Urlaubssperre im Unternehmen: Rechte, Pflichten & Praxisbeispiele

Was bedeutet Urlaubssperre?

Eine Urlaubssperre ist eine vom Arbeitgeber verhängte, zeitlich begrenzte Einschränkung des Urlaubsanspruchs im Unternehmen. Das bedeutet: In einem bestimmten Zeitraum dürfen Mitarbeitende keinen Urlaub nehmen, selbst wenn sie grundsätzlich Anspruch auf Erholungsurlaub haben.

Diese Maßnahme ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen – also wenn der normale Betriebsablauf durch Urlaubsabwesenheiten ernsthaft gefährdet wäre. Beispiele dafür sind:

• Unerwartete Großaufträge oder Produktionsspitzen

• Hohe Krankheitsausfälle im Team

• Saisonale Stoßzeiten (z. B. im Einzelhandel zu Weihnachten)

• Betriebsinterne Projekte mit hohem Personalbedarf

Wichtig: Eine Urlaubssperre darf nicht willkürlich verhängt werden. Sie muss verhältnismäßig, gut begründet und klar kommuniziert sein.

Wie lange darf eine Urlaubssperre dauern?

Das Gesetz gibt keine feste Grenze an, wie lange eine Urlaubssperre dauern darf. Aber: Sie muss verhältnismäßig sein. Eine pauschale Sperre über mehrere Monate oder das ganze Jahr wäre unzulässig.

Ein bewährter Ansatz ist, Urlaubssperren nur für eng begrenzte Zeiträume auszusprechen (z. B. Weihnachtsgeschäft vom 15.11.–24.12.) und rechtzeitig im Urlaubsplan oder in der Schichtplanung kenntlich zu machen.

Darf ein Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen?

Eine Urlaubssperre darf nur dann ausgesprochen werden, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen. Dazu zählen unter anderem:

• Unvorhergesehene Ereignisse (z. B. IT-Ausfall, Lieferengpässe)

• Außergewöhnliche Auftragslage (z. B. Eilaufträge, Saisonspitzen)

• Hohe Krankheitsquote im Team

• Personalengpässe, wenn andere Mitarbeitende bereits im Urlaub sind

Ziel der Urlaubssperre ist es, den Betrieb aufrechtzuerhalten und wirtschaftliche Schäden zu vermeiden. Eine pauschale Urlaubssperre ohne triftigen Grund ist jedoch unzulässig und kann arbeitsrechtlich problematisch sein.

Shiftbase empfiehlt: Dokumentieren Sie die Gründe gut und transparent, und informieren Sie Ihre Teams rechtzeitig über mögliche Urlaubssperren – z. B. im internen Kommunikationstool oder Dienstplanungs-Software.

Was passiert, wenn Mitarbeitende trotz Urlaubssperre frei nehmen wollen?

Wenn Beschäftigte entgegen einer klar kommunizierten Urlaubssperre eigenmächtig Urlaub nehmen oder trotz Ablehnung reisen, kann dies schwerwiegende arbeitsrechtliche Konsequenzen haben:

• Erste Konsequenz: In der Regel erfolgt eine Abmahnung wegen Pflichtverletzung

• Wiederholte Verstöße: Können als Arbeitsverweigerung gewertet werden – was im Ernstfall zur fristlosen Kündigung führen kann

Gerichte sehen eigenmächtigen Urlaub oft als Störung des Vertrauensverhältnisses – insbesondere, wenn der Betrieb unter der unerlaubten Abwesenheit leidet.

Eine Urlaubssperre ist ein legitimes, aber sensibles Mittel zur Absicherung betrieblicher Abläufe. Arbeitgeber sollten sie nur im Ausnahmefall verhängen, gut dokumentieren und offen kommunizieren. So lassen sich Rechtskonflikte und Vertrauensverluste vermeiden – und die Zusammenarbeit im Unternehmen bleibt stabil.

Besondere Situationen für Urlaubssperren

Urlaubssperren sind grundsätzlich an klare Bedingungen geknüpft – sie dürfen nur verhängt werden, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen. Doch was gilt in besonderen Konstellationen wie der Probezeit, rund um Weihnachten oder bei krankgeschriebenen Mitarbeitenden? Im Folgenden finden Sie praxisnahe Einordnungen zu häufigen Sonderfällen – inklusive rechtssicherer Hinweise für Arbeitgeber.

➡️ Urlaubssperre bei Betriebsferien

Betriebsferien sind planbare, unternehmensweite Urlaubszeiträume, in denen der gesamte oder ein Großteil des Betriebs ruht – z. B. zwischen den Jahren, während Werkswartungen oder zur Sommerpause. Eine Urlaubssperre ergibt sich hier oft indirekt: Mitarbeitende dürfen ihren Urlaub nicht frei nehmen, sondern müssen ihn innerhalb der Betriebsferien einbringen.

Allerdings gilt auch hier: Betriebsferien dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub blockieren. Laut Rechtsprechung muss ein Teil des Urlaubs – meist etwa ein Drittel – zur freien Verfügung der Beschäftigten bleiben. Zudem ist der Betriebsrat mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Informieren Sie Ihr Team frühzeitig, am besten zum Jahresbeginn, über geplante Betriebsferien – und dokumentieren Sie die Regelung transparent in Ihrem Urlaubs- oder Schichtplanungssystem, etwa mit einer Softwarelösung.

➡️ Urlaubssperre in der Probezeit

Auch während der Probezeit haben Mitarbeitende einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub – allerdings anteilig entsprechend der Dauer des Arbeitsverhältnisses (§ 5 BUrlG). Arbeitgeber dürfen hier zwar eine Urlaubssperre aussprechen, aber nur bei betrieblich gerechtfertigten Gründen. Eine pauschale Sperre für alle neuen Mitarbeitenden wäre rechtswidrig.

Shiftbase-Tipp: Kommunizieren Sie bereits im Vorstellungsgespräch oder Arbeitsvertrag offen, wenn in bestimmten Monaten urlaubsintensive Phasen (z. B. Sommergeschäft) geplant sind.

➡️ Urlaubssperre an Weihnachten

Die Weihnachtszeit ist für viele Unternehmen eine geschäftskritische Phase – insbesondere im Einzelhandel, in der Gastronomie und im Logistikbereich. Hier kann eine zeitlich begrenzte Urlaubssperre zulässig sein, wenn andernfalls der Betriebsablauf gefährdet wäre.

Allerdings: Ein generelles Urlaubsverbot für den gesamten Dezember ist nicht zulässig. Arbeitgeber müssen die Verhältnismäßigkeit wahren und prüfen, ob etwa durch eine rotierende Planung oder Freiwilligenregelungen Abhilfe geschaffen werden kann.

➡️ Urlaubsverbot bei Krankheit

Ein krankgeschriebener Arbeitnehmer hat keinen aktiven Urlaubsanspruch während der Krankheitsphase. Allerdings dürfen Arbeitgeber einem erkrankten Mitarbeiter nicht den bereits genehmigten Urlaub entziehen, wenn dieser nach Genesung antritt. Ebenso unzulässig ist ein generelles „Urlaubsverbot“ nach längerer Krankheit – sofern keine betrieblichen Notlagen vorliegen.

Im Gegenteil: Mitarbeitende haben nach Genesung sogar das Recht, verfallene Urlaubstage nachträglich zu nehmen, wenn sie krankheitsbedingt daran gehindert wurden (§ 9 BUrlG).

➡️ Weitere Sonderfälle: Wann eine Urlaubssperre zulässig ist

Neben Probezeit, Feiertagen oder Krankheitssituationen gibt es weitere betriebliche Anlässe, bei denen eine Urlaubssperre im Einzelfall zulässig sein kann:

• Plötzliche Personalengpässe durch Kündigungen oder Elternzeit

• Behördliche Kontrollen oder externe Audits

• Projektstarts mit hoher personeller Auslastung

• Sicherheitsrelevante Umstellungen (z. B. IT-Migration)

In all diesen Fällen gilt: Arbeitgeber müssen die Sperrgründe dokumentieren, den Zeitraum klar eingrenzen und die Urlaubswünsche nach Möglichkeit kompensieren – etwa durch bevorzugte Urlaubsfreigabe zu einem späteren Zeitpunkt.

Was passiert mit bereits genehmigtem Urlaub bei einer Urlaubssperre?

Bereits genehmigter Urlaub bleibt grundsätzlich bestehen – auch wenn im Nachhinein eine Urlaubssperre verhängt wird. Der Arbeitgeber darf den Urlaub also nicht einseitig widerrufen, nur weil sich die betriebliche Lage geändert hat. Das schützt die Planungssicherheit Ihrer Mitarbeitenden und wahrt das Vertrauen in die Urlaubsverwaltung.

🛑 Widerruf nur bei außergewöhnlichen Notfällen möglich

Ein Rücktritt vom genehmigten Urlaub ist nur in absoluten Ausnahmefällen erlaubt – und auch dann nur, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es liegt ein unvorhersehbarer, dringender betrieblicher Notfall vor (z. B. ein Großauftrag mit unmittelbarer Frist, Naturkatastrophen, IT-Ausfall)

• Der Betrieb wäre ohne die Anwesenheit der betreffenden Person ernsthaft gefährdet

• Es sind alle milderen Mittel ausgeschöpft, z. B. Umverteilung der Aufgaben oder temporäre Aushilfe

In solchen Fällen trägt der Arbeitgeber sämtliche dadurch entstehenden Kosten wie Stornogebühren, Umbuchungskosten oder Reisekosten (§ 275 BGB i. V. m. Treu und Glauben).

Als Arbeitgeber sollten Sie den Widerruf eines genehmigten Urlaubs äußerst umsichtig und gut dokumentiert vornehmen – und nur dann, wenn wirklich keine Alternative mehr besteht. Idealerweise holen Sie vorab die Zustimmung der betroffenen Person ein oder bieten Ersatzurlaub im späteren Verlauf an.

Fazit: Urlaubssperre verantwortungsvoll einsetzen

Urlaubssperren sind ein legitimes Instrument für Arbeitgeber – aber nur unter strengen Voraussetzungen. Sie dürfen ausschließlich bei dringenden betrieblichen Gründen verhängt werden und müssen verhältnismäßig, zeitlich begrenzt und transparent kommuniziert sein. Eine pauschale Sperre ohne sachlichen Anlass kann schnell zu rechtlichen Konflikten und Vertrauensverlust im Team führen.

Bereits genehmigter Urlaub bleibt in der Regel bestehen und darf nur in absoluten Ausnahmesituationen widerrufen werden. Auch dann ist der Arbeitgeber verpflichtet, entstandene Kosten zu übernehmen und mildernde Lösungen zu prüfen.

Mit einer durchdachten Urlaubsplanung, klaren internen Regeln und digitalen Tools wie Shiftbase lassen sich Urlaubssperren rechtskonform umsetzen und gleichzeitig die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wahren. So stärken Sie als Arbeitgeber Ihre Position – fair, planbar und gesetzeskonform.