De toekomst is online!

Online hebben we steeds meer mogelijkheden. Als ondernemer is het belangrijk om met de tijd mee te gaan. Het is tegenwoordig mogelijk om altijd en overal uw bedrijfsgegevens in te zien in. Shiftbase is een onderhoudsvriendelijke omgeving om in te werken en eenvoudig schaalbaar. Op welke dingen dient u te letten bij een online personeelsplanning en urenregistratie? Hieronder vindt u enkele tips.

Ruil diensten zonder zorgen

Het is de nachtmerrie van elke planner; medewerkers die diensten willen ruilen. Online is dit gemakkelijk te regelen. Medewerkers dienen via een app of online een ruilverzoek in bij collega's die ze zelf uitkiezen. De uitgenodigde medewerkers krijgen direct een bericht met dit ruilverzoek. Zodra een medewerker aangeeft de dienst over te willen nemen, gaat er een bericht naar de leidinggevende. Als die akkoord geeft voor de ruilaanvraag, wordt de dienst direct gewijzigd in het rooster.

Deel werknemers in op basis van hun vaardigheden

Binnen elk bedrijf bestaan er werkzaamheden die slechts door een beperkt aantal medewerkers kunnen worden uitgevoerd. In het online planprogramma roostert u gemakkelijk werknemers in op basis van hun vaardigheden. Die kunt u zelf bij elke werknemer invullen. In de planning is direct zichtbaar welke medewerkers de benodigde competenties hebben. Zo ziet u in een oogopslag of iedere werknemer op de juiste plek is ingedeeld. Ook is gelijk duidelijk of de competenties in goede verhoudingen zijn ingedeeld.

Houd het budget in de gaten

Wilt u precies weten wat elke medewerker kost? In de strategische personeelsplanning staan de verwachte kosten weergegeven per dag, per medewerker en per team. Daarnaast zijn de verwachte omzetten opgenomen in de planning. In het werkrooster is daardoor te zien wat het verwachte percentage aan loonkosten is. Op basis daarvan past u gemakkelijk de planning aan. Bovendien kunt u een maximaal budget in de vorm van tijd of salaris invoeren. Zodra dit budget wordt overschreden, krijgt u hier een melding van. Zo worden de loonkosten en personeelskosten in goede verhoudingen ingepland.

Vul snel open diensten in

Open diensten, waar nog geen medewerker aan gekoppeld is, kunt u snel online inroosteren. De planner bepaald welke medewerkers uitgenodigd worden voor de dienst. De medewerker die als eerste reageert op het bericht, wordt automatisch ingeroosterd.

Bekijk en registreer digitaal uren

Werknemers controleren digitaal het vooraf ingevulde urenregistratieformulier. De gegevens hiervoor worden overgenomen uit de planning. De leidinggevende hoeft de uren dan alleen nog maar te accorderen. Medewerkers kunnen ook digitaal in- en uitklokken met een sleutelhanger, mobiele app of desktop. De pauzes en toeslagen worden automatisch berekend. Daardoor is de controle achteraf een stuk eenvoudiger voor de planner of leidinggevende.

Maak eenvoudig rapportages

Via de ingebouwde grafieken ziet u in een oogopslag hoeveel uren er zijn ingepland en hoeveel daarvan daadwerkelijk zijn gewerkt. Ook maakt u met een druk op de knop een rapportage voor de boekhouder of salarisadministratie. U kunt zelf aangeven welke gegevens in deze rapportage moeten worden opgenomen.

Bekijk snel en gemakkelijk de beschikbaarheid van werknemers

Via Shiftbase kunnen medewerkers online een aanvraag voor afwezigheid doen. Bijvoorbeeld voor vakantie, ziekte of een andere vorm van afwezigheid. De centrale administratie heeft dan een duidelijk overzicht van alle afwezigen. Ook hiervan kan eenvoudig een rapportage worden uitgedraaid. In het rooster kan de beschikbaarheid van elke werknemer gemakkelijk worden aangepast. Zo is er een duidelijk overzicht van de beschikbare werknemers voor elke werkdag.

Kortom, de innovatie in het digitale tijdperk staat ook op het gebied van planning en urenregistratie niet stil! Het online bijhouden van de planning scheelt een hoop tijd voor de planners en de medewerkers.

>Bart
Bart
Ik ben sinds enkele jaren Manager Customer Support Services bij ShiftBase. ShiftBase is een online applicatie waarmee een personeelsplanning gemaakt kan worden, gewerkte uren kunnen worden geregistreerd en de personeelsadministratie in gedaan kan worden. Iedere medewerker beschikt over eigen inlog gegevens en kan hiermee via de computer of mobiele app gegevens zien zoals het werkrooster, gewerkte uren, plus- en minuren en vakantie-uren saldo. Aan de hand van uitgebreide toegangsrechten is te bepalen welke medewerkers, over welke functionaliteiten beschikken.