Chatwick Coffee & Bakery spart 2 Stunden pro Einstellung mit Shiftbase HR Pro

Thomas Hoare Chatwick und sein Vater Alex betreiben Chatwick Coffee & Bakery, drei Specialty-Coffee-Cafés in Breda, Den Bosch und Bergen op Zoom. Sie haben HR Pro auf Shiftbase aufgesattelt, und Thomas spart jetzt rund zwei Stunden bei jeder Neueinstellung. 

Jeder kleine Gastro-Gründer, der mehrere Standorte führt, kennt das Gefühl. Einstellungen leben im eigenen Kopf. Verträge liegen in der Inbox. Irgendwo dazwischen steckt eine Reisepasskopie, die man schon dreimal angefordert hat. Als Chatwick Coffee & Bakery von einem Café in Breda auf drei Standorte im Süden der Niederlande anwuchs, stieß Thomas, der Gründer, genau an diese Grenze.

Durch das Hinzufügen von HR Pro auf Shiftbase brachte Thomas den gesamten Onboarding-Prozess in ein einziges System. Das Ergebnis: rund zwei Stunden weniger Aufwand bei jeder Einstellung, Zeit, die er jetzt für die Planung der nächsten Cafés nutzt statt für das Nachjagen von Reisepasskopien.

Die Herausforderung: Einstellungen lebten im Kopf des Gründers

Thomas Hoare Chatwick und sein Vater Alex gründeten Chatwick Coffee & Bakery vor fünf Jahren, ein einziges Café in Breda mit zwei Ansprüchen: jedes Gebäck selbst backen und jede Bohne selbst rösten. Von dort bauten sie die Marke aus. Heute arbeiten rund 30 Personen an drei Standorten in Breda, Den Bosch und Bergen op Zoom, größtenteils in Teilzeit.

Jahrelang managte Thomas die Einstellungen aus seinem eigenen Kopf heraus. Er nahm neue Mitarbeiter per E-Mail und SMS an Bord. Jede Neueinstellung bedeutete einen weiteren Teller, den er in der Luft halten musste: Wer hatte schon eine Reisepasskopie geschickt, wer noch nicht, wessen Vertrag war noch im Entwurf, wer brauchte eine Erinnerung, wer hatte um Mitternacht wegen Urlaubsstunden geschrieben. Er verschickte Verträge als PDF, jagte Reisepasskopien hinterher, jagte das Lohnsteuererklärungsformular und fragte erneut nach, wenn die erste Version fehlerhaft zurückkam. Sein Steuerberater nahm bei jeder Änderung manuelle Anpassungen an Verträgen vor, was an Honoraren und Zeit zusammenkam. Urlaubssalden führte er in Tabellenkalkulationen, sodass Mitarbeiter keinen eigenen Einblick hatten und Thomas die Berechnung nebenbei erledigte.

Er hielt das Ganze am Laufen, aber nur weil er persönlich alles zusammenhielt. Rückblickend auf die zusammengestückelte Art des Einstellens fasste er es selbst so zusammen:

"Das Ganze war etwas weniger professionell, als ich es haben wollte."
Thomas Hoare Chatwick, Mitgründer, Chatwick Coffee & Bakery

Die Lösung: zuerst Shiftbase, dann HR Pro

Thomas wechselte zu Shiftbase, weil er sein kostenloses Planungstool überwachsen hatte und mit dem Wachstum des Unternehmens die wichtigen Dinge nicht mehr im Blick hatte. Im ersten Monat auf der Plattform sah er die E-Mail, die Kunden einlud, HR Pro auszuprobieren. Er sagte sofort zu. Die Verwaltung von Verträgen und Onboarding-Unterlagen knarrte als Nächstes im Gebälk, und HR Pro war genau dafür gebaut.

Warum er ja sagte: alles an einem Ort, bei jedem Login eine klare nächste Aufgabe vor sich, und ein Ablauf, bei dem Mitarbeiter unvollständige Angaben nicht einreichen können.

Ergebnisse auf einen Blick

• Rund 2 Stunden eingespart pro Einstellung, Zeit, die Thomas für die Planung der nächsten Cafés nutzt.

• Onboarding-Unterlagen beim ersten Einreichen vollständig erhalten. Kein dreimaliges Nachjagen von Reisepasskopien mehr.

• Vertragsänderungen in wenigen Klicks, wo früher ein E-Mail-Hin-und-Her zwischen Thomas und seinem Steuerberater nötig war.

• Mitarbeiter sehen ihren eigenen Urlaubssaldo in der App, sodass Thomas montags nicht mehr dieselbe Frage beantworten muss.

• Steuerberater hat dieselbe Ansicht, was die manuelle Vertragsänderungs-Abrechnung reduzierte, die zuvor an Honoraren und Zeit auflief.

Vorher und nachher bei Chatwick

Die Wirkung: Einstellungen leben jetzt in einem System

Thomas erledigt den gesamten Onboarding-Prozess nun in Shiftbase. Sein Steuerberater hat dieselbe Ansicht, sodass sie nicht mehr bei jeder Änderung E-Mails hin- und herschicken. Vertragsänderungen macht er in wenigen Klicks, wo früher eine E-Mail-Kette nötig war. Mitarbeiter sehen ihren eigenen Urlaubssaldo, was bedeutet, dass Thomas montags nicht mehr dieselbe Frage beantwortet. Und er jagt keine Dokumente mehr hinterher.

"Das ist jetzt alles in den Onboarding-Prozess eingebaut. Mitarbeiter können einfach nicht vergessen, was sie einreichen müssen: Reisepasskopien, das Lohnsteuererklärungsformular, alles." -Thomas Hoare Chatwick, Mitgründer, Chatwick Coffee & Bakery

Er spricht den Steuerberater-Punkt ungefragt an: Er hat jetzt alles an einem Ort, wo ihn das früher echtes Geld kostete.

"Mein Steuerberater kann an einem Ort sehen, was passiert. Das hat mich vorher viel Geld gekostet." 

Insgesamt hat der Wechsel Thomas rund zwei Stunden bei jeder Einstellung gespart, Zeit, die er für die Planung der nächsten Cafés nutzt. Die Plattform übernimmt, was der Gründer früher selbst tat, was bedeutet, dass der Gründer etwas anderes tun kann.

Was als Nächstes kommt, für Chatwick und für Shiftbase.

Thomas stellt Chatwicks erste dedizierte HR-Person ein, während das Unternehmen wächst, und richtet seinen Fokus auf die Planung der nächsten Cafés. Er tritt aus der HR-Funktion heraus, weil er nicht mehr im Mittelpunkt jeder Einstellung stehen muss.Shiftbase ist dabei. Wir entwickeln das Produkt im Gleichschritt mit Betreibern wie Thomas: Solo-Gründer heute, größere Teams morgen. Während er Chatwick Coffee & Bakery von einem Gründer, der HR macht, zu einem Team, das es führt, weiterentwickelt, werden wir HR Pro so ausbauen, dass es den Anforderungen dieser nächsten Phase entspricht. Das Chaos von heute lösen, in die nächste Phase hineinwachsen.

Shiftbase HR Pro erkundigen

HR-Software für 2027 - jetzt startklar.

Ab 2027 Pflicht: Bist du bereit? Erfahre, was die digitale Personalakte für deinen Betrieb bedeutet – und wie Shiftbase dich dabei unterstützt.

Jetzt informieren