Spesenabrechnung

Spesenabrechnung

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, mit dem die Erstattung von Geschäftsausgaben beantragt wird, die während einer Geschäftsreise entstanden sind. Die Abrechnung sollte alle relevanten Informationen über die Ausgaben enthalten, z. B. Daten, Beträge und den Zweck der Ausgaben.

Eine Spesenabrechnung ist ein obligatorischer Bestandteil der meisten Geschäftsreisen. Auf diese Weise kannst du alle Ausgaben, die auf einer Reise anfallen, dokumentieren und nachverfolgen.

Du sollst die Spesenabrechnung bei der Person oder Abteilung einreichen, die für die Genehmigung der Ausgaben zuständig ist. Die Informationen werden dann geprüft, und die Kosten werden entweder genehmigt oder abgelehnt.

Wenn du eine Geschäftsreise planst, solltest du dich mit dem Verfahren der Spesenabrechnung vertraut machen. Auf diese Weise kannst du Überraschungen vermeiden und sicher sein, dass du deine Ausgaben erstattet bekommst. In diesem Artikel wird erläutert, wie Spesenabrechnungen funktionieren.

Was sind Spesen?

Personen, die häufig auf Dienstreisen oder im Außendienst unterwegs sind, ob Angestellte oder Selbständige, müssen in dieser Zeit einige berufliche Ausgaben wie Verpflegung und Unterkunft aufbringen. Eine Berufsauslage kann auch als Aufwand bezeichnet werden.

Definition: Was ist eine Spesenabrechnung?

Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das in der Regel eine Aufzeichnung aller Geschäftsausgaben enthält, die einer Person während eines bestimmten Zeitraums, in der Regel eines Monats, entstanden sind. Unternehmen verwendest du häufig, um die Geschäftsausgaben deiner Mitarbeiter zu verfolgen und zu erstatten.

Spesenabrechnung

In einer Reisekostenabrechnung rechnen die Mitarbeiter die Kosten ab, die ihnen auf ihren Geschäftsreisen im Auftrag ihres Arbeitgebers entstanden sind, darunter Gebühren für zusätzliche Mahlzeiten, Reisekosten, Übernachtungen und andere Ausgaben. Der Arbeitgeber rechnet diese Kosten nach der Reise ab, je nachdem, wie viel der Reisende im Voraus bezahlt hat.

Kosten für die Reisekostenabrechnung

Wenn du auf einer Geschäftsreise bist, wirst du viele verschiedene Arten von Ausgaben haben. Es ist wichtig, deine Kosten im Auge zu behalten, damit dein Unternehmen diese erstatten kann. Es gibt viele verschiedene Ausgabenkategorien, und jede hat ihre eigenen Regeln und Vorschriften.

Transportkosten:

Mit der Reisekostenabrechnung kannst du die Hin und Rückreise, die Fahrt zur Arbeit und die Heimreise (bei längeren Reisen) erfassen. Bewahre alle Belege auf, denn du erhältst nur die Reisekosten erstattet. Du kannst einen Flug nehmen, ein Taxi, einen Mietwagen, einen Zug oder ein privates Fahrzeug mieten, um zum gewünschten Ziel zu gelangen.

Deine Reisekostenabrechnung rechnet die Kosten für die Nutzung deines Privatfahrzeugs auf einer Geschäftsreise wie folgt ab:

  • Kilometergeld: Die gängigste Abrechnungsform für Motorräder und Mopeds ist 20 Cent pro Kilometer.

  • Kilometertarif: Um die Kosten einer Geschäftsreise zu ermitteln, musst du die Anzahl der von dir gefahrenen Kilometer bestimmen und diese durch deine jährlichen Gesamtkosten für dein Auto dividieren. Wenn die Steuern, Kraftstoff, Zinsen, Abschreibung, Wartung, Reparaturen und Versicherung hinzuzählen, erhältst du die Kosten für eine bestimmte Strecke.

Verpflegungsmehraufwand

Bei Dienstreisen können Geschäftsreisende ein Verpflegungspauschale von bis zu 24 Euro pro Tag erhalten, wenn du Deutschland nicht verlässt. Du erhältst 12 Euro pro Tag, wenn du mehr als 8 Stunden täglich auf Geschäftsreise bist. Dieser Betrag kann gekürzt, aber nicht erhöht werden.

Verpflegungsmehraufwand

Für jeden vollen Tag einer mehrtägigen Reise erhältst du 24 Euro. Das Frühstück im Hotel wird gekürzt, wenn du über Nacht bleibst und wenn ein Kunde dich zum Abendessen einlädt.

Kosten für die Unterkunft

Du musst alle Übernachtungskosten, die bei einer Übernachtung im Ausland entstehen, in ihrer Reisekostenabrechnung angegeben werden. Zu den Unterkunftskosten gehören zum Beispiel Übernachtungen in Hotels oder Ferienwohnungen. Du können die Übernachtungskosten in voller Höhe geltend machen, wenn du der Spesenabrechnung entsprechende Belege beifügen.

Sonstige Kosten

In die Spesenabrechnung können Reisenebenkosten wie Telefon- und Internetkosten im Hotel, Eintrittsgelder für Fachveranstaltungen, Mautgebühren und Gepäckversicherung Kosten aufgenommen werden.

Achtest du bei der Erstellung deiner Spesenabrechnung darauf, dass du alle erstattungsfähigen Ausgaben in du richtigen Kategorien einordnest. Bewahrst du außerdem im besten Fall unbedingt alle Belege für deine Ausgaben auf, damit du bei Bedarf nachweisen kannst.

Spesenpauschale in Deutschland

Das Bundesfinanzministerium legt eine jährliche Aufwandsentschädigung für deutschlandweite Dienstreisen fest, an die sich alle Arbeitgeber halten müssen. Die Aufwandsentschädigung wird in eine kleine Aufwandsentschädigung und eine große Aufwandsentschädigung unterteilt.

Kleine Aufwandsentschädigung

Eine kleine Aufwandsentschädigung gibt es für Dienstreisen, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern, sowie für längere Dienstreisen, bei denen der Beleg sowohl für den Vortag als auch für den Folgetag gültig ist. Die Aufwandsentschädigung beträgt 14 Euro für jeden Tag, an dem die Reise stattfindet.

Große Aufwandsentschädigung

Die tägliche Aufwandsentschädigung für eine 24-stündige Dienstreise beträgt 28 Euro für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer von der Arbeit abwesend ist. Die Grundkosten für die Übernachtung betragen 20 Euro für jede Nacht, in der der Arbeitnehmer nicht am Arbeitsplatz ist.

Warum ist eine Reisekostenabrechnung wichtig?

Die Spesenabrechnung ist ein wichtiges Dokument für Unternehmen, da sie dir hilft, die Geschäftsausgaben deiner Mitarbeiter zu erfassen. Diese Informationen sind für Unternehmen unerlässlich, um ihren Mitarbeitern die Geschäftskosten korrekt zu erstatten. Außerdem hilft eine Spesenabrechnung den Unternehmen, ihre Ausgaben im Auge zu behalten.

Wenn die Unternehmen wissen, wie viel ihre Mitarbeiter für Geschäftsreisen ausgeben, können Unternehmen ihr eigenes Geld besser einteilen. Eine Spesenabrechnung ist auch für die Mitarbeiter wichtig, denn sie helfen ihnen, den Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu behalten.

Diese Informationen sind für die Mitarbeiter wichtig, damit sie ihre Finanzen angemessen verwalten können. Eine Spesenabrechnung hilft den Mitarbeitern auch, auf Geschäftsreisen organisiert und effizient zu bleiben.

Wie funktioniert eine Spesenabrechnung?

Wenn die Spesenabrechnung korrekt ist, muss der Arbeitgeber nur die Kosten übernehmen. Die Dokumentation durch den Reisenden ist der wichtigste Teil einer Spesenabrechnung. Arbeitnehmer müssen Quittungen und Rechnungen für alle anfallenden Ausgaben aufbewahren - sonst können sie keine Ausgaben geltend machen.

Keine Quittung, kein Geld. Neben der Unterstützung des Gesetzgebers für die Arbeitgeber bietet der Gesetzgeber auch einen Grund, warum übermäßige Spesenabrechnungen ein guter Grund für eine fristlose Kündigung sein können. Neben dem Gesetzgeber können auch überhöhte oder falsche Spesenabrechnungen ein triftiger Grund für eine fristlose Kündigung sein.

Eine Ausnahme von dieser Regel:

Trinkgelder im Gastgewerbe müssen nicht in Rechnung gestellt werden. Daher ist es wichtig, dass alle Belege vollständig sind und die Spesenabrechnungen korrekt sind. Wenn du das Trinkgeld jedoch als Ausgabe geltend machen wollen, kannst du sich eine Bewirtungsquittung besorgen, in der es bereits enthalten ist.

Die Finanzämter akzeptieren Spesenabrechnungen im digitalen Format, ohne von den Arbeitgebern Originalbelege zu verlangen. Arbeitgeber können die Ausgaben ihrer Mitarbeiter über die Spesenabrechnung als Betriebsausgaben absetzen.

Berichte auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten

Die tatsächlichen Fahrtkosten werden in einem sorgfältig geführten Fahrtenbuch dokumentiert, indem pro gefahrenem Kilometer im Fahrtenbuch eingetragen wird. Alle damit verbundenen Spesen für die Spesenabrechnung sind genau wie vorgesehen im Fahrtenbuch zu vermerken.

Alternativ kannst du einen fahrzeugspezifischen Kilometersatz für die Abrechnung deiner Geschäftsausgaben verwenden. Bei dieser Methode musst du ein Fahrtenbuch führen, das alle Dienstreisen schriftlich dokumentiert. Bei der Reisekostenabrechnung werden die tatsächlichen Kosten über 12 Monate hinweg genau abgerechnet, z. B. Steuern, Versicherungen, Benzin und Abschreibungen.

Vorteile

Durch die Verwendung der Reisekostenabrechnung kann der Prüfer die Einzelheiten der Ausgaben, wie du im Antrag des Unternehmens aufgeführt sind, überprüfen.

Online-Spesenabrechnungen können dabei helfen, die Ausgaben der Mitarbeiter zu verfolgen und mögliche Problembereiche zu identifizieren.

Du kannst sicherstellen, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden.

Du kannst dazu beitragen, das Risiko von Betrug und Diebstahl zu verringern, indem du einen Nachweis über die Ausgaben der Mitarbeiter auf Papier liefern.

Solange die Mitarbeiter die Quittungen beilegen, können du die Details der Ausgaben überprüfen.

Verbessert die interne Kontrolle

Das Formular gibt an, welche Ausgabenposten erstattet werden können und welche nicht.

Besondere Merkmale der Spesenabrechnung:

Der Gesetzgeber hat für jedes Land Pauschalbeträge für die Spesenabrechnung von Geschäftsreisen ins Ausland festgelegt. In einigen Ländern können die Pauschalbeträge sogar je nach Stadt und Land variieren.

Im Folgenden sind die drei Spalten aufgeführt, in denen diese Pauschalen im Internet zusammengefasst sind:

  • Arbeitgeber, die ihren Mitarbeitern während einer Geschäftsreise eine Unterkunft vor Ort anbieten, können dieses Angebot nicht ablehnen und beispielsweise vor Ort ein Hotel buchen.

  • Geschäftsreisende sollten eine Firmenkantine nutzen, wenn eine solche vorhanden ist.

  • Die Besteuerung erfolgt nach der 1-Prozent-Methode oder über ein Fahrtenbuch, wenn der Firmenwagen für Geschäftsreisen genutzt wird.

  • Die Verpflegungspauschalen werden um 20 % gekürzt, wenn das Frühstück in der Übernachtung enthalten ist.

Beispiel für eine Spesenabrechnung im Detail:

Beispiel einer Spesenabrechnung im Detail:

Reisekosten:

  • Geschäftsreise nach Berlin vom 12.04.-14.04.2019:
  • Bahnticket 2. Klasse: €140,00
  • Hotel "Maritim proArte": €480,00
  • Mittagessen am 13.04.
  • In unserem Beispiel war der Mitarbeiter Max auf einer mehrtägigen Dienstreise in Berlin. Er nutzte den Firmenwagen und legte während der gesamten Reise 700 Kilometer zurück. Die aktuelle Kilometerpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer.
  • So sieht die Berechnung von Max' Geschäftsausgaben aus:
  • Geschäftskosten €210,00
  • Firmenwagen: 700 km * 0,30 Euro/km = €210,00
  • Geschäftsessen am 13.04.: 20% Kürzung der Aufwandsentschädigung für Mahlzeiten €16,00
  • Geschäftskosten für drei Tage insgesamt: 426 €.

Private Ausgaben:

  • Privates Mittagessen am 13.04.: €16,00
  • Nicht als Betriebsausgabe absetzbar
  • Benzin für die private Nutzung des Firmenwagens: €20,00
  • Nicht als Betriebsausgabe absetzbar
  • Private Ausgaben insgesamt: €36,00
  • Gesamtaufwand: €462,00

Zusammenfassung:

  • Geschäftlicher Aufwand insgesamt: € 426,00
  • Private Ausgaben insgesamt: €36,00
  • Spesenabrechnung insgesamt: €462,00


Wie du aus dem Beispiel ersehen kannst, müssen die Mitarbeiter ihre Geschäftsausgaben so genau wie möglich dokumentieren, um Probleme mit dem Unternehmen zu vermeiden.
Für den Anfang kann eine Spesenabrechnungssoftware eine große Hilfe sein. Mit dieser Software kannst du Spesenabrechnungen erstellen und ihre Ausgaben schnell und effizient verfolgen.

Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Softwareprogramme für Spesenabrechnungen. Einige sind umfangreicher als andere. Du solltest das Programmwählen, das deinen Anforderungen und deinem Budget am besten entspricht.

Achte bei der Auswahl der Software für die Spesenabrechnung darauf, dass das Programm einfach zu bedienen und verständlich ist. Es sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen und in der Lage sein, Berichte schnell und einfach zu erstellen.

Außerdem sollte die von dir gewählte Spesenabrechnung Software mit dem von dir verwendeten Betriebssystem kompatibel sein. Vergewissere dich, dass die Software Kostenrechnungen in dem von dir gewünschten Format erstellen kann, z. B. PDF oder Excel.

Schließlich sollte die Software für die Kostenabrechnung erschwinglich sein. Es gibt viele hochwertige Programme zu vernünftigen Preisen. Schau dich im Internet um und vergleichen die Funktionen und Preise, bevor du deine endgültige Entscheidung triffst. 

Tipps zur Angabe von Ausgaben in Ihrer Steuererklärung

Arbeitgeber erstatten Arbeitnehmerkosten in der Regel durch Spesenabrechnungen; Mitarbeiter sollten ihrer Steuererklärung Spesenabrechnungen beifügen. Auslagen erstattungen sind für Arbeitnehmer grundsätzlich steuerfrei.

Wenn eine Ausgabe sowohl geschäftlich als auch privat ist, sollte der Mitarbeiter nur den geschäftlichen Teil angeben. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise an einer teils geschäftlichen und teils persönlichen Konferenz teilnimmt, würde er in seiner Steuererklärung nur die Ausgaben im Zusammenhang mit dem geschäftlichen Teil der Konferenz angeben.

Zusätzlich können Arbeitnehmer die Spesenabrechnung als Teil ihrer Steuererklärung ausfüllen. Dies erfolgt durch die Auflistung der Ausgaben im Abschnitt „Lohnbezogene Ausgaben“ der Erklärung mit Unterpunkten wie „Dauer der Arbeitsunfähigkeit“ und „Verpflegung“.

Fazit

Employees with salaried field jobs, self-employed workers, and freelancers can submit expense reports to settle travel and meal expenses. The self-employed and freelancers, on the other hand, settle their expense accounts via their annual tax returns through income-related expenses, instead of using pre-printed forms from the company. 

A company's trip abroad must follow the flat rates established by the destination country in its capacity as a legislator by the Federal Ministry of Finance. It simplifies the process of reimbursing business travel expenses paid in advance by the group of people who use it. By settling all travel expenses, all expenses for upcoming business trips can be reimbursed.

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