Arbeidstijdenwet: Verborgen kosten van compliance-fouten

Compliance in personeelsbeheer draait om veel meer dan alleen ‘de regels volgen’. Vooral in sectoren zoals zorg, retail en horeca zijn de cao regels, arbeidstijdenwet en rusttijden van groot belang. Wie deze algemene regels overtreedt, inclusief de arbeidsvoorwaarden, loopt niet alleen het risico op een boete, maar ook op reputatieschade.

In dit artikel zullen we ingaan op de verschillende aspecten van de cao, waaronder de algemene regels, de aanvullende regels, de uitzonderingen en de aanvullingen die specifiek zijn voor bepaalde beroepen en sectoren. Deze aanvullingen wijken af van de algemene regels in de Arbeidstijdenwet en zijn relevant voor situaties zoals die van brandweermannen, die bijzondere werk- en rusttijden moeten volgen.

Wat compliance écht betekent in personeelsplanning

Wettelijke regels, cao’s en aanvullende afspraken

Compliance binnen personeelsplanning houdt in dat je als werkgever voldoet aan:

• Wettelijke regels zoals de arbeidstijdenwet en het minimumloon.

• De collectieve arbeidsovereenkomst (cao) die op jouw sector van toepassing is. Er zijn verschillende soorten cao's die elk hun eigen werking en toepassingsgebied hebben.

• Mogelijke aanvullende regels in een individuele arbeidsovereenkomst of via de ondernemingsraad. CAO-afspraken bieden vaak gunstigere voorwaarden dan het wettelijke minimum, zoals hogere lonen en meer vakantiedagen.

De cao bevat vaak speciale regels over werktijden, nachtdiensten, pauzes en toeslagen. Binnen een cao kan er soms van wettelijke regels worden afgeweken, mits dit binnen bepaalde grenzen blijft. Als een cao algemeen verbindend is verklaard, dan is naleving verplicht voor alle werkgevers in die bedrijfstak. Overleg en onderhandelingen zijn cruciaal om tot deze afspraken te komen. Dat geldt ook als zij geen lid zijn van een werkgeversorganisatie.

Het risico van handmatige fouten

Veel organisaties controleren de naleving van regels nog handmatig. Dat lijkt goedkoop, maar is juist extra belastend en foutgevoelig. Door handmatige tijdregistratie of het ontbreken van geautomatiseerde controles ontstaan onbewust overtredingen die kunnen leiden tot geldboetes of zelfs een strafblad bij herhaling.

Veelgemaakte compliance-fouten in de praktijk

Te korte rusttijden

Een van de meest voorkomende fouten is het inplannen van diensten met te korte rusttijd ertussen. Volgens de arbeidstijdenwet, met enkele uitzonderingen, moet er minimaal 11 uur rust zijn tussen twee diensten. In sectoren met nachtdiensten of spoedoproepen, zoals de zorg, worden deze regels regelmatig onbewust overtreden.

Horecaonderneming met boete

Een bekende keten in de horeca kreeg een fikse boete van de Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid omdat het personeel meer dan 12 dagen achter elkaar werkte zonder een rustdag. De oorzaak was een handmatig rooster zonder cao-checks of waarschuwingen voor overschrijdingen.

Niet naleven van cao-afspraken

Cao’s bevatten afspraken over het aantal uren per week, toeslagen voor overwerk en verplichtingen rond pensioen, pauzes of het inzetten van uitzendkrachten. Als je hiervan afwijkt zonder geldige schriftelijke overeenkomst, kan dit leiden tot geschillen en overtredingen waarvoor sancties gelden.

Fouten in tijdregistratie

Fouten in tijdregistratie, zoals het vergeten van pauzes, het verkeerd noteren van werktijden of niet geregistreerd overwerk, vallen onder overtredingen. De arbeidstijdenwet stelt dat je als werkgever verplicht bent de arbeid correct te registreren, zelfs bij flexibel werk of gedetacheerden.

De gevolgen van non-compliance

Financiële schade

Een eenmalige fout kan al leiden tot een geldboete van duizenden euro’s. Bij herhaalde overtredingen kunnen zelfs strafbare feiten of een misdrijf ontstaan, wat grote gevolgen heeft voor je positie onder toezicht of voor de werkgelegenheid binnen je organisatie.

Reputatieschade en verloop

Naast geld kost non-compliance ook vertrouwen. Werknemers raken gefrustreerd bij onduidelijke regels, onrechtmatige looninhoudingen of onvoorspelbare roosters. Dit zorgt voor verhoogd verloop, wat extra kosten en minder productiviteit met zich meebrengt.

Boetebedragen bij overtredingen van de Arbeidstijdenwet

Het overtreden van de Arbeidstijdenwet (ATW) kan grote financiële gevolgen hebben voor werkgevers. De Inspectie Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) hanteert vaste boetenormen die afhangen van het type overtreding, de ernst ervan, de bedrijfsomvang en of er sprake is van herhaling. Werkgevers kunnen op de website van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid informatie vinden over de status van cao's en hun algemene verbindend verklaring. Voor organisaties in sectoren zoals horeca, retail of zorg, waar flexibele roosters en overuren regelmatig voorkomen, is het cruciaal om de wettelijke afspraken correct toe te passen.

Voorbeelden van veelvoorkomende boetes

Werkgevers die hun personeel onvoldoende rust geven of te veel laten werken, kunnen rekenen op een boetebedrag van 200 euro per werknemer per dag. Dit geldt bijvoorbeeld bij:

• Te korte rusttijden tussen diensten

• Overschrijding van maximale werktijden per dag of per week

• Te veel nachtarbeid

Herhaalde overtredingen kunnen escaleren van administratieve boetes naar classificatie als misdrijven, wat zwaardere strafbare feiten zijn.

Ook de administratieve kant wordt gecontroleerd. Het ontbreken van een juiste arbeids- en rusttijdenregistratie levert een boete op van 10.000 euro. Wie deze registratie niet bewaart zoals voorgeschreven in de overeenkomsten, riskeert nogmaals 10.000 euro boete.

Correctie op basis van bedrijfsgrootte

De uiteindelijke hoogte van de boete wordt aangepast op basis van de omvang van het bedrijf. Voor organisaties met 0 tot 9 werknemers wordt 50 procent van het normbedrag gerekend. Bij 10 tot 49 werknemers geldt 75 procent. Bedrijven met 50 tot 99 werknemers betalen het volledige normbedrag. Bij 100 of meer werknemers wordt het bedrag met 50 procent verhoogd.

Dit betekent dat grotere bedrijven sneller hogere boetes riskeren bij dezelfde overtreding, omdat zij geacht worden meer controle te hebben over hun processen.

Boeteverhogingen bij herhaling en opzet

Als de Inspectie constateert dat overtredingen vaker voorkomen binnen een organisatie, gelden er extra verhogingen. Bij een eerste herhaling wordt het bedrag verdubbeld. Bij een tweede of volgende herhaling wordt het bedrag verdrievoudigd.

Ook de mate van verwijtbaarheid speelt mee. In standaardgevallen geldt het volledige normbedrag. Bij opzet of grove schuld wordt dit verhoogd naar anderhalf of zelfs twee keer het standaardbedrag. In situaties met verminderde verwijtbaarheid, zoals een eenmalige vergissing bij duidelijke intentie tot naleving, kan het boetebedrag gehalveerd worden.

Deze normen zijn bepaald door de Nederlandse Arbeidsinspectie en vastgelegd in onder andere de officiële richtlijnen van de Arbeidstijdenwet en Staatscourant 2023, nr. 8316.

Toezicht en handhaving

Het toezicht en de handhaving van de cao zijn van groot belang om te waarborgen dat de afspraken worden nageleefd. De Nederlandse Arbeidsinspectie is verantwoordelijk voor het controleren of bedrijven de cao naleven. Als een bedrijf de cao niet naleeft, kan de inspectie boetes opleggen of een proces-verbaal opmaken. Dit kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben en de reputatie van een bedrijf schaden. Werknemers hebben ook de mogelijkheid om zelf een klacht in te dienen bij de inspectie als zij vermoeden dat hun werkgever de cao niet naleeft. Daarnaast kan een cao algemeen verbindend verklaard worden, waardoor deze voor alle werkgevers en werknemers in een bepaalde sector geldt. Dit betekent dat zelfs bedrijven die geen lid zijn van een werkgeversorganisatie de cao moeten naleven, wat de naleving en handhaving verder versterkt.

Hoe software compliance-fouten voorkomt

Automatische cao-checks bij roosteren

Rooster software met cao-integratie voorkomt fouten door bij het plannen van diensten automatisch te controleren op:

• Cao regels zoals maximale werkdagen

• Rusttijden personeel

• Verboden combinaties, bijvoorbeeld een nachtdienst gevolgd door een dagdienst

Shiftbase zorgt ervoor dat alle ingeplande diensten voldoen aan de juiste cao bepalingen en de wettelijke minimum vereisten.

Directe waarschuwingen en slimme meldingen

Bij het overschrijden van grenzen krijg je als planner direct een waarschuwing. Zo kun je op tijd ingrijpen voordat er sprake is van een overtreding waarvoor sancties gelden. Ook bij onjuiste arbeidsovereenkomst-instellingen of afwijkingen in het loon ontvang je inzichtelijke meldingen.

Rapportage en documentatie

Shiftbase genereert overzichtelijke rapportages waarin je in één oogopslag ziet: leer hoe je werkdagen nauwkeurig berekent voor effectieve planning.

• Of de regels zijn nageleefd

• Welke werknemers risico lopen op overschrijding

• Of er sprake is van afwijkingen tussen het arbeidscontract en de cao of de wet

Dat helpt niet alleen intern, maar ook bij een controle van de overheid of minister van Sociale Zaken. CAO-partijen zijn verplicht de minister van SZW te informeren over wijzigingen in cao's en kunnen een verzoek indienen om een algemeen verbindend verklaring (AVV) te verkrijgen voor deze cao's.

Training en educatie

Training en educatie zijn essentieel voor werknemers en werkgevers om hun rechten en plichten te kennen en te begrijpen. Het is belangrijk dat werknemers weten wat hun rechten zijn en hoe zij deze kunnen afdwingen. Werkgevers moeten ook op de hoogte zijn van hun plichten en verantwoordelijkheden. Door training en educatie kunnen werknemers en werkgevers hun kennis en vaardigheden verbeteren en een positieve bijdrage leveren aan de naleving van de cao. Het is ook belangrijk om te weten dat overtredingen van de cao kunnen leiden tot strafbare feiten en boetes. De wetgeving rond de cao is complex en kan per sector verschillen, het is daarom belangrijk om goed geïnformeerd te zijn over de specifieke regels en wetten die van toepassing zijn. Door regelmatig bijscholing en trainingen te volgen, kunnen zowel werknemers als werkgevers beter voorbereid zijn op de uitdagingen van de naleving en kunnen zij bijdragen aan een eerlijke en rechtvaardige werkomgeving.

Samenvattend: compliance als kans, niet als last

Het naleven van de juiste regels binnen personeelsbeheer is geen obstakel. Het is juist een kans om je organisatie toekomstbestendig te maken. Met tools, zoals Shiftbase voorkom je dure fouten in tijdregistratie, onbedoelde cao- of wetsovertredingen door complexe regelingen en handmatige rompslomp.

Personeelsplanning en urenregistratie software!

• Eenvoudige personeelsplanning
• Overzichtelijke urenregistratie
• Makkelijke verlofregistratie

Gratis uitproberen Demo aanvragen