De ultieme checklist voor horeca personeelsplanning

Goede personeelsplanning in de horeca is essentieel om drukke shifts soepel te laten verlopen en personeelstekort te voorkomen. Toch worstelen veel horecaondernemers met last-minute wijzigingen, dubbele roosters en een gebrek aan overzicht. In deze branche is het essentieel om efficiënt te werken met personeelsadministratie om te voldoen aan de behoeften van zowel medewerkers als klanten, vooral in tijden van personeelstekorten.

Deze gids is specifiek gericht op personeelsplanning horeca en biedt waardevolle inzichten voor horecaondernemers. Een goed horeca rooster is daarbij onmisbaar voor een efficiënte personeelsplanning in de horeca. In deze gids geven we een praktische checklist die helpt om controle te krijgen over de planning. Of je nu een restaurant, hotel of café runt: met deze checklist wordt plannen een stuk makkelijker.

Voordelen van personeelsplanning

• Ten eerste kan het helpen om loonkosten te besparen door ervoor te zorgen dat er niet te veel personeel wordt ingezet.

• Ten tweede kan het helpen om de productiviteit te verhogen door ervoor te zorgen dat het personeel efficiënt wordt ingezet.

• Ten derde kan het helpen om de tevredenheid van de medewerkers te verbeteren door ervoor te zorgen dat ze een goede werk-privébalans hebben.

Een online personeelsplanning kan ook helpen om de communicatie tussen de medewerkers en de manager te verbeteren. Het is belangrijk om een centrale plek te hebben waar alle informatie over de personeelsplanning kan worden opgeslagen, zoals een online personeelsplanner. Dit zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de meest actuele informatie, wat misverstanden en fouten voorkomt. Bovendien maakt het de administratie een stuk overzichtelijker en efficiënter.

1. Hoeveel personeel heb je nodig per dagdeel?

Een van de grootste valkuilen in de horeca is het werken op gevoel. Door goed in kaart te brengen hoeveel personeel je nodig hebt per dagdeel, voorkom je onder- of overbezetting en zorg je voor voldoende personeel. Het is belangrijk om de beschikbaarheid van werknemers te controleren bij het maken van een planning. Een efficiënte planning maken is essentieel om onder- of overbezetting te voorkomen. Kijk naar je gemiddelde omzet per dag, het type dienst (ontbijt, lunch, diner) en eerdere piekmomenten.

Uit onderzoek van Koninklijke Horeca Nederland blijkt dat personeelskosten gemiddeld 30% tot 35% van de omzet bedragen. Een efficiënte personeelsplanning kan deze kosten aanzienlijk verlagen zonder dat dit ten koste gaat van de service.

Met slimme software kun je deze gegevens combineren met historische data. Zo leer je van het verleden en maak je onderbouwde keuzes. Voor veel horecazaken is een combinatie van vaste bezetting en flexibele inhuur het meest efficiënt. Werk met duidelijke templates en voorkom open diensten die pas op het laatste moment ingevuld moeten worden.

2. Laat medewerkers hun beschikbaarheid doorgeven

Een moderne planning begint bij duidelijke communicatie met het team. Geef medewerkers de mogelijkheid om hun beschikbaarheid zelf in te voeren via een mobiele app of online personeelsplanner. Zo voorkom je misverstanden en dubbele diensten. Medewerkers kunnen hun beschikbaarheid eenvoudig invoeren via de mobiele app, wat zorgt voor een efficiëntere planning.

Bij het maken van een rooster is het belangrijk om de beschikbaarheid van vaste collega's te controleren, zodat het rooster efficiënt en effectief kan worden beheerd.

Een online personeelsplanning zorgt ervoor dat alle teamleden altijd toegang hebben tot het rooster. Dankzij real time updates blijf je als manager op de hoogte gehouden van wijzigingen en kun je snel inspelen op veranderingen in de bezetting. Hiernaast voorkomt het onnodige telefoontjes en misverstanden, omdat iedereen direct inzicht heeft in de laatste stand van zaken. Medewerkers voelen zich meer betrokken doordat ze zelf eenvoudig diensten kunnen accepteren of ruilen. Dit verhoogt niet alleen de flexibiliteit, maar ook de tevredenheid binnen het team.

3. Bouw flexibiliteit in je rooster

Een goed rooster is nooit 100 procent vast. In de horeca is flexibiliteit cruciaal. Plan ongeveer 80 procent van het personeel vast in, rekening houdend met de verwachte personeelskosten, en laat ruimte voor spontane aanpassingen. Werk met templates die je eenvoudig kunt aanpassen aan onverwachte drukte of ziekte. Roosters moeten snel aangepast kunnen worden aan onverwachte situaties zoals ziekte, verlof of evenementen. Flexibele planningen zijn essentieel om effectief in te spelen op veranderingen. Open diensten zijn hierbij een handig hulpmiddel: medewerkers kunnen zichzelf inschrijven op openstaande plekken, wat zorgt voor meer betrokkenheid. Bovendien geeft het jou als manager meer rust, omdat je weet dat het rooster up to date blijft.

Door deze flexibiliteit kun je sneller inspelen op last-minute reserveringen of evenementen. Ook bij plotselinge uitval van medewerkers is het eenvoudiger om vervanging te regelen zonder stress. Daarnaast helpt het om overuren en extra loonkosten te beperken, omdat je gerichter inzet op momenten dat het echt nodig is. Een dynamisch rooster draagt bij aan een betere werk-privébalans voor je personeel, wat ziekteverzuim kan verminderen. Uiteindelijk profiteert niet alleen het team, maar ook de gast van een soepel georganiseerde planning.

4. Houd rekening met wet- en regelgeving

Bij het maken van een planning moet altijd rekening worden gehouden met de arbeidstijdenwet, pauzes en minimale rusttijden. Zorg dat je software automatisch waarschuwt als contracten of werkroosters deze grenzen overschrijden. Door de personeelsplanning software te koppelen aan de urenregistratie en salarisadministratie voorkom je fouten in loonkosten en wordt de administratie overzichtelijker. Zo voldoe je automatisch aan de regels zonder extra werk.

Dit verkleint niet alleen het risico op boetes bij controles, maar helpt ook om de werkdruk voor je personeel in balans te houden. Overtredingen van de arbeidstijdenwet kunnen leiden tot hoge sancties en reputatieschade voor je onderneming. Met slimme functionaliteiten worden dergelijke risico’s vroegtijdig gesignaleerd, zodat je direct kunt bijsturen. Daarnaast creëer je meer vertrouwen bij je medewerkers, omdat zij zien dat hun rechten worden gerespecteerd. Een transparante en correcte planning draagt daarmee bij aan een gezonde en prettige werkomgeving.

5. Werk met een mobiele app voor roosterbeheer

De tijd van papieren roosters is verleden tijd. Gebruik een app waarmee alle teamleden het rooster op elk moment kunnen bekijken, diensten kunnen ruilen of verlofaanvragen indienen. Dit bespaart tijd, voorkomt miscommunicatie en verhoogt de betrokkenheid. Een mobiele app biedt een overzichtelijke manier om roosters te beheren, waardoor de informatie helder en goed te beheren blijft. Goede persoonlijke support is essentieel voor het effectief gebruik van de mobiele app, zodat gebruikers snel geholpen worden bij vragen of problemen.

Een mobiele app biedt ook ruimte voor interactie tussen collega’s. Denk aan berichten, herinneringen en directe notificaties bij aanpassingen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de laatste planning. Daarnaast kunnen medewerkers via de app eenvoudig hun wensen doorgeven, open diensten accepteren en verlof aanvragen. Dit verlaagt de drempel om actief deel te nemen aan het rooster en vergroot de betrokkenheid binnen het team. Ook voor managers biedt dit voordelen, omdat planningsconflicten sneller worden opgelost en communicatie efficiënter verloopt. Met pushmeldingen zijn medewerkers direct op de hoogte van belangrijke wijzigingen, waardoor misverstanden worden voorkomen. Zo ontstaat er een soepel lopend proces waarin zowel medewerkers als managers tijd besparen.

6. Analyseer je roosterhistorie en optimaliseer

Door inzicht te krijgen in gewerkte uren en roosterhistorie kan de planning verder geoptimaliseerd worden. Kijk welke tijden druk waren, waar uitval was en hoe de personeelsinzet presteerde ten opzichte van de omzet. Werk je met een centrale plek waar alle gegevens samenkomen, dan kun je eenvoudig rapportages maken en de productiviteit verhogen. Zo ben je niet alleen bezig met plannen, maar ook met verbeteren.

In de horeca is het belangrijk om voorbereid te zijn op onverwachte verrassingen, zoals plotselinge drukte of ziekte. Daarnaast is de horeca een dynamische sector die vraagt om continue optimalisatie van de personeelsplanning.

Analyseer bijvoorbeeld welke medewerkers het meest efficiënt presteren tijdens piekmomenten en pas je planning hierop aan. Ook kun je trends ontdekken in ziekteverzuim of verloop, zodat je gericht maatregelen kunt nemen. Door continu te evalueren en bij te sturen, ontwikkel je een steeds sterker en veerkrachtiger team.

7. Integreer met salarisadministratie en POS systemen

De personeelsplanning staat niet op zichzelf. Door te integreren met het POS systeem en de salarisadministratie voorkom je fouten in urenregistratie en loonkosten. Je weet precies wie wanneer heeft gewerkt en koppelt dit direct aan de salarisstrook.

Een inkloksysteem helpt medewerkers om eenvoudig hun gewerkte uren vast te leggen door in en uit te klokken, wat zorgt voor een nauwkeurige tijdregistratie. Efficiënte personeelsplanning draagt bij aan de kernactiviteiten van de zaak door tijd te besparen en organisatorische taken te vereenvoudigen.

Goede horeca software biedt functies zoals een prikklok, verlofregistratie en zelfs beheer van personeelsdossiers en documenten. Dat maakt plannen niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder.

Sturen op rendement

Sturen op rendement is een belangrijk aspect van personeelsplanning in de horeca. Het gaat om het maximaliseren van de omzet en het minimaliseren van de loonkosten. Een slimme software kan helpen om de verwachte personeelskosten te berekenen en om de gewerkte uren te registreren. Het is ook belangrijk om de productiviteit van het personeel te meten en om aanpassingen te maken als dat nodig is. Een horeca software kan helpen om de personeelsplanning te optimaliseren en om de loonkosten te besparen. Door continu te monitoren en bij te sturen, kun je ervoor zorgen dat je altijd de juiste balans hebt tussen personeelsinzet en kosten. Dit leidt niet alleen tot een hogere winstgevendheid, maar ook tot een betere service voor je gasten.

Beveiliging en back-up

Beveiliging en back-up zijn belangrijke aspecten van personeelsplanning in de horeca. Het is cruciaal om ervoor te zorgen dat alle informatie over de personeelsplanning veilig wordt opgeslagen en dat er een back-up is van alle gegevens. Een online personeelsplanning kan helpen om de beveiliging en back-up te garanderen.

Het is ook belangrijk om een slimme software te gebruiken om de personeelsplanning te optimaliseren en om de loonkosten te besparen. Horeca software kan helpen om de personeelsplanning te beveiligen en om de back-up te garanderen. Dit geeft niet alleen gemoedsrust, maar zorgt er ook voor dat je altijd toegang hebt tot je gegevens, zelfs in geval van technische problemen. Zo kun je zonder zorgen blijven focussen op het runnen van je horecazaak.

Checklist: zo heb je de horeca planning op orde

• Hoeveel personeel nodig per dagdeel berekend

• Beschikbaarheid ingevuld door medewerkers

• Flexibiliteit ingebouwd in de planning

• Rooster voldoet aan wettelijke richtlijnen

• Mobiele app met realtime updates

• Roosterhistorie geanalyseerd en toegepast

• Koppeling met salarisadministratie en POS geregeld

Klaar om de personeelsplanning te verbeteren?

Voor horecaondernemers is overzicht houden cruciaal. Of je nu een klein café runt of een groot restaurant met meerdere vestigingen, een overzichtelijke planning voorkomt chaos op drukke momenten en draagt bij aan een hogere medewerkerstevredenheid. Het is belangrijk voor horecaondernemers om meer te weten over de mogelijkheden van personeelsplanning software. Met de juiste personeelsplanning software kun je efficiënt plannen, fouten voorkomen en medewerkers beter betrekken bij het roosterproces. Deze software is bijzonder behulpzaam bij het efficiënt inplannen van personeel.

Shiftbase biedt één centrale plek voor alles rondom planning, urenregistratie en teamcommunicatie.

Dankzij de gebruiksvriendelijke mobiele app en realtime updates heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele planning. Medewerkers kunnen eenvoudig hun beschikbaarheid doorgeven, diensten ruilen en verlof aanvragen. Voor managers betekent dit minder administratieve rompslomp en meer grip op loonkosten en personeelsinzet.

Horecaondernemers hebben immers weinig tijd voor administratieve taken zoals het doorzoeken van papieren documenten of het maken van personeelsplanning. Goede personeelsplanning is cruciaal in verschillende sectoren, waaronder de horeca, hotels en winkeliers.

Bovendien helpt Shiftbase bij het naleven van wet- en regelgeving door automatische controles op arbeids- en rusttijden voor alle teamleden. Zo voorkom je vervelende boetes en juridische problemen. Door de integratie met POS-systemen en de salarisadministratie wordt het bijhouden van gewerkte uren en het verwerken van salarissen een stuk eenvoudiger en foutloos.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen