gibt. Versuchen Sie außerdem, während des Gesprächs nicht zu förmlich zu sein, denn dies kann es beiden Parteien erschweren, sich während des Gesprächs frei zu äußern, und zu Spannungen führen, wenn sich eine Partei während dieses Prozesses wohler fühlt als die andere.

Kommunikationstechniken:

Wenn Sie ein Personalgespräch mit jemandem führen, der nicht zu Ihrem Unternehmen gehört (z. B. ein Kunde oder ein Lieferant), sollten Sie sich der kulturellen Normen bewusst sein, die möglicherweise bestehen. In einigen Kulturen gilt es beispielsweise als unhöflich, während eines Gesprächs direkten Augenkontakt herzustellen, während dies in anderen Kulturen durchaus akzeptabel ist. Versuchen Sie außerdem, Jargon oder Abkürzungen zu vermeiden, mit denen die andere Person nicht vertraut ist, da dies zu Verwirrung und Frustration führen kann.

Achten Sie während des Gesprächs auch auf Ihre Körpersprache und Ihren Tonfall, da dies Einfluss darauf haben kann, wie Ihr Gegenüber Sie wahrnimmt. Wenn Sie z. B. zu aggressiv oder konfrontativ wirken, fühlt sich die andere Person wahrscheinlich in die Defensive gedrängt und ist weniger zur Zusammenarbeit bereit. Wenn Sie andererseits zu passiv oder unterwürfig erscheinen, könnte die andere Person dies ausnutzen und versuchen, das Gespräch zu kontrollieren.

Das Wichtigste ist, dass Sie sich Ihres Kommunikationsstils bewusst sind und ihn je nach Gesprächspartner entsprechend anpassen.

Gründe für die Durchführung eines persönlichen Gesprächs

Bereiten Sie Anweisungen vor:

Der Beurteiler muss möglicherweise die Erwartungen des Gesprächspartners und den Ablauf des Gesprächs erklären. Sie können dies schriftlich tun, es kann aber auch vorkommen, dass mündliche Anweisungen erforderlich sind. In diesem Fall kann es erforderlich sein, ein weiteres Treffen zu vereinbaren, um dem Gesprächspartner Anweisungen zu geben.

Anweisungen erteilen:

Der Beurteiler sollte sich vergewissern, dass der Befragte versteht, was von ihm erwartet wird, bevor er mit einem Personalgespräch oder einer Prüfung beginnt. Es ist auch wichtig, dass er den Zweck des Personalgesprächs kennt und weiß, welche Art von Informationen von ihm während der Prüfung verlangt wird.

Dies kann durch schriftliche Anweisungen geschehen, aber je nach Person, die befragt oder geprüft wird, können auch mündliche Anweisungen erforderlich sein. In einigen Fällen, z. B. bei Minderjährigen oder geistig behinderten Personen, ist es möglicherweise nicht möglich, schriftliche Anweisungen zu erteilen, da sie nicht in der Lage sind, schriftliches Material zu verstehen (z. B. aufgrund von Sprachbarrieren).

Möchte Einspruch gegen die Nichteinhaltung der Vorschriften erheben:

Alle Beteiligten sollten vor Beginn eines Personalgesprächs oder einer Prüfung wissen, welche Arten der Nichteinhaltung inakzeptabel sind, damit sie angemessen darauf reagieren können, wenn sie auftreten. Dies kann von der Weigerung, Fragen zu beantworten, bis hin zur Angabe falscher oder irreführender Informationen reichen. Es ist auch wichtig, dass der Befragte die Konsequenzen der Nichteinhaltung kennt, damit er eine fundierte Entscheidung darüber treffen kann, ob er den Aufforderungen des Beurteilers nachkommt oder nicht.

Ist es notwendig, das Personalgespräch unter vier Augen zu führen?

Ein Vier-Augen-Gespräch kann Teil des Personalgesprächs sein, muss es aber nicht. Neben dem Einzelgespräch kann es auch in Gruppen oder mit mehreren (betroffenen) Personen geführt werden.

Bei Konflikten kann es notwendig sein, diese im Team zu lösen. An dem mitarbeitergespräch können Vertreter des Betriebsrats, ein Unternehmensjurist oder sogar ein Rechtsanwalt teilnehmen, wenn es sich um ein arbeitsrecht liches Vergehen handelt (Betrug, Bestechung, sexuelle Belästigung usw, Diebstahl).

Fazit

Personalgespräche sind ein notwendiger Bestandteil des Beurteilungsprozesses und können wertvolle Informationen über die befragte oder untersuchte Person liefern. Es ist jedoch wichtig, sich über die verschiedenen Arten von Fragen im Klaren zu sein, die gestellt werden können, damit Sie sich gut darauf vorbereiten können. Außerdem ist es wichtig, dass Sie sich Ihres Kommunikationsstils bewusst sind und ihn je nach Gesprächspartner entsprechend anpassen.