Waarom koos Chatwick voor Shiftbase en HR Pro?

Thomas had één systeem nodig dat de planning kon dragen voor een groeiend team op meerdere vestigingen, én de aanname-administratie kon opvangen die zijn inbox was ontgroeid. Het overzicht in de planning kreeg hij met Shiftbase. Daar legde hij HR Pro overheen voor het contract- en onboardingdeel, zodat het hele aannameproces nu op één plek staat.

Welke functies gebruikt Chatwick?

Personeelsplanning, urenregistratie, vakantietegoeden, contractbeheer en documentverzameling via HR Pro. De accountant van Thomas heeft toegang tot hetzelfde overzicht, waardoor de e-mailrondes tussen hen tweeën zijn verdwenen.

Wat zijn de concrete voordelen voor Chatwick?

Zo'n twee uur tijdswinst per nieuwe medewerker, die Thomas besteedt aan het plannen van de volgende vestigingen. Daarbovenop: alle vereiste documenten meteen volledig binnen bij onboarding, contractwijzigingen in een paar klikken, medewerkers die hun eigen vakantietegoed beheren, en een accountant die werkt vanuit dezelfde bron als Thomas zelf.

Hoe ervaart het team Shiftbase bij Chatwick?

Medewerkers zien hun eigen vakantietegoed en roosterinformatie in de app, waardoor er minder vragen bij Thomas terechtkomen. Nieuwe medewerkers doorlopen een schone onboardingflow die geen onvolledige inzendingen toelaat, dus er valt op dag één niets tussen wal en schip.

Voor welk type bedrijf is HR Pro gemaakt?

Kleine en middelgrote bedrijven in de shift-economie, waar de oprichter of operationeel manager de HR-administratie zelf draagt. Horeca, retail en andere bedrijven met meerdere vestigingen waar parttime-verloop een gegeven is, en waar contracten, papierwerk en compliance ergens anders moeten landen dan in een inbox.

Chatwick Coffee & Bakery bespaart 2 uur per nieuwe medewerker met HR Pro

›
Klantenverhalen
›
Chatwick

Branche:
Personeelsplanning
Medewerkers:
25-50
Klant sinds:
2026

Gevestigd:
Breda
Geïnterviewd:
Thomas Hoare Chatwick

Thomas Hoare Chatwick runt samen met zijn vader Alex drie specialty koffiezaken in Breda, Den Bosch en Bergen op Zoom. Met zo'n 30 medewerkers, voornamelijk parttime, was het aannemen van nieuwe collega's iets wat volledig in het hoofd van Thomas zat. Sinds Chatwick HR Pro bovenop Shiftbase gebruikt, bespaart hij ongeveer twee uur op elke nieuwe medewerker. Tijd die hij nu steekt in het plannen van de volgende vestigingen, in plaats van in het achternazitten van paspoortkopieën.

Het aannameproces zat in het hoofd van de oprichter

Thomas en zijn vader Alex begonnen Chatwick Coffee & Bakery vijf jaar geleden, met één zaak in Breda en twee duidelijke ambities: alle gebak zelf bakken en alle koffie zelf branden. Vanuit dat fundament bouwden ze het merk verder uit. Inmiddels werken er zo'n 30 mensen verdeeld over drie zaken, voornamelijk parttimers.

Jarenlang regelde Thomas het aannameproces vanuit zijn eigen hoofd. Nieuwe medewerkers liet hij instromen via e-mail en WhatsApp. Iedere nieuwe aanwinst betekende weer een bordje dat hij in de lucht moest houden: wie had de paspoortkopie al gestuurd, wie nog niet, wiens contract stond nog in concept, wie moest hij opnieuw aansporen, wie appte 's avonds laat met een vraag over vakantie-uren.

Hij stuurde contracten als PDF, herinnerde mensen aan hun paspoortkopie, herinnerde ze aan het loonheffingsformulier, en herinnerde ze nog eens toen de eerste versie verkeerd terugkwam. Zijn accountant paste contracten handmatig aan zodra er iets veranderde, wat zich opstapelde in zowel kosten als tijd. Vakantietegoeden hield hij bij in Excel, waardoor medewerkers zelf niet konden zien wat ze nog hadden staan en Thomas dat erbij moest uitrekenen. Het werkte, maar alleen omdat hij het persoonlijk bij elkaar hield.

"Het was allemaal wat minder professioneel dan ik wilde zijn." — Thomas Hoare Chatwick, mede-oprichter bij Chatwick Coffee & Bakery 👤

Eerst Shiftbase, daarna HR Pro

Thomas stapte over op Shiftbase omdat hij zijn gratis planningstool was ontgroeid en niet meer kon zien wat er werkelijk speelde naarmate de zaak groeide. In zijn eerste maand op het platform zag hij de uitnodiging om HR Pro te proberen. Hij zei meteen ja. Het contract- en onboardingwerk was het volgende onderdeel dat begon te kraken, en HR Pro is precies voor dat soort administratie gebouwd.

Wat hem over de streep trok: alles op één plek, bij elke login een duidelijke volgende stap, en een flow waarin medewerkers geen onvolledige informatie meer kunnen aanleveren.

Resultaten in één oogopslag 🏆

~2 uur tijdswinst per nieuwe medewerker, die Thomas nu investeert in de planning van de volgende vestigingen.
Onboardingdocumenten in één keer compleet. Geen drie keer meer achter een paspoortkopie aan.
Contractwijzigingen in een paar klikken, waar het eerst een reeks mails kostte tussen Thomas en zijn accountant.
Medewerkers zien hun vakantietegoed zelf via de app, dus Thomas krijgt op maandagochtend niet meer steeds dezelfde vraag.
Accountant werkt vanuit hetzelfde overzicht, waardoor de handmatige contractaanpassingen en bijbehorende facturatie zijn teruggedrongen.

Voor en na Shiftbase bij Chatwick

Onderdeel	Voorheen	Nu met Shiftbase + HR Pro
Tijd per nieuwe medewerker	Wisselend; administratie, achternazitten, contract heen en weer	~2 uur tijdswinst per aanname
Onboardingdocumenten	Mails, appjes, drie tot vier keer aansporen per nieuwe medewerker	Ingebakken in HR Pro; medewerkers kunnen niet indienen zonder complete documenten
Contractwijzigingen	Accountant past handmatig aan via mail, gefactureerd in tijd en geld	Een paar klikken in HR Pro; accountant in hetzelfde overzicht
Vakantietegoeden	Excelbestanden, Thomas rekent het op verzoek uit	Medewerkers zien het zelf in Shiftbase
Werkwijze accountant	Reële kosten voor handmatig contractwerk	Verminderd via HR Pro; werkt vanuit hetzelfde overzicht
Hoofd van de oprichter	Alle bordjes draaiend in zijn hoofd	Het platform houdt de draadjes vast

Aannemen draait nu op zichzelf

Thomas doorloopt het hele aannameproces inmiddels in Shiftbase. Zijn accountant logt in op hetzelfde overzicht, dus ze hoeven niet meer over elke wijziging te mailen. Contracten past hij aan in een paar klikken, waar dat eerst een hele reeks mails kostte. Medewerkers zien hun eigen vakantietegoed, waardoor Thomas op maandagochtend niet meer dezelfde vraag krijgt. En achter documenten aanzitten is verleden tijd.

"Het zit nu allemaal ingebakken in het onboardingproces. Medewerkers kunnen gewoon niet vergeten wat ze moeten aanleveren: paspoortkopieën, het loonheffingsformulier, alles." — Thomas Hoare Chatwick, mede-oprichter Chatwick Coffee & Bakery

Het punt over zijn accountant brengt hij ongevraagd ter sprake. Hij heeft alles op één plek, waar dat eerst echt geld kostte.

"Mijn accountant ziet wat er gebeurt op één plek. Dat heeft me eerst een hoop geld gekost." — Thomas Hoare Chatwick, mede-oprichter Chatwick Coffee & Bakery

Bij elkaar opgeteld levert het Thomas zo'n twee uur op per aanname. Tijd die hij steekt in de planning van de volgende vestigingen. Het platform doet wat de oprichter eerst zelf deed, waardoor de oprichter iets anders kan doen.

Wat is de volgende stap

Thomas neemt zijn eerste vaste HR-medewerker aan nu Chatwick verder doorgroeit. Hij stapt uit de HR-rol omdat hij niet langer bij elke aanname betrokken hoeft te zijn, en richt zijn aandacht op de volgende vestigingen.

Wij ontwikkelen Shiftbase samen met ondernemers zoals Thomas: vandaag een eenpitter aan het roer, morgen een groter team. Naarmate hij Chatwick laat doorgroeien van oprichter die HR doet naar team dat HR draait, bouwen wij HR Pro mee in de richting van wat die volgende fase nodig heeft. Vandaag de chaos oplossen, morgen doorgroeien naar de volgende fase.

Veelgestelde vragen

Thomas had één systeem nodig dat de planning kon dragen voor een groeiend team op meerdere vestigingen, én de aanname-administratie kon opvangen die zijn inbox was ontgroeid. Het overzicht in de planning kreeg hij met Shiftbase. Daar legde hij HR Pro overheen voor het contract- en onboardingdeel, zodat het hele aannameproces nu op één plek staat.
Personeelsplanning, urenregistratie, vakantietegoeden, contractbeheer en documentverzameling via HR Pro. De accountant van Thomas heeft toegang tot hetzelfde overzicht, waardoor de e-mailrondes tussen hen tweeën zijn verdwenen.
Zo'n twee uur tijdswinst per nieuwe medewerker, die Thomas besteedt aan het plannen van de volgende vestigingen. Daarbovenop: alle vereiste documenten meteen volledig binnen bij onboarding, contractwijzigingen in een paar klikken, medewerkers die hun eigen vakantietegoed beheren, en een accountant die werkt vanuit dezelfde bron als Thomas zelf.
Medewerkers zien hun eigen vakantietegoed en roosterinformatie in de app, waardoor er minder vragen bij Thomas terechtkomen. Nieuwe medewerkers doorlopen een schone onboardingflow die geen onvolledige inzendingen toelaat, dus er valt op dag één niets tussen wal en schip.
Kleine en middelgrote bedrijven in de shift-economie, waar de oprichter of operationeel manager de HR-administratie zelf draagt. Horeca, retail en andere bedrijven met meerdere vestigingen waar parttime-verloop een gegeven is, en waar contracten, papierwerk en compliance ergens anders moeten landen dan in een inbox.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

Eenvoudige personeelsplanning
Overzichtelijke urenregistratie
Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen

Personeelsplanning