Chatwick Coffee & Bakery gagne 2 heures par embauche avec Shiftbase HR Pro

Thomas Hoare Chatwick et son père Alex dirigent Chatwick Coffee & Bakery, trois cafés de spécialité à Breda, Den Bosch et Bergen op Zoom. Ils ont ajouté HR Pro à Shiftbase, et Thomas économise aujourd'hui environ deux heures par embauche.

Tout patron de restauration qui gère plusieurs sites connaît la sensation. Les embauches sont dans votre tête. Les contrats, dans votre boîte mail. Et quelque part là-dedans, la copie d'une pièce d'identité que vous avez réclamée trois fois. Quand Chatwick Coffee & Bakery est passé d'un café à Breda à trois dans le sud des Pays-Bas, Thomas a heurté ce mur.

En ajoutant HR Pro à Shiftbase, Thomas a réuni tout le parcours d'intégration dans un seul système. Résultat : environ deux heures récupérées à chaque embauche, qu'il consacre à préparer les prochains cafés plutôt qu'à courir après des copies de pièces d'identité.

Le défi : les embauches vivaient dans la tête du fondateur

Thomas Hoare Chatwick et son père Alex ont ouvert Chatwick Coffee & Bakery il y a cinq ans : un seul café à Breda, avec deux choses qu'ils voulaient faire correctement, cuire eux-mêmes chaque viennoiserie et torréfier eux-mêmes chaque grain. La marque s'est construite à partir de là. Aujourd'hui, une trentaine de personnes travaillent dans trois cafés à Breda, Den Bosch et Bergen op Zoom, la plupart à temps partiel.

Pendant des années, Thomas a géré les embauches de tête. Il intégrait les nouveaux par e-mail et par SMS. Chaque recrutement ajoutait une assiette à faire tourner : qui avait envoyé sa pièce d'identité et qui non, quel contrat était encore au brouillon, qui il fallait relancer, qui avait écrit à minuit pour demander ses heures de congés.

Il envoyait le contrat en PDF, relançait pour les pièces d'identité, relançait pour le formulaire de retenue à la source (loonheffing), puis relançait encore quand la première version revenait fausse. Son comptable modifiait les contrats à la main à chaque ajustement, ce qui finissait par coûter du temps et des honoraires.

Il tenait les soldes de congés dans des tableurs, donc l'équipe ne voyait pas ce qu'il lui restait et Thomas le calculait à côté. Cela tenait, mais uniquement parce qu'il tenait tout lui-même. En repensant à cette façon bricolée de recruter, il l'a résumée ainsi :

« Tout cela était un peu moins professionnel que je ne l'aurais voulu. »
Thomas Hoare Chatwick, cofondateur de Chatwick Coffee & Bakery

La solution : Shiftbase d'abord, HR Pro ensuite

Thomas est venu chez Shiftbase parce que son outil de planning gratuit ne suivait plus et qu'avec la croissance, il ne voyait plus ce qui comptait. Dès son premier mois, il a reçu l'e-mail qui invitait à essayer HR Pro. Il a dit oui tout de suite. Les contrats et l'intégration étaient la prochaine chose qui craquait, et HR Pro est fait exactement pour ça.

Pourquoi il a dit oui : tout au même endroit, une tâche suivante claire à chaque connexion, et un parcours où personne ne peut envoyer un dossier incomplet.

Les résultats en bref

1. Environ 2 heures gagnées par embauche, que Thomas consacre aux prochains cafés.

2. Les documents d'intégration arrivent complets du premier coup. Fini de réclamer trois fois la même pièce d'identité.

3. Des modifications de contrat en quelques clics, là où il fallait une chaîne d'e-mails entre Thomas et son comptable.

4. L'équipe consulte elle-même son solde de congés dans l'application : Thomas ne répond plus à la même question le lundi.

5. Le comptable travaille sur la même vue, ce qui a réduit la facturation des modifications de contrat faites à la main

Avant et après chez Chatwick

L'impact : les embauches tiennent désormais dans un seul système

Thomas gère aujourd'hui tout le parcours d'intégration dans Shiftbase. Son comptable se connecte à la même vue : ils ne s'écrivent plus à chaque modification. Il met à jour un contrat en quelques clics là où il fallait une chaîne d'e-mails. L'équipe voit son propre solde de congés, donc Thomas ne reçoit plus la même question le lundi. Et il a arrêté de courir après les documents.

Il évoque son comptable sans qu'on lui demande : tout est désormais au même endroit, là où cela lui coûtait de l'argent.

Au total, le changement fait gagner à Thomas environ deux heures par embauche, du temps qu’il consacre aux prochains cafés. La plateforme fait ce que faisait le fondateur, et le fondateur peut donc faire autre chose.

La suite, pour Chatwick et pour Shiftbase

Thomas recrute la première personne dédiée aux RH chez Chatwick, à mesure que l'entreprise grandit, et concentre son attention sur les prochains cafés. Il se retire de la fonction RH parce qu'il n'a plus besoin d'être au milieu de chaque embauche.

Shiftbase avance avec lui. Nous construisons le produit au rythme de gens comme Thomas : aujourd'hui des fondateurs seuls, demain des équipes plus grandes. À mesure que Chatwick Coffee & Bakery passe d'un fondateur qui fait les RH à une équipe qui les gère, nous continuerons à développer HR Pro pour ce dont cette étape a réellement besoin. Réglez le chaos aujourd'hui, grandissez ensuite.