Spesen einfach erklärt: So klappt die Abrechnung für Arbeitgeber

Was sind Spesen?

Spesen sind betrieblich veranlasste Ausgaben, die einem Arbeitnehmer oder Selbstständigen im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit entstehen – zum Beispiel während einer Dienstreise, einer Geschäftsreise oder bei anderen auswärtigen Einsätzen. Typische Kategorien von Spesen sind Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten wie Parkgebühren.

Die Spesenabrechnung erfolgt entweder anhand von Belegen oder über Spesenpauschalen, die im Steuerrecht festgelegte Pauschalbeträge darstellen. Besonders die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer (z. B. acht Stunden oder mehr) und unterscheidet sich je nach Reiseziel – innerhalb Deutschlands oder im Ausland. Die exakte Höhe der Pauschalen und deren steuerliche Behandlung sind gesetzlich geregelt.

Damit die Kosten erstattet werden können, müssen sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende die geltenden Regeln zur Spesenabrechnung einhalten. Eine korrekte Erstattung ist nicht nur wichtig für die steuerliche Absetzbarkeit als Werbungskosten oder Betriebsausgabe, sondern auch für die interne Reisekostenabrechnung im Unternehmen.

Ab wann gibt es Spesen?

Spesen können geltend gemacht werden, sobald eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt – also eine Tätigkeit außerhalb der ersten Arbeitsstätte. Voraussetzung ist, dass die Abwesenheit vom Arbeitsplatz eine bestimmte Mindestdauer überschreitet. Für Verpflegungsmehraufwendungen gilt in Deutschland:

• Ab 8 Stunden Abwesenheit: Anspruch auf eine Verpflegungspauschale von 14 €

• Bei ganztägiger Abwesenheit (24 Stunden): Pauschale von 28 €

• Bei An- und Abreisetagen mehrtägiger Dienstreisen: jeweils 14 €

Fahrtkosten, Übernachtungskosten und andere Reisekosten können unabhängig von der Abwesenheitsdauer erstattet werden, sofern sie nachgewiesen oder pauschal angesetzt werden dürfen.

Welche Spesen sind erstattungsfähig? (mit Beispielen)

Erstattungsfähige Spesen sind alle betrieblich veranlassten Ausgaben, die einem Arbeitnehmer, Selbstständigen oder Freiberufler im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der ersten Arbeitsstätte entstehen. Voraussetzung ist, dass die Ausgaben notwendig, nachvollziehbar dokumentiert und nach steuerlichen Vorgaben anerkannt sind.

✅ Typische erstattungsfähige Spesen:

⚠️ Nicht erstattungsfähig sind in der Regel:

• Private Ausgaben (z. B. Minibar, Pay-TV)

• Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit

• Fehlende Nachweise, sofern keine Pauschale gilt

Hinweis: Arbeitgeber können im Rahmen interner Richtlinien festlegen, welche Spesen erstattet werden und in welcher Höhe. Oft wird die Spesenabrechnung digital oder mit Vorlagen dokumentiert, um die Anforderungen des Finanzamts zu erfüllen.

Spesenabrechnung richtig erstellen

Eine korrekte Spesenabrechnung ist für Unternehmen essenziell, um betrieblich veranlasste Ausgaben gesetzeskonform zu erstatten und steuerlich als Betriebsausgaben geltend zu machen. Sie schafft Transparenz, beugt Fehlern vor und erleichtert die Zusammenarbeit mit dem Finanzamt.

🔹 1. Voraussetzungen prüfen

Vor der Abrechnung muss klar sein, ob eine auswärtige berufliche Tätigkeit vorliegt. Nur wenn der Mitarbeitende seine erste Tätigkeitsstätte verlässt, besteht grundsätzlich Anspruch auf Spesen.

🔹 2. Spesenarten erfassen

Die Abrechnung sollte nach Kategorien gegliedert sein:

• Verpflegungsmehraufwendungen (nach Verpflegungspauschalen)

• Fahrtkosten (z. B. ÖPNV, Kilometergeld)

• Übernachtungskosten

• Reisenebenkosten (z. B. Maut, Parkplatz)

• Ausgaben für Arbeitsmittel oder Kommunikation

🔹 3. Belege und Nachweise sammeln

Alle kostenpflichtigen Leistungen müssen durch Belege (z. B. Hotelrechnungen, Tickets, Quittungen) nachgewiesen werden, sofern keine Pauschale angesetzt wird. Die Belege sollten vollständig, leserlich und dem entsprechenden Reisedatum zugeordnet sein.

🔹 4. Abwesenheitszeiten dokumentieren

Die exakte Reisedauer muss angegeben werden, da sich daraus die Höhe der Verpflegungspauschalen ergibt.

🔹 5. Vorlage oder Software nutzen

Zur Vereinfachung empfiehlt sich die Nutzung einer standardisierten Spesenabrechnung-Vorlage oder einer digitalen Lösung wie Shiftbase. Diese automatisieren Berechnungen, sorgen für Konsistenz und erleichtern die Archivierung.

🔹 6. Prüfung und Erstattung

Nach Einreichung durch den Mitarbeitenden sollte die Abrechnung durch die Buchhaltung oder Personalabteilung geprüft und die Kosten erstattet werden – idealerweise innerhalb eines definierten Zeitraums (z. B. 4 Wochen).

Tipp: Unternehmen sollten klare Reiserichtlinien definieren, um Mitarbeitenden Sicherheit zu geben, welche Aufwendungen akzeptiert und in welcher Höhe erstattet werden.

Spesen 2025 in Deutschland und im Ausland

Im Jahr 2025 gelten für Unternehmen weiterhin pauschale Spesenbeträge für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen im Rahmen von Dienstreisen und geschäftlichen Auswärtstätigkeiten. Diese Verpflegungspauschalen sind gesetzlich geregelt und unterscheiden sich je nach Reiseziel (Inland vs. Ausland) und Abwesenheitsdauer.

🇩🇪 Spesenpauschalen 2025 innerhalb Deutschlands

Übernachtungskosten im Inland werden nur gegen Einzelnachweis erstattet (keine Pauschale). Fahrtkosten, Parkgebühren oder andere Reisenebenkosten können ebenfalls erstattet werden, sofern sie beruflich veranlasst sind.

🌐 Verpflegungspauschalen im Ausland 2025

Die Spesenpauschalen im Ausland variieren je nach Zielland und Stadt. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jährlich eine aktualisierte Liste mit allen Ländern und Pauschalen für:

• Ganztägige Abwesenheit

• An- und Abreisetage

• Übernachtungskosten (pauschal)

Beispielhafte Auslandspauschalen 2025 (Auszug):

(Quelle: BMF-Schreiben zu den Pauschbeträgen für Auslandsreisen 2025)

Hinweise für Arbeitgeber

• Die Verpflegungspauschalen gelten nur bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit außerhalb der ersten Arbeitsstätte.

• Bei gestelltem Frühstück oder Abendessen müssen Pauschalen entsprechend gekürzt werden.

• Übernachtungskosten im Ausland dürfen pauschal oder gegen Nachweis erstattet werden.

• Spesen sind nur dann steuerfrei, wenn sie innerhalb der geltenden Pauschbeträge liegen und ordnungsgemäß dokumentiert werden.

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Häufige Fehler bei der Spesenabrechnung vermeiden

Eine fehlerhafte Spesenabrechnung kann für Unternehmen nicht nur zu steuerlichen Nachteilen führen, sondern auch zu Konflikten mit Mitarbeitenden oder dem Finanzamt. Um Rückfragen, Nachzahlungen oder unnötigen Aufwand zu vermeiden, sollten folgende Fehler unbedingt vermieden werden:

1. Fehlende oder unvollständige Belege
Viele Ausgaben – z. B. Fahrtkosten, Hotelrechnungen oder Parkgebühren – sind nicht pauschal abrechenbar. Ohne gültigen Beleg kann das Finanzamt die Erstattung verweigern oder als geldwerten Vorteil werten.

➡️ Tipp: Belegpflicht intern klar kommunizieren und digitale Spesenlösungen mit Beleg-Upload einsetzen.

2. Falsche oder fehlende Abwesenheitszeiten

Die Höhe der Verpflegungspauschale hängt direkt von der Reisedauer ab. Eine ungenaue Angabe (z. B. „ganztägig“) reicht nicht aus.

➡️ Tipp: Exakte Uhrzeiten für Abfahrt und Rückkehr dokumentieren – besonders bei mehrtägigen Dienstreisen.

3. Falsche Anwendung von Pauschalen

Nicht jeder Mitarbeitende hat automatisch Anspruch auf die volle Pauschale. Wird z. B. ein Frühstück im Hotel gestellt, muss die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt werden – Mittag- und Abendessen je um 40 %.

➡️ Tipp: Genaue Erfassung der bereitgestellten Verpflegung im Spesenformular.

4. Keine Unterscheidung zwischen erster Arbeitsstätte und Auswärtstätigkeit

Spesen gelten nur bei beruflich veranlasster Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Wird diese Regel missachtet, können Kosten als nicht abzugsfähig gelten.

➡️ Tipp: Interne Richtlinien zur Abgrenzung festlegen (z. B. Außendienst, wechselnde Einsatzorte).

5. Verspätete Einreichung der Abrechnung

Spesen sollten möglichst zeitnah zur Reise oder Tätigkeit abgerechnet werden. In vielen Unternehmen gelten Fristen (z. B. 3 Monate), andernfalls verfällt der Anspruch.

➡️ Tipp: Fristen intern definieren und in der Reiserichtlinie kommunizieren.

Eine korrekte Spesenabrechnung erfordert klare Prozesse, transparente Regeln und geschulte Mitarbeitende. Moderne digitale Tools können dabei helfen, Fehler zu minimieren und die Reisekostenabrechnung effizient und rechtskonform abzuwickeln.

Fazit

Eine transparente und regelkonforme Spesenabrechnung ist für Unternehmen unverzichtbar, um dienstlich bedingte Kosten wie Verpflegungsmehraufwendungen, Fahrtkosten oder Übernachtungskosten korrekt zu erstatten und steuerlich geltend zu machen. Die Einhaltung der gesetzlichen Spesenpauschalen – sowohl in Deutschland als auch im Ausland – sowie eine saubere Dokumentation aller Ausgaben sind dabei entscheidend.

Arbeitgeber profitieren von klaren internen Richtlinien, digitalen Prozessen und geschulten Mitarbeitenden, um häufige Fehler zu vermeiden und die Reisekostenabrechnung effizient und revisionssicher umzusetzen. Wer Spesen richtig behandelt, schafft nicht nur steuerliche Sicherheit, sondern auch Vertrauen und Zufriedenheit bei den Arbeitnehmenden.