Iedere werkgever maakt deze privacy fouten

Zodra je medewerkers in dienst hebt, krijg je automatisch te maken met privacy. Niet alleen omdat je hun persoonsgegevens verwerkt, maar ook omdat je verantwoordelijk bent voor hoe daarmee wordt omgegaan. Denk aan e-mailadressen, IP-adressen, medische gegevens of zelfs camerabeelden op de werkvloer. De regels stapelen zich op en de Autoriteit Persoonsgegevens kijkt kritisch mee. Toch betekent privacy niet dat je alles moet laten — het betekent vooral dat je slim, veilig en transparant te werk gaat.

In deze blog neem ik je mee in de belangrijkste regels, valkuilen én praktische oplossingen rond privacy op de werkvloer. Want privacy gaat niet alleen over regels volgen, maar ook over vertrouwen bouwen. En dat begint bij jou.

Waarom privacy op de werkvloer geen bijzaak meer is

Stel je voor: je installeert een nieuwe tool waarmee je medewerkers efficiënter kunt volgen. Je ziet wie er online is, wie er pauze houdt, en misschien zelfs wie zijn werktempo iets laat zakken. Handig, toch? Totdat een medewerker zich afvraagt waarom hij nergens over is geïnformeerd — en zich meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Privacy op de werkvloer gaat niet alleen over juridische verplichtingen. Het gaat over de manier waarop jij met mensen omgaat. Over vertrouwen, over het gevoel dat medewerkers regie houden over hun eigen gegevens.

In een tijd waarin we alles meten, opslaan en automatiseren, is het verleidelijk om privacyregels te zien als hinderlijke ruis. Maar juist daarin schuilt het risico. Want het verwerken van persoonsgegevens zonder duidelijk doel, zonder juiste toestemming, of buiten de wettelijke kaders van de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) kan je organisatie flink in de problemen brengen. Daarnaast groeit de maatschappelijke aandacht voor privacy. Niet alleen door schandalen en datalekken, maar ook omdat medewerkers zich steeds bewuster worden van hun rechten. Denk aan de privacyrechten, zoals inzage, correctie en zelfs verwijdering. Ze verwachten dat jij als werkgever hier transparant in bent — en terecht.

Als je nu denkt: maar we hebben toch een privacyverklaring? — dan is dat een goed begin. Maar privacy gaat verder dan een document. Het gaat over beleid, communicatie, beveiliging en vooral: bewust omgaan met wat je verzamelt, verwerkt en bewaart. Werk je met gevoelige gegevens zoals medische gegevens of gegevens over strafbare feiten? Dan gelden er strengere regels, en moet je soms zelfs een functionaris gegevensbescherming aanstellen.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in Jip-en-Janneketaal

Je hebt het vast vaker gehoord: de Algemene Verordening Gegevensbescherming, oftewel de AVG. Klinkt als iets waar je een jurist voor nodig hebt, toch? Gelukkig valt het mee — als je het maar even helder voor je ziet. De AVG wijst je de weg in hoe je gegevens verwerkt, beveiligt, communiceert en verzamelt. Denk aan IP-adressen, e-mailadressen, medische informatie, of het verloop van een sollicitatiegesprek. Alles wat direct of indirect naar een persoon herleidbaar is, valt onder de noemer persoonsgegevens. Het gaat erom dat je weet waarom je die gegevens gebruikt, voor welk doel, en of je dat op basis van een geldige reden doet — zoals een wettelijke verplichting, een overeenkomst, of toestemming van je medewerker.

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht en kan ingrijpen als jij de regels overtreedt. Een vage privacyverklaring of een vergeten melding bij een nieuwe tool is al genoeg voor een waarschuwing of erger. En als je werkt met bijzondere gegevens (zoals iemands gezondheid), dan geldt er nog een hogere standaard — daar moet je echt scherp op zijn.

Wist je trouwens dat je alleen gegevens mag verwerken als het noodzakelijk is? "Handig" of "leuk om te hebben" telt niet. Je moet altijd kunnen aantonen dat je het nodig hebt voor het specifieke doel dat je hebt vastgelegd in je beleid.

En dan heb je nog de locatievraag: worden gegevens buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte opgeslagen? Dan gelden er aanvullende regels rond gegevensbescherming en moet je dat opnemen in je privacyverklaring. De AVG is geen mysterie, maar vraagt wel om actie. Neem even de tijd om je processen te bekijken. Wat verzamel je? Waarom? Hoe lang bewaar je het? Wie heeft toegang? Als je die vragen eerlijk kunt beantwoorden, ben je al een heel eind op weg.

Deze gegevens mag je verwerken – en deze juist niet

Niet alles wat je kunt verzamelen, mág je ook daadwerkelijk gebruiken. In jouw rol als werkgever verwerk je waarschijnlijk meer persoonsgegevens dan je je realiseert. Denk aan e-mailadressen, IP-adressen, kopieën van ID’s, of zelfs informatie over iemands gezondheid of een strafbaar feit.

Maar let op: de privacywetgeving maakt scherpe onderscheidingen tussen ‘gewone’ persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Die laatste categorie omvat onder meer medische gegevens, religieuze overtuiging, seksuele geaardheid, en informatie over politieke opvattingen. Die mag je alleen verwerken als daar een specifieke uitzondering voor geldt — en zelfs dan moet je aan strenge voorwaarden voldoen.

Heb je bijvoorbeeld camera’s hangen op de werkvloer? Dan verwerk je beelden van personen, mogelijk zelfs gedragspatronen. Daarvoor heb je een duidelijke toepassing, een aantoonbaar doel, én een melding nodig in je privacyverklaring. Anders kan de Autoriteit Persoonsgegevens aan de bel trekken.

Werk je in een sector met wettelijke taken, zoals zorg of beveiliging? Dan gelden er soms aanvullende wetten, zoals de Wet politiegegevens. Daarmee heb je niet alleen te maken met de AVG, maar ook met bijzondere regelgeving die voortkomt uit het algemeen belang of het ministerie van Binnenlandse Zaken. Let ook op met gegevens die je ‘voor het gemak’ opslaat. Een geboortedatum of adres lijkt onschuldig, maar is ook persoonlijk identificeerbaar. Verzamel je gegevens zonder dat ze noodzakelijk zijn voor een concreet doel waarvoor ze dienen, dan overtreed je mogelijk de regels.

Zo gaan werkgevers vaak de fout in

Je wilt het goed doen. Je wil inzicht, overzicht en een efficiënte organisatie. Maar juist in de praktijk gaat het vaak mis — en dan niet eens met kwade bedoelingen. Een medewerker die continu wordt gevolgd via software zonder dat jij het zelf echt doorhebt. Een handige app waarmee je automatisch beslissingen neemt over planningen of productiviteit. Of een verouderde privacyverklaring die geen recht doet aan de werkelijkheid op je werkvloer.

Veel organisaties verwerken persoonsgegevens zonder een duidelijk specifiek doel, of zonder dat het echt noodzakelijk is. En nee, “we doen dit al jaren zo” is geen geldige reden onder de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Ook het klakkeloos bewaren van gegevens — bijvoorbeeld e-mails of documenten met gevoelige informatie — zonder concrete bewaartermijn leidt sneller tot problemen dan je denkt.

Soms worden gegevens uit gemak gedeeld via e-mail of zelfs chatgroepen, zonder dat je checkt wie er toegang toe heeft. Of je laat sollicitatieformulieren rondzwerven op een gedeelde schijf. Gegevens beheren, beveiligen en op tijd verwijderen is geen luxe, maar een vast onderdeel van je privacybeleid.

Ook de opkomst van tools die automatisch gedrag analyseren op basis van IP-activiteit of online aanwezigheid maakt het verleidelijk om mee te gaan in technologische mogelijkheden. Maar de privacyrechten van je medewerkers staan daarbij op het spel. Denk aan het recht op menselijke tussenkomst bij een automatisch genomen besluit. Of aan de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen verwerking, iets wat je actief moet communiceren.

En dan hebben we het nog niet eens gehad over het vergeten van verplichte meldingen, onduidelijke toestemming, of het ontbreken van een functionaris gegevensbescherming terwijl je daar wél toe verplicht bent.

Laat dit geen doembeeld zijn, maar een wake-up call. Juist door je processen nu goed te bekijken en te toetsen aan de privacywetgeving, voorkom je irritatie, boetes en reputatieschade.

Wat mag wel? De regels op een rij

Je weet inmiddels wat er allemaal níét mag — maar wat mag dan wél? Goed nieuws: je hoeft echt niet bang te zijn dat je als werkgever niets meer mag opslaan, beheren of gebruiken. De regels zijn helder als je weet waar je op moet letten. Allereerst moet je altijd werken vanuit een rechtsgrond. Ofwel: waarom mag jij met deze persoonsgegevens omgaan?
Er zijn zes wettelijke grondslagen:

Gebruik je bijvoorbeeld een tijdregistratiesysteem of sla je IP-adressen op via je netwerk? Dan moet je precies weten waarvoor je die gegevens verwerkt, en of dat in verhouding staat tot het doel. Elk verwerkingsproces moet transparant, goed gedocumenteerd en beveiligd zijn. En vergeet niet: je moet altijd kunnen uitleggen waarom deze verwerking daarvoor nodig is.

Maatregelen die jij nu moet nemen

Je hebt vast al eens gedacht: “We hebben het wel aardig geregeld.” Maar privacy is geen momentopname. Het draait om doorlopend verbeteren, controleren en aanpassen. Want wie denkt dat één keer een privacyverklaring opstellen voldoende is, komt vroeg of laat van een koude kermis thuis.

🔐 1. Breng je gegevensstromen in kaart

Welke gegevens verzamel je? Denk aan medische gegevens, IP-adressen, e-mailadressen of informatie uit sollicitatiegesprekken. Noteer waarvoor je deze verwerkt en of het echt noodzakelijk is.

🛡️ 2. Bescherm je gegevens actief

Zorg voor goede informatiebeveiliging. Denk aan versleuteling, toegang op basis van functie, en periodieke controle van wie bij wat mag. Vooral bij gevoelige dossiers, zoals ziekteverzuim of disciplinaire notities, is dit onmisbaar. Beveiligen betekent niet alleen firewalls, maar ook gedrag: zijn je medewerkers zich bewust van hun verantwoordelijkheid?

📄 3. Werk met duidelijke documentatie

Voor elke verwerking heb je een dossier nodig: wat is het doel, wat is de grondslag en wie is verantwoordelijk? Bij samenwerking met externe partijen (zoals salarisverwerkers) moet je een verwerkersovereenkomst opstellen.

🧾 4. Stel concrete bewaartermijnen in

Gegevens verwerken betekent ook: weten wanneer het genoeg is. Maak afspraken over hoe lang je gegevens bewaart — en hoe je ze daarna veilig verwijdert.

💬 5. Informeer je medewerkers

Gebruik heldere taal in je privacyverklaring en zorg dat mensen weten wat hun privacyrechten zijn. Laat ook zien hoe ze een verzoek kunnen indienen of contact kunnen opnemen met jouw functionaris gegevensbescherming, als je die hebt.

📢 6. Train je team

Privacy is een gedeelde verantwoordelijkheid. Organiseer periodiek een sessie over privacywetgeving, geef voorbeelden uit jullie dagelijkse praktijk en stimuleer medewerkers om scherp te blijven. Vergeet ook je leidinggevenden niet — zij zijn vaak het eerste aanspreekpunt bij vragen of klachten.

Als je deze stappen serieus neemt, toon je aan dat je niet alleen voldoet aan de algemene verordening gegevensbescherming, maar ook werkt aan een werkcultuur waarin vertrouwen en transparantie centraal staan.

Privacyverklaring maken

Een privacyverklaring klinkt als iets wat je even op een regenachtige vrijdagmiddag in elkaar zet. Maar als werkgever weet je beter: dit document is je visitekaartje als het gaat om transparantie, verantwoordelijkheid, en het naleven van de privacywetgeving. Het is de plek waar je medewerkers uitleg geeft over hoe je met hun persoonsgegevens omgaat — van verzamelen tot verwijderen. Wat moet er in zo’n verklaring staan?

Download onze gratis privacyverklaringstemplate voor jouw organisatie!

Beheren, Beveiligen, Bewaren – En wanneer mag je verwijderen?

Je bewaart meer data dan je denkt. Van sollicitaties en loonstroken tot IP-adressen, e-mailadressen en zelfs feedbackformulieren. Alles wat herleidbaar is tot een persoon valt onder persoonsgegevens, en daar moet je dus zorgvuldig mee omgaan.

1. Beheren begint met inzicht: waar liggen de gegevens, wie heeft toegang, en waarom bewaar je ze? Veel werkgevers slaan documenten op ‘voor het geval dat’, maar die houding strookt niet met de algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De AVG vraagt: “Is dat noodzakelijk voor het doel waarvoor je ze verzamelt?” Is het antwoord nee? Dan hoort verwijderen erbij.

2. Beveiligen betekent meer dan een wachtwoord op je computer. Je moet ervoor zorgen dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben, dat er een protocol is bij datalekken, en dat je weet hoe je bestanden moet verwijderen zonder restanten op oude servers achter te laten. Dit valt onder jouw plicht tot informatiebeveiliging.

3. Bewaren doe je alleen zolang het nodig is. Bij contractinformatie kun je bijvoorbeeld een bewaartermijn hanteren van vijf jaar, tenzij de wet iets anders eist. Bij medische gegevens of informatie over strafbare feiten gelden andere spelregels, vaak gekoppeld aan sectorale wetten of richtlijnen vanuit de rijksoverheid.

Als werkgever ben jij verantwoordelijk voor het correct uitvoeren van deze processen. Dat betekent dus ook: controleren of er nog oude bestanden rondslingeren op gedeelde schijven, medewerkers instrueren over veilige opslag, en regelmatig nagaan of je beleid nog actueel is.

En vergeet niet je medewerkers te informeren. In je privacyverklaring moet je helder zijn over hoe je bewaart, waarom je iets bewaart, en hoe men een verzoek tot verwijdering kan indienen. Transparantie voorkomt gedoe — en het laat zien dat je privacy serieus neemt.

Conclusie

Privacy op de werkvloer gaat over méér dan voldoen aan de privacywetgeving of het hebben van een nette privacyverklaring. Het gaat over vertrouwen — tussen jou en je medewerkers. Over de manier waarop je met hun persoonsgegevens omgaat, hoe transparant je bent over het doel waarvoor je gegevens verzamelt, en of mensen zich veilig voelen om een verzoek of bezwaar in te dienen.

Door te werken met duidelijke bewaartermijnen, goede informatiebeveiliging, en aandacht voor privacyrechten, bouw je aan een organisatie waar privacy geen last is, maar een waarde.

Laat je niet verrassen door een controle van de Autoriteit Persoonsgegevens of een medewerker met vragen waar je het antwoord niet op hebt. Gebruik de checklist, betrek je team, en zorg dat privacy geen bijzaak is — maar een vanzelfsprekend onderdeel van hoe je werkt.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen