Stempeluhr

Was eine Stempeluhr ist, wie Karte, Terminal und App funktionieren, ob sie Pflicht ist und was beim Runden und Datenschutz gilt.

Eine Stempeluhr hält fest, wann jemand zur Arbeit kommt und wann er geht. Klassisch steckt man dafür eine Stempelkarte in ein Gerät am Eingang, das die Uhrzeit auf die Karte druckt. Heute ist die Stempeluhr meist ein Terminal mit PIN oder Chip, ein Tablet am Eingang oder eine App. Pflicht ist das Gerät nicht, die Erfassung der Arbeitszeit aber schon.

Stempeluhr, Stechuhr und Kontrolluhr meinen dasselbe Gerät.

Wie eine Stempeluhr funktioniert

Mechanische Stempeluhr mit Karte

Jede Person hat eine Stempelkarte, meist für einen Monat, die in einem Fach neben der Uhr steckt. Beim Kommen und Gehen schiebt sie die Karte in den Schlitz, und das Gerät druckt Datum und Uhrzeit in die passende Zeile. Viele Geräte wechseln zu festen Uhrzeiten selbst zwischen den Spalten für Kommen und Gehen. Rechnende Stempeluhren summieren die Stunden gleich auf der Karte, bei allen anderen überträgt jemand die Zeiten am Monatsende von Hand.

Elektronisches Terminal

Ein Terminal erkennt die Person an PIN, Karte, Chip oder Fingerabdruck und speichert die Buchung digital. Die Zeiten landen in einer Software, die Summen, Pausen und Überstunden rechnet. Manche Terminals steuern zugleich den Zutritt zu bestimmten Räumen.

Tablet und App

Die jüngste Form braucht kein eigenes Gerät mehr. Ein Tablet am Eingang dient als gemeinsame Stempeluhr, an der jeder mit eigener PIN stempelt, oder die Mitarbeitenden stempeln in einer App auf dem Handy. Die Zeit wird in dem Moment gespeichert, in dem jemand tippt, und niemand muss Karten einsammeln.

Im Restaurant oder in einer Filiale im Einzelhandel steht das Tablet meist am Personaleingang oder im Pausenraum, damit niemand erst durch den Gastraum oder den Verkaufsraum muss.

Beispiel: ein Tag auf der Stempelkarte

Eine Verkäuferin stempelt am Montag um 7:58 Uhr ein, um 12:01 Uhr aus, um 12:31 Uhr wieder ein und um 16:30 Uhr aus. Auf der Karte stehen vier Uhrzeiten. Die Arbeitszeit des Tages beträgt 8:02 Stunden, die Pause 30 Minuten.

Ältere Stempeluhren springen in festen Intervallen weiter, oft in sechs Minuten, also Zehntelstunden. Rechnet der Betrieb zusätzlich auf volle Viertelstunden, wird aus einem Einstempeln um 8:01 Uhr schnell 8:15 Uhr. Über genau diese Rundung zulasten der Beschäftigten wird gestritten, wie das Beispiel der Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt zeigt.

Wie sich jemand an der Stempeluhr ausweist

Die Uhrzeit festzuhalten ist einfach. Schwieriger ist die Frage, ob wirklich die Person stempelt, deren Name auf der Buchung steht. Die gängigen Verfahren im Vergleich:

Verfahren	So funktioniert es	Stärke	Schwäche
Stempelkarte	Karte mit Namen in den Schlitz stecken	einfach, keine Software nötig	jede Karte lässt sich von jedem stempeln, Übertrag von Hand
PIN	persönliche Nummer am Terminal oder Tablet eingeben	keine Karten, die verloren gehen	eine PIN kann weitergegeben werden
Chip oder Karte (RFID)	Transponder an das Lesegerät halten	schnell, auch mit Handschuhen	ein Chip lässt sich ausleihen
Fingerabdruck oder Gesicht	das Gerät erkennt ein körperliches Merkmal	schließt Stempeln für andere aus	biometrische Daten, Mitbestimmung
Handy mit Standortprüfung	Stempeln in der App, nur im festgelegten Bereich	kein Gerät am Eingang nötig	Standortfreigabe nötig, Datenschutz beachten

Wer für andere stempelt, nennt man im Englischen Buddy Punching. Gegen die Weitergabe von Karten hilft am meisten, wenn die Buchung an etwas hängt, das nicht verliehen wird. Bei der App ist das das eigene Handy, wie bei der Zeiterfassung mit GPS. Wie die klassische Karte aufgebaut ist, steht unter Stempelkarte.

Ist eine Stempeluhr Pflicht?

Eine Stempeluhr als Gerät schreibt kein Gesetz vor. Pflicht ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen. Womit du das tust, entscheidest du: Stundenzettel, Excel, Stempeluhr oder App sind gleichermaßen zulässig, solange die Zeiten vollständig und verlässlich festgehalten werden. Was ab wann gilt, steht unter Arbeitszeiterfassung Pflicht.

Für Minijobs und für alle Beschäftigten in Branchen wie Gastronomie, Bau oder Gebäudereinigung gilt zusätzlich § 17 MiLoG: Die Zeiten müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem Arbeitstag notiert sein. Eine elektronische Arbeitszeiterfassung erfüllt das ohne Zutun, weil die Zeit beim Stempeln entsteht.

Rechtliche Fragen rund um die Stempeluhr

Ist der Weg zur Stempeluhr Arbeitszeit?

Das hängt davon ab, wo die Stempeluhr steht und was vereinbart ist. Der Weg von zu Hause zum Betrieb gilt in der Regel nicht als Arbeitszeit. Steht die Stempeluhr am Werkstor und die Arbeit beginnt erst nach einem langen Weg über das Gelände, oder müssen sich Beschäftigte vorher in vorgeschriebene Dienstkleidung umziehen, kann diese Zeit dazugehören. Mehr dazu im Beitrag, ob Umziehen zur Arbeitszeit gehört.

Stempeln für Kollegen

Wer für eine Kollegin stempelt, die noch nicht da ist, begeht Arbeitszeitbetrug. Das kann eine Abmahnung oder eine Kündigung nach sich ziehen, auch für die Person, die gestempelt hat. Persönliche PIN, Karte oder Fingerabdruck machen es schwerer.

Datenschutz und Betriebsrat

Eine elektronische Stempeluhr verarbeitet personenbezogene Daten. Nutzt sie den Fingerabdruck, sind das biometrische Daten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit, wie eine solche Einrichtung eingeführt und genutzt wird, weil sie Verhalten oder Leistung erfassen kann.

Welche Stempeluhr zu welchem Betrieb passt

Eine mechanische Stempeluhr reicht dort, wo wenige Leute an einem Ort zu festen Zeiten arbeiten und jemand die Karten am Monatsende ohnehin abschreibt, etwa in einer kleinen Werkstatt. Sobald Schichten wechseln, Pausen nach Regeln abgezogen und Zuschläge für Nacht oder Sonntag berechnet werden, wird die Karte zum Engpass, weil jede Zahl von Hand übertragen wird.

Ein Terminal lohnt sich bei vielen Beschäftigten an einem Standort, zum Beispiel in der Produktion, oft verbunden mit der Zutrittskontrolle. Ein Tablet am Eingang oder eine App passt zu Betrieben mit mehreren Filialen, wechselnden Diensten oder Mitarbeitenden, die nicht immer am selben Ort anfangen. Entscheidend ist dann weniger das Gerät als die Frage, ob die gestempelten Zeiten mit dem Dienstplan abgeglichen werden.

Was nach dem Stempeln mit den Zeiten passiert, ist der eigentliche Unterschied. Bei der Karte rechnet jemand Summen, Pausen und Überstunden aus und tippt sie für die Lohnabrechnung ab. Bei einem digitalen System stehen die Summen sofort fest, Abweichungen vom Plan fallen auf, und der Monat geht als Datei an das Lohnbüro.

Kurze Geschichte der Stempeluhr

Die ersten Stempeluhren kamen Ende des 19. Jahrhunderts in den USA auf, als Fabriken nach Stunden bezahlten und die Anwesenheit nicht mehr per Liste prüfen wollten. In Deutschland wurden sie um 1900 gebaut, unter anderem in Schwenningen am Neckar, damals ein Zentrum der Uhrenindustrie. Über Jahrzehnte gehörte das Kartenfach neben der Stempeluhr zum Eingang jeder Fabrik.

Mit Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit verschwand die Stechuhr aus vielen Büros. Ende 1998 wurde bekannt, dass IBM, lange selbst Hersteller von Stempeluhren, sie im eigenen Haus abschafft. Zurück kam das Thema mit dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019, das in der Presse schnell Stechuhr-Urteil hieß.

Von der Stempelkarte zur Stempeluhr-App

Was früher die Karte im Fach war, ist heute meist eine Buchung in einer Software. In Shiftbase stempelt dein Team in der Stempeluhr-App auf dem Handy, am Desktop oder an einem Tablet im Betrieb, das als Kiosk eingerichtet ist und an dem jeder mit eigener PIN stempelt. Wer ein festes Gerät an der Wand möchte, kann eine digitale Stempeluhr nutzen, die an Shiftbase angebunden wird.

Die gestempelten Zeiten stehen in der Zeiterfassung neben der geplanten Schicht, Pausen werden nach deinen Regeln abgezogen, und nach der Freigabe gehen die Stunden als Export in die Lohnabrechnung. Du kannst Shiftbase 14 Tage kostenlos testen.

Häufig gestellte Fragen

Eine Stempeluhr ist ein Gerät oder eine Software, mit der Beschäftigte Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit festhalten. Klassisch druckt sie die Uhrzeit auf eine Stempelkarte, heute läuft sie meist als Terminal, Tablet oder App.

Zwischen Stempeluhr und Stechuhr gibt es keinen sachlichen Unterschied, beide Wörter bezeichnen dasselbe Gerät zur Zeiterfassung. Mehr zum Begriff steht unter Stechuhr.

Eine Stempeluhr ist nicht Pflicht. Pflicht ist seit dem BAG-Beschluss von 2022, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit aller Beschäftigten zu erfassen, und dafür sind Stundenzettel, Excel, Stempeluhr oder App gleichermaßen zulässig.

Der Weg von zu Hause zur Stempeluhr gilt in der Regel nicht als Arbeitszeit. Innerhalb des Betriebs können der Weg zur Stempeluhr oder das Umziehen in vorgeschriebene Dienstkleidung dazugehören, je nachdem, wo gestempelt wird und was vereinbart ist.

Eine Stempeluhr, die zulasten der Beschäftigten auf 15 Minuten rundet, kürzt bezahlte Arbeitszeit. Bei einer Zeiterfassung im 15-Minuten-Takt wird deshalb besser in beide Richtungen gerundet oder gleich minutengenau abgerechnet.

Eine Stempeluhr mit Fingerabdruck verarbeitet biometrische Daten, die nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt sind. Der Arbeitgeber braucht dafür eine tragfähige Rechtsgrundlage, und ein Betriebsrat bestimmt bei der Einführung mit.

Eine mechanische oder elektronische Stempeluhr kostet einmalig pro Gerät, dazu kommen Stempelkarten oder eine Software für die Auswertung. Eine Stempeluhr-App braucht keine eigene Hardware und kostet meist einen Betrag pro Person und Monat. Was Shiftbase kostet, steht auf der Preisseite.