Chatwick Coffee & Bakery ahorra 2 horas por contratación con Shiftbase HR Pro

Thomas Hoare Chatwick y su padre Alex llevan Chatwick Coffee & Bakery, tres cafeterías de especialidad en Breda, Den Bosch y Bergen op Zoom. Añadieron HR Pro a Shiftbase y Thomas ahorra ahora unas dos horas por contratación.

Cualquiera que lleve varios locales de hostelería conoce la sensación. Las contrataciones están en tu cabeza. Los contratos, en tu correo. Y por ahí anda la copia de un DNI que ya has pedido tres veces. Cuando Chatwick Coffee & Bakery pasó de una cafetería en Breda a tres en el sur de los Países Bajos, Thomas se dio contra ese muro.

Al añadir HR Pro a Shiftbase, Thomas metió todo el ciclo de incorporación en un solo sistema. El resultado: unas dos horas de vuelta por contratación, que dedica a planificar las próximas cafeterías en lugar de perseguir copias de DNI.

El reto: contratar vivía en la cabeza del fundador

Thomas Hoare Chatwick y su padre Alex abrieron Chatwick Coffee & Bakery hace cinco años: una cafetería en Breda y dos cosas que querían hacer bien, hornear ellos mismos cada bollo y tostar ellos mismos cada grano. Desde ahí creció la marca. Hoy son unas 30 personas repartidas entre tres cafeterías en Breda, Den Bosch y Bergen op Zoom, la mayoría a tiempo parcial.

Durante años, Thomas llevó las contrataciones de memoria. Incorporaba a la gente por correo y por mensajes. Cada contratación añadía otro plato girando en su cabeza: quién había mandado la copia del DNI y quién no, qué contrato seguía en borrador, a quién había que insistirle, quién había escrito a medianoche preguntando por sus horas de vacaciones.

Mandaba el contrato en PDF, perseguía las copias del DNI, perseguía el formulario de retenciones (loonheffing) y volvía a perseguirlo cuando la primera versión llegaba mal. Su gestor cambiaba los contratos a mano cada vez que había que ajustar algo, y eso se acumulaba en horas y en factura.

Llevaba los saldos de vacaciones en hojas de cálculo, así que la plantilla no veía lo que le quedaba y Thomas se lo calculaba aparte. Funcionaba, pero solo porque él lo sostenía en persona. Mirando atrás, a todo aquel apaño para contratar, lo resumió él mismo:

«Todo era un poco menos profesional de lo que yo quería ser.»
Thomas Hoare Chatwick, cofundador de Chatwick Coffee & Bakery

La solución: primero Shiftbase, después HR Pro

Thomas llegó a Shiftbase porque se le había quedado pequeña su herramienta de planificación gratuita y, con el negocio creciendo, ya no veía lo que importaba. En su primer mes vio el correo que invitaba a probar HR Pro. Dijo que sí al momento. Los contratos y la incorporación eran lo siguiente que crujía, y HR Pro está hecho justo para eso.

Por qué dijo que sí: todo en un sitio, una tarea siguiente clara cada vez que entraba y un proceso en el que nadie puede enviar información incompleta.

Resultados de un vistazo

1. Unas 2 horas ahorradas por contratación, que Thomas dedica a planificar las próximas cafeterías.

2. El papeleo de incorporación llega completo a la primera. Se acabó pedir el DNI tres veces.

3. Cambios de contrato en unos clics, donde antes hacía falta una cadena de correos entre Thomas y su gestor.

4. La plantilla consulta su saldo de vacaciones en la app, así que Thomas ya no responde a la misma pregunta los lunes.

5. El gestor trabaja en la misma vista, lo que ha recortado la facturación por cambios de contrato hechos a mano

Antes y después en Chatwick

El impacto: contratar vive ahora en un solo sistema

Thomas hace ahora todo el ciclo de incorporación en Shiftbase. Su gestor entra en la misma vista, así que ya no se escriben por cada cambio. Actualiza contratos en unos clics donde antes hacía falta una cadena de correos. La plantilla ve su propio saldo de vacaciones, de modo que a Thomas ya no le llega la misma pregunta los lunes. Y ha dejado de perseguir documentos.

Saca el tema de su gestor sin que se lo pregunten: ahora lo tiene todo en un sitio, donde antes le costaba dinero de verdad.

En total, el cambio le ahorra a Thomas unas dos horas por contratación, tiempo que dedica a planificar las próximas cafeterías. La plataforma hace lo que hacía el fundador, así que el fundador puede hacer otra cosa.

Lo que viene, para Chatwick y para Shiftbase

Thomas está contratando a la primera persona dedicada a RRHH de Chatwick mientras el negocio crece, y centra su atención en planificar las próximas cafeterías. Se aparta de la función de RRHH porque ya no tiene que estar en medio de cada contratación.

Shiftbase le acompaña. Construimos el producto al ritmo de gente como Thomas: hoy fundadores en solitario, mañana equipos más grandes. Mientras Chatwick Coffee & Bakery pasa de un fundador haciendo RRHH a un equipo que las lleva, seguiremos desarrollando HR Pro para lo que hace falta en esa siguiente etapa. Resuelve el caos hoy y crece hacia lo que viene.