Arbeitszeiterfassung Pflicht

Arbeitszeiterfassung ist seit 2022 Pflicht, ab dem ersten Mitarbeitenden. Was erfasst werden muss, ob Excel reicht und was die geplante Reform ändert.

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen, unabhängig von Betriebsgröße und Branche. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz bisher nicht vor: Papier, Excel und digitale Systeme sind zulässig, solange die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Eine Pflicht zur elektronischen Erfassung ist geplant, aber nicht beschlossen.

Was bedeutet Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Die Arbeitszeiterfassungspflicht verpflichtet Arbeitgeber, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch festzuhalten. Die Rechtsgrundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, so hat es das Bundesarbeitsgericht ausgelegt. Ein eigenes Zeiterfassungsgesetz gibt es noch nicht.

Arbeitszeiterfassung vs. Arbeitszeitnachweis:
Die Erfassung ist der laufende Vorgang, jeden Arbeitstag. Der Nachweis ist das Ergebnis: das Dokument, das du bei einer Prüfung vorlegst. Beide gehören zur selben Pflicht, nur aus unterschiedlicher Sicht.

Gesetzliche Grundlagen

Rechtsgrundlage	Inhalt	Seit
EuGH, Urteil 14. Mai 2019 (C-55/18)	EU-Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichten	2019
BAG, Beschluss 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21)	Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt in Deutschland bereits auf Basis von § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, auch ohne eigenes Gesetz	2022
§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG	Arbeitgeber muss geeignete Maßnahmen zum Arbeitsschutz treffen. Darauf stützt das BAG die Erfassungspflicht	Dauerhaft
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Bestehende Aufzeichnungspflicht für Arbeitszeiten über 8 Stunden täglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit	Dauerhaft
§ 17 MiLoG	Aufzeichnungspflicht für Minijobs und bestimmte Branchen (z. B. Bau, Gastronomie, Transport): Beginn, Ende und Dauer, spätestens nach sieben Tagen	Dauerhaft
ArbZG-Reform (Referentenentwurf)	Referentenentwurf: elektronische Erfassung, dauerhafte Ausnahme für Arbeitgeber mit bis zu zehn Mitarbeitenden	Nicht beschlossen

Was muss erfasst werden?

Laut EuGH und BAG müssen folgende Arbeitszeiten dokumentiert werden:

Beginn der täglichen Arbeitszeit
Ende der täglichen Arbeitszeit
Dauer, also die Arbeitszeit ohne Pausen. Damit sind auch Überstunden und Mehrarbeit erfasst.
Arbeit im Homeoffice und unterwegs: Hier gelten dieselben Pflichten wie im Betrieb.
Bereitschaftsdienst: zählt als Arbeitszeit und wird mit erfasst. Rufbereitschaft zählt nur für die Zeit, in der tatsächlich gearbeitet wird.

Was nicht erfasst werden muss: Der Aufenthaltsort des Arbeitnehmers, private Pausen oder Tätigkeitsinhalte. Die Erfassung darf nur arbeitszeitrelevante Daten umfassen (DSGVO-Grundsatz der Datensparsamkeit).

Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung

Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt. Sie regelt, wann gearbeitet wird, nicht ob die Zeit erfasst wird. Wie lange jemand gearbeitet hat, muss also trotzdem festgehalten werden.

Darf ich die Erfassung an mein Team übertragen?

Ja. Arbeitgeber können die Erfassung an ihre Mitarbeitenden übertragen, etwa per App. Verantwortlich für vollständige und richtige Aufzeichnungen bleibt aber der Arbeitgeber, stichprobenartige Kontrollen gehören deshalb dazu.

Muss die Arbeitszeiterfassung elektronisch sein?

Nein, nicht nach heutigem Recht. Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Das kann eine App sein, ein Terminal, eine Excel-Tabelle oder ein Stundenzettel auf Papier, solange Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig festgehalten werden.

Stand: 28. September 2026

Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 sieht vor, dass Arbeitszeiten elektronisch erfasst werden müssen. Arbeitgeber mit bis zu zehn Mitarbeitenden sollen dauerhaft von der elektronischen Form ausgenommen bleiben, nicht nur übergangsweise.

Beschlossen ist davon nichts. Ein Kabinettsbeschluss liegt nicht vor, und der Koalitionsausschuss hat die Reform am 1. und 2. Juli 2026 aus seinem Paket genommen. Bis ein Gesetz in Kraft tritt, gilt die Rechtslage unverändert: Die Pflicht besteht, die Form ist frei.

Shiftbase Tipp: Wie du Arbeitszeit schon heute flexibel planst, ohne die Tagesgrenze zu reißen

Ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Pflicht?

Die Pflicht zur Erfassung gilt ab dem ersten Mitarbeitenden. Eine Mindestgröße gibt es nicht, auch Kleinbetriebe mit zwei oder drei Angestellten müssen die Arbeitszeit aufschreiben.

Die Zahl zehn taucht nur im Referentenentwurf auf: Arbeitgeber mit bis zu zehn Mitarbeitenden sollen von der elektronischen Form dauerhaft ausgenommen bleiben. Das betrifft die Form, nicht die Pflicht selbst, und beschlossen ist es nicht. Den Stand der Reform erklären wir im Überblick zur Arbeitszeitreform 2026.

Wer ist von der Pflicht ausgenommen?

Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen (§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG). Ob das auch für die Erfassungspflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gilt, ist umstritten und höchstrichterlich nicht geklärt. Selbstständige und Inhaber ohne Arbeitsvertrag erfassen ihre eigene Zeit nicht.

Formen der Zeiterfassung: Was ist erlaubt?

Methode	Zulässig?	Revisionssicher	Empfehlung
Digitale App / Software	Ja	Ja	Beste Lösung für alle Betriebsgrößen
Terminal / Stechuhr	Ja	Ja	Bewährt in Produktion und Handel
Excel-Tabellen	Ja	Nein	Ja, aber fehleranfällig und aufwendig
Papier-Stundenzettel	Ja	Nein	Nicht empfehlenswert, fehleranfällig
E-Mails / Kalendereinträge	Kaum	Nein	Erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen

Wer mit Excel startet, kann unsere kostenlose Excel-Vorlage zur Arbeitszeiterfassung nutzen. Welche Systeme es sonst gibt und worin sie sich unterscheiden, erklären wir unter Zeiterfassungssysteme.

Welche Branchen haben besondere Pflichten?

Für bestimmte Branchen gelten bereits heute verschärfte Dokumentationsanforderungen nach § 17 MiLoG, zusätzlich zur allgemeinen Pflicht:

Branche	Besondere Pflicht	Grundlage
Gastronomie und Hotellerie	Aufzeichnung für alle Beschäftigten, spätestens am siebten Tag nach dem Arbeitstag	§ 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Baugewerbe	Aufzeichnung für alle Beschäftigten	§ 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Transport und Logistik	Aufzeichnung für alle Beschäftigten, beim Fahrpersonal zusätzlich Lenk- und Ruhezeiten	§ 17 MiLoG, FPersV
Pflege und Gesundheitswesen	Regeln zu Bereitschaftsdienst und Zuschlägen, je nach Tarifvertrag	Tarifvertrag (z. B. TVöD)
Einzelhandel	Aufzeichnung für Minijobs	§ 17 MiLoG
Zeitarbeit	Aufzeichnung durch den Entleiher, wenn eine Lohnuntergrenze gilt	§ 17c AÜG

Risiken bei fehlender Zeiterfassung

Wer die Arbeitszeiterfassung vernachlässigt, riskiert:

Bußgelder nach ArbZG: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 Abs. 2 ArbZG können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden (§ 22 Abs. 2 ArbZG). Dieselbe Obergrenze gilt für Verstöße gegen die Höchstarbeitszeiten.
Streit um Überstunden: Der Arbeitnehmer muss Überstunden weiterhin selbst darlegen, daran hat die Erfassungspflicht nichts geändert (BAG, 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21). Ohne eigene Aufzeichnungen fällt es dem Arbeitgeber aber schwer, dem etwas entgegenzusetzen.
Zoll-Prüfungen nach MiLoG: In Gastronomie, Bau und Transport prüft der Zoll die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG. Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen kosten bis zu 50.000 Euro. Die 500.000 Euro, die oft genannt werden, gelten für die Nichtzahlung des Mindestlohns, nicht für Dokumentationsmängel.
Zuschläge: Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge setzen voraus, dass die Stunden feststehen. Ohne Aufzeichnungen lassen sich Nachforderungen kaum prüfen.

Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlage	Aufbewahrungsdauer	Gilt für
§ 16 Abs. 2 ArbZG	2 Jahre	Arbeitszeiten über 8 Stunden + Sonn-/Feiertagsarbeit
§ 17 MiLoG	2 Jahre	Minijobber + Branchen mit Aufzeichnungspflicht
Steuerrecht (§ 147 AO, § 41 EStG)	Je nach Unterlage länger	Lohnunterlagen, frag dazu deine Steuerberatung

Arbeitszeit erfassen mit Shiftbase

Mit der Zeiterfassung von Shiftbase stempeln deine Mitarbeitenden per App, am Tablet im Betrieb oder im Browser ein und aus. Pausen zieht Shiftbase nach deinen Regeln automatisch ab, und weicht eine Zeit vom Dienstplan ab, siehst du das direkt im Arbeitszeitprotokoll. Die geprüften Stunden exportierst du für die Lohnabrechnung.

Einstempeln und automatische Pausen gibt es ab dem Basic Plan. Im Free Plan tragen Mitarbeitende ihre Stunden von Hand ein.

Fazit

Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss 2022 Pflicht, für jeden Arbeitgeber und ab dem ersten Mitarbeitenden. Offen ist nur die Form: Papier und Excel sind heute zulässig, wenn die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist.

Wer heute sauber erfasst, Pausen mitschreibt, das Homeoffice einbezieht und die Aufbewahrungsfristen kennt, ist auch vorbereitet, falls die elektronische Pflicht doch noch kommt.

Du willst Arbeitszeiten ohne Stundenzettel erfassen? Shiftbase 14 Tage kostenlos testen

Häufig gestellte Fragen

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen. Die Pflicht folgt aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG und gilt schon heute, ein eigenes Gesetz ist dafür nicht nötig.

Nein. Das BAG verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System. Eine Papier- oder Excel-Lösung erfüllt das, solange sie diese Anforderungen einhält. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 würde die elektronische Form vorschreiben und Arbeitgeber mit bis zu zehn Mitarbeitenden dauerhaft davon ausnehmen, ist aber nicht beschlossen.

Ab dem ersten. Eine Mindestgröße gibt es nicht, auch Kleinbetriebe müssen die Arbeitszeit erfassen. Die Grenze von zehn Mitarbeitenden im Referentenentwurf betrifft nur die elektronische Form und ist nicht beschlossen.

Ja. Vertrauensarbeitszeit regelt, wann gearbeitet wird, nicht ob die Zeit erfasst wird. Arbeitgeber können die Erfassung an ihre Mitarbeitenden übertragen, bleiben aber dafür verantwortlich, dass sie vollständig und richtig ist.

Dann drohen Bußgelder: Wer Arbeitszeiten über acht Stunden nicht aufzeichnet, riskiert nach § 22 ArbZG bis zu 30.000 Euro, bei Minijobs und in den Branchen nach § 17 MiLoG bis zu 50.000 Euro. Im Streit um Überstunden muss weiterhin der Arbeitnehmer die Stunden darlegen, ohne eigene Aufzeichnungen fällt es dem Arbeitgeber aber schwer, dem etwas entgegenzusetzen.

Das ist rechtlich umstritten. Leitende Angestellte nach § 5 Abs. 3 BetrVG sind über § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Die Erfassungspflicht leitet das BAG aber aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG her, und das Arbeitsschutzgesetz kennt diese Ausnahme nicht. Eine höchstrichterliche Klärung steht aus. Wer hier Sicherheit braucht, klärt den Einzelfall arbeitsrechtlich ab.

Dieselben Regeln wie im Betrieb. Der Arbeitsort ändert nichts an der Pflicht, auch im Homeoffice müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden. Am einfachsten geht das per App oder im Browser, in Shiftbase ab dem Basic Plan.